拟写常用事务文书概要

落款
署上邀请单位名称或发函者个人 名称，署上发函日期。（日期要全， 数字用中文） 形式上的要求：邀请函的形式要 美观大方，不可用书信纸或单位的 信函纸草草了事，而应用红纸或特 制的请柬填写。
通用格式
邀请函
尊敬的_____先生： 您好! _______单位将于____年____月 ____日_________时在_________地，举办 _____________活动，特邀您参加，谢 谢。 署名 _______年__月__日
拟写传真
1、概念：传真是各级机关、企事业单位与社 会团体通过有线电、无线电或国际互联网络 传送的一种文书。 2、特点： 1）真实，既传送的是文书原件的真迹； 2）便捷，即操作便当，传递迅速； 3）可靠，既所传递是图象信息，不会出现文 字的改动和错漏。
天地公司传真 收件人：钟宜 单位：寰宇运输公司 抄送： 传真号：（021）123456 发件人：初萌 日期：2006/6/15 传真号：（010）654321 电话：（010）654322 页数：共1页 主题：联系仓储运输 √ 紧急 □ □请审阅
重点内容不突出
容易走极端（表述太过简单或太过复杂） 逻辑条理不清楚、张冠李戴 短斤少两，遗漏要点 缺少数据及理性分析，说服力不够强
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2、书写要领 A、做好计划
判断信息类型（是建议型，还是分析型） 明确目标读者和写作主题 确定要点顺序
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Ｂ、信息组织的6步曲
建议型
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报告冗长、分散 风格不一 缺乏清晰的结构和鲜明的观点 废话过多、缺少支持性论点及数 据化分析 同一内容，不同读者有不同理解
一张纸（一目了然、简练清楚） 统一模板、统一格式
公文 现状
合乎逻辑、观点明确、切中要害
侧重于支持性数据及事实依据的分 析 不同的人都能获得相同信息
追求 的目 标

收文人：所有全职员工 发文人：人力资源经理，李明 日期：2007年5月9日 主题：计算机课程 人力资源部上个月进行的一项调查显示，公司的 许多人不会使用电脑导致了工作效率的低下。因此， 我们决定为所有的全职员工开办一个为期两个月的计 算机课程，于每周一晚上7点到9点之间在公司的会议 室A和B举行。每个员工都可以根据自己目前的计算 机水平选择初级或高级课程。请于5月15日之前到公 司接待处报名。欢迎提出更好的意见和建议，使我们 的这个项目更加富有成果。
邀请信 黄丽娜总经理： 感谢您一直以来对本公司的关心和支持，使公司业务得以蓬勃发 展。现公司已迁至杭州下沙开发区，邀请您在2011年12月18日15时 拨冗前往下沙经贸大厦（解放路路108号)参观公司新址，并赴本公司 的庆典晚宴。 敬请光临 杭州俊豪贸易公司 二0一一年十二月十日 标题
称谓
正文 敬语
正文：邀请信的主体。 开头可向被邀请人简单问候，位置在称谓 下一行，空两格。接着写明举办礼仪活动 的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活 动的日程安排、时间、地点，邀请对象以 及邀请对象所做的工作等，并对被邀请方 发出得体、诚挚的邀请。有较为详细出席 说明的，通常要另纸说明，避免邀请函写 得过长。
敬语 末尾一般要写常用的邀请惯用语。 如“敬请光临”、“敬请参加”、 “请届时出席”之类的敬语。 有些邀请函可以用“此致敬礼”、 “顺致节日问候”、“顺祝恭安”等 敬语。
注意事项
“邀请函”三字是完整的文种名称， 与公文中的“函”是两种不同的文种， 因此不宜拆开写成“关于邀请出席×X 活动的信”。 被邀请者的姓名应写全，不应写绰号 或别名。在两个姓名之间应该写上“暨” 或“和”，不用顿号或逗号。网上或报 刊上公开发布的邀请信，由于对象不确 定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。
（XXX部门）备忘录
致： 抄送： 发件人：
日期：
题目
开篇段落(概要)
背景资料(背景) 主体 细节/讨论 计划行动(关键步骤) 审批
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二、为什么要推行备忘录
将复杂事情简单化
实行高效能管理，最终提高工作效率
作为一种训练工具，鼓励员工学会认真
细致的分析方法、提升管理者的逻辑及
系统思维能力
大家来找茬！！！
邀请信 尊敬的文俊豪女士： 您好！首先感谢您在过去的时光里对我们的关注和支持，感谢您对我们 所有工作的理解和肯定！在此，为您送上我们最真诚的问候和最衷心的祝福！ 我公司将举行杭州分公司成立大会，我们诚挚邀请您亲临指导，让我们 于2012年10月11号（星期六）上 在此代表公司全体同事，对您长期以来对我们的关心和支持表示感谢！ 午8点在银座街116号 杭州商贸有限公司
□请批注
□请答复
□请传阅
寰宇运输公司： 我公司现有100吨硝酸铵化肥急需运往宁夏灾区，请贵公司速与我联系有关 仓储运输事宜。 天地公司（公章） 2006年6月15日
这是一份传真首页，标题通常是“公司名称+文种”。
正文的首部写明收件人姓名、单位、抄送人姓名、传真 号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、 主题及回复要求选项等。传真的语言要简洁，格式规范。 通常公司的传真纸是统一印刷的，在传真信纸上方或下 方印有公司名称，地址及公司的标志图标。
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练习1


你是学生报的一名成员，学生报现在针对本校学生 招聘暑期记者，有相关经验者优先，被聘者将每周写两 篇关于这个城市和校园的报道，工作是从五月底到八月 底，工资待议，，感兴趣者可把你的简历寄到学校报社。 请按照上述格式拟写备忘录。


日期：2005年10月10日 致： 全体学生 自： A. 巴特尔 事由：夏季学期记者招聘 学生报正在招聘夏季学期的记者。条件是应聘人应 是本校的在校生，最好至少有两年的写作经验。 被聘者将每周写两篇关于这个城市和校园的报道。 工作是从五月底开始，一直持续到八月底。工资待议， 且会以其经历为依据。感兴趣者，请把你的简历寄到学 校报社。
练习2


你是企业的人力资源经理，调查显示，公司的 许多人不会使用电脑导致了工作效率的低下。 因此，公司决定为所有的全职员工开办一个为 期两个月的计算机课程，于每周一晚上7点到9 点之间在公司的会议室A和B举行。每个员工 都可以根据自己目前的计算机水平选择初级或 高级课程，员工需于5月15日之前到公司接待 处报名。 请以人力资源经理的名义给全体员工写一份备 忘录。
背景 ---描述收集数据资料 的方法
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Ｂ、信息组织的6步曲
建议型
建议 ----强调需审批的事件 ----若建议在概要中已 有完整陈述，此段可省 略
分析型
结论 ---- 表明自己的意见、 判断或对事物的看法
第 4 步：主体（列出 主要论据、突出关键 论点和做法）
建议依据 ----通常使用不多于三 个理由来支持建议，按 重要程度由大到小排列 结论依据 -----按重要性由大到 小列出结论所依据的事 实
活动时间地点不得有误！！！
具名 日期
标题 一般只写文种“邀请信”即可，字 号比通常标题要略大一些。 也可以加“事由” ，如“关于参加 研讨会的邀请信”。 还可包括个性化的活动主题标语， 如“沟通无限中部六省城市信息化高 级论坛邀请信”。
称谓：是对邀请对象的称呼。 要顶格写受邀单位名称或个人姓名， 后加冒号。 要写明对方姓名、职务、职称、学衔。 也可以用“ 同志”、“经理”、“教 授” 、“先生”、“女士”、“小姐” 称呼。 通常还要加上“尊敬的”之类定语。
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Ｂ、信息组织的6步曲
建议型
第5步：细节/讨论 （用于讨论尚未涉及 的问题，如限制因素、 风险等，并加入其他 部门意见）
分析型
细节/讨论 ------可用可不用
细节/讨论 -----可用可不用
关键步骤 ---描述若建议得到同 意后，将采取什么行 动及时间安排
第6步：关键步骤 （下一步行动计划）
致： 抄送： 发件人：部门：日期： 题目 致：
分析型
第1步：题目及相关 信息（发自谁、发给 谁、抄送谁、日期）
抄送： 发件人：部门：日期： 题目
概要
----让读者做什么
第2步：概要（简洁 语句概括该备忘录的 主要内容）
概要 ----让读者知道什么
背景 ----为建议段落作铺垫
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第3步：背景（提事 实，用图表数据更能 直观了解。通常采用 过去时）
1.使用请柬，既可以表示对被邀请者的尊重， 又可以表示邀请者对此事的郑重态度。 2.凡召开各种会议，举行各种典礼、仪式和 活动，均可以使用请柬。 所以请柬在款式和装帧设计上应美观、 大方、精致，使被邀请者体味到主人的热 情与诚意，感到喜悦和亲切。
请柬样式
请柬一般有两种样式：一种是单面的，其结构由标题、称呼、正 文、具名和日期构成；一种是双面的，即折叠式，封面写“请柬” 二字，内瓤由称呼、正文、具名和日期构成。 （一）标题 在封面上写“请柬”或“请帖”二字，一般要做一些艺术加工， 用美术体的字，文字的色彩可以烫金，可以有图案装饰等。不过， 请柬通常是已经按照书信格式制好的，使用者只需填写正文内容。 （二）称呼 要顶格写出被邀请者的姓名以及称谓，称呼后加上冒号。 （三）正文 写明活动主题、时间、地点、方式。最后写上礼节性的恭候语。 （四）具名和日期 写明邀请者的单位名称或者各人姓名和发谏日期。以单位名义 发谏的要盖公章。
沟通障碍 不便阅读和理解 耽误领导审批时间 降低工作效率 有效沟通 报告含金量高、说服性强
结果
节省阅读者时间、加快审批 速度 提高工作效率→发展自己和 组织，提升公司效率
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三、如何正确书写备忘录
1、写备忘录最容易犯的错误-------只顾自己感 受，没有从读者角度来考虑
A. B. C. D. E.
拟写备忘录

一、什么是备忘录
二、为什么要推行备忘录 三、如何正确书写备忘录 四、案例分析
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序:
我们所有的高级管理人 员都从内部提拔，但如果你想 要升迁，最好先学会写备忘录。

---宝洁CEO 雷富礼
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一、 什么是备忘录?
备忘录是一种录以备忘 的公文。在公文函件中， 它的等级是比较低的， 主要用来提醒、督促对 方，或就某个问题提出 自己的意见或看法。在 业务上，它一般用来补 充正式文件的不足。它 的内容可以分为以下几 项：


注意事项： 书端部分包括发文机关的名称、 地址、发文日期，有的还包括电 报挂号、电传号、电话号码等。 许多机关有自己特制的信笺，在 写书端时，其格式和标点符号的 使用与一般信件的相同。收文人 (或收文单位)的姓名、头衔、地 址一项写在左上角编号处的下面， 其格式与书信的写法相同。
“宝洁备忘录”结构
敬请光临。 2012年9月25号
COME ON
拟写请柬
请柬的定义 请柬的作用 请柬的样式
请柬与邀请函的区别 请柬写作的注意事项
请柬的定义
请柬也称请帖，是单位或个人 邀请某人参加典礼、会议或某 种活动使用的文书。请柬在公 共事务和私人事务当中都是最 为庄重、礼貌而又简便的交往 方式。
请柬的作用
结束语：
备忘录看似简单，但作为沟通工具，实则对大家都是一个 严酷的挑战。 写好备忘录没有任何捷径可走，需要不断地演练和修正：
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拟写邀请函
邀请信定义
邀请信是由机构、团体、公司、
学校等单位或个人举办某些活动时， 邀请目标单位成员前来参加庆典、会 议及各种活动的信件。
邀请信范例
关键步骤 ---描述作为所得出 的结论，计划采ห้องสมุดไป่ตู้什 么行动
审批
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审批
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Ｃ、 运用“略读---浏览---阅读”来检查和修正文 稿
略读---题目是什么，思考读者感不感兴趣 浏览---了解文章所有的重要紧急和关联信息 阅读 --- 逻辑表达是否简洁、连贯、完整使用 简明易懂的语句。
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书端(Heading); 收文人的姓名、头衔、地址 (Addressee’s Name, Title, Address)； 称呼(Salutation)； 事因(Subject)； 正文(Body) ； 结束语(Complimentary Close)； 署名(Signature)
严格遵守写作格式，称谓、邀请事由、 具体内容、活动时间、活动地点、相关 事宜、联系方式、落款等是必不可少的 部分，不能丢漏信息。 邀请事项务必周详，使邀请对象可以 有准备而来，也会使活动举办的个人或 单位减少一些意想不到的麻烦。 邀请信须提前发送，使受邀方有足够 的时问对各种事务进行统筹安排。