行政部工作流程 ppt课件

七、对外关系建立维护
1 关系 建立
6 合理调整
2 沟通协调
5 情况汇报
3 档案
4 经常维护
建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，综合办公室 门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作 来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的， 又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。
传真往来
六、各种费用的支付、控制
统计所需费用 申请审批资金
费 用 支 付
费 用 控 制
部门主管审批
归类登记管理 支付各项费用
领导审批签字
按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：车辆养路费、车船税等； 并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做 到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。
部门申请 物品采购
查看库房 检查验收
购物清单 出入登记
主管审批 月末盘存
定期询价议价
帐物相符
监督检查
二、固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台 帐清单，监督各部门于每月27日进行盘点，办公室会根据 各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据 各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品 清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行 全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申 请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对， 做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相 应处罚。
八、执行处理突发事件
突
发
主
及
妥
减
处
事
要
时
善
少
理
件
情
汇
解
不
结
出
况
报
决
利
果
现
收
领
处
影
汇
集
导
理
响
报
公司各种突发事件出现后，综合办公室在收到信息的同时， 要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有 可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又 不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明 原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司 或员工的利益，树立好公司的整体形象。
二、固定资产及低值易耗品的管理
资产分类
台账清单
每月盘点
核对账物
三、各部门基础设备、设施维修管理
综合办公室负责根据维修要求协调或 外请技术人员维修、对维修全过程进行控 制；各部门对维修质量监督、确认。
所有维修要求做好记录、跟踪维护结 果及完成状态；对未按要求完成的维修事 项、及时了解情况并报告负责人。
文件资料收集 分类整理编号
立卷归档
装订成册存放
使用.传阅控制
五、文件资料收发、传真管理
各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作 好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文 件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记 后及时传递给相关部门。
五、文件资料收发、传真管理
文件资料的收发
行政审阅
上传下达
准确记录
十一、执行上级交办事务
4
汇报结果
1
接受上级交办任务
3
保质保量
2
及时完成
九、后勤服务保障
拟定制度 加强检查 收集建议 提高质量 员工满意
安抚员工
反馈
综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要 加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员 工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改 善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障 质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员 遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人 员接送、货物输送的时效性。
行政部工作流程
目录
1
行政部门职责
行政部工作职责
2
具体工作流程
01
办公设备、公共设施的日常管 理和维护
02
办公用品及日常用品的采购、发 放管理
固定资产及低值易耗品的管理
03
04
秘书事务、行政日常事务、档案的 归档管理
05
各种费用的控制交纳
06
后勤管理、执行上级交办事务等
一、办公用品及日用品的采购、发放管理
十、日常事务处理
1 当日计划
工作
2 临时事务
处理
6 提高服务
意识
日常事 务处理
3 择其轻重
处理
5 保证正常
工作
4 注重时效
结果
综合办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多， 并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当 日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。 总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其他部门 服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。
三、各部门基础设备、设施维修管理
维修申请
记录备案
安排维修
பைடு நூலகம்
检查验收
维修结束
四、文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点，做好系统编目、 使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收 集各类文件资料，并整理立卷归档。
各部门往来的备忘录、文档、资料等按类 别、内容、时间顺序等存档管理。
四、文件档案的归档管理