办公室文件管理办法
为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法：
一、收文
（一）文件签批
1、收到公文，先由办公室登记后，呈单位主要领导作出批示，批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。
2、对于需要办理的文件，分管领导收到文件后，提出具体办理办法。若分管领导外出，按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理，分管领导回来后补签。
3、对于传阅的文件，传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。
4、对于需要办理和传阅的文件，由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理，随后再进行传阅急办事项的文件，若单位主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。
（二）文件时效
办理文件：一周内退回办公室
传阅文件：两天内退回办公室
（三）电子文件
及时下载并登记分类，按签批、办理、传阅的程序办理。
二、发文
（一）本单位发文
发文程序：拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。
1、拟稿。相关科室。
2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。
3、签发。单位主要领导签发后方可发文。
4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用是否规范。
5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。
6、归档。办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）、电子文本及时归档、妥善保存。
（二）与其他单位联合发文
1、我单位负责拟稿联合行文
加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。
2、其他单位负责拟稿联合行文
3、首先由相关科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。
二〇一二年六月十六日
