行政公文的写作河北经贸大学人文学院一、法定文种的使用依据及与非法定文种的区别在公务活动中，根据工作的需要，往往要使用几十个、甚至上百个不同的文种。
这些文种各有各的功用，从性质上看，也有根本的区别，那就是有一类文种属于法定文种，另一类属于非法定文种。
（一）法定文种的使用依据所谓法定文种，是由有关法规所规定的文种，包括行政公文、党务公文和军事公文中的文种。
1．行政公文的使用依据2000年8月24日国务院公布的〈国家行政机关公文处理办法〉，规定行政公文有13个文种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。
用于政府机关、企事业单位和社会团体。
2．党务公文的使用依据是中央办公厅公布的《中国共产党机关公文处理条例》，共规定了14个文种，分别是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。
可见其中有9种与行政公文文种相同。
用于党的机关。
3．军队公文的使用依据是《中国人民解放军机关公文处理条例》，规定了12个文种，其规定的具体文种名称不再细述。
（二）非法定文种非法定文种，工作中经常用到但又不是由有关法规文件规定的文种。
从数量上看，非法定文种比法定文种还要多，运用范围也较广，可分为以下几大类：1．事务文书也叫内部文书，是单位处理内部日常事务使用的文种，如计划、总结、调查报告、述职报告、竞聘演说等。
2．法规文书指政府行政管理部门在自己的职权范围内制定的规章制度和社会各种组织（包括企业、事业单位）制定的内部规章制度，如章程、条例、规定、办法、细则、守则、公约等。
如以上3个依据。
3．公关文书指公共关系活动中使用的文书，如感谢信、慰问信、贺信、邀请书、简介等。
4．经济文书如合同、协议书、市场调查报告、产品说明书等。
5．传播文书如消息、通讯等。
此外还有诉讼文书和研究论文等种类。
以上前两类属于各个单位通用的广义的公文，后几类应用范围较窄，常应用于某一专业活动中，所以属于专业文书，而不属于各个机关和单位都能通用的公文。
（三）法定文种与非法定文种的区别1．法定文种因为是法规文件中所规定的文种，因此具有法定的权威性，文件一经发布，所涉及的单位和人员必须遵照执行，否则，将会受到相应的处分，可见，它的行政约束力极强。
而非法定文种则不具有这种性质。
2．法定公文必须执行国家的标准格式，并且在这种标准格式中可直接对外行文，文件合法有效。
非法定文种则不能通过标准格式直接行文，即使这样行文也无效；要合法有效，必须通过法定文种如通知、命令或报告予以转发，这些非法定文种文件尤其是事务文书和法规文书只能以附件的形式对外行文。
当然，条例和规定两个文种在政府机关的发文中需要转发，而在党的机关的行文中，因为是法定文种，所以可以直接行文。
后几类专业文书不必执行国家文件的标准格式，而应按照专业文书的格式要求执行。
二、公文法定格式（一）使用依据1．1999年12月27日国家质量技术监督局发布新的国家标准《国家行政机关公文格式》。
2．2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中第三章关于公文格式的规定。
（二）公文的一般格式（分眉首、主体和版记三部分）下面是一份下行文的文件格式。
上行文文件格式和下行文文件格式的区别主要体现在眉首部分，主体和版记部分没有区（三）公文的特定格式有信函式、命令式和会议纪要式三种。
命令式不常用，故从略。
1．信函式格式这是处理日常事务的平行文或下行文。
适用于函、意见、通知等文种。
2．会议纪要格式这里说的会议纪要，是指各级国家机关的办公会议纪要，其版头与简报的报头非常相似，所以又叫简报式会议纪要。
作为公文种类的会议纪要除了“简报式”以外，还有“文件式”和“信函式”会议纪要。
而“文件式”和“信函式”会议纪要的文种是在标题中显示，而不是在版头上显示。
简报式会议纪要的特点有：（1）发文机关标识（版头）由和红色小标宋体字“发文机关名称（或发文机关领导人职衔）+文种（会议纪要）”组成。
（2）“简报式”会议纪要的发文字号由发文机关酌定，其报头一般类似与简报的报头。
版头举例如下：平山县政府县长办公会议纪要第1 期平山县政府办公室二〇〇四年一月一日（3）“简报式”会议纪要不加盖印章。
因为这种会议纪要在正文前没有主送机关，成文日期又不在正文之后，无法盖章。
三、几个常用的法定文种的写作（一）请示的写作1．功用和种类（1）请求上级批准的，可简称求准型。
（2）请求上级指示的，可简称求示型。
（3）请求上级批转的，可简称求转型。
2．写法（1）标题（2）主送机关注意事项：不要多头请示；不得越级请示；不直接送领导者个人；联合请示要搞好会签。
（3）正文一般由请示理由、请示事项和请示结语三部分组成。
范文分析及模式3正文三部分应注意的问题：请示理由：1。
理由要充分2。
理由要重要3．理由要具体4．理由要恰当请示事项：1。
要明确、可行2．内容较多时，可分条列项书写3．语气要得体请示结语：1。
求准型“以上请示妥否，请批复”或“以上请示当否，请批准”。
2。
求示型“特此请示，请予指示”。
3．求转型“以上请示如无不妥，请批转各地执行。
”3．写作请示应注意的事项（1）要一事一请示。
（2）附注处要标明请示单位联系人的姓名、电话。
（3）注意与报告的区别4．分析修改两例有问题的请示（略）（二）报告的写法1．功用及种类《办法》规定：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
种类：工作报告、情况报告、答复报告和报送报告。
2．工作报告的写作分综合工作报告和专题工作报告两种。
下面分析一篇综合工作报告及其写作模式。
工作报告（综合式）模式13．情况报告的写作用于反映重大问题或突发性或偶然性的情况。
与工作报告有很大不同。
时效性强。
正文结构带有纵向性。
主要有事故报告和某项重大活动的情况报告。
对某项重大活动或工作予以汇报的情况报告，一般要有介绍情况和分析情况两部分。
介绍情况部分一般说明某项活动或工作所涉及的单位、人员、时间、地点、经过及其前因后果；分析情况部分一般是将事项或工作的作用或意义分条列项地写出，如果活动举办得很成功，也可将经验予以总结。
对写作情况报告的要求：第一，介绍情况要清楚、概括。
第二，分析情况要抓住本质。
第三，要及时。
第四，报告中不要夹带请示。
练习题：修改一情况报告。
4．答复报告的写作（1）答复文种的选择答复上级机关的询问，用“报告”；答复下级机关的询问，用“批复”；答复平级机关或不相隶属机关的询问，用“函”。
6练习题：辨别是哪类报告。
7．报告与请示的区别（1）行文的目的不同（2）要求不同（3）行文时间不同（4）报送制度不同（5）内容范围不同（6）结束语不同（7）失误后责任划分不同8．练习：分辨是请示还是报告？（三）通报的写法1．功用和种类《办法》规定，通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
因此，种类也相应有三种：（1）表彰通报；（2）批评通报；（3）传达通报2表彰性通报的写作例文分析和写作模式3．批评性通报的写作4．情况通报的写作范文分析及模式5．拟写通报的注意事项（1）选材要典型，要具有普遍的意义。
（2）事实要真实、准确、具体，评述要恰当。
（3）通报要及时。
（四）通知的写法1．功用及种类《办法》规定，通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
”由此，通知可分为三大类：（1）指令性通知（2）颁转性通知（批转性通知、转发性通知、发布性通知）（3）知照性通知（会议通知、事务性通知）（4）任免通知2．适用范围广（行文方向灵活，使用频率高）3．指令性通知的写法4．批转性通知的写法5转发性通知的写法6．发布性通知的写法〈办法〉关于“通知”适用范围的定义中已经没有“发布规章”的规定，发布规章的使命规定由“命令”承担，但企事业单位依法无权使用命令，如发布规章制度，仍需用发布性通知。
写作颁转性通知的注意事项：第一，这类通知是为发文而写，因此正文要紧扣所发文件的内容，既不能脱离原文，也不能简单重复引述原文。
第二，阐明意义，提出贯彻要求，要有明确的针对性。
既要切合所发文件的内容，又要符合本地区、本单位、本部门的实际情况。
第三，语言要简练、准确；措辞要讲究分寸。
如表态的措辞；提出要求的措辞。
7．会议通知注意事项：第一，要开门见山，直述其事，不要过多议论。
第二，小型会议，可用其它形式通知的，就不必行文。
8．事务性通知的写作关于启用印章通知的模式设置机构通知的模式9．任免通知的写作10．通知与通报的相同处和不同处（1）相同处都是告知性文种；都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动。
（2）不同处第一，发文目的不同。
通报主要起一种宣传教育或传达工作信息的作用，让收文机关了解哪些事情提倡，哪些事情应受到批评，工作中哪些动向值得关注。
所以有的通报最后提要求，有的不提。
通知主要起一种布署工作的作用，告诉收文机关哪些工作该做以及怎样做，所以必须要布置任务，提要求。
第二，发送对象不同。
通知的发送对象都是与通知内容有直接关系的单位和个人。
通报不但要发给与通报内容有直接关系的单位和个人，有时还发给那些与通报内容没有直接关系的单位和个人，以便“一体周知”。
（五）会议纪要的写作1．功用：《办法》规定，用于记载、传达会议情况和议定事项。
2．与会议记录的区别（1）对象和目的不同（2）写作时间不同（3）写作要求不同3．特点（1）行文方向灵活。
即可上行，也可下行、平行。
上行是为向领导机关汇报会议情况和议定事项。
上报的会议纪要一旦被上级转发或批转，即成为有权威的下行文，约束力很强。
协调会会议纪要是平行文，在涉及到的单位之间运行的同时，又须上行到领导机关，为的是汇报协调结果。
领导机关制发的会议纪要当然是下行文。
（2）格式特殊。
会议纪要的格式有“文件式”、“信函式”和“简报式”。
“文件式”用于下行，“信函式”用于平行，而“简报式”会议纪要是新格式标准中规定的三种特定格式之一，是专用于办公会议纪要的一种格式。
在此格式中，会议纪要与一般公文有不同的要求：第一发送单位不分主送和抄送，一律在文尾写成“发至”即可，包括与会单位和有关上级机关。
第二不必加盖印章。
而用“文件式”和“信函式”制发的会议纪要则需盖章。
（3）以第三人称表达。
用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等表述方式进行叙述，客观反映与会人员的共同意向。
这在通用公文中是惟一的。
4．会议纪要的写法（标题、正文）（1）标题公文式标题：《（发文机关）关于（会议内容）的会议纪要》五项式标题：《（发文机关）+（某年）+（第×次某会议）纪要》《单位名称+ 时间+ 会次+ 会议类别+文种》（会议名称+纪要）如：《石家庄人民政府1994年第×次市长办公会议纪要》二项式标题：《（会议内容+会议类别）会议纪要》如：《提高服务质量座谈会议纪要》）新闻式公文标题：正标题（会议决议事项）───副标题（会议名称+纪要）或（单位名称+事由+纪要）如：《今年党风要有根本性好转───中纪委关于加强纪检工作座谈会纪要》（2）正文（会议概况、会议内容）会议概况部分包括召开会议时间、地点、主持人、参加人及大体经过。
