配件采购管理制度

执行。 4. 配件库管员 ✓ 负责根据库存缺少情况提报补充计划。 ✓ 负责采购到货反馈业务员，及时入库。 5. 急件采购：负责为维修厂相关物资及外购（加工）件或其他销售临时急需配件进
行采购，负责相关往来结算及票据记录。
四、 工作流程 1. 计划采购
流程
工作内容与要求
责任部门（人）
1
计划采购
① 临时计划：无库存的配件，业务员根据客户需求落实型号、数 量、紧急程度制定计划；为节约运费成本，原则上尽量每周五 制定一次临时计划。 月计划:库管员根据库存缺少情况及其它业务需求信息每月 3 日 上午 12 点前汇总报月补充计划；
百事成机电设备总公司文件
★ 司字（2011） 号 ★
配件采购管理制度
一、 总则 为明确配件采购流程，提高配件采购工作效率，使配件采购管理更规范，采购计
划更科学、合理，根据公司具体情况和配件营销要求，特制订本规定。
二、 适用范围 本规定适用于百事成公司各保障中心所辖区域配件采购流程及管理。
三、 工作职责 1. 配件经理
预计交货期 （备件公司填写）
申报单位签字或盖章： 6
申报时间：
应急采购单
序号
名称
规格
数量 报购时间 采购时限 供应商或技术要求
客户名称
1
2
3
4
5
6
7
8 请购人：
采购人：
维修厂长： 配件经理：
7
保障中心配件采购数据汇总
月份 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10 月 11 月 12 月 合 计：
中联采购金额
中联采购分类
源自文库
配件
油品
* 中联采购金额以中联开票额为准
当月付款金额
付上年铺货款
付上月采购款
配套厂采购金额
8
公司名称
联系人
保障中心本地采购供货商档案
联系电话
主营产品
付款方式
票据类型
备注
* 该表前六列内容为必填项，如有其它资料补充，可增加备注或另行补充。
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供货商：
保障中心应急采购费用结算表
采购凭证：业务员或采购内勤递交的《应急采购申请单》。
采购要求：掌握现场采购物资技能，掌握物资的市场价格行情，
合理控制采购成本；把控物资质量、规格及数量。
② 采购预计时间要与业务员良好沟通，过程中遇到其它变动情况
要及时与业务员反馈。
② 原则上必须索要增值税发票。
入库
③ 如采购的产品不合格或不正确，要及时退货或换货处理，否则 造成的经济损失由采购员承担；
④ 入库单第一联（或购货单据）登记于《采购费用结算表》并交
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报账
配件管理员（可兼）；
⑤ 将购货单据或发票等凭证经库管员注明入库单号后按财务要求 粘贴，填写《采购费用结算表》，交配件管理员（可兼）审核表 单相符，签署报销凭证；之后交凭证至财务审核报账。当月各 类凭证须最迟于次月 5 日前贴报、填写完毕。
⑥ 为力求减少库存量，提高计划合理水平，仓库每季度对积压产 品提出分析和处理建议。
管理员
2. 应急当地采购
流程
工作内容与要求
责任部门（人）
采购
① 采购范围： 针对销售订货，金额 500 元以下的配件由采购人员自行采购；
配件采购员 业务员
500 元以上的销售订货及库存备货均需报配件经理批准。
销售价在进价基础上上浮 20%（不再享受 VIP 价）。
6. 单据报表： ✓ 所有单据因保管不善造成丢失的，处相关责任人罚款 20 元/份。
✓ 每月报表不按相应时间提交，处相关责任人罚款 50 元/份。
七、 针对配件采购人员未普及的机构及网点，经主管领导授权配件采 购人员均必须按此制度执行。
八、 本制度由配件管理部负责制订、解释并检查、考核。 九、 本制度自颁布之日起施行。
结算类型：
采购日期 摘要 采购金额
报账日期
报账金额
报账人签字
应付余额
填表人： * 此表需打印空白表格以便采购员手填；一张表限填一个供货商。 * 结算类型分：现金和赊账 两类 * 摘要填写当次采购的大概内容 * 一、二、三列在采购回厂验收入库后即填写；四、五、六、七列在报账时填写。
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② 计划填写《备件需求申报表》报配件管理员（可兼）审核计划 合理性及内容完整性，落实配件供应商，经保障中心配件经理 签字，下单订货；并回执业务员。
③ 对订单密切跟踪，将过程情况随时反馈业务员。
业务员 库管员
管理员
对账付款
④ 根据与供应商相应的约定，按期对账、索票、付款。
管理员
数据分析
⑤ 管理员（可兼）每月 2 号下午四点前制《采购数据汇总》表发 保障中心配件经理、配件管理部。
✓ 掌握备件库存，负责审批采购计划，督促配件采购的规范管理。 2. 配件管理员（可兼）
✓ 负责审核备件业务员传递的备件采购计划并执行采购，跟踪采购过程； ✓ 管控当地急件采购的过程。 ✓ 负责协助财务与供货商对账、付款、索票、核票。 3. 配件业务员 ✓ 按备件需求信息、库存情况制定备件采购计划，传递至配件管理员（可兼）审核
百事成机电设备总公司 二 O 一一年一月十日
本制度附件： 《备件需求申请单》、《应急采购单》、《采购数据汇总表》、《应急采购费用 结算表》、《应急采购供货商档案》
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附加说明： 本制度主要起草人：胡静娟
本制度审核人：黄耀荣
本制度批准人：
送：公司领导班子成员
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发：各部门、各保障中心
附件：
需求方： 计划类型： 付款条件： 发运要求： 收货地址： 序
应商的名称、联系人、联系电话、销售产品、付款方式、票据等详细资料。必要 时须营业执照复印件留档。 2、配件管理员（可兼）须核实供应商提供的产品价格及品质，适时进行市场询价， 及时调整。 3、管理员（可兼）须不定期与各个供应商核实采购员所反映货款结算情况，若与采 购员反馈不符时，须立即调查，将调查结果报配件管理部及公司领导；如采购员 有故意隐瞒或伪造实情，或公款私用，公司将视情况追究当事人责任。
物料号 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
备件需求申报表
备件名称
要求到货时间： 请手动输入▬▬► 2011 年 月 日 支付金额： 信用_____万元； 现款_____万元
代号
联系人及电话： 数
基价 量
折后单价 （备件公司填写）
合计金额 （备件公司填写）
订单号 （备件公司填写）
交货单号 （备件公司填写）
六、 单据报表管理 1、配件管理员（可兼）须将《备件需求申报表》每月按日期排序，装订存档； 2、《采购费用结算表》留配件管理员（可兼）处存档，该表将划分采购情况为现款 结算、赊账采购两种，按供应商分类，装订存档； 3、配件采购员须将《应急采购单》每月按日期排序，装订存档。
五．工作交接 1. 配件采购人员工作调动时，必须办理移交手续，交接前，原采购人员先整理完之 前经手的配件、运费应付账款，制表列明；清理在公司的借支账款，不能立即报
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账的制表列明；整理采购供货商各种信息资料、工作全部电子文档表格、单据、 报表及其它待办事项，要求准确、完整。 2. 仓库配件采购员交接工作的同时需与新接手人员共同走访一遍平常采购地 点。 3. 将交接内容填制《交接清单》清晰无误，交接手续办妥后，方能离开工作岗
位。 六． 考核处罚规定 1. 计划采购：当天收到订货计划未当天处理，或跟踪不及时遭投诉且无正当理
⑥ 属不同区域承担的费用，要求分开贴票，并注明费用承担方及 费用产生来源事项。
配件采购员 库管员
配件采购员
对账
⑦ 每月 10 号前，采购员须与供应商对账，对账结果须交配件管理 员（可兼）及财务部各一份存档。
⑧ 原则上需现付货款金额超过 1000 元的，须从财务请款付对公账 户。
配件采购员
五、 相关规定 1、急件当地采购的所有供应商须由采购员报配件管理员（可兼）备案造册，明确供
由的，处罚配件管理员（可兼）50 元/次。 2. 急件采购：
✓ 采购配件未达《应急采购申请单》要求或采购时间拖延，遭申请人投诉的， 且无正当理由处罚采购员 50 元/次。
✓ 采购配件未经库管员验收、入库，直接交与他人不及时补办手续的，处罚相 关责任人 50 元/次，造成经济损失的，由相关责任人自行承担（经济损失按 进价计算）。