工作分析方法的比较与选择

南京农业大学 孙怀平 2008-4-10
61
个人工作日志汇总表（示例） 部门：集团办公室 职务：助理主任 姓名：王小玲 自2002年4月2日至4月16日
序号 1
2
3 4
5
6 7 8 9 10 11 12 13 14
工作任务名称
时间消耗（分钟）
给本部门人员分配临时性工作任务
同集团人力资源部门向集团各部门负责人 征求关于4月份生日方案
（一）分类
根据适用对象划分：通用（适合各种职位）和指定（为特 定的工作职位专门设计）工作分析问卷。
根据问卷的结构化程度划分： • 结构化问卷：在一定的理论和假设前提下，按照结构化的
要求设计的相对稳定的工作分析问卷，一般采用封闭式的 问卷收集信息。有较高的信度和效度，便于职位之间的比 较。
• 非结构化的问卷：目前使用广；可以全面的，完整的收集 信息，适用范围广；精度不高，随意性较强。
（一）访谈法的分类 根据访谈对象划分 • 个别员工访谈法 • 群体访谈法 • 主管人员访谈法 按照内容结构化程度划分 • 结构化访谈和非结构化访谈 根据访谈程度划分 • 常规访谈和深度访谈
（二）访谈内容
访谈内容包括工作目标、工作内容、工作 性质和范围、工作责任、绩效标准、工作背景、 任职资格、工作中遇到的问题、任职者对薪酬 与考核制度的意见和建议等。
62
（二）工作日志法操作流程
准备 阶段
工作日志 填写阶段
信息分析 整理阶段
1.准备阶段 （1）设计工作日志表 （2）确定工作日志的填写对象 （3）培训选定的对象 （4）确定填写的时间范围
2.工作日志填写阶段（过程监督） 3.信息的分析整理阶段 信息量大——专业工作分析师进行分析整理 （1）提炼工作活动 （2）工作职责描述 （3）工作任务性描述 （4）工作联系 （5）工作地点描述 （6）工作时间描述
大或隐藏某些活动和行为，也会由于不认真而遗漏很多工 作内容，甚至是编造工作活动 （5）在一定程度上会影响和干扰员工的正常工作。
四、观察法
观察法是指分析人员直接到工作现场 运用感觉器官或其他工具，观察员工实际 工作情况，用文字或图表形式记录下来， 以收集工作信息的一种工作分析方法。观 察法侧重于分析提炼履行职位所包含的工 作活动所需要的外在行为表现以及体力要 求、环境条件等，因此观察法主要适用于 相对稳定的，重复性的操作岗位，而不适 用于职能和业务管理岗位。
2、工作倾向性的系统工作分析方法：从工作角度出发，侧 重描述完成其组成元素——工作任务——所需的活动、绩 效标准以及相关任职条件等，该方法的关注点是准确详尽 的描述履行工作任务的前期投入、中期过程和后期产出。
重点介绍：职能工作分析方法（FJA)、关键事件法(CIT)、 任务清单分析法（TIA）
三、传统工业企业工作分析方法
序号 1 2
3 4 5 6 7 8 9 10
工作活动名称
给本部门人员分配临时性工 作任务
汇同集团人力资源部门向集 团各部门负责人征求关于4 月份生日方案
到集团领导办公室检查办公 设备是否正常
收集团领导审签文件交办秘 书转达相关部门 与出版社张*签订集团认刊 《**市道路交通图》合同
通知相关部门到集团办取文 件
（三）访谈的操作流程
准备 阶段
开始 阶段
主体 阶段
结束 阶段
整理 阶段
1.准备阶段 （1）制定访谈计划 （2）培训访谈人员 （3）编制访谈提纲
2.开始阶段
重点：帮助访谈者保持信任的心态。
首先，访谈者可以营造轻松和舒适的 访谈气氛；其次，想被访者介绍本次访谈 的流程以及对被访谈者的要求；再次，重 点强调本次工作分析的目的，预期目标、 所收集信息的用途，以及本次工作分析相 关技术问题的处理方式；最后，向被访谈 者说明本次访谈已经征得其上级的同意， 并且参与访谈的全部人员将保证访谈内容 除了作为分析基础外，将对其上级和组织 中的任何人完全保密。
第三章 工作分析方法
主要内容： • 工作分析方法分类 • 通用工作分析方法 • 系统工作分析方法 • 工作分析方法的比较与选择
第一节 工作分析方法分类
本章根据实际运用的方便，将各种工作分 析方法划分为三大类： 通用工作分析方法 系统的工作分析方法 传统工业企业工作分析方法
一、通用的工作分析方法
特征： 收集的工作信息以定性信息为主，叙
• 准备一份工作分析观察提纲，做为观察的 依据
• 若需要辅助观察设备，应提前准备好 • 对于事先所获得的模糊但很重要的信息，
应做好注释，以备正式观察时注意。
2、观察阶段（重要环节） • 确保所选择的观察对象具有代表性 • 选择不同的员工在不同的时间内进行观察 • 以标准格式记录所观察到的结果
3、面谈阶段 • 做为观察信息的补充，一般要进行员工面
（一）工作日志的设计
1.工作日源自文库基本信息
• 任职者姓名、岗位名称、所属部门、从事 本业务工龄、联系方式等
2.填写说明
• 解释并再次强调通过工作日志收集信息的 目的
• 明确工作日志填写说明——时间、方法、 注意事项、填写样本等
3.工作日志填写表格
员工工作日志表（示例） 2002年4月2日 上午：8时10分至11时30分 下午：12时至6时45分 部门：集团办公室 职务：助理主任 姓名：王小玲
谈和 直接主管面谈
4、合并信息阶段 汇总工作信息：
• 结合所列提纲，明确任务，保证每一项都 已得到回答或确认。
• 合并从各个方面所获得的信息，形成一个 综合的工作描述。
二、访谈法
访谈法又称面谈法，它是通过工作分 析者与被访人员就工作相关内容进行面对 面沟通来获得工作信息的方法。访谈法是 应用最为广泛的工作信息收集方法，在很 多工作分析系统中也是一个非常重要的步 骤。访谈法对工作分析人员和语言表达能 力和逻辑思维能力有较高的要求，针对的 对象较适合于脑力工作者，如开发人员、 设计人员、高层管理人员等，它可以对其 工作态度、动机等深层次内容有详细和比 较深刻的了解。
3.主体阶段 （1）寻找访谈“切入点”（“投入”、“行
动”、“产出”） （2）询问工作任务 （3）询问任务细节
4.结束阶段
5.整理阶段
（四）访谈法的主要优缺点
优点:
可以对任职者的工作态度与工作动机等较深 层次的内容有比较详细的了解
有助于员工进行沟通，能了解员工的各种需 求以及满意度，缓解工作压力，还可以发现管 理中存在的种种隐形问题。
（3）问卷答案设计要注意穷尽性和互补性 （4）问题数目越少越好
2.问卷测试（局部测试）
3.样本选择(典型性、代表性、经济性和操作 性)
4.问卷的发放及回收（填写的培训，跟踪）
5.问卷的处理及运用（分析整理，提炼正确 信息，编制工作说明书）
（四）问卷法的主要优缺点
优点：
（1）经济实用，能在较短的时间内获取相关信息； （2）员工容易作答，比较主动，有充分的思考时间； （3）设计简洁、容易回答、清晰规范的调查问卷有
该方法是针对操作性职位所作的时间动作研究基础 之上，进行完善开发的工作分析方法，适用于重复性，规 律性的操作性强的工作进行分析。
第二节 通用工作分析方法
一、问卷法（最通用的方法）
这是一种通过让被调查职位的任职者、主管 及相关人员填写调查问卷来获取所需要工作信息， 从而实现工作分析目的的一种工作分析方法。运 用这种方法收集到的信息，其质量取决与问卷本 身的设计是否科学合理，受到被调查者文化程度 高低，填写时的诚意、兴趣、态度如何等因素的 影响。为此，最好请专家设计与编制问卷，并在 发放问卷、填写时、做出具体的说明和指导，最 好附上范例。通常适用于规模大、职位设置繁杂 的组织。
……
南京农业大学
3+1+5+3+3+2+3+5+5+10+2+2+2+5+ 5+5+3+2+4 40
5+5+5+5+5+5+5+5+5+5+5+5 10+8+5+10+5+10+5+8
30
2+3 5+10 10 5 3 2+2 10 5
孙怀平 2008-4-10
时间累计
70
40
60 31
30
5 15 10 5 3 4 10 5
（三）工作日志法的主要优缺点
优点 （1）获取信息的可靠性比较高，所需费用比较低 （2）能在较长时间内记录和收集工作的相关信息 缺点 （1）将注意力集中于活动过程，而忽视了结果 （2）适用范围小，不适用于工作循环周期长、技术含量高
的专业性工作 （3）信息处理量大，归纳工作较繁琐 （4）工作执行者再填写时，出于某种目的或原因可能会夸
审核车队司机支出证明单
新人职外勤秘书面试签署 “入职表”意见
阅投诉信转人力资源部张经 理
……
工作性质 （例行/偶然） 偶然 偶然
偶然 例行 偶然 例行 例行 例行 例行
时间消耗 （分钟） 5
40
重要程度 （一般/重要/非常重要）
一般
备注
一般
5
重要
10
非常重要）
30
重要
2
非常重要）
5
一般
10
重要
5
重要
工作分析人员能对所提出的问题进行及时的 解释和引导，避免因双方对书面语言理解的差 异导致信息在传递过程中失真。
工作分析人员能及时对获得的信息与任职者 进行沟通确认，极大的提高工作的分析效率。
缺点:
比较费时，会占用访谈对象的正常工作 时间；
员工在面谈中有故意夸大其工作任务 和重要性的可能，导致所收集信息发生 偏差或失真。
（一）观察法的分类 （1）根据时间是否具有连续性：
连续性观察和非连续性观察 （2）根据对观察对象控制性强弱或观察提纲
的详细程度： 结构性观察和非结构性观察
（3）根据观察的目的： 描述性观察和验证性观察
（二）观察法的操作流程
准备阶段 观察阶段
面谈阶段
合并信 息阶段
反馈核 实阶段
1、准备阶段
• 收集现有的文件资料，对工作形成总体概 念
到集团领导办公室检查办公设备是否正常
收集团领导审签文件交办秘书转达相关部 门
与出版社张*签订集团认刊《**市道路交通 图》合同
通知相关部门到集团办取文件
审核车队司机支出证明单
新人职外勤秘书面试签署“入职表”意见
阅投诉信转人力资源部张经理
审签本部门领料单
审核车队司机调休单
审核总部宿舍用电情况统计表
请电脑工程师检查电脑排除故障
利于事后对结果的处理和分析； （4）可为员工提供一种意见和建议的渠道； （5）可在工作之余填写，不致影响正常工作； （6）适用于需要对许多员工进行调查的情况。
缺点：
（1）填表人必须经过培训
（2）不适合对文字理解能力和表达能力较差 的人进行问卷调查
（3）设计理想的调查问卷需要花费很多时间、 人力和物力，技术要求也很高，通常需要 专家才能胜任。
有效的访谈需要专门的技巧，需要由 受过专门训练的工作分析人员来进行。
三、工作日志法
工作日志法也称现场工作日记法，是由员工本人自 行记录的一种信息搜集方法，由任职者将自己每天所从事 的每一项活动按时间顺序以日志的形式记录下来。要记录 的信息一般包括所要进行的工作任务、工作程序与工作方 法、工作职责、工作权限以及各项工作花费的时间等，一 般需要填写工作日志10天以上。这种方法提供的信息完整 详细，且客观性较强，适用于对管理或其他随意性大、内 容复杂的工作进行分析。需注意的是，工作日志应该随时 填写，比如以10分钟、15分钟为一个周期。而不应该在 下班前一次性填写，以保证填写内容的真实性和有效性。
述较多，难免带有主观色彩。 语言文字上的“语义”问题。 优点：灵活性强，易操作，适用范围广 缺点：结构化程度低，缺乏稳定性 重点介绍：非定量问卷法、访谈法、工作日
志法、观察法、资料分析法、主题专家会 议法
二、系统性工作分析方法
系统性工作分析方法是指工作分析方法从实施、问卷 量表使用，结果表达运用等方面都体现高度结构化的特征， 通过量化的方式刻画工作性质、工作特征的工作分析方法。 根据侧重点不同分为： 1、人员倾向性的系统工作分析方法：从任职者行为的角 度描述工作，侧重于任职者在履行工作职责时所需要的知 识、技术、能力以及其他行为特征。 重点介绍：工作元素分析法（JEA)、职位分析问卷法 （PAQ）、管理职位描述问卷法（MPDQ）、临界特质分 析法（TTAS）
（二）调查问卷的构成
封面信、指导语、工作基本信息、问题与 答案
（三）问卷法的操作流程
开放式
封闭式
问
问
样
问卷
问卷
卷
卷
本
发放
处理
设
测
选
及回 收
及运 用
计
试
择
1.问卷设计 问卷中问题的设计需要注意的问题：
（1）语言及提问方式上：简、客、两“不 要”、一“不同”
（2）在问题的编排上:先易后难、逻辑顺序、 时间先后、从外到内、从上到下