档案如何编码
档案实体分类编号办法
1总则
1.1为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法
1.2档案分类原则是以公司全部档案为对象根据管理职能结合档案内容和形成特点保持档案之间的有机联系•便于科学管理和开发利用
2档案类别的设置
2.1档案的类别共设置十个大类即:
党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类
2.2根据职能活动和档案形成的特点每个大类下设置若干个二级类目(属类)不设置三级类目(详见附表)
2.3录音、录像、照片、计算机软盘(磁盘)和其它非纸质载体形式的档案其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系不单独设置类目视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号
2.4各部门根据分类办法组织整理案卷以利于分类标识和管理
3分类标识方法
3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目(大类)；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目(属类)
3.2档案实体排架和编号要反映十个基本大类从实际出发做到科学合理经济实用保证利用档案的系统性、有效性
3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架按大类一年度一属类进行排列不区分保管期限特征(•但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列)案卷顺序号按大类流水编号流水号编制到“999”时重新从“1”另行编号并用案卷目录号加以区别
档案编号(档号)由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成(全宗号是档案馆给企业的编号故企业暂不标识)
档案编号(档号)标识举例示意:
A1.A
12.010
┃┃┃┃
┃┃┃┃
┃┃┃┗━━━━案卷顺序号
┃┃┃
┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目(属类代号)
┃┗━━━━━━━━━分类一级类目(大类代号)
┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）
3.2.2产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架
a)根据公司产品特点产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号对于项目少的产品可以将多种属类混合流水编号用分类号加以区别流水编号办法同前
b)设备仪器类按设备类、仪器类分别排架各按技术性文件和管理性文件分别流水编号不同属类用分类号区别流水号编制办法同前类
c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目(型号)代号、案卷顺序号构成
举例示意:
E1.E
21.C
2000.001
┃┃┃┃┃
┃┃┃┃┗━━━━━案卷顺序号
┃┃┃┗━━━━━━━产品型号(项目代号)
┃┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目(属类)
┃┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目(大类)
┗━━━━━━━━━━━━━━目录号（产品档案第一本目录）
3.2.3科学技术研究类按大类分科研课题排列案卷顺序号按大类流水编号办法同前四大类编制办法
档号(档案编号)由目录号分类号课题代号案卷顺序号构成
3.2.4会计档案的排架编号按大类一属类一年度进行排列案卷顺序号按属类流水编号流水编制到“999”时重新从“1”另行编号用目录号加以区别
档号(档案编号)由目录号、分类号、案卷顺序号构成
3.2.5干部职工档案类按《干部档案工作条例》的有关规定分干部、工人顺序编号
3.2.6特殊载体档案按载体类别分别编号即：
按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号用特殊载体（TZ）?类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）]?顺序号标识
