集团有限公司档案管理制度
第一条为加强集团公司档案管理工作，确保档案的完整和齐全，规范档案的借阅和使用，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合集团公司档案的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司各分公司、子公司及机关各部门。
第三条文件材料整理
1、根据各部门职能及工作实际，编制科学的分类方案，包括行政、人资、财务、工程资料、科技、案件、荣誉证书等。
2、根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理，合理组卷。
3、建档、立卷工作做到认真、细致，对每宗原始文件材料进行仔细校对、核实，杜绝遗漏、损坏，确保档案的完整和准确。
4、案卷编目要正确，案卷题名要简明准确，在立卷过程中做到字迹清楚、端正、规范，案卷装订整齐、规范。
5、在建档过程中，如发现文件材料的内容有缺失，应暂停立卷，集中交有关部门补正，经补正完整后再立卷。
6、立卷后的档案，应做好数量清点工作，及时登记入库。
第四条文件材料归档
1、归档范围：在各项工作中形成的具有查考利用价值并已处理完毕的文件材料、图纸、图表、声像资料等，都属归档范围。
2、归档时间：
（1）人事档案：随时入档；
（2）行政档案：次月入档；
（3）荣誉档案：随时入档；
（4）财务档案：次月入档；
（5）工程档案：收到工程竣工验收报告后入档；
（6）科技档案：次年入档；
（7）法律事务档案：结案后入档；
（8）其他档案：次月入档。
3、归档要求：
（1）必须按照立卷归档范围，将应归档的文件材料收集齐全。
（2）凡归档的材料，必须字迹清楚，图表清晰，数字准确，责任明确，年、月、日齐全，并留出装订线。不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水和复写纸、热敏传真纸。
（3）归档材料应保持相互之间的历史联系。
（4）案卷标题应简明确切，并注明保管期限，便于保管、利用。
（5）装订卷宗要拆除卷内金属物，装订结实、整齐、美观。
（6）各部门档案立卷完毕后，由部门负责人审签后填写档案案卷目录（一式两份），一份由本部门随案卷保存，一份交由办公室归档。
第五条档案案卷组卷
1、组卷要遵循文件材料的形成规律特点，保持案卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、组卷的文件材料原则上必须是原件，或经认定的复印件。内容应齐全、真实、准确，签章手续完备。
3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；跨年度的会议文件在会议开幕年立卷；诉讼案件放在结案年立卷。
4、卷内文件材料的排列应按不同情况进行排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；审批文件在前，申请文件在后的原则，以及文件形成的时间先后为顺序排列。
5、卷内图纸按19.5×27CM规格折叠，文字材料整理符合规范，应归档材料不得遗漏。
第六条档案案卷编目
1、案卷内以有书写内容的页面编写页号，案卷封皮、卷内目录不编写页号。
2、规格小的文件材料，贴在一张裱纸上编号，应对每
张规格小的材料依次进行编号，顺序从上而下，不可编在裱帖纸上。
3、页号编写位置：单面书写的材料在右上角，双面书写的材料，正面在右上角，背面在左上角；图纸在折叠好的图幅的右上角。
4、卷内目录和卷皮一律用碳素墨水填写，应字迹工整、用印清晰。
5、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
第七条档案案卷装订
1、装订时必须去除金属物，采用三孔一线装订法，使用棉质线装订，结实、不脱页、不压字、不损坏文件，不妨碍阅读。
2、装订时卷内文件材料应按卷内目录的编排次序排列有序。
3、案卷内破损、被皱折的文件材料要修复和整平，装订后的案卷应整齐、美观、牢固。
第八条电子文件归档管理
1、电子文件包括以数码形式存储于光盘、U盘、硬盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件。归档电子文件指具有参考和使用价值，并作为档案保存的电子文件。
2、电子文件形成是由各分公司、子公司和机关各部门负责电子文件的积累、保管和整理，要确保其真实性、完整性和有效性。
3、档案室负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理，保证管理工作的连续性，形成电子文件的部门要主动提供协助和支持。
4、档案室明确归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，各部门、单位参照此标准执行，以保证电子档案的质量。
5、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
6、具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件，
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。
第九条档案保管
1、各分公司、子公司和机关各部门的档案（除财务档案）由集团公司档案室统一保管。
2、档案室设专人管理，非本室人员未经允许，不得擅自进入档案室。
3、档案室案卷排架符合规范要求，排列整齐美观，统一编号，并绘制案卷存放示意图，便于迅速查找。
4、档案室内不得堆放杂物，保持库房内良好的环境卫生。注意通风，并有防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫蛀和防污染等措施，确保档案安全。
5、房内应保持适宜的温度，并做好温湿度记录。
6、房内严禁烟火和存放易燃物品，配备消防器材，下班前要进行安全检查，切断电源，关门上锁。
7、档案应建立全宗卷、存储案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。
