Excel的数据筛选功能

Excel的数据筛选功能

2009-02-16 信息来源：电脑学习网

视力保护色：【大中小】【打印本

页】【关闭窗口】 Excel中提供了两种数据的筛选操作，即“自动筛选”和“高级筛选”。如何区分这两种筛选模式，以便熟练掌握和应用，让我们来看看吧：

自动筛选

“自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。某单位的职工工资表，打开“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令，以“基本工资”字段为例，单击其右侧向下的列表按钮，可根据要求筛选出基本工资为某一指定数额或筛选出基本工资最高（低）的前10个（该数值可调整）记录。还可以根据条件筛选出基本工资在某一范围内符合条件的记录，“与”、“或”来约束区分条件。如图2，根据给定条件筛选出基本工资大于等于300且小于350的记录。另外，使用“自动筛选”还可同时对多个字段进行筛选操作，此时各字段间限制的条件只能是“与”的关系。如筛选出“基本工资”和“职务工资”都超过380的记录。

高级筛选

“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合的条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的比对了。

例如我们要筛选出“基本工资”或“职务工资”超过380且“实发”工资超过700的符合条件的记录，用“自动筛选”就无能为力了，而“高级筛选”可方便地实现这一操作。将“基本工资”、“职务工资”和“实发”三字段的字段名称复制到数据表格的右侧（表格中其他空白位置也可以），所示位置输入条件，条件放在同一行表示“与”的关系，条件不在同一行表示“或”的关系。即为上述操作在新的位置（B20起始位置）筛选的结果。

两种筛选操作的比较

由此我们不难发现，“自动筛选”一般用于条件简单的筛选操作，符合条件的记录显示在原来的数据表格中，操作起来比较简单，初学者对“自动筛选”也比较熟悉。若要筛选的多个条件间是“或”的关系，或需要将筛选的结果在新的位置显示出来那只有用“高级筛选”来实现了。一般情况下，“自动筛选”能完成的操作用“高级筛选”

完全可以实现，但有的操作则不宜用“高级筛选”，这样反而会使问题更加复杂化了，如筛选最大或最小的前几项记录。

在实际操作中解决数据筛选这类问题时，只要我们把握了问题的关键，选用简便、正确的操作方法，问题就能迎刃而解了。

在日常办公应用中，我们经常会遇到将一个表格中各行内容连接起来作为一列形成新表的情况，Word中没有现成的功能，忽然想起E xcel中“选择性粘贴”中的“转置”功能，但实际操作一下才发现，它只能将表格的行、列位置互换一下，不能达到上述目的。笔者经过多次实践，终于找到一套可以让表格任意纵、横的方法。

方法主要是借助Word中“文字与表格相互转换”功能与“高级替换”功能的配合使用，具体步骤如下：

1．将表格转换成文字

选定整个表格后，执行“表格→转换→表格转换成文字”，在弹出的“将表格转换成文字”对话框中选择默认的文字分隔符“制表符”，然后单击[确定]按钮。此时原表格中的表格线全部消失，各列内容以空格分隔。

2．将各行内容连接起来，以列的形式出现

（1）选中文字中两列间的空格部分，并从“编辑”菜单中执行“复制”命令，将列间空格存放在剪贴板中，待稍后替换时使用。

（2）选中刚刚转换好的文字内容部分，执行“编辑→替换”，在弹出的“查找和替换”对话框中的“查找内容”文本框后单击鼠标，定位好插入点，将步骤1中复制的空格从剪贴板上剪切出来。

注意：由于此对话框中不支持鼠标右击，也不支持菜单中的“粘贴”操作，所以此处只能使用“粘贴”命令的快捷键：“Ctrl＋V”。

（3）用鼠标将插入点定位在对话框中“替换为”文本框的后边，点击对话框左下角的[高级]按钮，将对话框下部折叠部分展开，单击[特殊字符]按钮，在弹出的列表中选择最上方的“段落标记”，此时“替换为”文本框中的内容显示为“^p”。

（4）单击对话框中部的[全部替换]按钮，在出现的“Word已完成对所选内容的搜索，共替换XX处。是否搜索文档其余部分？”提示信息中点击[否]结束替换操作。

3．去除出现的空白行

再次执行“编辑→替换”，用上述方法，将两个“段落标记”全部替换为一个“段落标记”（即在“查找内容”后输入“^p^p”，在“替换为”后输入“^p”），为了将全部空白行都剔除，此时应多次点击对话框中[全部替换]按钮，直至提示“已完成0次替换”，则表示已将全部空行删除。

4．将文字转换成表格

选定全部文字内容后，执行“表格→转换→文字转换成表格”。在弹出的“将文字转换成表格”对话框中“文字分隔位置”处选择默认的“段落标记”，然后单击[确定]按钮，此时一张新表就初步完成了。

5．后期处理

给新表添加必要的项目列、添加标题、格式化，之后就一切OK 了！

再引申一下，若是由列表转换成横表，又该如何操作呢？一起动动脑筋吧：）。

用Excel怎样统计出学生成绩各分数段内的人数分布呢？很多文章都推荐使用CountIF函数，可是每统计一个分数段都要写一条函数，十分麻烦。例如，要在C58:C62内统计显示C2:C56内小于60分、60至70之间、70至80之间、80至90之间、90至100之间的分数段内人数分布情况，要输入以下5条公式：

1. 在C58内输入公式统计少于60分的人数：=CountIF(C2:C56, "<60")

2. 在C59内输入公式统计90分至100之间的人数：=CountIF(C 2:C56,">=90")

3. 在C60内输入公式统计80至90之间的人数：=CountIF(C2: C56,">=80")-CountIF(C2:C56,">=90")，

4. 在C61内输入公式统计70到80之间的人数：=CountIF(C2: C56,">=70")-CountIF(C2:C56,">=80")，

5. 在C62内输入公式统计60到70之间的人数：=CountIF(C2: C56,">=60")-CountIF(C2:C56,">=70")。