员工差旅及费用管理制度修正版
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员工费用报销管理制度
第一条目的
为了提升员工工作效率,合理控制办公成本,规范公司费用报销标准与流程管理,对员工的商务宴请、差旅补贴、交通、外派补贴、日常费用等相关报销进行标准化管理,现结合公司实际情况,特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于四川智美高科科技有限公司全体员工。
第三条商务宴请标准
1、餐饮标准。餐饮接待按照接待人物级别按人均(含我方人数)消费计算,具体如下:
2、陪同人员。来宾低于3人,我方陪餐人员不得高于对方人员的0.5倍,来宾高于3人,陪餐人员原则上不得高于对方人数。
3、菜式可根据需要灵活调整,消费的人均用餐费用控制在以上等级范围即可,如接待需要,红酒、洋酒、香烟可另行申购。
4、在商务接待过程中费用超额的,超出部分不予报销,由公司陪同人员自行承担。
第四条差旅等级标准
1、差旅定义:员工因工作需要,受公司派遣前往异地洽谈业务、开发市场,协调关系或处理公司事务等,并需要在当地花费24小时以上的公务行为。
2、差旅费。指在出差期间产生的公共交通费、住宿费、出差补贴等项目;
A.住宿标准(人均)
员工出差住宿费在规定的限额内凭票报销,按实际住宿的天数计算报销。特殊情况需总经理批准。
B.出差补贴(含餐补、通讯补贴)
C.差旅交通
注:出差交通方式应按最优交通选择,出于安全和工作效率考虑,如个人单独出差,需使用公共交通,协作出差(3人以上)可根据实际情况选择自驾车。
3、申请流程:员工出差之前需填报《出差申请单》,并按流程进行审批。
4、费用报销:出差归来后,员工凭签批完毕的《出差申请单》,住宿、餐饮、交通等
对应发票及消费水单(餐饮)到财务管理中心报销。
第五条商务部门项目基金
根据公司项目实际情况,每个项目单独设立业务费用(额度详见《商务提成管理制度》),包括差旅、宴请、礼品和日常费用,在差旅、宴请等情况发生时,应按照相关制度进行流程审批,且周期内报销需在固定总额内进行,超出部分由商务部门自行承担,根据项目情况不同,资金总额的提取分类如下:
1)执行中项目:
计算方式详见《商务项目绩效及提成方案》,在每次项目回款后可予以填充。
2)开发中项目:
以预支方式进行,在完成首期中标回款后,参照执行中项目标准计提,并回补
预支部分资金。
1)在当期项目结束时,项目基金如有剩余部分,作为商务人员特殊津贴发放,超
出部分由商务人员自行承担。
第六条外派补贴
因公司业务要求外派其他区域长期工作10天(含)以上的人员,可享受外派补贴。
1、通讯及住宿
2、探亲假及补贴。
员工自外派之日起每满半年,可享受一次带薪探亲假,每次3天,由公司报销交通费用,标准如下:
经理级(含)以上员工:飞机或动车、火车软卧;
经理级以下员工,汽车或火车硬卧。
员工如因实际情况需使用其他交通工具,参照按公司相关交通费用报销制度执行。外派人员的交通补贴,实报实销,不可逾期使用,不可累计。
第七条日常费用
1、交通费
1)公司薪酬体系中,全员均有日常交通补贴。员工外出办事,原则上应乘坐公交车或
地铁,费用体现在每月交通补贴中,不再单独报销(商务部按专项基金中相关要求执行)。
2)如因特殊情况需报销的,需经本部门领导批准,费用报销时需在费用报销单上注明
起止地点,时间及因何外出等情况说明,实报实销。
3)经理级/部门负责人(含)以上员工外出,乘坐公共交通工具或出租车,费用实报实
销。
2、油费
1)员工私车公用者,公司按照1元/公里进行油费报销,实报实销。
2)报销费用范围:油费、过路费、停车费。
3)因公外出期间发生的违章,交通事故及其他相关费用不列入报销范围。
3、快递费
员工因公寄送快递,费用公司予以报销,综合管理中心指定快递商家,员工本人寄出快递后,费用由综合管理中心垫付,每月月底统一报销。
第八条申请及报销流程
1、油费:外出前在前台填写外出登记——填写《费用报销单》——部门负责人签字—
—综合管理中心审核里程数——总经理签批——出纳处领款。
2、商务宴请/快递费/交通费:填写《费用报销单》——部门负责人签字——总经理签
批——出纳处领款。
3、外派补贴:由公司综合管理中心根据外派通知进行核算,按时发放在员工每月薪酬
中。
4、差旅:填写费用报销单(附出差申请表)——部门负责人签字——总经理签字——
出纳处领款
附:以上所有费用报销,均需提供对应正规发票。
第九条附则
本制度由综合管理中心负责起草、解释、修订。
本制度自实施之日起,现行制度与本制度有抵触的,以本制度之规定为准。