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人力资源管理人事档案的管理与处理

（人力资源管理）人事档案的管理与处理

人事档案的管理和处理

壹、专题界定

二、名词解释

企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门于招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。

三、案例分析

案例1：没有转移档案造成的损失哪些由单位来赔？

【案例】职工小于1982年到北京某厂工作，后来由于企业不景气，2000年12月1日，小于同该厂签订了下岗职工再就业协议。2002年11月30日，再就业协议期满后，单位和小于解除了劳动关系，且按劳动法的关联规定支付经济补偿金。

此后，小于试图重新找工作，但均由于档案没有及时转移而以失败告终。于他的多次要求下，2003年7月3日，原单位才将他的劳动档案移交给户籍所于地的劳动和社会保障部门，且发放了解除劳动关系证明书。当小于要求原单位赔偿于失业期间的经济损失时，单位后来只支付了6242元失业救济金，其他损失拒绝赔偿。对于单位没有转移档案造成的损失，小于要求单位赔偿。最后法院做出判决，支持小于要求单位给予其由于转档不及时而造成的损失，但驳回了小于要求单位对其他方面进行赔偿的请求。

【评析】根据《北京市失业保险规定》第15条和31规定：“用人单位于和职工终止、

解除劳动或工作关系之日起7日内，应将失业人员的名单报职工户口所于区社会保险经办机构备案，自终止、解除劳动或工作关系之日起20日内，持缴纳失业保险的有关材料将职工的档案转移到职工户口所于地区社会保险经办机构。”“用人单位不按规定缴纳失业保险费或不按规定及时为失业人员转移档案关系，致使失业人员不能享受失业保险待遇或影响其再就业的，用人单位应当赔偿由此给失业人员造成的损失。”由此可见，单位的赔偿是有理有据的。

假如因为单位不给转档案造成了已经找好的单位无法接收、职称无法评比等提出按照新单位月工资标准要求赔偿等是很难获赔的。因为，按照我国的法律规定，赔偿和否需要见是否造成了“必然”的直接损失。而这俩种情况，由于很难断定是否是“必然”造成的损失，法律壹般不予以支持赔偿。

案例2：公司解除合同转档迟缓最终向员工支付赔偿金

【案例】原某出租汽车公司出租司机孙先生，由于单位于和自己解除劳动合后未及时将档案转出造成自己失去工作机会，于是双方因此走上法庭。法院终审判决：驳回出租汽车公司上诉，维持法院壹审做出的判决。

1999年2月11日，孙先生和某出租汽车公司签订了到2003年2月10日的劳动合同及运营承包合同。后出租汽车公司于2002年8月28日和孙先生解除了合同，于2003年9月18日将孙先生档案转至其户口所于地的街道办事处。后孙先生向某区劳动争议仲裁委员会申请仲裁，要求出租汽车公司支付自己工资及因无法找工作造成的损失。仲裁委员会裁决，出租汽车公司支付孙先生因未按时转移档案造成的4752元损失。

因对仲裁委员会的裁决不服，2003年10月，出租汽车公司起诉至壹审法院称，孙先生于履行合同过程中拖欠承包费，故于2002年8月28日以其拖欠承包费为由，依法和其解除了合同。双方解除合同后，公司多次通知其将车交回且办理交接手续，但因其以种种理由

推辞不来致使档案壹直未能转出。故认为未转档原因于孙先生，和自己公司无关，不同意仲裁委员会支付孙先生损失的裁决。

孙先生称，双方解除合同后，自己未驾驶出租汽车公司车辆进行运营。由于档案未能及时转出造成自己无法从事新的工作。根据法律规定，出租汽车公司和自己解除劳动关系后于七天时间内未能将档案转出，其应赔偿自己损失。

【评析】壹审法院经审理于2003年12月判决，维持仲裁委员会裁决。出租汽车公司不服，上诉到某法院。法院经审理认为，用人单位于和劳动者解除劳动合同时有义务及时将劳动者档案关系转出。出租汽车公司于和孙先生解除劳动合同壹年之后才将其档案关系转出，给其再就业造成困难，没有稳定的收入来源。对此，出租汽车公司负有过错，应赔偿延误转档给孙先生造成的收入损失。壹审判决正确，应予维持。据此，作出上述判决。

案例3：职工辞职扣压档案不合法

【案例】2001年8月1日，王某大学毕业后通过人才市场被招聘为某国有企业职工，双方签订了5年期劳动合同，合同期限自2001年8月1日至2006年7月31日。1年后，王某认为该企业不适合自身发展，遂于2002年8月5日向单位提交了辞职申请，且要求企业为其办理解除劳动合同手续。企业以劳动合同未到期为由不同意其辞职请求，拒绝办理关联手续。同年9月10日，王某即离开单位直接到另壹公司（下称乙公司）工作。1个月后，乙公司人事部门要求王某将档案转移到单位以便为其续接社会保险关系。王某回到原单位要求办理档案转移手续，被拒绝。无奈，王某向县劳动争议仲裁委员会提请仲裁，要求该企业为其办理解除劳动合同及档案转移手续。

经查证，王某和企业签订的劳动合同中未约定违约金条款，企业也未能提供王某辞职后给企业造成直接经济损失的证据。但企业称其单位于到人才市场招聘职工（包括王某）过程中，曾花费大量财力、人力，且提供了部分开支票据。后经仲裁调解，双方达成壹致协议：

王某向企业支付为其办理招聘等手续费用2000元，企业为王某办理解除劳动合同及档案转移手续。

【评析】本案是壹起典型的劳动者辞职不成而离职，用人单位通过扣留档案的办法制裁劳动者而引发的劳动争议，于现实生活中具有壹定的代表性。本案主要涉及用人单位扣压档案是否合法，用人单位如何利用劳动合同维护自身合法权益。

《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）第18条规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所于单位于壹个月内将其档案转交其新的工作时间或其户口所于地的街道劳动（组织人事）部门。”由此，用人单位扣压职工档案是违法行为，个人档案必须随职工的流动而流动。如果因职工辞职、单方解除劳动合同等原因给用人单位造成经济损失的，用人单位可依法申请劳动争议仲裁维护自身合法权益。

案例4：劳动人事档案转移争议是否属于劳动争议

【案例】原告甲于2002年3月8日到被告乙处工作，双方未签订劳动合同。2002年7月15日，甲向乙公司提交了书面辞职方案。同年7月22日，乙批准甲辞职申请，2002年7月23日，甲和乙办理了工作交接手续，且领取了2002年7月的工资。同年7月31日，甲离开乙公司。因乙公司未将甲的人事档案，保险手续转出，甲于2004年6月2日申请仲裁，后因不服仲裁结果诉至法院。要求判令乙公司将其人事档案、社会保险、住房公积金、党组织关系转出。

被告乙公司辩称，因原告甲于1999年12月和其下属单位丙公司签订购买分配其二居室楼房购房协议，2001年11月14日，双方签订购房补充协议，根据协议约定，甲服务期不满20年，其离开集团系统内各公司，需办理分期折抵购房款手续。甲未按约定手续办理，故乙公司人事部门未于其提交离职人员移交单盖章，甲人事档案未转出，故乙公司不同意甲的诉讼请求。

【评析】壹审法院认为：原被告虽未签订劳动合同，但双方已形成事实劳动关系。原告向被告提出辞职方案，被告批准，原、被告劳动关系已解除。被告以原告违反本系统下发文件中关于辞职后原购买楼房需办理折抵手续规定，未将原告人事档案及社会保险转出，违反了企业职工档案管理工作规定，故原告要求被告转出其人事档案、社会保险的诉讼请求，法院予以支持。原告要求被告转出住房公积金、党组织关系，不属于劳动争议受案范围，法院不予处理。原告未按购房协议、补充协议规定，办理服务期折抵购房款手续，被告可另行主张权利。故壹审法院判决1、判决生效后十壹内，被告乙公司按原告甲接收单位将原告甲人事档案转出。2、判决生效后十壹内，被告乙公司按接收原告甲档案单位所于地区社保部门将原告社会保险转出。3、驳回原告其他诉讼请求。

被告收到壹审判决后，表示不服，向北京市第壹中级人民法院提出上诉。二审法院查明事实后认为：根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》的规定劳动者和用人单位之间没有订立书面劳动合同，但已形成劳动关系后发生的纠纷，当事人不服劳动争议仲裁委员会作出的裁决，依法向人民法院起诉的，人民法院应当受理。此案中原告和被告虽未签订劳动合同，但双方已形成事实劳动关系。原告甲向乙公司提交辞职方案，乙公司批准，双方劳动关系已解除。于双方劳动关系已解除后，乙公司应及时将甲人事档案及社会保险转出，履行附随义务，故甲要求乙公司转出其人事档案、社会保险的诉讼请求，法院予以支持。甲要求乙公司转出住房公积金、党组织关系，不属劳动争议受案范围，法院不予处理。甲未按购房协议、补充协议规定，办理服务期折抵购房款手续，乙公司可另行主张权利。二审法院认为原审法院所做判决且无不当，故驳回被告上诉，维持原判。

案例5：单位不得以档案威胁员工

【案例】王某是外地来上海的大学生，单位和其签订的劳动合同中规定，王某于5年合同期内不得解除劳动合同，否则，要承担1万元违约金。壹年后，王某想“跳槽”离开单位，

主动找到单位，要求交1万元违约金后解除劳动合同。单位领导此时却认为，交1万元让他走，太便宜他了，于是提出交5万元才能走。王某认为单位的要求没有道理，且自己根本也拿不出5万元。可是，单位最终做出决定：王某能够先走，但其个人档案要由单位暂时扣留，待王某交清5万元后，单位才能放走其档案，同时仍威胁到，若于王某走后俩年内，不交清5万元，单位就会毁掉其个人档案。最后王某将单位告上了法庭。后经仲裁调解，双方达成壹致协议：王某向企业支付为其办理招聘等手续费用，企业为王某办理解除劳动合同及档案转移手续。

【评析】由于员工离职，单位没有相应转移员工的人事档案关系，属于劳动争议的管辖范畴。1992年6月9日，国家劳动和社会保障部和国家档案局联合发布了《企业职工档案管理工作规定》。《规定》中规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除等，应由职工所于单位于1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所于地的街道劳动（组织人事）部门。转档案应遵守下列规定：（壹）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。（二）对转出的档案，必须按统壹规定的企业职工档案转递通知单的项目登记，且密封包装。（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出。（四）接收单位收到档案经核实无误后，应于回执上签名盖章，且将回执立即退回。逾期壹个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失”。且且于《企业职工档案管理工作规定》第18条也同样明确规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所于单位于壹个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所于地的街道劳动组织人事部门。这是用人单位应当履行的法定义务，是职工终止劳动关系时应获得的劳动权利。

因此单位应该按照关联法规来办理离职员工的人事档案关系，不得以档案来威胁员工。

四、操作提示

1：转档争议中的“当事人知道或应当知道其权利被侵害之日

于转档争议中，“当事人知道或应当知道其权利被侵害之日”，应是当事人知道或者应当知道档案应转移而未转移之日。《企业职工档案管理工作规定》（劳力字［1992］33号）第18条明确规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所于单位于壹个月内将其档案转交新的工作单位或户口所于地的街道劳动（组织人事）部门”即职工档案应于劳动合同关系终止或解除事实发生之日起壹个月内办理转移手续，逾期仍未办理，即可视为“权利被侵害”事实已经发生，因此从理论上讲，转档争议申诉时效应从劳动合同终止或解除壹个月后的次日开始起算。

2：单位不予办理转档手续属于劳动争议

于解除劳动关系劳动者和用人单位发生争议时，用人单位往往不愿提请劳动争议仲裁，也不给劳动者办理人事档案调转手续；没有人事档案既影响劳动者求职，也造成劳动者无法和新的用人单位建立合法、完备的劳动合同关系，仍影响劳动者办理社会保险、出国政审手续、技术职称评定和使劳动者丧失进壹步求学深造、报考国家公务员的机会；对于劳动者极其不利，是当前劳动纠纷中的热点问题。

根据《中华人民共和国企业劳动争议处理条例》第二条：“本条例适用于中华人民共和国境内的企业和职工之间的下列劳动争议：（壹）因企业开除、除名、辞退职工和职工辞职、自动离职发生的争议；（三）因履行劳动合同发生的争议”和《〈中华人民共和国企业劳动争议处理条例〉若干问题解释》（原劳动部1993年9月23日颁布和实施的（1993）244号文件）第五条：“《中华人民共和国企业劳动争议处理条例》第二条第（三）项规定的“因履行劳动合同发生的争议”具体包括因执行、变更、解除、终止劳动合同发生的争议”规定，您于辞职中和原用人单位发生纠纷，原单位不予办理人事档案调转手续，是属于辞职纠纷的劳动争议，您能够向原单位所于地劳动争议仲裁委员会提请解除劳动关系的仲裁申请，于劳动争议仲裁裁定您和原单位解除劳动关系后要求原单位办理人事档案调转手续，如果单位拒绝

办理您能够向当地劳动局劳动监察科投诉要求处理。

3：解决人事档案问题所适用的法律法规

劳动者和用人单位解除劳动合同后，劳动者所于单位应于壹个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所于地的街道劳动组织人事部门。这是用人单位应当履行的法定义务，是职工终止劳动关系时应获得的劳动权利。如果用人单位和劳动者终止劳动关系时，不按规定传递职工档案，则属于对职工劳动权利的侵害，亦属于不履行法定义务的行为。转档争议发生于仲裁申请时效内的，应由劳动争议仲裁机构依照《企业职工档案管理工作规定》的规定对档案纠纷进行审理，且做出肯定或否定裁决，从而依法维护劳动者于这壹方面的合法权益；转档争议超过申诉时效的，就法律性质而言，已不属劳动争议仲裁程序处理的对象，不能再依《劳动法》追究妨碍转档行为的责任，但当事人依据档案管理法规应当承担的转档责任却且未就此免除。若劳动者于此时提出转档要求而原单位仍坚持拒绝态度，便构成对劳动者转档权利及和之关联的其他权利（如享受失业救济、重新就业等权利）的侵害，应适用民法有关侵权纠纷的处理原则直接以诉讼方式加以解决。

五、关联法规

1.关于转交人事档案的法规：

《北京市失业保险规定》

第15条和31规定：“用人单位于和职工终止、解除劳动或工作关系之日起7日内，应将失业人员的名单报职工户口所于区社会保险经办机构备案，自终止、解除劳动或工作关系之日起20日内，持缴纳失业保险的有关材料将职工的档案转移到职工户口所于地区社会保险经办机构。”

1992年6月9日，国家劳动和社会保障部和国家档案局联合发布了《企业职工档案管理工作规定》。《规定》中规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除等，应由职

工所于单位于1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所于地的街道劳动（组织人事）部门。转档案应遵守下列规定：（壹）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。（二）对转出的档案，必须按统壹规定的企业职工档案转递通知单的项目登记，且密封包装。（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出。（四）接收单位收到档案经核实无误后，应于回执上签名盖章，且将回执立即退回。逾期壹个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失”。

《企业职工档案管理工作规定》

第18条明确规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所于单位于壹个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所于地的街道劳动组织人事部门。这是用人单位应当履行的法定义务，是职工终止劳动关系时应获得的劳动权利。

《关于固定工签订劳动合同有关问题的函》（劳办发［1996］71号）

用人单位和职工解除劳动关系后，应及时将职工档案转到职工新的接收单位；无接收单位的，应转到职工本人户口所于地。

2、关于遗失或拒退人事档案的法规：

上海市劳动和社会保障局日前颁发的《关于用人单位遗失或拒退人事档案（含《劳动手册》）劳动者退工登记备案手续处理意见的通知》（沪劳保就发[2001]47号）

1、用人单位遗失人事档案应由用人单位按《关于企业职工人事档案失落问题的复函》[沪劳关〈1997〉9号]，负责为劳动者补建人事档案，且由上级主管部门按照有关规定，对直接责任者予以处理。

2、用人单位补建人事档案后，劳动者的退工登记备案手续可按《上海市单位招工、退工管理办法》办理。用人单位遗失劳动者的人事档案且又注销营业执照的，可由上级主管部门按上述第壹条规定补建人事档案，且出具证明代为办理劳动者的退工登记备案手续。

3、对无上级主管部门的用人单位且已注销营业执照或虽未注销营业执照，但业主逃匿的，可由受委托档案管理部门按《关于徐汇区劳动局〈关于无法确定被诉人的涉及退档的争议应由受委托管理档案部门直接退档的请示〉的复函》[沪劳保就（1998）27号]办理劳动者的退工登记备案手续。

用人单位拒退人事档案是指用人单位和劳动者已没有事实劳动关系，且用人单位没有正当理由，而不为劳动者办理退工登记备案手续，拒退人事档案时，1、用人单位无正当理由拒退人事档案的，劳动者本人能够于法定期内向各级劳动争议仲裁委员会申请仲裁，由仲裁委员会裁决用人单位为其办理退工退档手续。2、对用人单位仍拒绝办理退工手续的，劳动者本人能够凭已生效的仲裁文书（复印件）及本人身份证、户口簿、壹寸证件照俩张等关联材料到户口所于地的街道、乡镇劳动服务所进行失业登记，重新申办《劳动手册》。

3、关于人事档案地位的法规

《企业职工档案管理工作规定》

第２条规定，企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门于招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。

六、问和答

1、问：企业于员工离职之后是否有权扣留档案关系不给，且要收取所谓的培训费呢？

答：职工和企业解除劳动关系后，原用人单位不能随意扣押职工档案，应按有关规定及时转递。据劳动和社会保障部有关负责人介绍，《关于固定工签订劳动合同有关问题的函》（劳办发［1996］71号）规定，用人单位和职工解除劳动关系后，应及时将职工档案转到职工新的接收单位；无接收单位的，应转到职工本人户口所于地。此外，《企业职工档案管理工作规定》（劳力字［1992］33号）第十八条规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被

开除、辞退等，应由职工所于单位于壹个月内将其档案转交新的工作单位或户口所于地的街道劳动（人事）部门。因此员工离职后，单位不能以任何借口扣留员工档案关系，要按有关规定来转交职工的档案关系。

2、问：如果企业没有权力扣留档案，那么请问什么部门能够帮忙要回档案关系？

答：员工离职后企业应当将人事档案转至当地市人才交流服务中心。企业为控制本单位人才流失，不予办理人事档案转移手续的做法，没有法律依据，是违法的，能够向劳动仲裁部门申请劳动仲裁，要求和原单位解除劳动关系，且要求其将人事档案放行，如对仲裁不服，可于接到仲裁裁决后于法定期限内向人民法院提起诉讼。

3、问：解除劳动关系后单位扣留人事档案能够申请劳动仲裁吗？

答：根据《中华人民共和国企业劳动争议处理条例》第二条：“本条例适用于中华人民共和国境内的企业和职工之间的下列劳动争议：（壹）因企业开除、除名、辞退职工和职工辞职、自动离职发生的争议；（三）因履行劳动合同发生的争议”和《〈中华人民共和国企业劳动争议处理条例〉若干问题解释》（原劳动部1993年9月23日颁布和实施的（1993）244号文件）第五条：“《中华人民共和国企业劳动争议处理条例》第二条第（三）项规定的“因履行劳动合同发生的争议”具体包括因执行、变更、解除、终止劳动合同发生的争议”规定，员工于辞职中和原用人单位发生纠纷，原单位不予办理人事档案调转手续，是属于辞职纠纷的劳动争议，员工能够向原单位所于地劳动争议仲裁委员会提请解除劳动关系的仲裁申请，于劳动争议仲裁裁定员工和原单位解除劳动关系后要求原单位办理人事档案调转手续，如果单位拒绝办理能够向当地劳动局劳动监察科投诉要求处理。

4、问：转档争议中，“当事人知道或应当知道其权利被侵害之日”指的是什么？

答：于转档争议中，“当事人知道或应当知道其权利被侵害之日”，应是当事人知道或者应当知道档案应转移而未转移之日。《企业职工档案管理工作规定》（劳力字［1992］33

号）第18条明确规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所于单位于壹个月内将其档案转交新的工作单位或户口所于地的街道劳动（组织人事）部门”即职工档案应于劳动合同关系终止或解除事实发生之日起壹个月内办理转移手续，逾期仍未办理，即可视为“权利被侵害”事实已经发生，因此从理论上讲，转档争议申诉时效应从劳动合同终止或解除壹个月后的次日开始起算。

（怀畅）