会议服务培训课件实用PPT(33页)

会议服务
会议服务
会议服务流程
会前准备工作
1、领受任务 （熟知以下内容）
（1） 会议名称 （2）会议性质 （3）与会人数 （4）会议期限 （5）会议休息时间表 （6）会议活动范围 （7）准备内容 （8）注意事项
2、会前准备
（1）根据会议的要求 摆好会议的台型 工程人员检查照明、音响、 视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整 好室温，注意通风。冬季要保暖
会客人签到。 （6）休息安排：熟悉本次会议的休息时间表，可以提前与销售或客人沟
通安排合适的休息区域，并准备茶歇。 （7）有茶歇的时候提前根据会议人数，搭设好茶歇台，准备好充足的
餐具、饮品、食品、根据主办方的要求按时提供。 （8）服务员配备：人员安排到位，告知其负责的区域和服务内容，让其
准备好所需的东西，适时提供服务。 （9）会场清洁：会场布置结束后清理好会场卫生等待会议开始。 （10）接手纪念品、礼品（发放）：如遇到一些公司的年会等需要帮助
2．会中服务
• （1）会议开始后，在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子
• （2）会议开始后，会议服务人员应站立在会场周围，观察所负责区域宾客
•
是否需要服务。
• （3）会场秩序维持服务，不要让与会无关的人员进入会场 保持会场周围的安静 不 要有噪音或异味影响会议进行。
• （4）委托代办服务，可以为了方便客人 帮助客人做符合规章范围内的服务，如帮助 客人打印文件 递送物品等。
• 矿泉水。矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，并在保质期 内。
• 小毛巾。无斑点和异味，须经过消毒，消毒时间在20分钟左右。 重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。
• 毛巾竹篓。不得有破损，每次使用结束后，须用热水浸泡，晒干后 保存，以备再次使用。
• 签到台。台布无污迹，无破损。 • 鲜花。新鲜，无枯枝、败叶。 • 热水瓶。表面清洁光亮，无水迹，水温控制在90度以上。 • 挂衣架。清洁完好，无破损，无缺少。 • 文具。笔，油墨饱满，书写通畅；纸本，干净整洁。
5.结账
提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，由领班及以上人员与客户进行核对 并结帐。
6.道别
与参会人员 、主办方热情道别，并提醒客人带好随身物品。
会议服务流程
会后结束工作
1．宾客全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。 如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系，尽快转交失主并登记
2．撤会议物品，桌椅、餐具 3．清洁会场 4．关闭电器设备 5．检查清理情况 6．服务ຫໍສະໝຸດ Baidu员撤出，锁闭会议厅 7. 根据本次会议的服务情况进行总结
会议服务流程
会中服务
1、引领 ：准备大厅指示牌、引领员，引导客人到指 定会议区域，由主办方登记，专人引领重 要嘉宾到位。
1、会议开始前1小时，迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。 2、来宾到达时应引领到签到处签到。签到时，服务人员应主动微笑问候，询问
来宾工作单位，并示意来宾在签到簿适当位置签到，然后引领至会场或休息 室。 3、迎接来宾入座时，要面带微笑，用语礼貌，举止大方，手、语并用。 4、冬季，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员及时伸手去接，并挂至衣帽 架上。 5、提供茶水服务的顺序是先主宾，后主人，然后按顺时针方向提供服务。在客 人较多的情况下，1人或多人同时服务时，分正反2个方向，但不可将主人放 在最后。 6、添加茶水时，倒至七分满，并注意客人的动态，以免发生碰撞。服务过程 中，须忙而不乱，快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时，声音要轻， 茶杯须放在宾客的右手位置，同时杯柄朝后45度，并说：“请用茶。” 矿泉 水倒至八分满即可。
3. 会中茶歇休息
会议进行中可能会有短暂的休息时间 要提前与主办方沟通熟悉什么时候开始 提 前十分钟准备好茶歇的食品 饮品 待茶歇开始后为客人提供咖啡 茶 食品服务 及时 清理台面卫生 保证会场清洁。
4.会议结束时
如遇到参会人员合影留念，迅速为客人摆好位子，协助客人完成合影。会议结束 时，会议服务人员应立即开启会议室大门，并在门口立岗送客，面带微笑道别，将衣 帽架上的衣、帽送还来宾，注意不可出错，检查会议室是否有来宾遗忘的物品，如有 发现，应立即交还来宾或交领班处理。
会议接待服务标准
• 1．服务员上岗前要按规定化妆、修饰，认真整理工装、工牌，仪容仪表端 • 庄、整洁、精神饱满；提前到达会场。 • 2．会场内卫生整洁，会场所需物品摆放整齐、美观。 • 3．迎宾站立时保持正确站姿，真诚微笑 来宾到达时要热情迎候，依次接 • 待。 • 4．给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明 • 确。 • 5．给来宾引位要及时，客人入座后1分钟内需倒上茶水，递上香巾。 • 6．会议进行中，每隔10——15分钟，及时增添茶水。 • 7．会议进行中，服务员应站在合适的位置，悉心观察会场状况。 • 8．送客人时，要及时提醒客人拿好物品，并道“请走好”。 • 9．会后清理工作要及时、仔细。
（2）会场指示牌 在酒店的大堂明显位置摆放会议的指示牌 在会 场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。
（3）有主席台的话 布置鲜花或其他装饰物 各个位置根据要求可以 摆放席位卡（人名卡）
（4）主席台上方或根据客人要求在合适的位置由工程部协助挂好横幅。 （5）登记台: 会场门口或大堂摆放签到台并有指示牌、签到薄方便参
客人保管发放礼品的，在收货时要做好登记。 （11）礼仪演习彩排：如果会议当中需要专门的礼仪协助服务，提前与
客人沟通好服务内容，对专人进行培训保证服务质量。
会议用品准备
• 茶杯。须经过消毒，消毒时间不少于20分钟；茶杯、杯盖无黄斑、 无缺口；茶杯无水迹且光亮。
• 玻璃杯。不得有破损和缺口，被子清洁、光亮、透明，无指印，并 列放在杯垫上。
• （5）出会场的引领服务，客人出会场时，上前主动问候：“先生，请问需要帮助 吗？”引领客人去洗手间 等地方。
• （6）会议颁奖或邀请嘉宾上台，由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方1 米处，并微笑示意嘉宾注意行走安全。
• （7）应急情况处理：对会议服务员工进行培训 如遇到紧急情况 如火灾疏散 禁坐电 梯 指引客人迅速从安全通道撤离；失窃 做当事人询问笔录、相关人询问笔录；停电、 溢水 安抚客人 迅速找相关人员解决；如遇到病人疾病突发 迅速拨打急救中心电话 并可以找相关人员 在现场展开急症救护等。
设备设施准备
1、接通计算机与屏幕的数据传输线。 2、调整投影设备、亮度、大小适当。 3、调试话筒效果。 4、安排摄影、摄像位置。 5、调节空调调温器，冬季室内温度控制在18度左右，
夏季室内温度控制在22度左右，并在会前30分钟 左右喷洒适量空气清洗剂，保持室内空气清新。
3、会前检查
会议开始前，根据会议内容列项检查： 如设备设施、会议物品，人员准备情况等