一、编制说明
本说明依据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001），《建设工程监理规范》（GB 50319-2000），《陕西省建筑工程施工质量验收技术资料管理整编规定和指南》陕建监总发(2003)024号文编制。
本说明培训的主要对象为：各总、分包施工单位资料员及项目负责人，监理单位资料员。
二、归档范围及质量要求
（一）归档范围
我校基本建设档案指：由国家、部、委、省、市投资，经上级主管部门批准，列入教育事业预算，形成固定资产的项目（含学校自筹经费项目）在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
具体内容包括：
1.基本建设项目前期文件材料，由基建处（新区办）负责汇总、整理后，向档案馆移交。
具体归档范围见附表1。
2.基本建设项目施工、竣工验收文件材料。
由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总，经项目监理单位、基建处（新区办）审核合格后向基建处（新区办）移交。
各分包单位及总承包单位具体归档范围及立卷标准见附表2。
3.基本建设项目监理文件材料，由监理单位收集、整理后向基建处（新区办）移交。
具体归档范围及立卷标准见附表3。
（二）归档文件材料的质量要求
1.归档的基本建设项目文件材料应为原件。
基建处（新区办）在与各单位签订项目设计、施工及监理合同协议时，应设立专门条款，明确学校档案馆对整套归档材料的原件要求。
这就要求各资料员在平时形成材料时，注意形成原件的数量问题，以避免竣工验收时，由于多方需求，而造成原件不够的问题，问题比较多的是钢筋等原材料的复试报告及有关原材料、配件、设备的合格证等，经常出现原件不够的情况，这
种情况下就要充分考虑所需的原件份数，确保复试报告、合格证等文件材料足够用；而且在平时积累材料时也要注意保管好原件，避免丢失。
2.基本建设项目文件的内容必须真实、准确，与基本建设项目实际相符合。
3.基本建设项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
需要强调的是各部门在签署各项意见结论时，一定要注意字迹材料的使用。
4.基本建设项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
这点尤其重要，以质量控制材料中的原材料这块为例，可以分为两种情况：一是原材料直接由厂家供应，这时所有的质量保证材料都应为原件。
基本不存在字迹不清，签字盖章不全的问题。
二是原材料从供应商那里购买，在材料形成的过程中一定要注意，以钢材为例，钢材供应商给质量证明书时，大多数情况下给的是复印件，这时首先要确保复印件的完整、清楚，其次要加盖供应商的销售专用单，这时复印件可当作原件用。
5.基本建设项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
6.所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图章示例如下：
单位：mm
7.竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上空白处。
8.利用设计图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图画1/3的，应当重新绘制竣工图。
9.不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
三、基本建设项目文件的立卷与整理
（一）立卷
1.立卷应遵循基本建设项目文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2.基本建设项目文件包括项目前期文件材料、项目施工、竣工验收文件材料、项目监理文件材料，分别由各责任人负责收集、整理，单独立卷。
2.1基本建设项目前期文件材料，由基建处（新区办）兼职档案员负责单独整理。
由于前期文件材料形成单位比较复杂，包括了设计、勘察等单位，造成前期文件材料在规格、载体材料等方面各不相同，所以在整理上与基本建设项目其它文件材料有所不同，表现为：基本建设项目前期文件实行按件整理，不统一装订。
2.2基本建设项目施工、竣工验收文件材料，由各分包单位负责收集、整理，单独立卷。
它们一般分为五部分，第一部分：施工管理、竣工验收综合材料，第二部分：
分部分项检验批验收记录，第三部分：工程质量控制材料，第四部分：建筑与结构安全和功能检验抽查记录，第五部分：竣工图。
具体立卷及排序标准参见附表2。
如果一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷，即按分包项目组卷，而一个分包项目在立卷时应是完整的，即再小的工程，其材料都应该包括以上五个部分，不同的是数量多少而已。
2.3基本建设项目监理文件材料，由监理单位负责收集、整理，实行单独立卷。
由于监理材料在数量上相对较少，所以在立卷时比较灵活，立卷一般视文件材料的厚度而定。
3.每册厚度可按内容有所不同，若同类材料太少时，可与其它类材料混合组卷，但厚度不宜超过30mm(根据档案馆档案馆卷盒厚度而定)。
（二）整理
1. 编制卷内文件页号应符合下列规定
1.1 卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”（注意不是“01”，也不是“001”。
）开始。
编页号一律使用黑色打码，不能手写。
1.2 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
1.3 卷内目录、案卷封面、卷内备考表不编页号。
2. 卷内目录的编制应符合下列规定
2.1 卷内目录应放在每卷首页，格式及填写要求见附表4。
2.2 序号：以一份文件为单位，从“1”依次标注。
2.3 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
2.4 文件题名：填写文件标题的全称。
2.5 日期：填写文件形成的日期。
2.6 页次：填写文件在卷内所排列的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
3. 案卷不需填写卷内备考表。
4. 案卷封面置于卷内目录之后，内容包括案卷题名（工程名称、材料类别，如“西北工业大学综合服务楼建筑竣工图”）、共多少册、第几册、施工单位、监理单位。
5. 案卷的装订
5.1 案卷必须用线绳装订，不需要用任何卷夹。
5.2 在案卷纸张规格统一的情况下，如都为A4或16K时，即可采用线绳三孔左侧装订；如果一卷内纸张规格不统一时，先确保案卷右边、下边对齐，这时在不够规格的纸张左侧贴相应宽度纸条，确保整个案卷整齐，即可采用线绳三孔左侧装订。
注意：除合格证外，其它材料不能粘贴在整张粘贴纸上。
5.3装订时必须剔除金属物。
四、基本建设项目文件的归档
1. 基本建设项目文件必须在项目竣工之后3个月内向档案馆移交。
2. 基本建设项目前期文件材料只有符合以上归档范围和质量要求，并按规定整理后，方可向档案馆档案馆移交。
3. 基本建设项目施工、竣工验收文件材料和监理文件材料只有符合以上归档范围和质量要求，并按规定立卷、整理，经档案馆基建处（新区办）验收合格后，向档案馆基建处（新区办）移交。
4. 基建处（新区办）将一个基本建设项目所有文件材料全部汇总，在项目竣工后3个月内向档案馆档案馆移交，并填写基本建设项目文件移交清单。
附表1基本建设项目前期文件材料归档范围
附表2
施工技术资料目录清单（归档范围及立卷标准）
说明：施工技术资料的整理编目，按照承包单位进行整理，土建与安装专业资料应分开（工程较小时可合并处理），大型工程按照专业分包单位进行资料整理，总承包单位汇总组卷，各单位资料都应按照6卷资料组卷（专业工程的安全和功能资料可在控制资料内包括）。
申报总公司AAA 工程应增加第7卷资料。
附表3基本建设项目监理文件材料归档范围
附表4卷内目录。
