英语函电的写作特点及其在商务活动中的应用商务英语函电在对外贸易交往过程中,准确而有效的传递着各种商务信息。
本文通过对英语函电的学习并根据笔者毕业实习中的体会与经验试图对外贸函电语言的特点和写作原则进行分析,并以此构建外贸函电的应用技巧,以期促进有效的沟通。
标签：英语函电商务活动运用
一、引言
商务英语函电是国际商务往来中经常使用的交流手段,而商务英语函电的使用贯穿对外贸易交往的各个环节。本文根进行了对外贸函电的文本特征进行了分析,并以此提出了相应的解决方法,因此得到更有效的应用,更有利于外贸发展和便于沟通。从而达成业务并进行有效地开展。
二、英语函电文体的基本特征
在如何更好地掌握英语函电的写作技巧之前首先应了解英语函电的基本特征,英语函电是一种特殊的文体,它是在外贸实务中通过语言作渠道,采用特点格式进行交往。作为一门特殊的语言和实用性很强的课程,它的特征主要表现在语言形式、语言特征和词汇特征等方面。
1.语言特征
为了避免涉外商务中在意义上产生模棱两可和误解,在外贸函电中,更加注重的是表达是否贴切、清楚,能否给对方留下良好的印象,最终能否达成交易。其句子结构往往按正常语序组织,以显现属于谁的责任和义务。在外贸函电中,顾及得最多的是下述七个方面,即清楚、简结、正确、完整、具体、礼貌和体谅。
2.词汇特征
运用文字一般做到规范、确切、简练、明晰。涉及有关双方的权利和义务时,用词相当精确。在业务上惯用的名词、缩略语、术语和货币符。如:We can consider to reduce our price if your order is largeenough此句意义含糊,改为We can reduce our price by 2% if your order exceeds 5.000 pieces后.意思就清楚了。
三、写好英语函电应注意的问题
1.格式随意化:英语商业信函一般包括信头、写信日期、信内地址、称呼、正文、结尾客套话、签名、签名缩写等几个主要部分。根据具体情况,也可省略部分内容,如信内地址,签名缩写等。目前国外普遍采用齐头式,因为此种形式可使打印效率提高,信的外表看起来更整洁。笔者曾在实习单位的其中一封邮件中发现:
原译为:China Minsheng Banking corporation ,Ltd.(中国民生银行有限公司),corporation本身即为有限公司,相当于limited company,英译中无需再加“Ltd.”。
2.内容简明化:外贸英语函电的篇幅应以一张纸为限。“短”为宜。一个段落最好不超过1O行,否则给人以沉闷的感觉。选择一些虽短但意义确切的词,可以给人以明快的印象,并可省去收信人逐字推敲词义的麻烦和时间。例如,用“though”代替“despite the fact that”,用“if”代替“in the event that”。在实际应用中应不断练习,删去不必要的字,让句子更精炼,表意更准确。
3.语言规范化:随着对外交往的日益频繁,外贸函电的语言使用已越来越规范化。但目前在一些商务资料、往来函电中仍有许多洋泾浜英语在被公式般地使用,如“at an early date”、“enclosed please find”、“reason is because”等等。有一个行之有效的方法可解决这个问题,即向英语国家的客户学习,研究对方发来的函电,琢磨其用词造句,逐步改进自己的不足之处。
除以上应注意的问题之外,还应稍加注意英语函电的语气。因为写信的语气表明了你写信的态度。礼貌地及时回复对方来信,会让收信人产生友善的反应,反之,命令、生硬、蛮横的语气会使函电达不到预期的目的。
五、英语函电在商务活动中的应用
外贸函电是国际贸易领域人们借以沟通的书面工作语言,由于函电比口头沟通形式严谨和清晰。近年来,随着我国与世界各国贸易活动日渐频繁和复杂,外经贸人才应具备通过书写信函实现有效沟通的能力已成为迫切需要。通过本次毕业实习了解到许多外贸企业将“能够熟练使用外文,流畅和准确的和外商沟通”作为考查职员和招聘新人的标准之一。可见英语函电在商务活动中的广泛应用。
1.掌握和熟悉外贸函电的相关业务和知识
在写作英语函电前必须熟悉掌握外经贸业务的主要步骤:建立业务关系、询价、报盘、还盘、订货、接受、签约、包装、装运、支付、结算、保险、商检、索赔、代理、抱怨与调停等等。因此在了解英语函电写作技巧之外还应注意结合外贸业务进展的不同环节和内容学习相关函电的写作,以达到一封有效的外贸英语函电。
2.注重理论与实践相结合
只有通过系统地学习、不断地操练、模仿和实践,才能更好地巩固所学的知识,最终达到能够正确翻译并能拟写相关的外贸信函。再好的理论倘若不与实践相结合也是毫无意义的。因此,应首先充分了解英语函电的语言特点、写作格式、写作技巧和规则,以及相关商务知识等理论基础上进行大量的操作练习,从而更好的培养和有效地运用英语函电的能力。
六、结论
英语函电作为国际商业交往联系的重要手段。为了能够达到以笔代口谈生意的目的,除了熟练掌握商业知识和英语写作技巧外还要了解英语商业资件的写作特点和要求以及其他相关内容,以便有效沟通。
参考文献:
熊丽娟:外贸函电协作的若干原则[A].湘潭师范学院学报,2006,111～112
