浅谈公路工程项目的资料管理
杨景国1，胡佳波2。张灏1，孙晋艳‘
(1．山东黄河工程集团有限公司，山东济南250013；
2．山东省公路建设(集团)有限公司，山东济南250102)
摘要：通过在施工中的实践，阐述了公路工程项目资料管理中应注意的几个问题和如何更好地进行资料整理，以适应项目管理逐步提高的需要。
关键词：公路工程；资料管理
中图分类号：U41—66文献标识码：A
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t he hi ghw ay pr oj ect a nd how t o m anage docu m e nt at i on bet t er，f or t he pur pose of m ee t i ng t he nee ds of gr adua l i m pr ov e m ent i n t he pr oj ect m a na ge m ent．
K e y w or ds：h i ghw ay proj e ct；doc um ent at i on m anage-m ent
引言
随着我国工程项目管理水平的不断提高，施工项目信息管理在工程建设中的作用已越来越明显。而工程项目施工过程中形成的各种资料是工程建设中信息管理的主要组成部分。为了适应项目管理的需要，提高管理水平，为记录过去、预测未来和正确决策提供依据，必须完整地保存各种资料。以东营至青州高速公路第二合同段和滨州黄河公路大桥三B合同段中的建设实践为例，总结了关于公路工程项目的资料管理工作。
l管理资料的特性
管理资料是反映与控制管理活动的、经过加工的收稿日期：2008—06-2l
作者简介：杨景国(1973一)，男，山东东营人，工程师。
一82一数据。管理资料普遍被认为是工程项目管理者的基本资源之一。随着工程建设向着大型化、复杂化和社会化方向的发展，管理资料的地位越来越突出。为了更好地管好和用好资料，应该首先对管理资料的特性有所了解：(1)真实性。真实性是对信息最基本的要求，失实的资料不仅无用，而且会引起一些误导。(2)不完全性。对于管理者而言，不可能、也没有必要得到放映整个客观世界的全部数据。资料的收集有明显的目的性，且应分清主次。只有正确地舍弃无用和次要的资料，才能正确地使用既有的资料。(3)价值性。资料是经过加工后的数据，并对工程施工的各项活动产生影响，因而具有价值。
2原始数据的收集
原始数据的收集在工程资料的管理中是最为重要的一环。没有原始的第一手资料，资料的管理便无从谈起。
每个工程项目正式开工前，项目部首先要建立健全各项规章制度，划分职责范围，明确每个人的权限和管理的内容，原始资料的收集交由专人管理。对所有既定表格制定统一的填写格式，制定相关的管理办法，进行有效的约束，使资料的收集制度化、规范化。资料管理员在资料整理过程中要严格执行规范要求，对不同部位的检验频率及评定标准做到心中有数，不得出现检测数据的频率不符合规范规定的情况。
(1)内业资料是外业施工在书面上的真实再现，要求填写内容真实可靠，不得随意捏造，特别是一些具有重要指导意义的数据，更要按照规定频率详实记录。原始资料整理要严格执行规范、标准要求，书写工整，字迹清晰。为了加强各种资料的管理，项目部必须配备计算机加以辅助，提高工作效率。
(2)技术管理是资料管理的核心，由于任何技术的差错或隐患都可能导致人身安全和质量事故，造成生命、财产和经济的巨大损失。因此施工现场检验人员必须认真审查施工图纸和有关的设计资料，现场施工中达不到规范、标准和设计时，及时予以现场
山东交通科技2008年第3期
纠正，并将纠正后的数据按规定频率量测和记录。
(3)项目部中心试验室要对施工现场的进展情况充分了解，特别是进场原材料的入库情况。要加强现场原材料的现场控制，严把原材料质量关，进厂材料首先必须具备出厂合格证明，然后，从材料的采购到验证、试验、标识、入库，层层检验，保证进场原材料均经过中心试验室验证、检验和试验的控制，杜绝不合格材料用于工程施工。
(4)项目部要认真编制施工组织设计，做好总体规划，并在每个分项工程开工前编制详细的施工方案和施工进度计划，要确保施工方案切合实际，编制的进度计划必须有完成的可能。
(5)往来文函的编写必须符合有关文件的要求。要建立文件收发记录，从不同单位接收的文件分类列项，注明接收时间、接收人、接收文号、接收文件的标题；发往各单位的文件可以按发文号排列，但要注明发往单位名称、发出文号、发出时间、接收人，对往来文函进行规范化管理。
(6)计量支付资料和音像资料的收集必须由专人专管，计量工程师要建立计量台帐，详细记录每月计量内容，避免错计、漏计和重复计量。使用照相机或录象机要有明确的目的性，不能滥拍滥录，所拍所录要有价值，比如施工中的每道施工工序(特别是隐蔽工序)、不可抗拒的自然损害等。
3管理资料的维护与使用
管理资料的维护与使用是资料管理中极为重要的环节。资料管理员必须分清哪些资料需要保存、存在什么介质上。要保持数据的准确性，做好保密工作，使数据保持唯一性，此外还要保证管理资料存取方便。
(1)作好管理资料的标识，是管理资料维护与使用过程中的一项重要工作。在搞好资料数据内在质量的前提下，还要进一步提高资料管理的外观质量。所有资料可以按桩号顺序、结构物名称、分项工程的划分以及其施工顺序分类存放，便于查找。资料标识工作最好借助计算机完成，同一规格提高整体美观程度。
(2)资料管理的目的在于使用，只有将其应用于管理之中，资料的价值才得以实现。因此，在建设项目管理中，一方面要管好资料为管理决策提供决策支持；另一方面在管理过程中要充分利用已取得的数据和信息，以数据说话，使管理和决策过程更加科学和准确。
(3)进行分析是提高资料管理使用水平的重要式。将收集的转化为有益于项目管理的信息和知识，使用适宜的统计技术或其他技术进行数据分析测量变差，通过控制变差来提高项目管理过程和项目的性能。定期评审项目管理所使用的检测方法，并连续地验证数据的准确性和完整性，将各过程的水平对比作为改进项目管理的依据。通过检测、分析和改进的循环，获得各种用于改进的信息，以确保有效和高效地改进施工项目管理的总体水平。
4资料管理中应注意的几个问题
资料是工程建设中信息管理的重要组成部分，是工程施工过程的整体反映和概括总结，也是对施工建设各方综合形象的见证和确认。
(1)竣工资料整理的基础是日常收集和保存的各种资料。竣工资料整理时，项目部要组织有关人员要组成专门班子，共同进行竣工资料整理，认真按照业主下发的有关竣工资料编制办法一一对号入座。
(2)音像资料管理人员必须严格按《照片档案管理规范》(G B／T11812—89)的要求整理。一般以一组照片为单位填写文字说明(分组说明)，表示一组照片的内容基本上反映同一题材。录像材料要将文字说明(包括录制说明、录制单位、录制人)贴在背面上，并在卷脊处逐件编号，标明带长及年、月、日，并逐张编号。
(3)在工程项目管理过程中，进行工程项目质量的评定和验收，是施工项目资料管理的重要内容。质量评定的数据来自于平时积累的资料，项目部必须根据设计图纸的要求，严格执行国家颁发的有关工程项目质量检验评定标准和验收标准，及时地配合监理工程师等有关人员进行质量评定和办理竣工验收交接手续。’
(4)在工程项目竣工验收交付使用后的回访保修期内应由项目部组织原项目人员主动对交付使用的工程进行回访，听取用户对工程的质量意见，并作好回访信息管理，形成回访资料，以便于发现和解决问题、总结经验、获取科学依据。项目经理对于回访中发现的质量问题，应组织有关人员进行分析，并制定解决措施，作为进一步改进和提高质量的依据。
5实践中的几点体会’
(1)领导重视。内业资料整理工作是工程施工中重要的组成部分，随着施工进程的深入，其地位和重要性就愈加突出。因此资料管理工作须由项目经理亲自抓，各级资料管理人员，思想上要提高认识，工作上要加强管理，在确保资料内在质量的前提下，不断提高外观质量。
(2)资料管理人员有较强的责任心，以企业责任为己任，始终保持与时俱进的精神状态。不断在实践
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