物资采购管理办法
文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-
物资采购管理办法
第一章总则
第一条为加强物资采购管理，规范采购流程，降低采购成本，提高采购质量，制订本办法。
第二条本办法中的“物资”包括原材料、辅料、备品备件、生产用机器设备、实验检测用设备及仪器、低值易耗品、劳保用品、办公设备、办公耗材、办公用品、库存商品等。
第二章部门分工及职责
第三条公司由分管物资采购的领导全面负责公司物资采购管理工作。主要职责如下：
1、负责制定完善公司物资采购管理制度；
2、负责组织相关领导和部门确定采购方案，并报总经理审批；
3、监督指导相关部门实施采购方案；
4、组织相关部门进行采购物资的验收；
5、监督检查各部门实物管理和帐务管理。
第四条采购分工如下：
1、综合管理部负责办公设备、办公用品、劳保用品的采购；
2、市场营销部负责原材料、库存商品、代采购原材料的采购；
3、生产管理部负责生产用机器设备、辅助材料、备品备件等物资的采购；
4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购。
各部门的职责如下：
1、收集、汇总、编制以及报批物资采购计划；
2、市场调研或谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报分管领导审核。
3、协助分管领导实施采购方案；
4、参与采购物资的验收入库工作；
5、办理预付款、物资采购结算及付款等相关手续；
6、负责本部门采购物资的实物管理和帐务管理。
第三章采购计划管理
第五条计划编制部门按照“谁使用、谁计划”的原则确定，具体分工如下：
1、综合管理部负责编制办公设备、办公用品、劳保用品的采购计划；
2、市场营销部负责编制原材料、库存商品、代采购原材料的采购计划；
3、生产管理部负责编制生产用机器设备、原材料、辅助材料、备品备件等物资的采购计划；
4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购计划。
第六条计划编制时间
1、按月度编制，每月25日前编制次月的采购计划；
2、非计划性的临时采购，编制临时计划。
第七条计划内容
采购计划应列明采购物资的名称、规格型号、数量、预计价格、质量技术要求、交货日期、用途、制造商或经销商等相关信息。
第八条计划审核审批
1、原材料、库存商品、代采购原材料、生产用机器设备、实验检测用设备仪器、劳保用品、日常办公设备等物资采购计划由部门负责人及部门分管领导审核，总经理审批。
总经理是否授权采购分管领导审批？
2、日常办公用品，生产用辅助材料、备品备件、物料消耗品，实验用试剂及物料消耗等物资采购计划由本部门负责人审核，部门分管领导审批。
第四章采购组织管理
第九条确定采购方案
审批后的采购计划，由分管采购的副总经理组织相关部门进行市场调研和谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报分管领导审核或审批。编制采购方案应遵循以下基本原则：
1、采购价格应以市场价格为指导；
2、通过比质、比价，确定供货商及采购价格；
3、大宗物资采购时要组织多部门及人员联合谈判。
第十条签订采购合同及履约
1、公司根据《合同法》等法律法规要求，制定符合公司实际情况的“物资采购合同模板”（附件一），规范公司采购合同文本的管理。
2、有以下情形之一的，必须与供货商签订采购合同：
（1）须预付货款的物资采购；
（2）有特殊质量和技术要求的物资采购；
（3）有到货期限要求的物资采购；
（4）有特殊售后服务要求的物资采购，如技术培训、技术指导和咨询；安装调式；配件保障等；
（5)其他存在交易风险或不确定事项的物资采购。
3、采购合同必须经过部门负责人、财务资产部、采购分管领导审核，部门分管领导审批后（附件二），方可盖章生效。合同生效后采购部门方可履约。
4、各采购部门负责合同履约。包括发货，运输，到货，争议的处理，退货，补货，结算，付款，履约评价等。
5、合同文本的管理
（1）由公司留存的采购合同必须按公司《合同编号规则》（附件三）进行编号，并登记合同台帐，存档管理。
（2）合同执行完毕后，由采购部门对本合同履约情况进行书面总结评价，并将《合同履约情况评价表》（附件四）与对应合同一起存档。
（3）采购合同按年进行清理、汇编成册，交综合管理部存档。
第十一条物资验收入库
1、物资到货后，分管采购的副总经理组织相关部门，对照采购计划或采购方案或采购合同进行逐项验收，如需出具检验报告单的，由采购部门通知生产管理部即时进行抽样检测并出具报告，各项验收合格并确认无误后由库管办理入库手续，填制《物资采购验收单》，库管、采购、检测员签字确认。
2、代采购物资到货后，由采购部门代表公司书面委托收货人，按上述要求进行验收，并将签认后的《物资采购验收单》索回公司。
3、外购贸易商品、委托加工产品直接到达用户指定地点的采购物资，销售人员负责提请用户验收并出具“收货凭据”，库管依据“收货凭据”同时办理出入库手续，填写《出库单》或《入库单》。
4、检验不合格的物资不得办理入库。
第五章采购结算管理
第十二条发票管理
采购物资时，经办人必须索取增值税专用发票，并对发票的真实性和合法性负责。特殊情况不能取得增值税专用发票的，事前请示财务部门的分管领导。
第十三条结算付款管理
1、预付货款必须有合同约定，否则财务资产部不得支出预付款；
2、无论是现款采购还是赊购，一律实行“先对账结算，再付款”。
3、结算时，由采购部门收集、整理相关结算凭据，填写《物资采购结算单》，经部门负责人、分管领导、总经理审核签字，送财务部门进行帐务处理。
4、办理采购结算时，《物资采购结算单》必须附有以下资料：
（1）经审批的物资采购计划；
（2）经审批的物资采购方案；
（3）盖章生效的采购合同（本办法规定可不签订采购合同的除外）；
（4）真实、合法、有效的发票（及货物清单）或收据；
（5）完整的审核签字的《物资采购结算单》和《入库单》；
（6）财务部门或公司领导要求的其他资料。
