XX集团有限公司公文管理办法
第一条目的
为了规范集团公文管理，保障企业公文流传快捷高效，提高办事效率和提升决策执行力，同时便于资源信息共享和文档管理，特制定本办法。第二条适用范围
本规定适用于XX集团有限公司（以下简称集团公司）、产业管理公司以及集团公司各控股分（子）公司、控制单位（指拥有一定股份但实际负责全权经营管理的公司及无股份但全权承包经营管理的公司）。
第三条公文类型与形式
1、公文类型与形式
行文方向公文类型公文
形式
流转方式公文级
别
公文流程在CMP系
统启动的位置
上请示、报行告、建议文备忘录下级单位向上级单位以公司
名义行文，或公司内部各部门
向本公司行文；
专业系统内下级部门向上级
部门行文
公司级各单位行政管理部
门
各部门
通知（重红头上级单位向下级单位以公司公司级各级行政管理部门
内部行下要事项）、文件
行通告、决
文定、决议
名义行文；
各单位以公司名义向本公司
各部门行文。
文批示、批备忘录上级单位对下级单位，或公司公司级各级行政管理部门复、对内部部门行文，或专业系统各专业系统
通知（一般事项）内上级部门对下级部门的请
示或报告在CMP流程中可以
系统级直接批复、批示流转。
平工作联系工作联公司内部部门之间行文部门级各相关部门行函（对内）系函
文
会议纪会议纪要要
其会议记录会议记上级单位或部门重要会议纪
要向下级单位或部门传递；各
公司重要会议向内部部门传
递；
公司级各级行政管理部门
部门级各相关部门
系统级
他
公
文
录
计划总结计划总
结下级单位或部门重要会议纪
要向上级单位或部门传递；会
议纪要不得越级或平行传递；
会议记录根据需要发给相关
人员。
各公司/部门公司级各级行政管理部门
部门级各相关部门
外部上
行
以公司名
义向政府
红头文
件
办理工商登记注册的单位向
政府机构提交请示或报告
公司级
公文
各单位行政管理部
门（未办理工商注
行文
文部门报告
或请示
册登记的产业管理
公司无权对外发红
头文件）与外部合工作联公司的相关部门应工作需要部门级部门
平作单位之系函与相关协助或合作单位之间公司级
行
文
间的工作
联系函
（工作
文函）
的工作联系。
2、部分名词定义与各公文流程在CMP平台启动的位置：
（1）CMP平台将主要公文分为公司级公文、系统级公文、部门级公文，公
司级公文流程放在公司的行政管理部门（如集团办公室、产业管理办公室等），系统和部门级公文流程放在各部门。
（2）公司级公文指以公司名义行文或需要公司批准的公文，包括对外使用的红头文件、联系函和对内使用的红头文件、会议纪要/记录、备忘录；
（3）部门级流程包括部门内部会议纪要/记录、部门间的工作联系函；
（4）系统级流程指专业系统内上下级部门之间的行文，包括系统会议纪要/记录和在系统内下行或上行的备忘录。系统内上行文指系统内下级单位就专项制度政策和相关事宜，提请上级部门给与解释或帮助。
。
第四条 各类公文的使用规定
1、红头文件（格式见附件 1）
1.涉及重大、重要、全局性规章制度以及公司发布的部门经理级（含副职）
及以上人事任免文件，采用公文类型“通知”，以红头文件发布
用途
2.上级单位向下级单位或公司向内部部门下达的重要安排，或就重大事项
作出决定或决议，采用公文类型“通告、决议或决定”
3.以公司名义就专门事项向政府部门正式行文，采用公文类型“请示或报
告”
为便于使用和归档管理，红头文件依据公文内容，分为制度类、人事任免/
组织架构类、重大活动类、其他类（预算考核等） 具体发布路程如下：
1．制度类红头文件由责任部门拟稿—公司行政管理部门校稿—公司相关领
导会签审核—公司负责人审批
发布
流程
对内
2．人事任免/组织架构类红头文件由人力资源部拟稿—行政管理部门校稿
—公司相关领导会签审核—公司负责人审批
3．重大活动类红头文件由行政管理部门拟稿与校稿—公司分管领导审核—
公司负责人审批
4．其他（预算考核等）类红头文件由相应部门拟稿—行政管理部门校稿—
公司相关领导会签审核—公司负责人审批
对外向政府部门等社会机构的请示或报告的红头文件发布流程：责任部门
对外
拟稿—公司行政管理部门校核稿—分管领导审核—公司负责人批准。
1．各单位内设机构不得对政府部门正式行文请示或报告；
使用规定
2．只有独立法人企业或办理工商注册的分公司，可以在授权范围内以本单
位名义发布红头文件，其他单位须以上级有权发布红头文件的单位名义发
布红头文件。
2、备忘录（格式见附件2）
1．下级单位向上级单位，或专业系统的下级部门向上级部门的请示、报告、用途
建议等
2．上级单位向下级单位，或专业系统的上级部门向下级部门的通知、通告、
要求、批复等。
1．部门职权范围内或上级批复授权范围内，以部门名义在系统内下级部门行
文：部门相关人员拟稿—部门负责人审批并经过流程发布。
发布流程2、行政管理部门在职权范围内或领导批复授权范围内，以公司名义向下级单行文：部门相关人员拟稿—部门负责人审批并经过流程发布。
3．其他情况：部门负责人拟稿—分管领导审核—公司负责人审批
1．备忘录必须经过有效审批，按规定由部门负责人或单位负责人签发，并由
指定岗位发布；单位总裁/总经理班子的其他成员可以在第一负责人的授权范
围内以公司名义签发。
2．公司行政管理部门可以在职权范围内或领导批复授权范围内，以部门名义发代表公司向下级单位签发备忘录。
文3．以备忘录形式发布的“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需单要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送主送单位（部门）的下级位单位（部门）。
4．专业系统内上级部门可以在职权范围内或领导批复授权范围内，向下级部
使用规定
门签发备忘录，用于答复下级咨询、解释政策措施或给予工作指导的，同时抄送下级部门所在单位的分管领导或负责人。但是如涉及下属单位资源调度或经营策略与措施调整的，须经过本单位负责人按规定审批签发并公司名义发布。
5．下级单位向上级单位行文，属主管部门职权范围内的具体问题，应当直接收
文
单
主送主管部门处理，可以抄送主管部门的分管领导。
6．行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，上级单位（部门）有明确要求的，下级单位（部门）可以越级报告。
位7．受双重领导的单位（部门）向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位，上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。
8．其他有相应业务和管理流程的，一律使用专用审批流程，不得使用备忘录其
他
9．收发文单位应当写全称或者规范化简称；联合发文的主办单位应当排列在前。
。
。
用途
1．会议纪要，适用于记载和传达会议决策和重要事项安排以及决策督办，格式见附件 5。
2．会议记录用于摘要记录会议主要发言人的发言，重要事项详细记录，格式见附件 6。
1．会议纪要：会议记录人编写—（必要时部门负责人审核）—会议主持人签发—指定岗
发布
流程
使用
规定
位发布；
2、会议记录：
不签发会议纪要的：会议记录人编写—会议主持人签发—发与会人员；
签发会议纪要的： 会议记录人编写—发会议主持人作为签发会议纪要的参考。
1．会议纪要经过有效审批后可以作为下行文发布工作指令，下级重要会议纪要抄送上级
单位或部门。
2．部门或系统会议纪要不能平行转递，如需要相关平行部门支持，须另行提交内部《工
作联系函》（一般事项）或以备忘录形式向上级领导提出请示（重要事项）
3．任何会议须先编写会议记录，如需要签发会议纪要，在须依据会议记录编写会议纪要，
按规定流程审批发布。
4．会议记录主要是重点记录会议主要发言人的发言，供查阅参考，不具备工作指令的行
为约束力。原则上，除了讨论交流性会议需采用会议记录外，一般都采用会议纪要形式
审核签发，便于决策执行与跟踪。
4、工作计划、总结（月度计划、总结格式见附件
5、6）
用途
对下一周期的重点工作计划以及对上一周期的工作和经营管理成果进行总
结，按周期长短，可以分为月度、半年度和年度计划和总结。
1．部门工作计划/总结：部门负责人拟稿—分管领导审批—提交集团办公室。
流程
2．公司工作计划/总结：公司行政管理部门负责人拟稿—公司负责人审批—
上级公司核准（直接发上级公司行政管理部门，并抄送上级分管领导）
1、计划/总结的提报，采用专用流程和形式，而不采用备忘录形式，部门计
划和总结须经过分管领导审批后方可以生效发布。
2．原则上，职能部门半年度计划应该包括“主要工作目标、规定报表和主
使用规定
要工作任务、完成标志、完成时间、资源需求或支持”等内容；部门总结包
括“上期未完成的主要工作及原因说明、工作业绩亮点、存在的主要问题与
解决措施等”。具体格式另行规定。
3．产业管理公司和各分（子）公司计划和总结，主要内容比职能部门计划
的内容增加“环境分析，包括对公司经营管理产生影响的宏观政策、行业态
势和区域竞争格局等内容”。具体格式另行规定。
： 1．工作联系函（对内）：用于平行部门之间工作协助申请、要求和信息通报，
用途
格式见附件 7；
2．工作文函（对外工作联系函） 对外工作联系函用于与合作伙伴、协作单
位之间的工作联系和安排，具体名称为“工作文函” 格式见附件 8。
1．工作联系函：申请部门相关岗位提出申请—申请部门负责人审核—被申
请部门负责人明确答复 --被申请部门具办人办理（如涉及数据等资料提
供，在发出前须由本部门负责人审核）
发布流程
2．工作文函：
一般事项，以部门名义发出并由部门负责人签发，抄送公司分管领导；
重要事项，以公司名义发出并由公司分管领导签发，申请部门负责人拟
稿—申请部门所在公司分管领导审批。
1．原则上提倡部门间通过沟通解决问题，如需要保留依据等原因，在部门
职权范围内的资源调动时可以使用工作联系函；
使用规定
2．对内工作联系函用于平行部门之间工作协助请求与协商、信息分享，部
门负责人签发或签收即可，但如涉及调用对方部门重要资源的，须经过流
程审批；
6、公文使用管理的其他规定
原则上要求各单位统一采用本文规定的标准公文格式，但在上述公文标准
格式或内容不足以表达时，可以根据职能和产业特点增补相应内容，但对于标
准格式中要求的内容必须保留，并报集团办公室核准后执行。
7、制度发布采用的公文形式
（1）公司基本管理制度（包括涉及政策、标准和基本管理原则的制度规范，
如薪酬、招聘培训、绩效考核、品牌管理、财务管理等制度规范）一律采用红头
文件的形式审批发布。
（2）其他程序性规章（包括岗位或局部流程或部门操作规范等程序性规范）
一律采用 CMP 系统中“政策与程序”流程审批发布。
（3）各类制度规范的修订程序：无论是基本制度还是程序性规范的修改，都
采用 CMP 系统中制度修改流程进行审批发布，每年年底编制制度汇编并
按制度审批流程审批发布。
8、有关制度审批的其他规定
、 ，
“
（1）制度报批前,须采用多种形式征求相关部门或负责人的意见,制度拟订
部门修订后，按制度审批流程批准发布。
（2）对于集团管理制度规定需要向上级单位报批的制度，下级单位须按制
度报批流程完成审批后,方可按规定发布。
第五条 行文格式的一般规定
1、公文秘级管理：
红头文件、备忘录、会议纪要/纪录公文应分别标注“机密”、“秘密”、“普
通”，秘级由发文单位在发文时根据本规定认定。需要制作纸质的“机密”、“秘
密”公文应当标明份数序号并加盖秘级印章。“机密”和“秘密”公文或其他文
件都属于公司商业机密，应予以保护。公文秘级具体界定如下：
秘级
定义
指极为重要并且不得向无关人员
机密
泄露内容的文件。
公文类型或形式
董事会决议或纪要；薪酬标准和融投类
规章；涉及投资决策财务与营运分析等
重要信息的请示、报告或批复、会议纪
要/记录等文件。
秘密
普通
指所涉及内容不能向集团外无关
人员透露的公文。
指非秘级文件 其他规章制度、会议纪要 /记录或其他
重要事项的备忘录
一般事项的备忘录、会谈记录
2、 紧急公文管理：为了加速对紧急事项的处理，CMP 系统备有公文紧急程
度选项，紧急度分为“特急”“急件”和“普通”“特急”指应在 2 小时内完成
所有审批程序并下达的公文， 急件”指应在发文 24 小时内完成审批程序并下达
的公文。“普通”指每道批准程序应在 2 天内完成审核审批的公文。对于紧急公
文，发文单位应另行通知并跟踪公文流程涉及的责任人立即处理。
3、红头文件和备忘录标题：应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确
标明公文种类，一般应当标明发文单位（亦可不标注，而在落款处体现出来），
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般格式为：关
于+核心内容+公文类型，其中公文类型包括请示、报告、通告、通知、批复、决
议、决定、要求、建议等，具体见“公文形式与用途”。
4、其他规定：
（1）主送单位、抄送单位、抄报单位应当使用全称或规范化简称、统称。
（2）上级单位向下级单位发文，仅发至下级单位行政管理部门，由下级单位行政管理部门转达流转；
（3）下级向上级单位行文须以单位名义行文；
（4）目前产业管理公司未登记注册，须以集团公司名义发布红头文件；
（5）公文如有附件，应当在正文之后注明附件顺序和名称。
（6）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（7）文字从左至右横写、横排，公文用纸采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm），公文中正文的文字均为黑色。
（8）抄送/抄报指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位或负责人。
第六条发文流程与相关规范
（一）发文流程
发文是指行文单位或部门名义制定公文的过程，一般包括公文的草拟、核稿、审核、签发、发布、归档等程序。一般文件流程为：起草人→部门领导→主管领导→归档→发布；红头文件的流程为：起草人→部门领导→主管领导→总裁/总经理→归档→发布。具体操作流程见CMP系统。
（二）公文的审核或复核职责
1、以职能部门名义撰发的公文由本部门负责人审核。
2、红头文件等以公司名义行文的公文：
（1）红头文件由公司行政管理部门归口管理，行政管理部门对红头文件及其附件校稿，并交由相关领导会签。校稿要点：是否确需采用红头文件形式，行文格式是否符合公司规范，内容是否明显违背公司现行政策。
（3）公文会签：
红头文件等公文实行会签制度，审批前须交相关负责人会签，会签人可以在系统中提出修改意见，但不可以驳回，会签人须在2日内完成会签，否则，流程自动进入下一程序；
公文会签人如提出修改意见，并经过审批人认定的，拟稿部门须先修改再按
（
原流程重新提交审批。
（三）公文的签发
1、不得越权签发公文，只能签发权限范围内的公文，越权签发的公文无效，
签发公文的领导对签发的公文结果负责。
2、涉及公司重大决策事项的公文、人事任免公文、全局办公性公文以及跨
越几个部门范围事项的公文，均由分管领导审核，报公司负责人批准并签发。
3、各单位红头文件只有单位负责人（包括总裁、总经理或董事长）有权签
发以本单位名义行文的红头文件。
（四）公文的用印
对外红头文件以及涉及重要事项的对外“工作文函”须加盖发文公司公章外，
其他公文无须加盖公章，内部传递的红头文件使用系统设定的电子公章。
第七条 收文流程与相关规范
1、收文流程指对收到公文的办理过程，一般包括传递、签收、登记、分发、
拟办、批办、承办、催办等程序，但内部公文一律采用 CMP 系统执行公文流转，
具体操作详见 CMP 系统。
2、外来公文：
（1）指政府部门、行业协会、银行等外部机构或单位通过传真或邮递送达
的公文。由公司指定部门登记接收、分发，需领导审批的，由办公室统一汇总后
于当日填写《公文流转单》 见附件 10）交领导批阅。对于紧急公文应立即传递，
不得隔日，所有公文的传递都应办理交接手续。
（2）送主管领导批示或者交有关部门办理的外来公文，由行政管理部门负
责催办。
第八条 公文编码规则与归档
（一） 公文归档
一般公文由 CMP 系统按发文部门或单位自动分类存档，但红头文件须由公
司行政管理部门另行纸质存档，并按公司相关规定定期移交公司档案管理机构。
（二）公文编码
1、公文编码包括单位代码、部门代码、公文类型代码、序列代码、年月代
码，联合行文，只标明主办单位（部门）公文代码。
2、红头文件以外公文的编码：
（1）编码规则：单位代码/部门代码/公文类型代码/序列代码/年月代码。
（2）公文序列号以部门和公司为单位统一序列号，不分岗位（例如：公司总裁班子或总经理班子副职在授权范围内签发以本公司名义的备忘录，正职刚签发的备忘录序列号为10，副职接着签署的备忘录序列号为11。）
（2）各类具体代码见下表：
第一层单位代码
单位名称代码
000
002
005
007
009
011
015
017
019
021单位名称代码
001
003
006
008
010
012
016
018
020
022
第二层部门代码
部门名称代码部门名称代码
0111
0212
0313
0414
0515
0616
0717
0818
0919
10
备注：新公司成立或部门成立方案确定后，立即将公司与部门名称报集团办公室，集团办公室将对于系统中没有规定部门代码的部门分配代码，并通知信息中心落实到ERP系统中；部门名称或基本功能相同的部门在整个系统中的采用同一代码。
第三层公文类型代码
文件类型代码文件类型代码
备忘录01会议纪要02会议记录03工作计划04工作总结05工作联系函（对内）06工作文函（对外）07
第四层序列代码第五层年月代码
发文年月代码序列号代码
2008年8月200808如2008年第1份文件01
目录文件名命名规则：文件代码+文件名
文件代码由上述五层字段共同组成。空缺字段跳过直接引用下个字段
举例一集团办公室发文备忘录，文件主题（关于组织集团总部员工春游活动的通知）
代码组成
单位代码部门代码公文类型代码序列号年月代码文件主题000010110200808关于组织集团总
部员工春游活动
的通知
文件代码目录文件名000/01/01/10/200808
000/01/01/10/200808关于组织集团总部员工春游活动的通知
3、红头文件编码规则
单位代码+字+【2008】+业务类别代码+序列号，举例：远字【2008】1001号，代表XX集团2008年发布的人事任免/组织架构类01号红头文件。具体代码如下：
第一层单位代码
单位名称代码单位名称代码
第二层年份代码
如2008年发文，代码为【2008】
第三层业务类型
业务类型代码业务类型代码
人事任免组织架构类10重大活动类20
行政类制度30人事类制度31
财务类制度32投资类制度33
其他类制度35其他（考核等）类50
第四层序列号
如本单位本年度发的第9个红头文件则代码（用两位阿拉伯数字表示）为：09，
目录文件名命名规则：文件代码+文件名
文件代码由上述五层字段共同组成。空缺字段跳过直接引用下个字段
举例一集团公司发文，文件主题（关于×××任命的通知）
代码组成
单位代码发文年份业务类型序列号文件主题
远字20081001关于×××任命的通知
文件代码
目录文件名
3、今后所有集团新成员单位和新成立的部门均由集团办公室统一确定其单位和部门代码。要求单位行政管理部门在部门或单位名称方案确定后1个工作日内提交集团办公室在1个工作日内分配单位或部门代码，集团信息中心在1个工作日内完成代码录入。
第九条附则
本办法由XX集团办公室起草并负责解释，本办法由XX集团有限公司制定并发布，自发布之日起实施。
XX集团有限公司文件附件1
*字【】号
★
关于等人任免的通知
（三号宋体，加黑）
主送单位：
（正文用宋体，四号字体）
XX集团有限公司
年月日
主题词：
抄报：抄送：
拟稿：审稿：签发：
XX集团有限公司印制共印制份
（ （ （
附件 2
备 忘 录（ 字体：三号黑体）
编码：
(以下字体：小四号宋体，A4 纸张,行距为 23 磅)
致/呈： 单位或部门名称，或分管领导姓名与职位） 上行文用“呈”、下行文或平级行文用“致”）
由：（单位或部门名称）
时：（发出年月日）
事：（文件的标题或主要阐述的主题）
（内容部分行距在不影响美观的前提下可以根据内容长短做小幅度调整以适应
整体页面效果）
（内容）
专此奉达，感谢垂注！（上行文）
/专此奉达，感谢合作！ 下行文）
（签名）
(发出单位或部门+负责人职务)
抄报：（如需送达上级单位或个人，列明单位或人名）
抄送：（需送达的单位或个人）
备忘录使用说明：
1、收文单位：
（1）原则上为公司或部门，只有向公司的总裁班子或总经理班子提出请示报告等事项，方可以呈“分管领导”，例如：呈：XX—集团总裁；
（2）收文单位为公司的，主送单位为公司，具体由公司行政管理部门负责人接收，内部传递督办处理。
2、发文单位：
（1）只能填写单位或部门，原则上不能以个人名义行文；
（2）所有备忘录发出，发出单位或部门负责人必须签名，否则无效。
3、所有文件编号必须连号，以便文件管理，具体编码规则见“第九条公文编码规则与归
档”。
4、备忘录系集团内部运行的一种文种，对外发文不得用备忘录。
5、备忘录应力求简短，CMP系统中有流程的事项不再采用备忘录形式，而采用专用流程。
附件3
会议名称日期时间会议主持人出席人员
缺席
会议记录者会议纪要
编号：
会议地点
签发人
主要内容和决议
附件
督办事项
工作任务责任人计划启动时间计划完成时间
会议纪要报送
抄报
抄送
附件4
会议纪录
编号：会议名称
日期时间会议主持人出席人员
缺席
会议记录人发言人会议地点
签发人主要内容
附件
会议记录报送抄报
抄送
附件5
XX单位/部门XX月工作计划
（表中字体为五号宋体）编号：
月度程序工作（报告、报表）
职能序号名称提交时间主送领导抄送部门及岗位
月度主要工作计划
职能序号工作计划完成标志完成时间责任部门/人备注
说明：根据部门职责确定
1、年度工作计划于本年度12月20日前上报，具体格式另行通知，月度
工作计划在上月28日前上报。
2、完成标志，指单项计划工作完成的可考核或评估的结果。
3、特别注意：部门和公司计划是部门或单位的主要工作计划，不是个人
具体的计划的简单累加。
4、应在序号栏用“*”或用红色将每月重点工作计划注明。3、计划/总
结一律按CMP系统中的计划/总结审核报送流程报送，计划由集团办公室统一集
中整理后送达相关领导审阅，各分（子）公司计划报产业管理公司，由产业管理
公司一并提交集团办公室。
5、产业管理公司提交的工作计划应包括管理公司本部计划和下属分（子）
公司重点工作计划。
6、工作计划的制定，不包括每月例行工作，特殊情况可以列入工作计划
并加以说明，月度固定报告报表须列入计划。
7、各专业职能部门、酒店等可以对根据各自情况对计划的格式做出适度
增补，但格式调整须报集团办公室核准后方可使用。
附件6
XX单位/部门XX月工作总结
编号：
概述X月份工作计划共项，其中完成项，进行中项，未完成项，完成计划外完
成重要工作项。
已完成工作（上月重点工作完成情况需重点说明，上月未完成工作应在总结中说明完成情况和
未完成原因）
序号计划内容责任部门/人完成情况简职能述
进行中工作（若无进行中工作，则此栏可以去掉）
序号计划内容责任部门/人进展情况简职能述
计划外完成重要工作（若无进行中工作，则此栏可以去掉）
序号计划内容责任部门/人进展情况简职能述
未完成工作（若无进行中工作，则此栏可以去掉）
职能序号计划内容责任部门/人原因说明
说明：1、每月29日随同下月计划提交，涉及财务数据的相关内容，可以在下月
8日前提交）。
2、XX集团公司各部、产业管理公司一律通过CMP流程报集团办公室，
各分（子）公司总结由产业管理公司统一报集团办公室，由集团办公室统一集中
整理后报送相关领导，各分（子）公司总结报产业管理公司，由管理公司一并提
报集团办公室。
3、对重点工作计划完成情况进行简要分析，以便对计划的完成情况及产
生效益进行评估分析。对未完成重点工作，应说明未完成原因和跟进措施并在下
月总结中说明完成情况。
4、各专业职能部门、产业管理公司和分（子）公司可以对根据各自情况
对总结的格式或内容做出增补，但格式调整须报集团办公室核准后方可使用。
附件7
工作联系函
编号:
发函部门
收件部门:工作协助内容：
发函日期
期望工作完成时间
附件
发函人签字
发函部门负责人签字
收函部门负责人签字
收函部门执行人签字收函部门处理意见
抄送
备注：部门之间的一般事项，如口头沟通不能满足需要，可行通过工作联系函行文接洽；
涉及资源调动等重要事项需要其他部门协助的，可以向上级行文请示，抄送协助执行单位，上级领导批准后执行。
附件9外来公文流转单
来文单位拟
办来文时间
意来文编号见
批示
意见
阅批人阅批意见
公文管理规定 为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。 一、党政机关公文种类 根据“条例”规定，公文种类分15种： 1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12、批复。适用于答复下级机关请示事项。 13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 二、行文规则 行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则： 1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。 2、行文权限： （1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。 （2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。 （3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。 （4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。
第一章总则 第一条为使某省某投资集团有限公司（以下简称“集团公司”）的公文处理工作制度化、规范化、科学化，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和公文质量，按照**省人民政府国有资产监督管理委员会《关于省属企业公文处理有关问题的通知》的有关要求，结合集团公司实际，制定本办法。 第二条集团公司的公文（包括传真、电报），是集团公司在公务来往中形成的具有约束力、体式规范的文书，是维持集团公司正常运转不可缺少的重要工具。 第三条综合事务部负责集团公司公文处理和指导所属各企业公文处理工作，负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 第四条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保国家秘密和集团公司商业秘密的安全。 第二章公文种类 第五条集团公司的公文种类主要包括： （一）决议，适用于集团公司董事会按公司章程决定重大事项，部署集团公司全局工作；（二）决定，适用于对重要事情或重要行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属企业不适当的决定事项； （三）通告，适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项； （四）通知，适用于批转所属企业的公文，转发上级机关或不相隶属部门的公文，传达要求所属企业办理和有关单位周知或者要共同执行的事项，任免和聘用人员； （五）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况； （六）报告，适用于向上级机关或其他行业管理部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问； （七）请示，适用于向上级机关请求指示、批准； （八）批复，适用于批准所属企业请示的重要事项（不同意用“复函”）； （九）意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。可用于上行文、下行文和平行文；（十）函，适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的部门请求批准。答复所属企业一般审批事项的请示可以用“复函”； （十一）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。 第六条集团公司向上级机关行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可以用“意见”。 第三章公文格式 第七条集团公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 （一）涉及国家秘密和集团公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；涉及商业秘密的文件可标明“秘密”； （二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”； （三）发文单位标识应由发文单位全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部；（四）发文字号应包括企业代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号；（五）上报的请示，必须在首页注明签发人姓名，最后写上联系人及联系电话；
北科建集团督办工作管理办法 第一章总则 第一条为推动集团综合计划的贯彻落实，加强对集团股东会、董事会、监事会决议，总经理办公会和重要专题会决定以及领导交办重点事项和工作任务的执行和信息沟通力度，进一步提高工作效率，制订本办法。 第二条本办法适用于集团总部、直属项目部及各公司。 第二章管理组织机构 第三条集团督办工作办公室是全集团督办工作的领导机构，负责对全集团年度综合计划的执行，各项重点事项和工作任务落实，对集团股东会、董事会和监事会决议、总经理办公会和重要专题会决定、领导交办的重点事项和任务的推进，集团经营管理工作效率和员工的工作作风等督察督办工作实施统一领导、监督、检查。 集团督办工作办公室人员组成：行政总监任主任，成员有xxx。 集团督办工作办公室下设下设两个工作小组。 一组成员有xxx。该组主要负责年度综合计划、工程项目组织、年度重点事项和工作任务的效能检查和督办工作。 二组成员有xxx。该组主要负责集团股东会、董事会和监事会决议、总经理办公会和重要专题会决定、领导交办的重点事项和任务的
督促落实和检查，对集团的工作效率和员工的工作作风进行监督。 第四条集团直属项目部及各公司为集团督办工作的基层组织实施单位，要建立、健全相应的督办工作管理体系和组织机构。 第三章管理职能和任务 第五条集团督办工作办公室的主要职能和任务： （一）对集团各部门、各公司执行集团年度综合计划的综合效能进行评估，对集团综合计划确定的各项重点事项和工作任务落实情况进行检查，了解各单位落实年度综合计划中存在的困难，分析存在的问题，提出改进措施和意见。 （二）对集团股东会、董事会和监事会决议、总经理办公会和重要专题会决定、领导交办的重点事项和任务进行督办，协调和督促相关部门和人员加快解决落实，落实的进展情况和存在困难及时向集团领导汇报。 （三）对集团经营管理工作效率和员工的工作作风进行监督。 第六条集团督办工作组是集团督办工作办公室下设的日常执行机构，对督办工作办公室负责并报告工作，其职能和任务是：（一）一组负责年度综合计划、工程项目组织、年度重点事项和工作任务的效能检查和督办工作。 （二）二组负责集团股东会、董事会和监事会决议、总经理办公会和重要专题会决定、领导交办的重点事项和任务的督促落实和检查，对集团的工作效率和员工的工作作风进行监督。
**公司公文管理规范 一、目的 为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。 二、适用范围 本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。 三、定义 公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括：1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会议 通知、会议纪要等等。 2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。 3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。 4.各子公司正式签发的红头文件。 四、职责 1.签发权 1.1公司整体红头文件由总经理签发。 1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签发。 1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经理签发。 2.发文权：总经办/子公司综合办公室。 五、管理制度 1.公文的常用种类 1.1请示
请上级部门请求指示和批准，用“请示”。 1.2报告 向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。 1.3意见 用于对重要问题提出见解和处理办法, 用“意见”。 1.4通知 批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。 1.5通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。 1.6规定/办法/制度 对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“规定”、“办法” 或“制度”。 1.7决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 1.8会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。 2.公文的格式
CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1 管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。 办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后，主管领导签发。
办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊
原版已签字 ...........有限公司 公文管理办法 司规字第02号 第一章总则 第一条为做好公司公文处理工作，明确公文的种类、格式、行文规则等，提高公文质量和工作效率，使公文处理规范化、制度化、科学化，特制定 本办法。 第二条本办法所称公文是指公司经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治企和进行经营、管理活动的重要工具。 第三条本办法中的公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公司综合经营管理科负责各类公文起草的组织、各项制度并指导和监督执行；督促、检查公文运转和办理情况，统一管理公文收发、审核、 用印、归档和销毁等工作。 第五条公司文员、内勤应不断提高公文专业知识、技能，专（兼）职负责公文处理工作。处理公文人员应当忠于职守，遵守职业道德，保守公司商 业秘密。 第六条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，必须做到准确、及时、安全，公文处理必须严格执行有关保密规定。 第二章公文种类 第七条公文主要包括命令、决定、决议、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 一）命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性 行政措施；嘉奖有关单位及人员。
二）决定 适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关科室及人员，变更或撤销公司的决定事项。 三）决议 适用于经过会议讨论、研究、表决通过后制定和形成的意见及要求贯彻执行的事项。 四）通知 适用于转发上级有关部门的公文；传达要求公司有关科室、公司周知或者执行的事项；发布规章；任免人员等。 五）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 六）议案 适用于向股东代表大会及董事会提请审议事项。 七）报告 适用于各科室或公司汇报工作，反映情况，答复股东代表大会、董事会、监事会的询问。 八）请示 适用于向上级部门请求指示、给予答复、审核与批准，主要包括：申请开办新业务、新产品，对规章制度有疑问或执行中存在问题，以及人事需求、机构管理、固定资产购置等经营管理方面的事项。九）批复 适用于答复所属公司、部门的请示事项，“批复”与“请示”是互相对应的文体。 十）意见
关于印发《神木汇森凉水井矿业有限责任公司公文管理办法》的通知 公司各部门、所属各单位： 现将《神木汇森凉水井矿业有限责任公司公文管理办法》印发给你们，请遵照执行。 特此通知。 二〇一二年二月二十七日
神木汇森凉水井矿业有限责任公司 公文管理办法 第一章总则 第一条为使神木汇森凉水井矿业有限责任公司（以称公司）公文处理工作规范化、制度化，结合公司实际，制定本办法。 第二条公文处理应当坚持实事求是,精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第三条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，严格执行企业保密规定，确保国家及企业秘密的安全。 第四条各相关人员应当重视公文处理工作，遵守
本办法。每一个部门（单位）的管理人员都应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。 第五条公司综合办公室是公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作。 第二章公司公文基本情况 第六条公司的公文种类主要有： （一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 （二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 （四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行
和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 （七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 （八）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。 （九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。 （十）批复。适用于答复下级机关请示事项。 （十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 第七条依照公司实际情况，将公文分为两大类： （一）收文类 1、外部收文：各级政府部门、上级公司、公司股东单位及相关单位发布的对公司具有指示性、指导性、规定性的
第一节总则 第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第二条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。 第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。第六条草拟文件应注意以下事项 1. 内容要符合公司制度。 2. 反映情况要客观，实事求是。 3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。 4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。 第九条收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回归档。第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号 1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； 2. 公司总经办文，用总经办字(××年)××号； 3. 财务部发文，用财字(××年)××号； 4. 工程部发文，用工字(××年)××号； 5. 技术部发文，用技字(××年)××号； 6. 营运部发文，用营字(××年)××号； 7. 人事行政部发文，用人行字(××年)××号； 第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。 第二节文件起草收发规定
（公文写作）某公司行政公 文处理办法
（一）令（命令） 适用于****公司宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公告 适用于向国内外宣布重要事项。 （四）通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 （五）通知 适用于发布行政规章，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免人员。 （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（七）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （八）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （九）批复 适用于答复下级机关请示事项。 （十）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下
行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。 （十一）函 适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十二）会议纪要 适用于记载和传达会议情况及议定事项。 第八条****其他常用文种包括： （一）签报 机关内部各部门负责人向分管领导人书面请示工作，用“签报”。 “签报”必须由主办单位负责人亲笔签字，送分管领导人。“签报”不盖章，原件批回。 （二）简报 是反映情况，指导工作或单位间沟通消息时常用的一种简便的文字材料。 （三）工作总结 是对前一段时间内的工作进行综合、归纳、分析，从中找出经验、教训，并使之条理化、系统化，以便指导今后工作的文字材料。 （四）调查报告 是对客观事物进行实地调查研究、综合分析后形成的书面材料，是了解情况、掌握政策的基本工具。 第三章公文格式 第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机
第一章总则 第一条督查督办工作是为推动战略规划、年度计划、重要会检查工作总称，是服务领导决策、强化执行力建设，确保政令畅通，推动工作有效开展的重要手段。 第二条为进一步加强中国----集团公司（以下简称集团公司）总部管控能力，提升管理水平，强化组织协调，完善工作机制，实现科学决策，提高工作质量和效率，根据《中国----集团公司公文处理办法》等管理制度，结合集团公司实际，制订本办法。 第三条本办法适用于集团公司总部及系统各企业。 第二章工作原则 第四条坚持突出重点的原则。紧密围绕集团公司中心任务和重点工作展开，集中力量抓好事关全局的重大决策、重要部署、重要事项的督办落实。 第五条坚持分级负责的原则。集团公司办公厅为归口管理部门，总部各部门及系统各企业应充分履行职责，充分发挥其责任主体作用。 第六条坚持求真务实的原则。讲究工作方法，从实际出发，深入基层，真抓实干。 第三章工作内容 第七条督查督办主要内容： （一）重要事项 1.发展战略规划和年度计划的阶段性目标； 2.年度工作要点； 3.重要会议（包括董事会、党组会、总经理办公会、年度工作会议、年中工作会议、生产经营工作碰头会、月度工作例会及专题会议等）的决议和部署事项；
4.公司领导批转、交办和布置的工作事项； 5.其他需要督查督办的重要事项。 （二）公文运转 一般性公文运转按公文处理相关规定进行催办提醒，以下公文列入重点督查督办范畴： 1.上级单位明确指示需要办理的公文; 2.分子公司报送的紧急请示和有办理时限要求的公文; 3.处理紧急、重大、突发事件的公文; 4.其他需要重点督办的公文。 第四章管理机构及工作职责 第八条集团公司办公厅负责督查督办工作的归口管理；总部各部门负责具体承办督查督办事项，同时需指定一名负责督查督办工作联络人；系统各企业总经理工作部（办公室）要指定专（兼）职人员负责督查督办工作;办公厅督办处负责督查督办日常管理工作。第九条办公厅主要职责： 1.负责建立健全督查督办工作管理办法及相关工作制度； 2.负责督查督办工作的日常管理； 3.组织开展督查督办调研活动； 4.对督查督办工作情况定期总结汇报，加强成果应用和交流； 5.完成公司领导交办的其他督办任务。 第十条部门主要负责人是本部门承办事项的第一责任人，对承办事项负全责，主要职责为： 1.提出督查督办立项建议，明确承办事项完成时限；
XXX有限公司 公文管理办法 第一章总则 第一条为规范公司各项公文，发挥公文对公司业务经营的指导作用，提高公文速度和行文质量，特制定本办法。 第二条本办法适应于公司各部门。 第三条本规定所称公文，指公司及各部门与政府部门、集团公司及关联公司、关系企业之间来往文书，公司下发各部门的公司各类文书，公司及各部门间来往文书（包含呈文）；公文管理指自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。 公司公文按使用功能划分为以下种类： （一）公司文件：指由公司名义送交政府部门、集团公司及关联公司、关系企业和下发各部门的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知、工作总结、领导发言和业务经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等； （二）函：指向政府有关主管部门、股东单位请示、询问和答复问题，关联公司、关系企业之间互相商洽业务、联系工作的文书（包括电报、电子邮件等）； （三）规章制度：指由公司名义下发的各类管理制度、规定、操作指南（职位说明书、作业指导书、作业程序、流程表单）、暂行规定等； （四）呈文：指各部门对总经理或董事长的请示、报告、询问问题等的文书； （五）会议纪要：指由公司名义下发的各类会议纪要（总经理办公会、月科研生产调度例会、业务专题协调会）及每周动态（含周工作计划）等； （六）部门文件：指由各部门名义送、发的行使其部门职能的通知、通报、工作总结和部门业务经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。 第二章职责 第四条公司有关人员和部门职责 （一）总经理或董事长：负责公司文件的审批和签发，负责规章制度的审批和呈文的批复； （二）各部门部长：负责提请公司名义发放的各类公文及呈文的审核，负责部门文件的审批和签发，负责相关公司文件、规章制度的会签； （三）综合管理部部长：负责公司公文管理的制定和检查，负责公司公文的校对，负
XXX公司 公文管理制度 第一章总则 第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。 第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。 第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。 第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。 第二章公文种类 第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。 （一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、
奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。 （二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。 （四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。 （五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。 （六）批复。适用于答复下级单位请示事项。 （七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。 （八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。 第六条公文按照行文方向分为: 上行文:指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报告。
XX投资有限公司 督办工作管理办法 第一章总则 第一条为提高XX投资有限公司（以下统称XX公司） 办事效率，实现督办工作规范化、程序化，特制定本办法。 第二条督办工作是指XX公司办公室（以下统称办公室）对工作任务承办单位（部门）的各类工作执行、办理情况，进行专项监督、检查、催办的工作。 第三条督办工作内容： （一）上级单位重大决策、重要会议决议、决定和重要工作部署需集团公司贯彻落实以及对XX公司有关问题做出的重要指示、批示和交办事项。 （二）XX公司年度工作报告以及董事会、总经办、领导 班子会、专题工作会议决定的重大事项、重要工作部署和议决事项。 （三）XX公司领导重要批示、指示以及交办事项落。 （四）下属单位向XX公司上报的重要请示，涉及XX全 局工作开展需跟踪落实的。 （五）XX公司内外单位及个人通过公函、新闻媒体、电报、电话、来信来访与本单位联系、反应、揭发、批评、商议事项需答复的。 （六）需要督办的其他事项。 - 1 -
第二章督办工作职责 第四条分管办公室工作的XX公司领导负责XX公司督办工作的管理和领导，对需办理的重要事项做出批示。 第五条办公室是督办工作的职能部门，负责督办工作。 （一）负责督办事项的督促检查和组织协调，参与重大批办件的督办。 （二）负责对督办事项的信息反馈，及时向领导提供有参考价值的建议。 （三）XX公司决策及会议确定的需要督办的事项，由办公室分解立项，明确主管领导、牵头单位（部门）、协办单位（部门）、责任人和完成时限。因特殊情况不能办结的要向主管领导说明原因，并提出补救措施。 （四）负责督办事项的总结和对下属单位的督办业务指导。 第六条办公室督办人员负责督办工作的具体实施： 1.监督检查承办单位（部门）承办事项办理结果。 2.对已到时限或将到时限尚未办结的事项进行督办。 3.定期向公司领导汇报督办情况，重要工作及时汇报。 4.督办工作的记录归档。 第七条各单位（部门）负责人负责督办本单位（部门）承办的重要事项。 第八条督办事项涉及两个以上单位（部门）的，由牵头单位（部门）组织协调处理并提交处理结果；督办事项的牵头单位（部门）负责将办结的材料整理立卷，需要归档的交由办公室归档。 第九条未经XX公司领导授权，办公室及督办人员不得- 2 -
公司公文管理规定 第一条目的 为了使公司公文处理工作规化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。 第二条定义 是指公司部以及和其它组织之间为处理组织外事务而形成各种来往和记录的文本。 第三条使用公文的种类 公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。 第四条公文格式 从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。 1、红头文件 适用围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。 2、部通告 适用围：主要用于部日常事务性工作或部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要 适用围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要容与决议的文本。 4、工作报告 适用围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作报、工作月报、年度工作报告3种。 第五条处理公文的表格 公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。 第六条公文密级 公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。 第七条公文处理时限 除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。
公司文件管理办法内部编号：（YUUT-TBBY-MMUT-URRUY-UOOY-DBUYI-0128）
CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核
各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。 办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后，主管领导签发。 办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4外来文件 外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿
公文处理管理办法 第一章总则 第一条为进一步做好公司公文处理工作，促进公文处理工作规范化、制度化，根据《安徽省行政机关公文处理实施细则》，结合我公司实际，制定本办法。 第二条公文处理工作坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行公司有关保密的规定。 第三条公司总经办是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。 第四条本制度由总则、公文种类、公文格式、发文流程、办文质量、收文办理、公文归档、附则八章组成。 第二章公文种类 第五条公司常用公文种类及内容 一、通知/通报：传达上级有关部门指示，发布要求下级单位办理或知道的事项，转发上级单位、同级单位或不相隶属单位的文件；聘用干部等用“通知”；表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况等用“通报”。 二、请示/批复：向上级部门、领导请求指示，需要得到上级有关部门对某一具体问题作出批示的用“请示”。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，如需同
时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。“批复”适用于答复下级的请示事项。 三、报告：向上级有关部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复询问，用“报告”。“报告”中不得夹带请示、建议事项。 四、函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。答复公函所提问题用“复函”。 五、会议纪要/简报：记载和传达会议的主要精神、情况和议定事项，用“会议纪要”；反映沟通财务、业务、政务情况，用“简报”。 六、决定：适用于对重要事项或者重大活动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门的决定事项。 七、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 第三章公文格式 第六条公文的构成要素 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 第七条公文的排版形式 排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。
公司督查督办工作管理办法 第一章总则 第一条督查督办工作是为推动战略规划、年度计划、重要会议决议、领导重要指示及重大决策部署的贯彻落实而开展的督促检查工作总称，是服务领导决策、强化执行力建设，确保政令畅通，推动工作有效开展的重要手段。 第二条为进一步加强公司本部管控能力，提升管理水平，强化组织协调，完善工作机制，实现科学决策，提高工作质量和效率，根据《公司公文处理办法》等管理制度，结合公司实际，制订本办法。 第三条本办法适用于公司本部及系统各企业。 第二章工作原则 第四条坚持突出重点的原则。紧密围绕公司中心任务和重点工作展开，集中力量抓好事关全局的重大决策、重要部署、重要事项的督办落实。 第五条坚持分级负责的原则。公司总经理工作部为归口管理部门，本部各部门及系统各企业应充分履行职责，充分发挥其责任主体作用。
第六条坚持求真务实的原则。讲究工作方法，从实际出发，深入基层，真抓实干。 第三章工作内容 第七条督查督办主要内容： （一）重要事项 1.发展战略规划和年度计划的阶段性目标； 2.年度工作要点； 3.重要会议（包括党组会、总经理办公会、年度工作会议、年中工作会议、生产经营工作碰头会、月度工作例会及专题会议等）的决议和部署事项； 4.公司领导批转、交办和布置的工作事项； 5.其他需要督查督办的重要事项。 （二）公文运转 一般性公文运转按公文处理相关规定进行催办提醒，以下公文列入重点督查督办范畴： 1.上级单位明确指示需要办理的公文; 2.系统各企业报送的紧急请示和有办理时限要求的公文; 3.处理紧急、重大、突发事件的公文; 4.其他需要重点督办的公文。 第四章管理机构及工作职责
收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序： （1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 （2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 （4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。 （5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。 （6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 （7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序： （1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
河北庚安矿业有限公司 公文管理办法 第一章收文办理 第一条凡公司各部室、所属煤矿呈送公司或需公司领导阅知、批示的请示、报告、情况反映、工作动态等综合类公文，统一报送综合办公室，由综合办公室统一进行登记，填写“来文登记处理卡片”，由综合办公室主任根据公文内容提出分办意见，报公司领导阅示。 各部室要求所属煤矿直接报送、不需公司领导批示的具体工作方面的公文，直接报各部室阅处。 第二条各上级部门或同级部门及省安监局、煤监局、国土厅等有关部门来文，一律由综合办公室填写“来文登记处理卡片”，由办公室主任提出拟办意见，按程序报公司领导批示或转有关部室阅处。 第三条公司领导、各部室参加各种会议或通过邮寄、直接派人取回的各级各类公文，统一交综合办公室，不得私自保存或流转，由综合办公室填写“来文登记处理卡片”进行处理。 第四条经董事长或总经理批示需公司其他领导或相关单位传阅的公文，由综合办公室分送有关领导或相关单位传阅。传阅人阅后退回综合办公室继续传阅，不得直接转下一传阅人。 第五条“来文登记处理卡片”由综合办公室保管使用，其他各部室一般不得直接加笺向公司领导呈报。 第六条综合办公室负责按董事长、总经理批示意见将文件转发至相关部室，相关部室接办文件后，由负责人在文件处理单中“处理
结果”栏内签字，并注明时间。若部室主要负责人外出，由接办文件的部室工作人员签字，部室工作人员应及时请示分管副总经理并按分管副总经理意见办理；需向省委、省政府、省国资委、省国控公司、省国控矿业公司等上级或有关单位反馈办理结果，以及向所属煤矿回复批复意见的，由有关承办单位另行拟定“情况报告”（见附件）报领导批示。 领导批示文件没有特殊要求时，由相关部室单独处理时，办结时限为三日内。 第七条办结后的批示文件由综合办公室及时归档备查，对需要办理的重要文件，由综合办公室负责督办。 第二章发文办理 第八条起草文件。各部室凡以公司名义发文，必须认真填写公司统一印制的发文稿纸。文稿拟好后，首先由拟稿人签字，经本部室负责人审核签字、综合办公室审核后，报分管副总经理、总经理、董事长逐级签发。 文稿审核会签后，综合办公室负责留存领导签发发文稿纸原件并依此正式行文、用印。 第九条发文字号。发文字号是指制发公文的顺序号，目的是便于存档和备查。 凡以公司名义制发和转发的文件，按照业务范围分别由有关部室拟稿，由综合办公室统一印制、发放、存档，盖公司公章。发文文号由综合办公室统一排列，具体划分为：
集团公文管理规定文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）
某集团公司公文管理办 法 一. 目的 为使**集团收发文标准化、系统化、效率化，促使集团对内、对外公文收发业务推行顺畅，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 二. 范围及主责 ● 红头文件由行政部统一起草、下发，并负责文件内容的执行； ● 集团各部门需下发的一般性文件由各部门自行起草，经部门经理审批后下发。 ● 本管理办法的制定和实施由行政中心负责和监督，并对此办法作出最终解 释 和修订，各公司行政部负责各公司的公文管理工作。 ● **集团所属各部门及项目公司均适用本办法，参照本办法执行。 三. 公文的分类 通知—相关规定、管理办法以及需有关部门共同执行或周 （公司/职能部门的决定性通知、相关管理办 决议— 经会议讨论通过的重要决策事项 （重要组织架构调整、节点调整等） 请示—用于向上级部门请示指示、批准 （对外以公司名义给政府或部门的待审文件） 通报—用于表彰、批评错误、交流、传达思想 （嘉奖、处分等） 规定—用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的 （各部门、体系制度汇编或管理办法等） — 用于记载会议主要精神和决定事项 （年度、季度大会、重要问题研讨会上有关战略 调整、目标调整、架构调整、重大时间节点调整等有结论性摘要） 一般性文件——其它应公知或发文的内容 四.
五. 公文的格式 公文由标头、紧急程度、发文字号、主送单位/部门、正文、附件、发文单位署名、 印章、印发传达范围、主题词、抄送部门组成。 标头由发文部门全称或规范简称加“文件”组成，用套红大字居中印在公文首页。 紧急程度对公文的送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“紧急”、“加 急” 发文字号“** [××] ×××号” 主送部门主送部门名称应当用全称或统称，位于正文上方，顶格。 正文 附件应当置于主件后，与主件装订在一起，并在正文之后注明附件的名称。成文日期一般署会议通过或领导人签发日期；二00五年。决议、决定、条例、规定等不需标明主送部门，成文日期加括号标注于标题下方居中的位子。主题词位于抄送部门上方。 各发文需由专人起草、送批、修改、定稿。发文人由部门经理或上一级主管/公司任命，不得随意更换。如遇人员变动需通知集团行政中心。 各发文标题均以二号黑体字，正文以四号宋体字书写，同类型/主题发文以（-1，-2）划分，补充文件说明的，应在文件名上标注。 红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命等，其他文件一般用公司信件的固定格式（如通知等）。非紧急重要文件，不得随意以红头文件发布。 各红头文件格式、行文见附表。 六. 公文的行文规则 行文应确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发。