电大办公室实务第二讲

⑷政府采购合同：国家和省级财政部门负责对政府采购 合同的监督和管理。
第二节 库存控制管理
办公用品订购方式
办公用品 订购方式
大多数的日常办公用品都可以通过电话从 供应商处订购。
直接去 商店购买
电话订购
传真订购
网上订购
第二节 库存控制管理
2、办公用品的申请和订货 ⑴由需要购买货物的人填写公司内部的《采购申请 单》，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后交 给采购人员。 ⑵由采购人员通过《办公用品订购单》向供应商发出购 买需求，各供应商会返回对应的报价单经过采购人员的比较、 筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况， 发送给选定的供应商，该订购单需要公司高级主管签字批 准，并复制一份给财务部，做为付款的通知。
第二节 库存控制管理
办公用品采购申请单
部门：
序号 1 2 3 4 5 6 7
名称
制表人：
规格 审核：
品名
数量
单价
总计
核准：
第二节 库存控制管理
2、办理办公用品的进货手续 ⑴核对交货单、订货、通知单核果，核查数量、质量后 再签字； ⑵发现有错、立即通知有关部门； ⑶通知付款部门，确保付出金额正确； ⑷正确填写控制卡； ⑸在余额中加入新增数量； ⑹正确存放，防止损坏，消除隐患。 ⑺其他注意事项。（安全、通风、照明、分类、建立发放 制度等）
第三节 办公用品与设备的采购管理
三、相关知识 （一）办公用品和设备的来源渠道：渠道有二种：
获得 方法
购 买
会计程序
购买的钱属于“投资费 ”设备的价值经过多年 的逐渐折旧，税费或能 不计算在最初的购买中 ，但只计算在折旧中。
优点
为组织增加固定资产 ，使用方便。
缺点
单次费用过高， 设备难更新。还 有附加的设备和 维修费用。
第二节
办公用品采购流程
库存控制管理
交货单
申请
审批
招标
签合同 入库
申购表
订货单 选择供应商
1、价格、费用 2、质量、交货 3、服务、位置 4、安全、可靠
付款
订货单 交货单 入库单
第二节 库存控制管理
3、办理办公用品的出货手续 制定专人负责制度、规定发放时间，审核物品申请单，及 时做好出货记录。 4、订购、进货、出货、保管办公用品的注意事项
相关。 ⑷经济合理性原则：预算应经济合理，提高资金使用率。 2、采购预算方法： ⑴传统预算法; ⑵零基预算法（零底预算）；
第三节 办公用品与设备的采购管理
3、采购预算方案的内容
项目名称 预算目标 设备名称
预算方法
预算依据
支付标准
4、制定采购预算方案的一般程序 确定预算基数 调研 确定采购产品 编写预算方案 修改完善方案。
5、制定采购预算方案注意事项：事前一定要进行调查研 究；根据需要选配合适的产品，要购置的用品与设备必须是当 前必需的；事先要安排好购置用品和设备的摆放位置；慎重选 择供应商；注意征求各方面的意见。
第三节 办公用品与设备的采购管理
（四）申请办公用品与设备的采购费用、报销结算的流程 填写费用申请表 签字审批 领取采购费用 费用报销
日期
接收
发放
接收数量 发票号
供应商 发放数量 申请号
个人
或部门
余额
第二节 库存控制管理
（二）办理办公用品的订购、进货、出货、保管 1、订购办公用品（三种订货方式） 注意一定要保留订货单，收到货物时，要对照订货单
一一核对。要做到： ⑴办公用品不允许随意、无序购买。 ⑵尽量货比三家，买到物美价廉的物品。 ⑶应保留一张货物订单，以便收到货物时核对。 ⑷为防止缺货，应当有提前购买的意识。 ⑸对于消耗量大的物品，购买数量要充足。
（四）办公室库存管理：了解其主要作用。保证合理的 库存水平，减少库存空间，降低库存费用，加速资金周转。
第二节 库存控制管理
办公用品领用的注意事项
1、领用办公用品时，要填写《办公用品领用登记 表》，由领用人详细填写领用物品的名称、数量、用途、领 用时间等项目，并在领用人一栏中签字，做到“谁领用、谁 签字、谁负责”。
选择供应商
价
质
格
Байду номын сангаас
量
与
与
费
交
用
货
服 务 与 位 置
安 全 与 可 靠
规 模 与 信 誉
第三节 办公用品与设备的采购管理
（三）制定办公用品与设备的采购预算方案 1、制定采购预算方案的原则 ⑴真实性原则:以市场调查为依据，力求数据真实、准确。 ⑵重点性原则：编制时先编制重点、急需项目，后编制
一般项目。 ⑶目标相关性原则：采购用品应与办公活动的任务目标
⑴补货时以剩余的库存量为准，订购后的总数不能超过 最大库存量。⑵申请表必须有领导签字；⑶购货时要货比三 家，进行认真的比较筛选。正式订货单要复印一份交财务； ⑷收货后要认真对照订货单检查数量、质量；⑸入库时要填 写入库单，双方都要签字，确认货物已入库。
第二节 库存控制管理
第二节 库存控制管理
（三）库存控制与监督 1、要做到进货卡、出货卡、库存卡三卡一致； 2、检查实际库存实物与卡片上余额一致； 3、了解各部门、每个人使用情况； 4、了解各类物品的最大、最小库存量和再订货量； 5、做好库存监督； 6、进出货及时理有关手续，并做好详细记录。
《办公室实务》第二讲
办公用品管理
吴子怡
教学目的和要求
※了解：常用办公用品管理 ※理解：库存控制制度 ※掌握：库存控制方法以，办公用品采购和管理
第一节 常用办公用品管理
一、任务描述 办公用品发放包含着刚性原则和柔性技巧。正确、规
范地使用办公用品，能够按要求进行办公用品的发放及科 学化管理，是办公室工作人员的基本职责。
1-1 1-5 1-17 1-24 30 2-2 2-9 2-18
供应商
库存参考号 B4 最大库存量 ：40 最小库存量 （安全库存） 8 再定货量 12
发放
数量 8
领用人 领用部 余额 门
38
20
14
10
4
？
实战演练（接上页）
1、自2月18日发放物品后，库存控制卡上的剩余 库存是多少包？
A，12 B，56 C，30 D，40 2、当2月18日需要重新订购C6信封时，订购员应 该订购多少包？ A：30 B：12 C：40 D：28
点评： 秘书必须认真管理办公室里的设备和各种用品，
以保证工作的需要，这就要求要维持一个良好有效的库存系 统，办公用品的订购、接收与管理的各个环节都离不开库存 控制。一个科学的库存系统能够有效地帮助秘书做好办公设 备与用品的管理工作。
实战演练
库存记录卡
项目：C6信封 单位数量：包
日期
接收
数量 发票号
第三节 办公用品与设备的采购管理
一、任务描述 了解获取办公用品和设备使用权的两种渠道，能够按程序
采购办公用品与设备。 二、任务目标 能够制定采购办公用品与设备的预算方案，了解采购流
程，能正确选择供应商，掌握办公用品和设备采购和管理方法。 三、任务分析思路 从单位的经营入手，围绕降低管理成本，探索采购技巧。
租 用
租用费用计算为运营成 本，为纳税目的可计算 为支出。
最初投入费用低，并 能被获得的利润补偿 ，便于更新换代。
常年租用费用过 高。提前终止合 同会有很高的赔 偿。
第三节 办公用品与设备的采购管理
（二）办公用品与设备的采购 1、采购流程： 填写购买申请表—部门主管签字 —财务主管签字—选择供 应商— 签订供货合同—入库登记—支付货款—发放。 2、选择供应商需要考虑的因素
2、专人发放，规定发放时间，发放的物品名称与数量 必须与申请表中一致，不得任意增加或减少。
3、用品发放可对重要部门实行倾斜。 4、及时更新库存卡，掌握物品供应状况。
第二节 库存控制管理 办公用品管理流程
申请
订货
购入
入库
节约
库存管理 领用
案例分析
钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时 曾经手忙脚乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现 储物间中复印纸已所剩无几；每次购买办公用品时，不知 道到底该买多少才能既够用又不造成闲置；还有的同事三 天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有关库 存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡， 加强了办公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品 库房的好管家，深得好评。
二、任务分析 （一）任务目标 了解常用办公用品管理、熟练掌握管理办公用品及设 备的相关程序。 （二）任务分析思路 要结合单位实际情况有针对性地学习办公用品及设备 管理方法以。
第一节 常用办公用品管理
三、相关知识 （一）办公用品概述
是指企业或个人在办公的过程中所需要的各种工具。 （二）办公易耗用品的管理
三、相关知识： (一）库存与库存控制卡 1、库存的定义和范畴 2、库存的三个专业概念：最大库存量、最小库存量和再 订货量。（书上19页） 3、库存记录的目的：少占资金、减少存物、监偷监损， 充足库存、存存估价、物畅其流。
第二节 库存控制管理
4、库存控制卡的内容和意义 库存控制卡
单位：
库存参考号： 最大库存量： 最小库存量： 再订货量：
1、了解办公易耗用品的范围（书上15页） 2、做好办公用品的发放工作 ⑴发放办公用品应考虑的因素； ⑵发放办公用品的工作要求； 3、借用办公用品的要求
第一节 常用办公用品管理
（三）常用办公设备的使用
1 、办公设备的概念
2、常用办公设备的功能及用途
3、常用办公设备的使用规范（七条）
4、常用办公设备的使用维护：提倡主动维修，使机器
（五）政府采购 ⑴政府采购的主体：包括采购机关和供应商 ⑵政府采购方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、
询价、单一来源。 ⑶招标程序：发出招标公告或招标邀请 编制招标书 修改和澄清招标书 编制投标书 开标 评标 确
定中标人并发出通知 在确定中标人之日起15日内向政府 财政部门提交招标、投标情况的书面报告。
的停机时间最短化，从而获得最佳的使用效率和效益。
5、制定有效使用办公设备的措施（五点）
四、技能训练
（一）基本训练
（二）案例分析
（三）能力拓展训练
第二节 库存控制管理
导引案例：从数字的折射看库存控制管理的意义 一、任务描述：既要做到“物畅其流”，又要做到节约费用。 二、任务分析思路：深刻理解最大库存量、最小库存量和再 订货量三个概念：