备品备件管理办法
1. 目的
为了对备品备件实施从计划、评审、采购、出入库、使用、质量反馈直至报废处
理的全过程管理，达到规范性、准确性、及时性、有效性、经济性，保持合理库存、
减少流动资金占用、保证备品备件质量、降低采购成本，特制定本办法。
2. 范围
本办法适用于本公司，其它售后服务网点参照执行。
3. 管理内容与要求
3.1 备品备件计划的编制、申报及审批
3.1.1 备品备件计划的编制及申报
3.1.1.1 备品备件计划按计划周期的长短分为年度计划、季度计划及月度计划；按
内容可分为综合计划、大修专用备件计划等。
3.1.1.2 各生产部门每年于10 月15 日之前根据本年度实际消耗备品备件的情况，
结合下一年度的大计划，提出下一年度需要的零部件、XX、XX、产品及通用备品备件等申请计划并报公司采购部。
3.1.1.3 各部门于每季度第二个月的15 日之前根据下一季度的定检计划、生产计
划编制下一季度内实际需要的各种备品备件。
3.1.1.4 各部门于每月的15 日之前根据下月的定检计划、日常维护计划及日常消
耗情况编制下月度的备品备件计划。
3.1.1.5 各部门所申报的计划中如果有需要外协加工的机加工件，必须附纸质图纸、电子版图纸各一份，及时报采购部审核。
日之前根据下月所需编制计划后附纸质图纸、电子版图纸各一份报采购部。
3.1.1.7 各部门在编制备件计划时必须认真填写备品备件的名称、型号、规格、重
量、数量、供应商、到货期限等内容，特别是数量应力求准确，防止积压或不足。
3.1.1.8 各部门在编制计划时必须认真核实库存，确保数量的准确，防止积压；另
外，要了解本部门替换下的可修复利用的旧件情况，能修复利用的不再申报计划或减
少申报的数量。
3.1.1.9 各部门在编制计划时要结合检修计划、设备的使用周期以及原来使用的一
些配件材料的使用情况进行认真分析，并尽可能通过多种渠道了解一些制造厂家的资
质情况，综合考虑后进行编制。
3.1.1.10 生产部门由于考虑不周或遇特殊情况需申报追加计划时，程序同上，但每月最多只能追加一次；生产部门遇紧急情况需申报急件计划时，经与采购部、生产副
总经理沟通并经口头许可后，由采购部按紧急方式直接采购，但事后要及时补充申报
计划。
3.1.1.11 每年由采购部统一规划提出备品备件更新实施计划，纳入备品备件计划，
不断采用新技术、新材料、提高耐热耐磨性能，逐渐延长设备使用周期。
3.1.2 备品备件计划的审批
3.1.2.1 生产各部门的备品备件计划由部门负责人审核签字后报采购部。
3.1.2.2 采购部根据各部门申报的计划，对备件的库存、规格型号、数量、技术参
数、推荐厂家资质、所附加工图纸资料等进行详细核对，重新汇总整理后以正式计划
形式报部门负责人审核，经公司分管领导审批后转采购部。
3.2 备品备件计划的评审及采购
3.2.1 采购部收到经审批的备品备件计划并按计划内容完成与各供应商、制造厂家
的询价、资质初审等一系列采购的前期准备工作之后，组织各相关部门人员（每个部
方式等进行综合评审后确定最终供应商。
3.2.2 在对关键、大型备件的供应商进行评审时，如存在分歧或异议要由采购部结
合本公司、国内同类件的使用情况进行详细调研并经再次评审后确定。
3.2.3 评审完成后由采购部与供应商签订正式合同后执行采购。
3.2.4 采购部每半年要组织使用部门、职能部门对供应商进行综合评价，选出优秀
的供应商，淘汰不合格的供应商。
3.2.5 大修理所需备品备件必须在大修理施工前15～20 天供应完毕，避免影响检修。
3.3 备品备件的验收入库及保管
3.3.1 对备品备件的数量、品种、规格进行验收，一般采取与供货单位一致的计量
方法验收，在通常情况下进行全部检验（特殊情况下可以抽检），根据不同情况采取过磅、测量、检尺、换算等方法，严格查明到货备品备件在数量、品种、规格上是否与
计划、运单、发票及合同的规定等相符。如发现有不相符合的情况，库管人员要及时
与采购人员联系处理后方可进行下一步的验收入库。没有计划的备品备件除特殊及紧
急情况外，一律不得办理入库。
3.3.2 对备品备件质量进行验收，检验到货的备品备件在质量方面是否符合规定的要求，仓库保管员能检验的（外包装、合格证等）由仓库保管员负责检验。除标准件
外，外观检验不合格、缺乏质量证明、来源不明、损坏、质差、无合格证的备品备件
严禁入库，并立即向采购人员反馈，办理补送、退货或调换等手续
3.3.3 关键、重要备品备件的验收由采购部组织使用单位、采购部技术人员共同进行。国外进口备品备件入库后，必须在一周之内进行全面的质量检验，要求供方提供
授权资质证书及原产地证明复印件。保管员根据检验结论，合格的给予入库，不合格
的作退货处理；对于让步接收的必须经使用部门、职能部门及生产副总签字认可后方
3.3.4 新建备品备件的入库验收由库房管理人员与厂家人员、工程管理人员共同开
箱并对照装箱文件进行。
3.3.5 设备更新改造项目的产品、备品备件的入库验收由保管员组织项目小组技术
人员或项目相关部门技术人员进行共同验收。
3.3.6 采购部负责建立健全备品备件账本、卡片、目录，内容包括：备品备件的名称、编号、单位、数量、单重、价格、制造商、使用单位及存放地点等。
3.3.7 备品备件库要明确分工，分类保管存放，保管员负责做好备品备件入库的数
量清点、核实、验收、账务管理和发放等工作，做到日清、月点、半年一清库、每年
一总结，达到账、物、资相符合。
3.3.8 备品备件库的管理要做到“防火、防盗、防腐蚀”。并于每年年底结合仓库清点，组织采购部、生产部门技术人员对积压的备品备件进行共同鉴定，经报批后集中处理。
3.3.9 对消耗量大的备品备件允许生产部门有一定的库存量，但要妥善保管，并按
二级库房管理的要求建立账目，采购部每年要组织检查一次。
3.3.10 对于经常消耗的备品备件，采购部必须保持最低的库存量，以保证设备日
常维修的需要。
3.3.11 生产各部门在确保设备安全运转的前提条件下、做好备品备件的修旧利废
工作，尽量减少库存。
3.3.12 为降低储备资金，减少供应数量，本厂同类型备品备件应做到规格统一，
逐步推广标准化、系列化。
3.4 备品备件的领用出库
3.4.1 各使用部门在进行备品备件领用时原则上严格按本单位所报计划领用。
3.4.2 属于大修专用备品备件，要经采购部区域主管签字同意方可出库领用；属于
技改项目、零星购置的固定资产类设备，要由采购部负责该项目的主管签字同意后方
