关于档案资源体系建设的几个原则
档案资源是开展档案工作的基础，也是关系到档案事业可持续发展的重要条件。加强档案资源建设，建立齐全完整、丰富多样的档案资源体系，是档案事业科学发展的要求，也是档案部门服务党和国家的中心工作、服务社会、服务公众的根本途径。那么，如何建立起完善的档案资源体系，笔者认为应遵循以下原则：
1.需求导向原则
国家综合档案馆收集和保存档案，目的是为了满足社会对档案的需求。凡是社会需要的档案，理论上都可纳入收集范围。这一价值准则，可归纳为“需求导向原则”。所谓“需求”，既包括机关、团体和企事业单位的需求，也包括各种社会组织和个人对于学习研究、宣传教育、权益维护和休闲娱乐的需求；既包括当前的、现实的需求.也包括长远的、潜在的需求。在经济社会日益多元化的今天，档案的社会需求也日益呈现多元化趋势。档案资源越丰富、门类越齐全，越能满足社会需求。
2.职能决定原则
确立资源建设战略，首先取决于对档案馆的职能定位。职能定位决定着资源建设的重点和方向。如果将档案馆定位为“为历史研究和其他学术研究服务的史料基地”，那么档案的史料价值势必成为资源建设的关注点；如果定位为“公众获取个人信息的中心”，那么各种专门档案应是个人信息的重要载体；如果定位为“政府公开
信息查阅中心”，那么就必须广泛收集各种已公开现行文件和政务信息；如果定位为“宜传教育和休闲娱乐基地”，那么就必然要有丰富的照片档案、音像档案和其他有鉴赏价值的档案等。可见，档案馆的职能定位对其资源建设影响巨大。我国综合档案馆职能定位虽有相关法律法规界定和悠久历史传统，但也不是一成不变的，不同的时期可以适当地调整，而职能的调整必然要求资源建设方向作出相应的调整。
3.公共性原则
这里所说的“公共性”，一是指档案形成者的公共性。党政机关、人民团体、国有企事业单位，这些机构形成和收集的档案，属于国有资产，具有公共档案的特性。二是档案服务对象的公共性。为人民群众服务是党和国家对档案工作的根本要求，也是对档案资源建设的根本要求。国家档案馆的服务对象不是特定的群体和个人，而是社会公众。从这个意义上讲，只有为国家所有并可为公众所利用的档案，才可以纳入国家综合档案馆收集范同，反之则通常不能纳入收集范围。
4.地域化原则
在档案资源开发利用过程中，应突出地域特色。构建档案资源体系除了从源头抓起，注重丰富档案资源外，还要在档案资源开发利用过程中，注意突出地域特色。档案资源的开发利用是将零散档案系统化梳理的过程，经过档案工作者开发的档案信息资源能够更加
清晰地体现出本地区的地域特色，方便利用者利用。档案馆可将馆藏档案资源开发利用的成果建立专题数据库，以达到丰富馆藏的目的。
5.突出特色原则
一般来说，每个档案馆的馆藏都有自己的特色，如地域特色、时代特色、经济特色、文化特色、民族特色等。本文所要阐明的是除了上述特色以外的“特色”，譬如档案馆除了依法接收应进馆的档案外，可从实际情况出发，加强自身特色建设，如参照民间收藏爱好者的做法，集中收藏某一类档案资料，如票品、证章、信函、字画、艺术品、商标、特定类型的图书资料等，这些档案资料收集不受地域性限制，每个档案馆都可收藏。当然，各级国家档案行政管理部门适当引导还是必要的。
6.规范化原则
一是制度的规范化。以科学发展观为指导，按照建立“两个体系”的要求，健全归档制度，完善归档范围、保管期限、到期档案移交规定等，针对目前各项规范性文件中不适合当前档案事业发展的条款，进行认真调研和修改完善。随着经济社会的飞速发展，产生了各种新兴的经济组织、社会组织，因此，档案资源建没已经不局限于传统的立档单位，这就要求档案部门必须关注新组织、新领域的档案工作，以档案资源建设为契机，将其纳入国家档案事业体系，同时还要有选择地将部分有特色能够反映本地区经济、社会发展的
二级、三级单位纳入到国家档案体系中，以达到档案资源的齐全完整。此外，还要将涉及本地区的重大活动和有关民生的档案材料，列入归档范围并确定科学的保管期限。二是流程的规范化。流程的规范化是档案资源体系建设良性发展的重要保证。只有将档案资源体系的每一部分建设流程都纳入规范化管理，才能够保证整个体系按照预定的设计轨道发展。如青岛市档案馆在流程规范化管理中提出“让下一个环节满意”，就是要环环相扣，每一个环节都按照流程要求，规范化操作，以达到整个档案工作规范化。立档单位要按照制定的归档制度、归档范围、保管期限等，要求到期将档案向相关档案馆移交。档案馆接收档案后按照规范化的要求进行整理，同时档案数字化等相关工作同步跟进，整理完成的档案转入开发利用部门，进行开发利用或提供社会工作利用等。在整个流程中还要注意设立验收监督机制，对整个流程进行验收监督。三是制定规范要具有前瞻性。前瞻性就是要求档案工作者要有敏锐的观察力、判断力，对今后档案事业的发展走向有一种长远的判断，并对将来进馆的档案内容、数量有调查、有预测，掌握今后一定时间内可能进馆的档案资料的来源、线索、数量、门类，做到心中有数，避免肓目性，有计划、有目的、有准备地建设档案资源体系。在制定规范性文件时，充分考虑这方面因素，超前“立法”，为档案事业的发展留出“余量”。
