供应商货款结算流程.pptx
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麦佳集团商超财务管理系统
供应商结算程序
1、供应商结算程序及相关人员职责:
区域主管签字(严把退换货、库存情况,责权占20%)——采购主管签字(审核退换货、库存情况、促销品的督促、责权占20%)——财务核票,加盖“已核”章(审核票据的真伪性及规范性、准确性,若有误,承担全额损失)——超市经理(值班经理)签字(严把结算方式、合同执行关,责权占30%)——财务审核结算(终审手续是否齐全、合同执行情况,责权占30%)。
2、非自营厂家结算程序及相关人员职责:
厂家持现金单据——非自营经理(值班经理)签字(审视合同执行情况,责权占50%)——财务审核结算(严格按照合同规定执行,责权占50%)。
3、联营户当地结算程序及相关人员职责:
区域主管签字的(严把退换货、库存情况、责权占20%)——采购主管签字(审核退换货、库存情况,责权占20%)——财务核票,加盖“已核”章(审核票据的真伪及规范性、准确性)——超市经理(值班经理)签字(严把结算方式、合同执行关,责权占30%)——财务结算(终审手续是否齐全,合同执行情况,责权占30%)。
4、自采:
财务核票——采购经理签字——副总经理签字——总经理签字——财务总监签字——财务结算。
5、处罚条例:
对于没有严格按照合同执行或其他种种原因,出现多结帐,费用没扣回,商品能退没及时退,商品过期等不良现象给公司造成损失的,对责任人依上述比例,承担相应赔偿及处罚:
(1)承担公司损失的所有亏损金额。
(2)对责任人进行亏损金额的50%作为处罚。
(3)情节严重者予以降级使用,开除直至追究法律责任。
制定/日期:核定/日期:。
门店1.、12月24号,供应商向门店提供货物,并向门店提供手工的订货单,由门店相关人员按照订货单对货物进行一一清点,清点完毕,如无错误,由供应商和清点人元在订货单上签名。
2、1月1号,供应商来门店结上个月的货款时需要和门店出纳对账,在货款计算无误的情况下,由出纳生成对账单(对账单的详细生成流程见备注1),一式两份,门店一份,供应商一份。
注:出纳需提醒供应商准备好农村信用社的卡并让其开通手机短信通知以方便货款打过后能及时得到通知。
3、在对账单生成后提醒供应商5天后带着对账单和发票(如无发票,则必须带上收据,收据上应注明是哪一个供应商,属于哪个课,货款金额是多少并写下农村信用社的卡号、户名以及日期。
收据交给门店出纳后,出纳在检查无误的情况后让其在收据上的金额和签名处按上手印。
4、门店出纳在收集完所有供应商的收据后,为每个收据编上序号,按照序号完成付款通知单的生成(付款通知单的详细生成流程见备注2),并将每一个供应商的对账单、收据、付款通知单和手工订货单按之前的序号订在一起并统计好相同课时的金额,做完上述工作后,在电脑上打印出这些供应商的货款明细(写清序号、厂编、供应商名称、课时、货款金额、农村信用社的卡号和户名,以Excel表为主),然后将这些票据按照序号放进档案袋,并进行封袋,在档案袋上注明货款共计金额、日期并列出每一个课时的金额明细。
5、在合适的时间让司机或者其他相关人员将档案袋带回总部,并由其在档案袋上签字以确保档案袋的安全。
6、总部在收到档案袋后由门店相应会计依据票据进行电脑做账,做过账之后交由总部财务经理审核,审核无误后交由总部出纳对供应商进行结算货款,货款结算完毕后,出纳要在总部的同程系统上按照相应的厂编和对应的金额做到付款:完毕(付款完毕详细流程见备注3)。
注:当天结算,当天要做到付款完毕。
备注1:对账单生成流程:同程管理系统中的结算管理→对账单→对账单生成→输入厂编、机构编码、结算单位→查询→选择相应的金额→生成→对账单查询→选择相应的金额并右击对账单接收→对账单复核,并在确认状态下进行打印。
主题
本流程总负责
发布实施日期
1.目的:
2.适用范围:
3.流程图 :
工作流程图
开始
填写付款清单
采购总监
审核N
Y
会计审核
Y
财务经理
审核N Y
总裁批准
Y
出纳付款
结束
N
N
供应商货款支付流程
供应商货款流程文件编号
版本A1.0拟制
审核批准
责任人相应使用表单流程说明
采购跟单员根据供应商到货情况、开票金额、采购跟单员
供应商付款申请付款条件编制各供应商排款金额,于每月5
表日前编制完成供应商付款申请表。
供应商付款申请根据采购跟单员编制的供应商付款申请表,采购总监
每月 7 日前审核完成其排款金额是否正确
表
材料会计负责审核采购部提交的应付款申请
供应商付款申请表,并逐一与财务账簿核对,列出账面应付材料会计
金额,每月 10 日前编制完成供应商付款申请
表
表。
供应商付款申请根据公司当月资金需求,安排资金支付财务经理
总额,每月 12 日前汇报总裁确认;
表
供应商付款申请根据提交的供应商付款申请表审批付款金总裁额。
表
1、根据总裁签批的付款金额,按排承兑汇
票,转帐付款。
供应商付款申请2、每月 22 日前提交银行开具承兑汇票,于出纳
月底转帐付款及承兑付款 ( 通知采购人员
表
负责通知供应商以收款收据收承兑汇
票),并将已付款信息通知采购部。
4.流程备注:
5.相关附件:。