会议工作流程与服务标准 Prepared on 22 November 2020
会议工作流程与服务标准
一、会议服务工作程序：
会议受理会前准备会前检查
会场服务会后清理会议注意事项
一、会议受理
1、十三楼中、西式会议室为高管来宾接待室，任何部门、子公司使用，需提前到集团办公室办理相关手续，经集团办公室同意后方可使用。如果会议时间有更改，必须重新提交至集团办公室审批。以免造成会议冲突。（注：十三楼大会议室需提前一天申请并下发通知）
2、由办公室专员下发《会议任务交办单》至会务专员，并通知准备会场：（1）会议起、止时间
（2）会议地点
（3）使用会议室部门名称及与会人数
（4）会议保密程度、与会人员习惯
（5）是否需要使用投影、话筒等，需在《会议任务交办单》中体现
（6）注意事项（禁止吸烟、大声喧哗、随地吐啖）
二、会前准备
（1）根据《会议任务交办单》会议要求对会场进行整理，保持会场干净整洁。（2）会议开始前半小时，会务专员需将桌面纸巾、烟灰缸、投影仪的摆放，窗帘束紧，灯光、空调、排扇等设备打开。
（3）主席台话筒摆放整齐（话筒方向朝左边平行摆放。）大会议室内横幅、台签、激光笔、录音笔及与会资料等均有各部门、各子公司自行准备。
（4）茶水饮品将根据来宾需求选择饮品种类，如需配备咖啡必须在《会议任务交办单》中体现。（注：十三楼大会议室仅提供主席台领导及来宾茶水配备，主席台下人员需由各部本、各子公司自行准备。）
4、会场服务
1）会议进行中，每隔30——40分钟，根据会场情况及时增添茶水或咖啡。2）会议进行中，会务员应留守茶水间，随时留意会场是否有新增来宾，准备茶水。
3)会议进行中，非与会人员不能直接进入会场，或在会场外徘徊。（如是特殊情况，可在茶水间等候。）
5、会后清理
1）撤会议物品（杯具撤后清洗干净收入柜中。）
2）清理与会人员遗留物并登记。
3）清洁并整理会场，关闭门窗。
4）检查清理情况，并对损坏物品进行登记备案，并向上级汇报情况。
5）关闭动力电器设备
6）服务人员撤出，锁闭会议厅
6、会议注意事项
1）定期清点会议用品消耗并登记，如有补充需上报人事综合部。
2）每周定期交付会议任务交办单签字。
3）因大会议厅使用较少，场地较大，卫生维护在会议确定后提前一天整理清扫。
二、会议接待服务标准：
1、服务员上岗前要按规定认真整理工装、仪容仪表端庄、整洁、精神饱满；
2、会前二十分钟准时到达会场；
3、会场内卫生整洁，会场所需物品摆放整齐、美观；
4、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确；
5、客人入座后3分钟内需倒上茶水；
6、会议进行中，每隔30——40分钟，及时增添茶水；
7、会议进行中，会务员应留守茶水间，随时留意会场动向，是否有新增来宾，准备茶水；
8、会后清理工作要及时、仔细。
9、会议清洁后，茶水间工作台也需整理摆放，不留与会议无关用品。`
