采购管理制度一、总则采购制度是严格按照公司的标准要求所制定.使其采购过程简化、程序可循，做到有据可查、防范风险、降低成本，便于加强采购工作的管理，提高采购工作的效率。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作.二、采购部工作内容及职责（一）热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累. （二）廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
（三）负责公司工程所需材料的采购工作。
（四)负责供应商的开发、管理及维护工作。
（五)坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
（六）大项材料必须做招标采购,其他材料询价必须三家供应商以上参及。
(七）积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
（八）及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款. （九)做到每周一小结,每月一总结，每年一审核。
（十)建立采购档案:将采购相关资料进行电子文档和书面文档分项管理；每一年的材料供销合同及相关文档统一管理；材料询价单、材料询比价表、材料审批表统一管理。
（十一）完成领导交办的其他工作。
三、工作指导流程采购部作为一个职能部门,在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好坏，直接影响了项目的质量、工期、成本.建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，降低成本最有效的方法。
在项目实施的过程中,采购部需要项目部、行政管理中心、财务管理中心等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。
（一）项目过程中指导流程1、在项目的初始运作阶段,采购部根据项目部的具体要求，配合进行投标的材料报价,以便更好的达到在以后的施工中控制成本的目的，更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。
2、项目正式运作后,采购计划由具体项目经理提供《项目用料清单》（见附表1），经总经理批准后，统一下达到采购部。
收到材料请购单后,采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作.3、采购部接到《项目用料清单》后，根据所需材料的规格、数量、质量要求及项目所在地等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的3 家—5家发出《材料询价单》（见附表2）。
供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字,盖公章后回传,签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。
采购评估委员会根据几家供应商的《材料询比价表》（见附表3)进行评价、定价后确定其中的一家或者几家进行供货。
由采购负责人正确填写《材料审批表》（见附表4)，经审批确定后,采购部及供应商签订《材料供销合同》，同时向项目部通知其准备收货。
4、供应商根据《材料供销合同》安排生产运输，各项具体要求以及我司签订的供销合同为准。
随货携带各种合格证和材质证明书。
5、项目部所需材料到场后,应由采购员负责材料的质量、数量检查,检查中必须将供应商的送货单及我司的《材料供销合同》相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货,然后填写《物料验收记录表》（见附表5）及《材料进场验收单》(见附表6)，相关责任人签字后回传采购部.6、项目完成后，采购部根据及供应商签订的合同条款安排付款。
付款时，采购部填写统一的《材料付款申请表》（见附表7）,同时向财务管理中心递交此批次材料的《材料付款审批表》、《材料供销合同》和《物料验收记录表》.由财务管理中心根据《材料供销合同》安排付款额度。
7、付款：供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务管理中心在收到发票后即向供应商付款。
（二)合同管理指导流程负责及客户签订采购合同,督促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。
1、合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、主要技术参数、运输方式、到货时间、质保期等几个大的方面。
如大型设备尽可能的争取扣留质保金。
2、合同管理则按具体项目划分，直接采购部分按人头细分,重点跟踪供货周期长的产品执行情况（型号、数量、货期、运输等)。
3、采购合同管理：采购部、财务管理中心统一管理.（三）供应商管理工作指导流程通过寻找新货源、拓展供应商范围,加强老供应商管理。
每年对供应商进行一次评定（其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核)，对不合格供应商及时进行调整，并进行《合格供应商名录》备案（见附表8)。
合格、长期供应商要进行年度复核（查看生产能力、供应能力、资质证书（执照年审）、产品证书等），并进行供应商评定备案（见附表9）.（四）采购（比价）工作指导流程熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等,浏览相关网站。
按时按量按质完成采购供应计划指标,积极开拓货源市场，做到货比三家,控制、降低采购成本。
如出现所采产品及采购计划不符，则其损失由具体采购负责人承担。
对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。
采购活动具体实施分以询价、比价、议价三个方面，在比价和议价过程中做好记录及备案，《设备、材料物品比价议价记录表》（见附表10）。
1、询价询价可以通过多种方式，包括网络、电话查询、面对直接供应商、供应商自我推销、展会等多种渠道。
确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供应商,寻找新产品,可采用少量进货的原则不断改进。
2、比价对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的厂家产品进行比价).对单项产品做到至少比价三家，以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。
在比价同时做出价格分析。
3、议价在确定厂家后、进行产品价格商务谈判,尽量降低采购成本,可通过多种方式进行压价(通常可以以公司中标价格低，要求降低采购成本为由;以多家公司比较后相对竞争为由;以拖延时间，给供应商产生我们要更改采购意向为由;也可以及销售推心置腹,为对方能给予支持和帮助等等），具体问题需具体分析。
四、岗位职责(一)采购部经理1、拟定采购部门工作方针及目标。
2、负责主要材料的采购。
3、编制公司年度采购计划。
4、签核《材料供销合同》。
5、建立及改善采购制度.6、撰写部门周报、周议题、月报及年目标计划.7、主持采购人员的教育培训。
8、建立及供应商的良好关系。
9、主持或参及采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。
(二)采购员1、负责次要材料的采购。
2、协助采购部经理及供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。
3、采购进度的追踪。
4、市场调查、定期开展供应商考核。
5、协助采购部经理查访厂商.6、协助内业人员建立供应商采购库.(三)采购内业人员1、《项目用料清单》、《材料询价单》、《材料询比价表》、《材料供销合同》、《物料验收记录表》的登记和保管.2、公司内部采购手续的申办。
3、电脑作业及档案管理。
4、建立供应商采购库并及时更新。
五、内部管理制度（一)采购时效管理制度所有的采购计划根据具体项目情况，确定哪些材料先到位，那些材料订货周期长，力争做到材料不耽误项目实施的前提下，材料及时到位,不挤占、积压公司采购货款。
所有下达的采购计划、在供应商供货期没有变更的情况下、按采购计划规定时间完成任务，做到及时采购、及时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况及材料使用情况。
（二）采购岗位责任制1、在部门经理领导下，采购负责公司所有采购范围内的工作,其中包括设备、设备备件、各种材料等。
2、采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购，包括：采购申请单的审查、询价、比价、正式订单的审查、合同审查、合同签定和跟踪货物等.3、不断开辟建立新的物资供应渠道，寻找物美价廉的物资，提高供应商的服务质量,减少采购费用，节省开支，降低成本，获得充分的物资供应.4、采购合同的起草及审核,其中包括物资、设备、材料、材料加工、维修服务以及其它相关合同的谈判、起草和审定.5、提高工作效率、缩短采购周期、提高经济效益.6、对物资采购工作要及时提出对企业经营管理意见，以及相关采购的战略措施，按实际需要及供应厂商进行商务谈判，遵照技术先进可靠、质量好、价格低，服务优良、交货期有利的原则，对大型设备的采购提出建设性意见.7、在任职期间,严格履行本岗位的职责，廉洁自律。
8、定期向总经理汇报本部门的周、月、年的工作汇报及计划，并提出好的意见和建议。
（三)联动责任1、负责及财务协调做好合同管理、出入库、发票清理和结款等工作。
2、及时及项目部，了解项目进行情况和紧急情况变动。
3、售后服务，由专人负责返修产品明细,其中包括产品、厂家、返修时间及联系方式等.由具体采购负责人及厂家协商、跟踪，保证产品在最短的时间内返还到工程现场.4、做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠物品上缴公司，如发现以上情况，根据情节轻重，扣除1-3个月工资.5、做好各部门及本部门内的工作协调。
6、树立公司形象，不断学习，不断进步,体现自我价值,为公司创造更多效益。
表1项目用料清单编号：申请人: 部门负责人签字：日期：注：此表由项目部填写，相关责任人签字后回传采购部。
非该项目经理下达的采购计划概不采购。
《项目用料清单》中应标明：工程名称、物品名称、数量、规格(型号）、及相关技术参数等.采购部接到采购计划后，将采购计划及项目合同进行核对，如有更改之处,需经项目经理签字才予采购（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等)。
如项目经理出差，可请示总经理代签或发电子文档打印备案。
表2材料询价表3材料询比价表表4材料审批表表5物料验收记录表项目名称：供应商名称：编号：验收人：项目经理:注：此表由项目部填写，相关责任人签字后回传采购部。
表6材料进场验收单编号：年月日收货人：项目经理：注：此表由项目部填写，相关责任人签字后回传采购部.表7材料付款申请表表8合格供应商名录制表人：表9供应商评定记录表。
