公司行政管理工作整体思路汇报4 yxz （集团）有限公司
办公室职能情况说明及管理建议
（部门工作白皮书初稿）
主要内容：
一、部门简介
二、部门重点职能
三、部门文化精神
（一）工作理念
（二）工作要求
（三）注意事项
四、部门组织架构
（一）部门组织结构
（二）部门岗位设置
五、级别设置及管理方式
六、部门制度（待完善）
—2011-9-13—
一、部门简介
yxz （集团）有限公司办公室是集团行政管理与提升职能管理的核心机构，于1993年6月成立，期间，多次由其他职能部门兼管，2010年办公室与人力资源部合署办公，统一由人力资源部领导负责管理，2011年8月，从人力资源部门正式剥离，由专人负责管理，独立开展各项行政管理工作。
办公室的职能独立运转体现了集团对于办公室高定位的管理要求，不仅要求在职能上要满足日常行政管理要求，涵盖企业文化建设——办公室核心文化——主动及时简约到位
及信息化建设，同时要体现行政（运营）的核心管理价值，从有限分工型行政功能向全能普化型过度，真正做到办公室的行政管理涵盖部分运营、战略、文化建设的“大办公室”的管理格局，真正地为集团管理核心层提供高效的行政服务及支持。
二、部门重点职能
依据集团赋予的责任和权利，现将部门职责进行阐述：
（一）办公室职能层次划分（共13项）
1、政务型职能（4项）：督办（计划）管理、文书（公文）管理、企业文化建设、行政体系建设（标准化建设）；
2、事务型职能（5项）：会务管理、档案管理、印鉴管理、资质管理、通信管理；
3、服务型职能（4项）：后勤管理、接待管理、外联管理、车辆管理。
（二）办公室重点职能说明（KPI）
1、政务型职能（管理核心）
（1）督办管理：负责督办并推进集团重点工作，组织制定并分解目标计划，阶段评估反馈下级单位进展情况并指出修正方案，确保工作目标完成，同时合理评估各单位的绩效；
（2）计划管理：对行政过程中的重要数据进行整理分析，为集团决策层提供重要参考支撑，确保管理留有痕迹；
（3）文书管理：完善集团行政工具的规范并实施，如公文管理、会务管理、协同办公管理（OA），确保各类公文的及时高效处理;
（4）行政体系建设：集团行政体系的建设，建立、完善、推行行政规章制度及流程，确保行政管理有章可循;
（5）企业文化建设：集团视觉识别系统的完善、企业门户网站的建设和维护、及其他企业文化相关工作。
2、事务型职能（管理保障）
（1）会务管理：根据集团统一安排，完善会议管理制度（含流程），复核会务服务支持方案、全程监控，为各类会议成功召开提供支持，并确保费用控制在预算范围内。
（2）档案管理：根据集团战略发展要求及部门日常工作需
求，完善档案管理制度，研究档案形成的必要和必需条件，运用现代信息化技术进行档案管理，合理规划集团档案管理阶段性目标，以国家档案管理等级为努力方向及标准，全面提升集团档案管理水平。
（3）印鉴管理：按照公司印鉴管理规定，谨慎、规范并按规定程序经申请报批后使用，对于不符合手续的用印，有权提出异议或拒用。如遇特殊情况，印鉴管理员应经请示批准后方可加盖印章。对于重大经济合同、担保、立项、人事任免等重大事项，须经公司法定代表人或其授权代表人审批签字后，方可加盖印章。对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章，应根据情节轻重给予行政处分、经济处罚，直至追究刑事责任。
（4）资质管理（标准化管理）：负责集团各种标准化管理体系及企业相关证照的建立、维护、监控、文件管理和更新、体系的持续改进、各类审核以及其他相关工作。
（5）通信管理：负责整个集团的电话、网络等通信设备的布置及维护，保障日常办公需求,对突发性事件有紧急处理预案。
3、服务型职能（管理基础）
（1）后勤管理：负责对集团公务车辆管理、办公环境维护、办公资产配置及更新、安全环境建设等工作，保障集团日常办公设施运转正常。
（2）接待管理：负责集团领导的出差餐旅的全程安排，制定集团接待管理相关制度，进一步明确接待工作的原则、规格、礼仪、内容、程序。
（3）外联管理：负责集团的对外联系，定期对关系单位进行联络及回访，建立并健全外联管理的相关制度，维护好与各单位的友好往来关系。
（4）车辆管理：车辆管理是对车辆及驾驶员的技术监督和安全管理，通过一些列的标准及制度规范，进一步增加车辆安全行驶，提高车辆使用效率。
三、部门文化精神
（一）工作理念
主动及时简约到位
主动（行为态度）：对集团忠诚，对部门服从，对工作敬业。职责内的业务主动思考并不断完善、优化、提高；对上级的安排和要求不推诿，积极贯彻落实。主动提出工作设想，遇到问题主动承担职能责任，主动寻找解决方案，及时向领导汇报问题解决方案及进展情况。
及时（工作效率）：在具体执行的过程中要保证计划的时间节点，对于上级领导交办的工作要及时完成，如需分阶段完成的要及时汇报进度，将工作进展情况及时迅速的上下传递，从而使得一项工作的一系列主要人员在过程中信息沟通及时，缩短组织的行政弧度、提高决策效率，及时完成各项工作。
简约（工作效果）：要注重工作效果，不能将自身的工作价值及工作成果，强加或建立于其他部门复杂的办公体系之上，使简单的事情变得异常的繁琐复杂，这是办公（行政）管理的大忌。管理是一项并联的工作，用最短的时间，最便捷的方式，最少耗
费人力、物力，既能将行政运转畅通，又有能力去保证行政的简约，才能体现出集团行政管理的核心工作效果。
到位（工作效能）：在执行每一项具体工作的时候，要全面、系统地考虑问题的关联性，一次性将事情处理到位，杜绝二次工作和返工的情况发生。系统地解决或完成一项工作，不再重复的浪费时间、人力和物力，倡导“绿色”办公，从而真正地提升部门的整体管理能力和外部管理形象。
（二）工作要求
团结进取坚持原则提升视角思考创新团结进取：部门要团结，体现大家庭的管理模式，对部门员工的工作、生活要关心，在员工或者部门遇到困难和问题的时侯，部门要主动了解，及时寻找解决方案，体现应有的部门凝聚性与人文关怀；对外要保持部门的权威性，对内要开诚布公的进行反思，积极寻找提
