上海宝钢工业检测公司ERP系统供应链操作手册
一.系统登录 (3)
二.计划申请、部门审核 (3)
1部门计划员报请购计划 (3)
2查询并修改“请购单” (6)
3部门经理审批或弃审“请购单” (7)
4查询未执行请购计划 (8)
三.采购实施 (9)
1办公司参照请购计划，生成“采购订单”并审核 (9)
2根据审核通过订单通知供应商发货 (9)
四.货物验收、入库 (9)
1各部门参照“采购订单”生成“库存采购入库单” (9)
五.材料出库 (12)
1各部门参照“库存采购入库单”生成“库存材料出库单” (12)
六.采购收票 (14)
1办公室参照“库存采购入库单”生成“采购发票” (14)
七.新增资材代码 (14)
八.采购操作一般流程 (17)
一.系统登录
进入公司首页，点击左侧菜单进入ERP系统登录界面，输入用户名及密码:
二.计划申请、部门审核
1部门计划员报请购计划
●各部门申报请购计划，选择“供应链”——“采购管理”——“请购”
——双击“维护请购单”。
●填报请购计划
●选择请购部门
●添加请购资材
系统支持模糊查询，输入条件可为名称中任意字符。
查pscs资材，可通过高级查询中，选择“图号”输入pscs码进行查询
选中撤销选择
请购信息输入完毕，单击菜单中“保存”提交请购计划至相应节点审核。
注意：
1.1请正确选择“业务类型”
1.2请购部门为大部门概念，不要输入“成本区域”部门
1.3需要请购的资材没有编码时，请相关人员报告到办公室或有权限的人
员新增此资材存货后方可请购。在新增资材编码时，注意要选择“复
制新增”，这样可减少后面的分配环节。
1.4若需要查看已经请购还未采购的信息，请查看报表“未采购明细”
2查询并修改“请购单”
进入“维护请购单”界面，选择请购单对应业务类型，单击“查询”
确定单据状态
●选择查询条件
各查询条件可组合，条件越多查询范围越小。此查询为诊断技术部2008-3-10之前部门提交请购计划（自由状态）。
●选择请购单进行修改——“维护”——“修改”
请购单为自由状态可修改，若经过审核，需先弃审再修改。
增加、减少资材——选择“行操作”——“增行”或“删行”。修改完毕注意保存单据。
3部门经理审批或弃审“请购单”
进入“供应链”——“采购管理”——双击“审批请购单”
●确定查询条件
常用条件为“未审批”、“已审批”，根据实际情况选择。自定义条件参照请购单查询。
选择需要审核请购单，点击“审核”按钮。选择“弃审”按钮修改计划状态至“自由”。
●若审核通过，请购计划进行电子签名。
4查询未执行请购计划
选择“供应链”——“采购管理”——“请购”——双击“未采购明细”
●设置查询时间段及请购部门，点击确认即可。
●未采购明细查询结果界面
此界面返回为2008-2-1至3-31日电气技术部提交请购计划中未执行的明细。
三.采购实施
1办公司参照请购计划，生成“采购订单”并审核
（操作说明另附）
2根据审核通过订单通知供应商发货
四.货物验收、入库
供应商送货到各部门或生产地后
1各部门参照“采购订单”生成“库存采购入库单”
●选择“供应链”——“库存管理”——“入库业务”——双击“采购
入库”
●在采购入库单界面，先选择“业务类
型”，再点击“增加”——“采购订单”，
参照采购订单做入库单
●输入订单的查询条件，即找出此次验收入库对应的采购订单
●选择收货资材
点击“查询”可重新搜索订单信息
●填写入库单，根据业务实际情况填写收货仓库、收货数量以及入库时间。
1.1只能参照本部门的“采购订单”，参照时的查询条件一般为“日期小于
等于当天”和“使用部门”
1.2允许多收货或少收货，只需更改“实收数量”即可。
1.3若实收的数量等于应收的数量，只需按“自动收货”按钮即可。
1.4表头的日期一般应等于表体的入库日期，若入库日期不是当天，请重
新登录为入库日期后再做此单。
若收货数量较大请先选择“辅助功能”——“自
动取数”——修改收货数量。
●入库单填写正确后，先“保存”，再“签字”；若修改入库单，先“取消签字”，
后选择“维护——修改”。
五.材料出库
1各部门参照“库存采购入库单”生成“库存材料出库单”
●选择“出库业务”——双击“材料出库”
●若材料入库即出库，选择“参照入库单”；若通
过库存管理，请选择“自制”，前提需进行现存
量查询，了解仓库现存资材种类和数量。
●参照入库单界面需填写查询条件，已搜索符合条件的采购入库单。
●双击选择对应入库单，出现*表示选中，然后按确定。
●按照业务实际情况，填写“收发类别”，
此类别直接影响成本对应的财务科目数据。
●材料出库选择对应成本区域
（影响成本归集，此处务必准确）
六.采购收票
1办公室参照“库存采购入库单”生成“采购发票”
1.1供应链系统会自动生成“应付单”和“财务采购入库单”
1.2如果“采购发票”价格与“采购订单”不符，可手动修改，并注意金
额和税额都要相符，因为生成的财务科目不同。
总体要求：
1、不允许没有“采购订单”而自制“采购入库单”
2、不允许没有“采购入库单”而自制“采购发票”
3、供应商送货到后，必须尽快做“采购入库单”，否则公司采购不能做“采购
发票”，财务可拒付采购款项。
4、若现有货物已入库（实物已入库），需补“请购单”-→“采购订单”—>“采
购入库单”，公司采购入“采购发票”，财务付款结算。
5、所有的入库单，包括采购入库或其他入库，必须要有单价和金额，出库单可
不必填写单价和金额，由系统自动计算即可。
6、财务注意：月末有已入库而未开票的货物，需进行“采购暂估”。
7、为保证生产顺行，未有编码计划，部门请购计划可做一条“一期资材汇总”，
由办公室下采购订单并输入采购实际价，部门做出入库。
七.新增资材代码
●通过快速切换至集团操作
●选择“客户化”——“基本档案”——“存货信息”——双击“存货基
本档案”
●选择需要进行添加的资材分类
●查看该类资材最后编码
●复制新增资材代码
●修改存货编码(根据上述查询最末编码+1)、名称、计量单位，单击保存
八. 采购操作一般流程
<货物采购业务流程>
<各部门仓管员>
<采购员>
<财务>
<供应商>
<各作业部门>
采购订单
审核采购订
单
接受采购订单
发出货物
人为判断是否需退
货
接受退货
采购入库单(签字)
开立采购发
票
采购发票
审批采购发
票
采购财务核算流程
退货流程
请购单