如何做好学院办公室工作

《如何做好学院办公室工作》提纲

一、学院办公室的定位与特点

学院办公室工作，是学院管理体系中的重要组成部分，是辅助院领导处理党政工作和办理教学、科研、学科建设等各项事务，为院领导服务、为各单位服务、为师生服务的一项不可缺少的重要工作。

学院办公室是学院的中枢，处于教学、科研、行政管理的第一线，直接与师生打交道，事务性工作极为复杂。上面条条线，下面一根针，学校里一二十个职能部门与学院办公室都要发生工作关系。学院办公室运转的情况如何，不仅对本学院的工作产生直接的影响，而且对全校性工作也关系重大。

与过去相比，学院办公室出现两大变化：从单一到综合：从封闭到开放：从一服务”到三服务”

定位：参谋部与事务部――参与政务，管理事务（参谋、管家）

桥梁与中枢一一上传下达，协调左右

门面与窗口一一联络四方，迎来送往领导的形象、学院的形象）主要特点:1综合性强，头绪特别多：多功能办事、多向性联系、多层次服务;

上下左右，里里外外都要管，都要处理

2、工作政策性强：处理每件事情，必须有政策依据，不能粗心大

意，说话办事、回答问题、报送信息、处理文书，决不能各行其是。

3、要求高，时间性强：讲求工作效率，来不得半点拖拉。

4、联系广，协调任务重：通寸牵头协调，使全院从不协同到协同，变无

序为有序。

5、日常管理与被动突击并重：突击性的工作一般发生在举行重大庆祝活

动、召开大型会议、接待上级领导和人数较多的团体来访、专题调

研、资料准备、处理突发事件等的时候。集中精力，打破常规，处事

不惊。

6、广收信息与机要保密并重：

二、学院办公室的职责权限问题学院办公室及其人员的基本职责是辅助决策、处

理事务、协调关系，并据此赋予一定的权限处理职责范围内的一切事务，其核心是为学院领导工作服务，为教学、科研、学科建设服务，为全院师生员工服务。这就是职责权限问题。

根据本人的理解，学院办公室的主要职责可以概括如下18 个方面：

1、深入实际，调查研究，掌握本院教学、科研、教师学生思想动态和党政管理方面的热点、焦点问题和详细情况，为院领导决策提供咨询，当好参谋助手。

2、及时向学院领导传送学校和有关部门的各类公文、函件和通知。受领导委托起草有关计划、总结、信函、规章制度等，编制每月工作重点及每周活动安排等。

3、根据院领导意见，组织安排院领导班子工作会议，主办学院大型活动和大型会议。负责党政专题会议的安排和通知工作。做好院部会议的记录、存档等工作。

4、协调本院各科室、各支部的工作，督促、检查、落实学校及学院布置的有关工作决议和决定。

5、负责协调、处理本院的突发事件、信访工作，配合分管领导负责本院的综合治理以及防火、防盗、卫生、安全督查工作。

6、负责审核以学院名义签发的各种请示、报告、信函等文件材料。

7、安排接待上级和兄弟单位来校、来院参观访问、合作交流的团组织和个人。

8、收集本单位有关动态信息，及时向学校主管业务部门反映情况。负责向校、院网络提供全院的工作动态和信息。

9、负责记载学院工作日记，做好学院大事的记载工作，做好有关统计和报表工作。

10、负责做好组织、统战、宣传、纪检等各项具体工作。

11、负责学院教职工的人事管理、劳动工资、职称评聘、人才引进等工作。

12、负责全院本科生、研究生的日常教学管理工作。

13、负责全院科研项目的申报及管理工作，协助学科点做好相关工作。

14、负责日常办公用品的购买、管理及报销事宜。

15、做好印章的管理和使用工作。

16、做好院图书资料室的管理与建设工作，做好文件资料的立卷归档工作

17、做好办公室自身建设，不断提高办公室人员的工作能力、政策水平和个人素

质。

18、完成院领导交办的其它工作

三、学院办公室的规范体系办公室工作规范，从体系上说，应由两个层次的规范构成，一是外部规范，即源自各级机关和部门制定的秘书工作准则与规定，这是高层此的秘书工作规范；二是内部规范，即学院内部依照上级机关和学校的有关规定而制定的，用以约束办公室工作及人员的规范。这是秘书工作的规范在学院办公室工作中的具体体现。

管理规则

规定院办公室各类人员秘书事务的处理方式、要求及标准，这就是办公室工作的管理规则。

办公室工作管理规则的范围比较宽, 可以包括文件管理、档案管理、会议管理、办公设备、用品管理、办公环境管理以及信访、用印、保密等工作制度。择要介绍如下：

1、印章管理制度

具体规定学院印章、各类专用章、书记院长手章及各部门、单位印章的管理制度, 包括刻制、使用、保管和缴销。印章刻制应规定各单位须持书面请示并附新机构成立文件, 经批准统一绘制图样、出具证明并到有关单位办理刻制手续。印章使用应规定具体程序及手续, 包括使用正式章应有院长或院长授权有关负责人签字, 有些重要文件如合同、协议及关系到财、物等重大事项用印必须有学校法人代表或校长签字才能使用。必须规定学院印章一般不单独对外使用, 应规定学院印章必须由专人保管, 并规定新启用印章应留印模和机构更名、撤销应销毁印章的制度。

2、保密工作制度

具体规定高校秘书工作中的保密细则, 包括确定保密范围、保密重点单位、保密机构职责、保密工作奖惩等。着重规定秘密文件, 重要会议内容及记录, 文书、人事、保卫、学生档案, 党政各部门印章、信证及重要来信来访内容的保密规则, 并具体规定保密技术和方法, 确定学校密级等制度。

工作程序

规定处理秘书事务过程中必须遵循的一系列连贯性的工作步骤, 对处理先后次序、必须经过的几道手续都加以明确, 可以使学院办公室工作迈上规范化、秩序化的轨道，提高办公室工作的准确度和科学性。办公室工作中许多是程序化比较强的，可以通过制定程序规范来加以管理。比如:

1、会议安排程序

规定由办公室协助组织安排会议的具体程序, 其流程包括会名、会期、会址的确定; 会场的布置, 附属设施的管理; 参会人员的确定、通知; 会议文件、材料的准备; 会议议程的协调控制; 会议记录及会议纪要的整理制发; 会议议决事项的传达、催办、督办。对每一个程序的具体要求、时限都作出规定。

2、收文处理程序

可以对校内、校外来文分别制定程序规范。来文处理程序可以包括: 分类登记, 加盖收文章, 分类编号登记; 填单分办, 填写“文书处理单”,分出阅件和办件, 阅件