档案管理中存在的问题及改进方法.pptx

（2）相关制度落实不到位。执行的力度不够， 导致档案工作职责没有落到实处。
▪（一）存在的共性问题
档案整理方面：
（1）没有分类办法 （2）有办法，但办法与实体分类不一致。
保管条件方面：
有些单位档案保管条件比较简陋，达不到 档案安全保管的基本要求。
▪（二）改进的方法
1)制定文件材料归档办法和档案分类 编号办法 等制度、规定
来自百度文库
1．一级类目采用大写汉语拼音字母编写，
即 GL：管理、 KJ：会计、 CP：产品、
KY：科研、
JJ: 基建、 SB: 设备、
附件：文件材料归档范围及档案保管期限表
管理类:
序 号
基本 范围
责任部 保管
门
期限
1 本单位年度工作计划、总结
办公室 永久
2 本单位民主生活会会议记录、纪要
党总支 永久
3 党委评先创优文件材料
党办 长期
4 单位机要、文秘、保密、信访工作文件材料 办公室
（1) 重要的
永久
（2) 一般的
短期
示例：***档案分类编号办法
旨在解决本单位文件材料的归档范 围、归档时间、归档手续、归档基本要 求与类目划分编号等业务标准问题。
示例： ***文件材料归档办法
第一条 为规范本单位文件材料归档工作， 丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规 定，制定本办法。
第二条 本办法所称本单位文件材料，是指 本单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式 和载体的记录。
第六条 文件材料归档的基本要求 （一）归档文件的制作和书写材料应当有益于 长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水、 红墨水、复写纸、热敏纸； （二）归档文件材料应当完整、准确、签批 手续完备；
（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人 审定；
（四）归档文件材料的整理应当系统、规范； （五）音像材料（包括照片、录音、录像等） 和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻 译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归 档。 第七条 文件材料的归档范围 本单位各类文件材料的归档范围及保管期限见 附件。
第一种 性质——型号分类法
使用性质 锻压设备 ………
型号
………
C616
车床
C620
C630
设备档案
金属切削 设备
………
铣床
………
刨床
………
磨床
………
………
………
………
………
………
第二种 工序——型号分类法
工艺
工序
开毛机
原毛加工
洗毛机
烘毛机
梳毛机
毛条加工
针梳机
设备档案
精梳机
混条机
绒线加工
粗纱机 细纱机
第一条 为科学地管理本单位档案，促进档 案信息资源的利用与交流，制定本办法。
第二条 档案分类 （一） 档案一级类目的设置 设置：管理档案、产品档案、科研档案、基建 档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档 案、音像档案九大类。
（二） 档案二级及二级以下类目的设置 1．管理档案二级类目按年度（文件材料形
企业档案工作
二、企业档案在管理中存 在的共性问题及改进方法
▪（一）存在的共性问题
主要集中在材料收集、档案整理、保管条 件等几个方面。
材料收集方面：材料不齐全，原因如下：
（1）相关规章制度不健全不完善，导致收集工 作处于无序状态；或虽制定了“企业文件材料 归档办法”、“企业档案工作岗位责任制”、 “档案工作考核办法”等规章制度，但不切合 单位的实际情况，对单位文件材料收集工作没 有实际的指导意义。
第八条 文件材料的归档时间 （一）本单位各职能部门形成的管理性文件 材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档； （二）工业企业产品、非工业企业业务项目、 科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个 月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档； （三）外购设备仪器或引进项目的文件资料 在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后， 随即与安装调试中形成的文件材料一起归档； （四）负责人和职工外出参加公务活动形成 的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员 归档；
成年度）设置；三级类目按保管期限设置。 2．会计档案二级类目按其种类设置（财务
报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会 计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级 类目）按年度设置。
3．产品档案二级类目按产品系列（或种 类）设置；三级类目按产品型号设置（如果本 单位产品比较单一，产品档案二级类目可以按 产品型号设置）。
第三条 本单位各部门应当把文件材料的形 成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责 范围，列入有关人员的岗位责任制。
第四条 各部门担负文件材料积累、整理和 归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文 件材料的完整、准确、规范和及时归档。
第五条 档案部门应及时深入各部门了解、 督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应 归档文件材料的积累、整理和归档工作。
4．科研档案二级类目按课题性质设置，三级 类目按课题设置（项目少不需要设置三级类目 的，其二级类目可直接按课题设置）。 5．基建档案二级类目按性质（或用途）设置， 三级类目按建筑项目设置。 6．设备档案 （设备档案的基本分类方法是型号分类法。根 据生产组织形式和设备类型的不同，设备档案 具体的分类主要有两种方法：
合纱机
染整
………
型号 ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………
7、照片档案 按照《淄博市照片档案管理办法》执行
8、实物档案 实物档案二级类目按实物种类设置。
9、音像档案 音像档案二级类目按音像种类设置
第三条 档号编制
档号由类目号、件号组成。
（一）类目号的编制
（五）会计文件材料在会计年度终了后归档， 由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部 门（办公室）移交；
（六）下列文件材料应随时归档： 1、没有及时归档的零散文件材料； 2、应归档的非纸质载体材料（指音像、
实物等特殊载体）； 3、其它临时活动中形成的文件材料。
第九条 归档文件材料的整理参照《归档文件 整理规程》（文件级）进行;
第十条 应归档的文件材料一般归档一份， 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定 归档分数。
第十一条 文件材料归档时，由承办部门 填写归档材料移交清单，交接双方（指承办 部门和档案部门）根据文件材料移交清单清 点，核对无误后，在《档案交接登记表》上 签字，移交清单由交接双方各保留一份。
附件：文件材料归档范围及档案保管期限表