企业档案管理工作精品PPT课件

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企业档案管理培训PPT

ARCHIVES MANAGEMENT TRAINING
档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企
业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用
合理使用文件夹定期备份重要文件加密
档案管理
业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用
档案管理的方式可分为四类：
01
格式统一
02
标识鲜明
03
科学分类
04
及时记录
03
档案管理方法
ARCHIVES MANAGEMENT TRAINING
档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企
业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用
档案管理工作做得如何，是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。
档案管理可归纳为六个步骤：
①
②
③
④
⑤
⑥
收集
整理
鉴定
保管
统计
利用
按对象划分按主题划分
档案分类的方法：
按项目划分按形式划分
按时间划分
04
电子档案管理
ARCHIVES MANAGEMENT TRAINING
汇报人：XXX 汇报时间：2020年XX月
业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用
档案是什么
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录

企业档案管理(最终版)PPT课件

年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。
36
全宗号
类别号
年度 2005 机构
A 期限永久件号 15
机构：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年度 2005 机构
A 期限永久件号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。
22
去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。
23
如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
24
装订采用左侧、下侧对
齐方式对，用不锈钢钉装订或线装订。
10
来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。
11
三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录 2 区分年度 8 填备考表 3 划分期限 9 文件装盒 4 文件装订 10 打印目录 5 文件排列 11 入库装箱柜 6 文件编号
33
全宗号
类别号
年度 2005 机构
A 期限永久件号 15
类别号：不同门类档案的代号，如管理性档案为A
34
全宗号
类别号
年度 2005 机构
A 期限永久件号 15
期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期

档案管理学(全套课件559P)ppt课件

档案管理学发展历程及现状
发展历程
档案管理学的发展经历了传统档案管理阶段、近代档案管理阶段和现代档案管理阶段。随着社会的进步和科技的发展，档案管理学的理论和方法不断得到丰富和完善。
现状
目前，档案管理学已经成为一门独立的学科，拥有完善的理论体系和实践方法。同时，随着信息化时代的到来，电子档案的管理和利用逐渐成为档案管理学研究的热点和难点。
06 电子文件与数字档案馆建设
电子文件概念、特点及分类方法
电子文件概念
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传
送的文件。
电子文件特点
包括信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息与载体之间的可分离性、信息的易变性、信息
档案管理定义
档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案管理学研究对象与内容
研究对象
档案管理学的研究对象是档案及档案管理现象。
研究内容
档案管理学的研究内容主要包括档案的定义、本质、种类、作用，档案工作的性质、任务、原则、制度，档案工作的历史发展，档案工作的组织和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等。
行专门的档案材料收集。
追踪收集
对于某些重要或易散失的档案材料，采取追踪方式进行收集，确保其完整归档。
档案整理流程与规范
分类
根据档案内容、形式等特征，将档案划分为不同的类别。
组卷
将同一类别的档案材料组合成卷宗，并编写卷宗目录。
档案整理流程与规范
排列
档案管理学(全套课件 559P)ppt课件

档案管理教程课件PPT

干部人事档案由主管人事的人员按照《企业职工档案管理工作规定》的要求随时收集、整理、归档。
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时归档。
20
电子档案的收集有许多具体的要求比如：文字处理技术形成的电子文件；扫描仪设备形成的电子文件；计算机辅助设计形成的图形电子文件；视频、音频、多媒体设备形成的电子文件；通用软件形成的电子文件等等在收集时都有关于技术环境、相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等的技术要求。只有在充分考虑了电子文件的这些技术因素后电子档案才能实行逻辑归档和物理归档。
4
一般企业档案分类示意图
一级类目
二级类目
类目代号
类目名称
类目代号
类目名称
01
党群工作
02
行政管理
03
经营管理
04
生产技术管理
05
产品
06
科学技术研究
07
基本建设
08
设备仪器
01
02
会计档案
03
09
04
凭证账簿报表其它
5
一级类目
类目代号
类目名称
10
干部职工档案
11
声像档案
12
荣誉实物
二级类目
企业各种门类各种载体的档案主要分为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。
3
企业开展档案工作需从四个方面入手：一、组织建设。二、制度建设。三、基础设施建设。四、业务建设。（包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个环节）

企业档案管理基础知识.ppt

具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加
份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承
2019-8-3
谢谢观赏
10
５、实物档案
指具有参考和利用价值并作为档案保存的实际物品。主要包括本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品及反映本单位不同发展阶段的产品样品，实体性科技成果、工装和设备等物
品。
2019-8-3
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11
６、电子档案
2019-8-3
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6
２、会计档案
会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材
料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。１、会计凭证：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。２、会计账簿：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其
他会计账薄。３、财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附
人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（中
华人民共和国档案法）
档案是各项工作活动的历史记录
档案是具有保存价值的
档案的载体形式是多种多样的
2019-8-3
谢谢观赏
3
二、全宗档案
全宗：就是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。分为机关组织全宗和人物全宗两种。

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Page 23
（二）档案的移交归档
（一）归档程序（续 3）填写《文件移交清单》填写《文件移交清单》的目的是便于档案交接双方确认交接文件的内容、数量以明确档案管理责任，因此移交人应根据文件内容详细填写文件移交清单。
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（二）档案的移交归档
（一）归档程序（续 3）填写《文件移交清单》（续1）
移交部门：
序号
合同号
所属项目
供应商
采购物品
总金额日期页数份数
合格供应商资料移交清单
序号
供应商名称
移交部门：资质文件
产品
页数
1
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（二）档案的移交归档
（1）归档程序（续 4）档案的交接与签收移交人将需移交的档案文件（纸质、电子版）连同相应的移交清单交档案管理员核对确认无误后再交交接双方部门负责人签字即完成档案移交工作。
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良好的档案管理的作用
良好的档案管理（续）
有助于企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象；
有助于企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。
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档案管理的意义
企业档案是企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的，对企业发展和国家、社会具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料，反映了企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源，也是企业文化的积淀。
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
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电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
（
建设单位：项目名称
）
纸质文件移交清单
移交部门：
序号
文号
责任者
文件内容
日期页数份数密级备注
序号
责任者
（建设单位：项目名称）
电子文件移交清单
移交部门：
文件内容
文件日期
格式
密级
备注
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（二）档案的移交归档
（一）归档程序（续 3）
填写《文件移交清单》（续2）
合同文件移交清单
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公司档案管理类目体系（续）
规章制度（01）
公务文件（02）
行政人事类（XZ）
…… 质量管理（07）
经营管理类（JY）
其它文件（08）
二氧化氯发生器（01）
风电润滑系统（02）
（归档范围）
归档件文类
产品科研类（CP）工程项目类（GC）
空调项目（01）消防项目（02）水处理项目（03）除尘项目（04）
良好的档案管理的作用档案管理的意义档案管理对企业的价值贡献点企业忽视档案工作可能引发的主要风险
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良好的档案管理的作用
良好的档案管理
有助于企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；
有助于企业在市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；
2021/1/25
企业档案管理工作
**公司
Monica 2011-02-20
认知企业档案管理企业档案管理的必要性公司档案管理制度简介
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认识企业档案管理档案及企业档案电子文件及电子档案企业档案构成类型企业档案业务流程及方式
Page 3
档案&企业档案
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史纪录。
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档案管理对企业的价值贡献点
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企业忽视档案工作可能引发的主要风险企业核心成果流失企业权益失去保障企业历史失去记忆知识资产无法积累
Page 15
认知企业档案管理企业档案管理的必要性公司档案管理制度简介
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企业档案管理制度简介公司档案管理类目体系档案的移交归档档案的利用
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（二）档案的移交归档
（2）归档时间
产品科研类：
在产品鉴定验收后1个月内归档，后期销售
推广阶段的文件参照行政人事类文件进行进行收
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公司档案管理制度（简介）
第一章总则第二章归档范围及保管期限第三章归档时间及质量要求第四章档案的整理第五章档案室的管理第六章档案利用制度第七章档案保密制度第八章档案人员的岗位职责
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公司档案管理类目体系
我公司档案类目体系采用两级类目的形式将公司档案分成了6个一级类目，各一级类目下设了总计29个二级类目，该类目体系体现在《归档文件类目、归档范围及保管期限表》中，档案的归档、分类整理工作以此表为依据开展。
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电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文件和相应元数据、背景信息和支持软件。
——《企业档案工作规范》
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企业档案构成类型
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企业档案业务流程及方式
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认知企业档案管理企业档案管理的必要性公司档案管理制度简介
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企业档案管理的必要性
矿井救生（03） ……
荣誉类（01）
目
实物档案类（SW）
纪念品（02）
法规标准（01TS）
行政人事（02） ……
样本资料（05）
其它
一级类目
二级类目
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档案的移交归档
（一）
归档程序
日
分
常
类
积
整
累
理
填写《文件移交清单》
档
签
案
字
交
确
接
认
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（二）档案的移交归档
（一）归档程序（续 1）日常积累在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的顺序集中留存下来。
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（二）档案的移交归档
（一）归档程序（续 2）分类整理所有归档文件以反映一个完整问题、事件、项目为一件（卷）进行整理，并根据文件的内容参照《档文件材料范围、保管期限表及分类编号方案》进行一级类目和二级类目（年度/产品型号/项目）的归类。