《供应商管理体系建议》
一、供应商管理总体流程说明
集团亟须建立一套完整的供应商管理体系，包括：供应商的合同前评估、采购比价及签定合同、采购订单管理、供应商质量与交期监控、供应商业绩的定期评审、供应商业绩改进专案的推进等。从现在做起，开展上述各个环节的流程建立与持续改进，将会大大提升采购供应管理水平，进而提升企业的竞争力。
下图是我们建议的“供应商管理体系架构”，参与的职能部门将涵盖：市场/研发、战略采购部（Sourcing）、质量管理部（QA&QC）、采购订单完成部（物控）、生产与供应链、采购稽核与监督
部。图中采用整体流程图的方式，描述供应商管理的“事先评估与选择－事中监控－事后评价”的主要环节，说明如下：
➢根据供应专业划分，战略采购部负责研究供应市场，制定采购供应策略，将每个品类物料
按照年度采购总量（以金额）及供应风险程度进行细分，依据采购策略“四象限方法”，确定每类物料的采购策略。
➢市场及产品开发部门，根据市场及客户研究开发产品，向采购部门提交“采购需求规格说明”，这是采购搜寻工作的起点。公司应建立“采购早期介入产品研发”的过程，对研发过程中可能的新物料需求，及时研判供应市场，对量产后的供应风险提出意见。集团采购中心应定期（按年度/季度）汇总“唯一供应商清单SVL”，并将SVL的采购量、绩效QCDS （质量、成本、交期、服务）提交给高层管理者。
➢供应商搜寻、初评与筛选：采购工程师在市场分析的基础上，运用网络、媒体广告、产品推介会、供应商上门拜访、内部及外部引荐等各种渠道，获取来源信息。所有的潜在供应来源都应依据“筛选准则”进行初选。筛选准则是由企业高层、企管部、质量部等制定的对供应商的基本需求，筛选的标准应是合理、公正、符合法规要求、经营理念一致等。
➢对候选的供应商进行评估，并进行比价选择。确定合格供应商名单A VL，以及对A VL供应商的采购量分配规则，例如：按订货比例、按照区域等。详细的流程参见“供应商评估流程说明”。所有规则之外的订单发放，都应该经过战略采购部的审批。
➢合同中的监控主要由“质量管理部”及“采购订单完成部”履行，战略采购工程师负责协调，解决冲突。战略采购部对供应商的成本、交期、质量、服务所有指标负责。
➢供应商绩效评价是定期开展的，一般为季度或年度。供应商的表现评价是来自质量控制、订单稽催、用户反馈等客观的数据，对供应商的评级、授牌等，也要依据这些客观的结果。
供应商的评价过程应该是独立的（依据各部门人员的客观判定，不应受其他人的评判结果影响）、透明的。
➢供应商业绩改善专案（项目）是急需建立的制度，并将项目的参与及表现做为企业所有职能的绩效之一：企业采购及供应管理的改进，依赖于多个部门的配合。
二、供应商评估流程说明
1、准备评估工作
什么时候开始评估工作？
♦公司新产品对供应商需求有显著变化：当新产品推出时，涉及的原料或包材是原有A VL 不能满足的，需要对潜在新供应商开展评估。
♦定期的年度供应商评审：根据上一年的供应商业绩考核结果，结合当年公司的采购目标对原有的A VL进行年度审核评估。
♦公司生产规模、布局发生变化，或供应商的格局发生变化，需要重新选择供应商。
开展评估工作之前，由采购业务员负责协调和安排供应商评估工作的日程，并通知各相关部门（技术、质量、订单、生产等）准备以下的数据资料：供应商历史表现、公司在交期及紧急订单方面的需求、质量改进项目对供应商的要求、新产品技术规格说明等。
质量管理部负责建立新供应商资质初评标准，根据此标准由质量部和采购部对新的供应商进行
资质初评，以便减少进入评估流程的供应商数目，避免评估成本过高。一般建议进入候选评估的供应商（俗称：短名单 Shortlist）数量不超过5个。如果有多个地点供货，需要权衡地区供应商数量及跨区域供应商数量，每个地区供应商短名单数量在2~3个。
供应商的搜寻、供应市场分析工作，都是采购业务员的日常工作，这些是评估工作的基础。2、启动评估项目
公司应充分重视供应商评估工作，把这件事情当作跨部门的一个“小”项目，项目经理就是采购业务员，并召集一个简短的会议，时间在1～2小时。
启动评估项目及会议内容工作清单：
♦组建评估小组，由相关部门的人员参与；
♦明确评估工作的任务、业务行为规范；
♦采购业务员报告供应行业状况、供应商过去表现业绩（对、对其他客户）、当前的供应商对完成企业目标的影响
♦设定或调整供应商评估标准及权重
3、设定或调整评估标准
评估标准是按采购品类分别设定的，并且通常不会频繁改变。当的产品规格对供应商提出更高的要求时、当供应市场格局发生显著变化时，等等，可能会调整供应商评估的标准。评估标准有两个含义：范畴及评估项。范畴及标准的分类，如：质量、交货、服务、创新、供应商管理、财务健康、…，每个范畴的得分由若干评估项组成，如：是否有统计过程控制SPC、供应商新品开发速度，等等。参见《供应商评估与业绩指标大全》。
计分权重是评估的另一项工作，并且也不会频繁改变。如果需要调整评估标准、评估计分权重，就应该在会议中采用德尔菲（Delphi）方法进行：即独立给出权重建议，最后取平均值。每个参与者的建议应依据企业对供应商的整体需求，而不应该过多地考虑部门利益。每个评分者的打分记录会被记录下来归档，由采购稽核部保存。
4、供应商信息搜集及现场考查
采购业务员负责通知供应商提供评估所需的资料，例如：财务报表、质量级别、生产设备能力、客户评级、供应商审核流程、ISO认证及审计证书、等等，转发给评估小组成员。如果需要，可以
安排到供应商现场考查。
5、打分评估标准
评估小组成员为供应商打分，所有的打分都是独立进行的，打分的结果直接由采购稽核部搜集、统计汇总每个供应商的得分。各个部门分工如下：
♦质量部：审核质量有关的标准
♦技术研发：审核技术能力、研发能力
♦生产供应链：审核生产能力、区域供货能力
♦订单完成部：审核供应商跟单
♦采购部：审核供应商的供应商管理能力、供应商积极性评级
♦财务部：审核供应商财务状况
♦评估组所有成员：供应商整体状况
评估供应商的总分不包含价格。
6、向供应商发寻价单
采购业务员负责制作并向供应商发出RFQ（寻价单），由供应商在限定时间内报价。根据采购方式不同，对于招标和竞价采购方式，报价应直接发到指定的传真机或邮箱中；对于议价（货比三家）方式，可由采购业务员或指定专人负责接收报价，然后进入价格与合同谈判。
7、确定AVL及分配量
采购业务员负责供应商谈判价格及合同条款，公司法律、采购成本稽核等负责审核。有些MRO 物品，可以设专人负责价格及条款谈判。
供应商评估总分、最终谈判价格构成供应商选择的依据。
♦A VL－合格供应商名录
♦采购量分配规则－供应商采购量的分配%，或者按照地区、产品规格、供应商阶段业绩表现确定的采购量分配，由订单完成部在订单下达时遵守。
8、总结评估工作
采购业务员负责总结评估中的问题，指标设置和评分标准与企业对供应商总体判断的差距分析，在今后的评估工作中，加以改进。
