文书档案归档范围及几种编研材料编写的介绍一、国家档案局8号令中对机关文件材料归档范围有4条原则性规定：1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他机关对本机关工作具有查考价值的文件材料。
二、国家档案局8号令对机关文书档案中应作为永久保管的内容有以下几个方面：1、本机关制定的法规政策性文件材料；2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5、本机关机构演变、人事任免等文件材料；6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
三、国家档案局8号令对本机关文书档案中应作为定期保管的内容有以下几方面：1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本机关一般性事务管理文件材料；5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计。
四、归档范围及保管期限表文书档案归档范围和保管期限表是以表册的形式列举文书档案的来源内容和形式，并指导其保管期限划分的一种指导性文件。
它是立档单位鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据和标准。
基本内容包括：类目、序号、归档范围、保管期限、归档责任部门等。
1、编制文书档案保管期限表的方法与步骤：（1）熟练掌握国家和地方档案行政管理部门、本行业（系统）主管部门关于文书档案归档范围和保管期限的规定。
（2）掌握本单位各部门职能及工作内容。
（3）分析本机关文件材料产生、利用的情况。
（4）草拟文书档案保管期限表。
（5）广泛征求意见。
（6）发布执行。
报当地档案行政管理部门审核批准后才可发布执行。
2、编制时应注意的问题：（1）利用原有基础。
（2）关注新领域文件材料。
本单位在行政执法、行政审批、产权关系、个人权益以及能够反映本机关特点的文件材料。
五、注意“账外”文件的归档1、本单位形成的党组、行政、业务会议记录、纪要。
2、本单位各业务部门形成的各种台账、年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）汇总表及相关分析材料。
3、本单位各种图表、花名册、本单位出版的书籍、刊物，4、各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等），本单位形成的各种规章制度。
5、本单位与有关部门签订的协议、合同。
6、本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成的与本单位有关的文件材料。
7、本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作有关会议的会议文件存储器。
8、外单位直接发到文件承办部门的文件。
六、重要归档文件：单位工作计划、总结、大事记、行政、支部（党组）会议记录、公务员、党员花名册、党员、工资、公务员统计年报、事业单位专业人才统计年报、公务员录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩等文件材料、录用、调入、调出人员工资、组织关系、行政关系介绍信及存根、业务统计年报、财政预、决算报表、年度考核登记表、剪报、年鉴定稿、支部（党组）工作计划、总结、人大议案、政协提案等的答复材料、全市（县）社保工作会议文件、参加上级党委统一开展的专项工作的方案、总结等。
七、归档的要求与手续（1）纸质文件与同版本电子文件同步归档。
电子文件归档的要求与方法在《计算机应用与电子文件管理》中详述。
（2）归档文件齐全完整。
每份文件必须齐全完整，即文件的定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示与批复件等必须完整无缺；二是有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整；三是反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须齐全完整。
（3）归档的文件必须系统科学。
这就要求归档的文件能反映本单位工作各个方面的文件都要归档，既有反映党务的，又有反映行政管理的；既有主要职能活动的，又有辅助管理职能的；既有发文，又有来文；既有文字的，又有表格的等等。
（4）归档的文件必须优质精炼。
（5）文件归档必须及时迅速。
（6）文件归档要有交接手续。
八、立卷方法：1、五种立卷方法（1）内容组合法（2）文件名称组合法（3）工作活动组合法（4）问复文件组合法（5）杂合法。
3、编页号，凡是有字的纸张均要编页号，每卷都不得从1开始编号，页码编在纸张的右上角或左上角。
4、填写卷内目录5、填写卷内备考表6、拟写案卷标题主要有以下几种结构：（1）作者——问题——名称。
如XXX局、XXX局关于XXX、XXX、XXX的通知、规定。
（2）作者——时间——名称。
如XXX局党组会议记录。
（3）作者——时间——问题——名称。
如XXX局2009年行政会议记录。
（4）通讯者（问复）——问题——名称。
如XXX镇与XXX 镇关于XXXXX问题的来往文件。
（5）通讯者——时间——问题——名称。
如XXX镇与XXX 镇2008年关于XXXXX问题的来往文件。
（6）地区——时间——问题——名称。
如XXX、XXX、XXX地区关于2008年XXXX统计报表。
九、单份文件归档其特点有三：一是整理方法简单、方便，减少档案人员的工作量；二是整理时间有机、地点灵活，减少档案的积压与流失；三是档案保管单位是“件”，更便于利用。
其整理方法如下：收集——归档判断——确定期限——分类——编制页码——装钉——排序（按期限——机构——时间三个层次排列）——盖档号章——电脑著录——装盒排架——打印目录——编制检索工具；归档判断——确定期限——编制页码——电脑著录——盖档号章——装钉——装盒——打印目录——移交——检查验收——排架——编制检索工具前一种方法适用于各部门年终移交由综合档案室统一整理归档，后一种方法适用于由部门整理或实行即时归档的单位。
十、声像档案另外，作为社保系统，还有一类档案产生的比较多，那就是声像档案。
声像档案一般分为照片、录音带、录像带、光盘等几类，录音带、录像带、光盘等必须是本单位产生的，才需要归档，像一些党员廉政教育学习这类购买回来的录音带、录像带、光盘则作为资料归档，作为图书资料的一类。
而在这几类中，照片又分为人物类、荣誉类、重要会议或业务类和其他类等。
二张以上的照片为一组，每组照片前面要写总说明，总说明包括该组照片的时间、地点、主要人物、主要内容等，人物类照片个人小传应详细些，主要包括姓名、性别、出生年月、籍贯、文化程度、专业技术职务、个人工作简历、在省、市一级发表的个人论文或文章、获得国家、省、市表彰的称号及时间等。
同时，在进行照片归档时，还应注意将数码相机里的照片刻录成光盘，一式三套。
光盘可以以年度或内容进行刻录，在光盘标签上要将光盘里的内容概要出来。
十一、实物档案实物档案一般分为可折叠和不可折叠两大类，每一大类按其获奖时间的先后编案卷号，一个牌匾、一张奖状、一本荣誉证书都是一卷，在整理归档中，我们只需将这些实物档案按其获奖时间的先后顺序编案卷号，用书标将案卷号和代号填写清楚并贴在实物档案的背面，然后出案卷目录就行了。
但要提醒大家的是目录打印出来后，要用目录夹装订好，目录前面要加立卷说明，立卷说明包括分类情况及立卷情况。
十二、全宗卷的整理全宗卷内容有：1、全宗指南2、档案收集：包括档案交接文据，移交目录（文档按年代，科档按项目进行移交）、接收、征集记录、档案来源（以文字作简要介绍）、价值说明（特别珍贵的材料可作说明）3、档案整理：包括档案整理工作方案、分类编号方案、每年各门类档案的立卷说明4、档案鉴定：鉴定小组成员名单、各门类档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销假档案清册。
5、档案保管：档案安全检查记录、报告、重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
6、档案统计：档案收进、移出登记、档案统计台帐。
7、档案利用：开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。
8、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
全宗卷封面软卷皮格式十三、几种编研材料编写介绍1、全宗指南的编写全宗指南由封页、正文、备注三部分组成。
封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。
正文内容包括：全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍。
（1）、第一部分全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其历史阶段演变情况等内容组成。
全宗构成者所有曾用名称按时间顺序一一在全宗构成者沿革中介绍出来。
全宗构成者成立、合并、改组、更名、升（降）格和撤销（破产）、兼并等的时间；全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间（只介绍到一级机构）；全宗构成者上级主管机关变更时间；其他所有反映全宗构成者重要活动的时间。
主要职能介绍全宗构成者的性质特征、职权范围、主要工作与任务。
隶属关系全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系以及其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。
全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况，包括全宗构成者内部一级机构名称、正职负责人的姓名、职务、任期时间、主要职能等（2）、第二部分全宗内档案情况简介包括以下五个部分：A、档案的数量及保管期限（先介绍档案资料总数，再分类介绍各类档案的数量及保管期限）B、档案的完整程度（是否把本单位成立以来应归档的材料收集齐全、完整，各类档案的完整程度）C、档案的利用价值及鉴定情况（先从总体介绍利用档案有多少人次，利用档案多少卷，然后列举一些利用档案取得了经济效益和社会效益的例子。
对各类档案保管期限的确定、销毁情况）D、检索工具的配置情况（是否利用电脑检索，手工检索的种类及数量有多少）E 、档案的整理情况（先介绍综合档案室的分类编号方案，然后介绍各类档案的属类设置情况。
如文书档案的属类采用年度——组织机构设置或年度——问题设置，并具体列出有哪些属类）（3）、全宗内档案内容与成份介绍这是全宗指南的核心部分，机关以文书档案和专业档案的内容为主。
