Office办公软件技巧培训

Word 篇 附加字符格式的去除
有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加 有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观， 粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。这是与专 斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。 业的字符排版原则相违背的。专业的字符排版原则中，正文 业的字符排版原则相违背的。专业的字符排版原则中， 的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。如果你想去 的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。 除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word 除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正， 为此提供了快捷键。 为此提供了快捷键。我们可以选择使用Ctrl＋Shift＋Z来 ＋ ＋wk.baidu.com完成这一工作。 完成这一工作。
Word 篇 快速输入大写中文数字
在一些特殊领域，例如财务等金融相关， 在一些特殊领域，例如财务等金融相关， 经常需要输入中文的数字， 经常需要输入中文的数字，一次两次可 以，但是输入次数多了未免太麻烦了， 但是输入次数多了未免太麻烦了， 这里介绍一种快速输入中文数字的方法： 这里介绍一种快速输入中文数字的方法： 执行“插入”菜单上的“数字”命令， 执行“插入”菜单上的“数字”命令， 在弹出的“数字” 在弹出的“数字”对话框中输入需要的 数字，如输入 数字，如输入123，然后在“数字类型” ，然后在“数字类型” 里面选择中文数字版式“ 里面选择中文数字版式“壹、贰、 叁….. ”，单击“确定”，中文数字式的 ，单击“确定” “壹佰贰拾叁”就输入好了 壹佰贰拾叁”
加按鼠标右键（不释放左键） 这时可以在调整的过程中加按鼠标右键（不释放左键）来进行
Word 篇 分隔符
巧用换行符 在编辑文档时，换行的情况是必不可少的，大多数用户 都会敲回车键生成新的一行，这实际上也是一个不好的 习惯，因为回车后的 法： 当编辑到需要换行而不是新起段落的位置时，按住 “Shift”键后再按下回车键，插入一个换行符 就完成了换行的工作。 ，这样 代表以下是一个新的段落，会 对后续排版编辑产生影响，所以用户应当使用下面的方
Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前时 组合键即可插入日期，
间。用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。 用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。
按下Ctrl+F11组合键 组合键 按下 ，这样就可以锁定时 间和日期了。 间和日期了。 按下Ctrl+Shift+F9组 组 按下 合键使时间和日期变 为正常的文本。 为正常的文本。
Word 篇 巧用多级列表功能编号
选中需要编号的段落， 选中需要编号的段落，在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”， 格式”菜单中选择“项目符号和编号” 单击“多级符号”命令。 单击“多级符号”命令。 在预先规定的多层次 编号样式中选择需要 的多级列表样式， 的多级列表样式，如 果需要接着文章前边 的段落编号应该选择 “继续前一列表”，需 继续前一列表” 要单独编号则选择“ 要单独编号则选择“重 新开始编号” 新开始编号”选择确定 如图: 如图
Word 篇 巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本” 巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法， 用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不 希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框； 希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档 粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴” 粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按 照设置好的格式出现。 照设置好的格式出现。 将需要的文字复制到剪贴板后，执行“ 菜单上的“ 命令， 将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令， 在弹出的对话框中选择“ 在弹出的对话框中选择“无格式文本”， 如图。单击“确定”按钮后， 如图。单击“确定”按钮后，粘 贴的文字就是无格式的， 贴的文字就是无格式的，也就 是说它会按照粘贴光标位置的 格式出现。 格式出现。
Word 篇 使某页横向显示
图片等， 在我们编辑文件的过程中 也许会遇到某页为表格 图片等，而纵向的版面无法 满足其格式要求， 而不影响整体格局。 满足其格式要求，这时我们可以单独把这一页设为横向 而不影响整体格局。 将光标移动到需要改版 的这页第一个字符之前 文件-页面设置 文件 页面设置 选中横向及应用于 插入点之后-确定 插入点之后 确定 光标移动到下一页 需继续纵向的首字 符前 重复以上动作纵向 后即可
Word 篇
利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况， 用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多 个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里， 个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，如果遇 到这种情况， 到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行 文字里。 文字里。 方法很简单,选中词组中每个单词（除最后一个单词） 方法很简单 选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空 选中词组中每个单词 格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。 组合键即可。 格并按下 组合键即可
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2010.8
培训项目
Word 篇 Excel 篇 PowerPoint 篇 其他
Word 篇 附加段落格式的去除
若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键Ctrl＋ 若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键 ＋ Q。此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调 。此时， 节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样 增加了左右的缩进， 式信息。若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并 式信息。若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中， 将光标置于该段落中 按Ctrl＋Q快捷键即可。如有多个段落需做类似调整，可以 ＋ 快捷键即可。如有多个段落需做类似调整， 首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。 首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。
Word 篇 分隔符
换页时不再频繁敲回车键 在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的用 户都会敲很多次回车键以生成新的页面，这实际上是 一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作 修改时，会直接影响到版面，所以用户应当使用下面 的方法： 当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按 下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工 作。
Word 篇 插入和改写的切换
还有一种情况是 我们画 选了一段文字，想通过 选了一段文字， 打写新的文字去替换它 们 ，但却还是插入其中， 但却还是插入其中， 画选文字并没有删除 这时是因为选项设置中 出了问题
Word 篇 使用通配符进行模糊替换
如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体， 如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以 采用通配符替换的方法实现： 采用通配符替换的方法实现： ①用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点 替换” 编辑 替换 命令，打开“查找与替换”对话框， 击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项； 击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项； 号代表任意字符，？ ②在“查找内容”框中填入：“*”后（*号代表任意字符，？ 查找内容”框中填入： ” 号代表任意字符 号代表1个字符），点击“替换为” 号代表 个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮， 个字符），点击 再按下端的“格式”按钮， 并选“字体”选项，在弹出的“查找字体” 并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑 体后确定； 体后确定； ③按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置 全部替换”按钮， 为黑体了。 为黑体了。
当然输入中文也是可以的 “ ”
Word 篇 使用格式刷重复复制格式
格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格 格式刷的用法相信广大用户都会， 式是不是很不方便呢？ 式是不是很不方便呢？ 其实只要双击“格式刷”按钮（ 其实只要双击“格式刷”按钮（ 双击 关闭格式刷。 关闭格式刷。 ），用户可以将选定 ），用户可以将选定 格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“Esc”键即可 格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“ 键即可
Word 篇 在Word中插入当前的日期和时间 中插入当前的日期和时间
用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。方法很 文档中插入当前的日期或时间。 用户可以随时使用快捷键在 文档中插入当前的日期或时间 简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置， 简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下
判断时用此 框体
否 是
菱形框内多行文字时 可调整行距
Word 篇 组织结构图的 制作
组织结构（ 组织结构（Organization Chart），是最常见的表现 ），是最常见的表现 ）， 雇员、职称和群体关系的 雇员、 一种图表， 一种图表，它形象地反映 了组织内各机构、 了组织内各机构、岗位上 下左右相互之间的关系。 下左右相互之间的关系。 组织结构图是组织结构的 直观反映， 直观反映，也是对该组织 功能的一种侧面诠释。
Word 篇 组织结构图的制作
Word 篇 微调各边距
用户在进行排版时，通常都会使用鼠标左键来调整页边距、 用户在进行排版时，通常都会使用鼠标左键来调整页边距、左右缩 进、制表符、表格边框线等，但有时由于各种原因（如鼠标不灵敏， 制表符、表格边框线等，但有时由于各种原因（如鼠标不灵敏， 屏幕分辨率较低等），效果不尽人意，不能精确的移到理想的位置， 屏幕分辨率较低等），效果不尽人意，不能精确的移到理想的位置， ），效果不尽人意
另外注意粘贴后的
Word 篇 插入和改写的切换
用户在录入文字时往往会遇到这种情况，在段落中间加 用户在录入文字时往往会遇到这种情况， 入文字的时候，新录入的文字覆盖了原有的文字。而这 入文字的时候，新录入的文字覆盖了原有的文字。 并不是我们所需要的；这时就用到了“插入和改写” 将 并不是我们所需要的；这时就用到了“插入和改写” 鼠标移至下方工具栏区，双击“改写” ；或者使用键盘 鼠标移至下方工具栏区，双击“改写” 上的“Insert”键，当其为灰色时 即为插入录入功能。 上的“ 键 即为插入录入功能。
Word 篇 巧用多级列表功能编号
实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似，但是多级列 实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似， 表中每段的项目符号或编号根据段落的缩进范围而变化。多 表中每段的项目符号或编号根据段落的缩进范围而变化。 级列表是在段落缩进的基础上使用Word格式中项目符号和 级列表是在段落缩进的基础上使用 格式中项目符号和 编号菜单的多级列表功能自动地生成最多达九个层次的符号 或编号。使用方法如下： 或编号。使用方法如下：
Word 篇 流程图的制作
流程图是由一 些图框和流程 线组成的， 线组成的，其 中图框表示各 种操作的类型， 种操作的类型， 图框中的文字 和符号表示操 作的内容， 作的内容，流 程线表示操作 的先后次序。 的先后次序。
Word 篇 流程图的制作
注意： 注意： 流程开始用 此框体 按住Ctrl+上下左右 对图形位置进行微调
Word 篇 使用⑩ 使用⑩以上的数字序号
以前在Word中输入 以带圈序号非常困难，现在 中输入10以带圈序号非常困难 现在Word XP 中可以 以前在 中输入 以带圈序号非常困难， 轻松插入带圆圈10以上的序号。 工具栏上的○ 轻松插入带圆圈 以上的序号。点击工具栏上的○字按钮，在 以上的序号 栏输入“ 栏中选“○” 确定” “文字(T)”栏输入“11”， “圈号 文字 栏输入 ， 圈号(Q)”栏中选“○”，点“确定” 栏中选“○”， 即可完成， 即可完成，如图 ：