第七章 电子文件管理系统

规章制度编号：国网（办/2)544—2014 国家电网公司电子文件管理办法第一章总则第一条为规范国家电网公司（以下简称“公司”)电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存企业历史记录，促进信息资源开发利用,提高公司管理水平,依据国家有关法律法规和标准规范，结合公司实际,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件，是指公司在生产、经营、管理等各项公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条公司电子文件管理遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持以下基本原则：（一)统一管理。

对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

（二）全程管理.对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等环节实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态.(三）规范标准。

依据国家相关标准和规范，制定公司统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理.（四）便于利用。

发挥电子文件高效、便捷优势,对有价值的电子文件提供分层次、分类别的共享应用。

(五）安全保密。

按照国家有关法律法规和规范标准的要求,采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件信息安全。

第四条本办法对公司电子文件管理机构设置、职责划分、电子文件管理各业务环节要求、电子文件管理系统建设与应用、考核与奖惩等作出规定。

第五条本办法适用于公司总(分）部、各单位及所属各级单位（以下简称“各级单位”）的电子文件管理工作。

公司各级控股、参股单位的电子文件管理工作参照执行。

第二章电子文件管理机构与职责第六条公司电子文件管理实行分级负责制,建立两级电子文件管理机构,分别在公司总部、各分部和公司各单位设立电子文件管理工作领导小组（以下简称“领导小组”）,领导小组下设办公室。

机构组成及主要职责如下:（一)公司总部领导小组由公司领导及相关部门负责人组成.主要职责为：贯彻落实国家电子文件管理方针政策和工作要求；研究制定公司电子文件管理决策部署；统筹规划公司电子文件管理工作；协调解决公司电子文件管理中的重大问题；审定公司电子文件管理规章制度、标准规范、项目经费、重大项目方案等。

关于印发《湘西自治州电子政务内网管理规定（试行）》的通知各县市委、县市人民政府，州直副局以上单位：《湘西自治州电子政务内网管理规定（试行）》已经州委、州人民政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。

中共湘西自治州委办公室湘西自治州人民政府办公室2010年5月11日湘西自治州电子政务内网管理规定（试行）第一章总则第一条为切实加强全州电子政务内网管理，确保电子政务内网安全、稳定、高效运行，根据《中共中央办公厅国务院办公厅转发<国家信息化领导小组关于推进国家电子政务网络建设的意见>的通知》（中办发〔2006〕18号）、《中共湖南省委办公厅湖南省人民政府办公厅关于加强我省电子政务内网建设的意见》（湘办发〔2006〕23号），结合我州实际，制定本规定。

第二条本规定所称电子政务内网(以下简称内网)，是与国际互联网完全物理隔离的政务内网平台，主要满足各级党政机关内部办公、管理、协调、监督和决策的需要，提供公文传输、协同办公、信息管理、决策支持等业务应用服务，是政务信息化的重要基础设施。

第三条本规定适用于全州所有接入内网的单位及计算机终端。

第二章职责分工第四条州委办公室负责电子政务内网横向传输网的协调与沟通；州人民政府办公室负责电子政务内网纵向骨干传输网的协调与沟通。

各单位对本单位内网管理人员和电子公文传输系统操作人员进行调整，应及时报经州委办公室和州人民政府办公室批准同意。

第五条州电信分公司负责电子政务内网的日常运行维护，负责及时解决网络故障，保证网络畅通；提供网络安全服务，建立应急处置机制等。

第六条内网管理人员和电子公文传输操作人员必须有一定的计算机基础，能及时发现和清除计算机中存在的病毒和木马程序，独立完成操作系统备份和公文传输软件的安装。

第七条各单位系统管理员负责本单位的内网网络和终端设备维护，负责分配和管理本单位内部用户权限和各项业务应用系统的实施及维护。

第三章网络平台管理第八条内网的平台管理由州委办公室和州人民政府办公室共同负责，其主要工作内容是：（一）贯彻落实上级主管部门有关电子政务内网建设工作的指示和精神，制定本区域电子政务内网的发展规划和实施方案。

办公电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强办公电子文件管理工作，提高文件管理效率，保障文档安全和完整性，特制定本办公电子文件管理制度。

第二条本制度适用于本单位所有机关、部门及工作岗位的电子文件管理工作。

第三条电子文件是指以数字形式存储的信息文件，包括文字、图表、声音、视频等内容。

第四条本制度所称电子文件管理，是指对电子文件的创建、利用、传输、保存、检索和销毁等活动的全过程管理。

第二章文件的创建与登记第五条所有电子文件的创建应当按照规定的格式和标准进行，确保文件内容真实、准确、完整。

第六条电子文件应当按照文件名称、编号、类型、日期、责任人等信息填写登记表，并存档备查。

第七条电子文件应当按照规定的分类和目录结构进行存放，便于管理和检索。

第八条电子文件的创建人应当对文件的内容和形式负责，不得随意删除、修改或篡改文件的内容。

第九条电子文件的密级由创建人根据文件内容和重要性确定，并标明密级标识。

第十条电子文件应当按照规定的存储设备和存储格式存放，并定期进行备份和归档。

第三章文件的利用与传输第十一条电子文件的利用应当遵循业务需要和管理规定，不得违反法律法规和规章制度。

第十二条电子文件的传输应当采取安全、可靠的方式进行，确保文件传输过程中不受干扰和破坏。

第十三条电子文件的传输环节应当记录传输信息，包括发送方、接收方、传输时间等信息。

第十四条电子文件的传输应当严格控制权限，保护文件内容的安全和机密性。

第四章文件的保存与检索第十五条电子文件的保存期限应当根据文件的重要性和法律法规的规定确定，超过保存期限的文件应当及时进行销毁。

第十六条电子文件的检索应当便捷、快速，确保文件内容的及时查阅和利用。

第十七条电子文件的检索应当采取严格的权限控制措施，防止未经授权的人员查阅文件内容。

第十八条电子文件的检索工具和系统应当定期进行更新和维护，保证查询功能的稳定和可靠。

第五章文件的销毁与归档第十九条电子文件的销毁应当按照规定的程序和要求进行，确保文件内容不被恢复和泄露。

电子版文件资料管理制度第一章总则第一条为加强对电子版文件资料的管理，规范文件资料的存储、保管、查阅和利用，提高信息资源的利用效率和安全性，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有的电子版文件资料管理工作。

第二章文件资料的归档和整理第三条电子版文件资料应按照文件类型、年份、部门等分类进行归档整理，并建立相关的检索系统。

第四条文件资料的归档应采用独立的存储设备，并定期进行备份和更替，保证文件的完整和安全。

第五条对于已经过期的文件资料，应及时进行整理和处理，保持归档的系统的及时性和有效性。

第三章文件资料的使用和审核第六条对于需要使用电子文件资料的人员，应提出书面申请，并经过相关主管部门的审批方可查阅。

第七条对于涉密文件资料的使用，应严格按照相关保密规定执行，未经授权人员不得查阅和使用。

第八条文件资料的使用记录应及时登记和备份，以保证文件的使用情况能够得到准确的追踪和检查。

第四章文件资料的保密和安全第九条对于涉密文件资料的保管，应采取严格的控制措施，包括密码保护、访问权限控制等。

第十条文件资料管理人员应定期对电子文件资料进行安全检查和漏洞排查，保证文件的安全性和完整性。

第十一条对于发现文件资料泄露或者损坏的情况，应立即进行报告和处理，同时启用备份文件进行替换。

第五章文件资料的转移和销毁第十二条对于需要转移的文件资料，应经过相关主管部门的审批，并按照规定的程序进行转移和交接。

第十三条对于已经过期的文件资料，应按照相关规定进行销毁，并建立销毁记录以备查证。

第十四条对于需要长期保留的文件资料，应进行定期的整理和存档，并做好相关的保管工作。

第六章文件资料管理的责任和制度执行第十五条文件资料管理人员应加强对文件资料管理制度的宣传和执行，确保每个工作人员都能够理解和遵守相关规定。

第十六条对于违反文件资料管理制度的人员，应依照相关规定进行处罚和纠正。

第十七条文件资料管理人员应进行定期的文件管理质量检查，确保文件资料管理工作的顺利进行。

电子技术文件管理制度第一章总则第一条为了加强电子技术文件的管理，确保电子技术文件的安全性、可靠性和完整性，提高电子技术文件的利用效率，制订本制度。

第二条本制度适用于本单位的所有电子技术文件的制作、存储、传递、利用和销毁。

第三条电子技术文件是指采用电子信息技术和设备创建、存储、管理和传递的技术文件，包括但不限于电子文档、电子图纸、电子数据等。

第四条电子技术文件管理的原则是科学性、规范性、安全性、便捷性。

第五条电子技术文件管理应遵循国家相关法律法规、规章和政策制度，并根据本单位的实际情况进行具体操作。

第六条本单位的电子技术文件管理工作由相关部门负责，具体职责如下：1. 制定并修订电子技术文件管理制度；2. 组织实施电子技术文件管理工作，确保电子技术文件系统的正常运行；3. 指导和督促各部门落实电子技术文件管理制度。

第二章电子技术文件的制作第七条电子技术文件的制作应符合以下要求：1. 采用标准化的电子文档格式进行编制；2. 采用规范的命名方式进行命名，包括文档名称、版本号、制作日期等要素；3. 相关数据应准确、可靠、完整、一致。

第八条电子技术文件的制作应由具备相应资质和技术水平的人员进行，并按照相关标准和规范进行操作。

第九条电子技术文件的制作应进行质量控制，确保技术文件的准确性、完整性和一致性。

第三章电子技术文件的存储第十条电子技术文件的存储应采用合适的存储介质和设备，确保电子技术文件的安全性和可靠性。

第十一条电子技术文件的存储应采用分级管理的方式，按照文件的重要性和保密级别进行分类存储。

第十二条电子技术文件的物理存储应符合以下要求：1. 存储介质应具备抗磁场、抗湿度、抗辐射等特性；2. 存储设备应定期维护和检测，确保设备正常运行；3. 存储环境应干燥、无尘、温度适宜，并采取防火、防水、防盗等措施。

第十三条电子技术文件的逻辑存储应采用合理的文件结构和管理方法，确保文件的易取得、易查找和易操作。

第十四条电子技术文件的存储应做好备份工作，确保文件的备份完整、可靠、可恢复。

电子文档管理和销毁制度文件编号：Q/NC—IWI—04－2011版本/修订：A/0编制人：李伟审定人：张米兰批准人：张惠民电子文档管理和销毁制度第一章总则第一条为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本制度。

第二条基本术语解释（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于U盘、光盘、移动硬盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（五）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（六）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（七）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（八）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（九）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章管理体制和职责第三条公司应明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题,为电子档案的保管、查验、复制提供支持。

制定规范性文件管理制度第一章总则为了规范公司内部的文件管理工作，提高文件管理效率，确保文件的安全性和可查性，制定本规范性文件管理制度。

第二章文件管理的基本原则1. 保密原则：文件管理过程中，要严格遵守保密规定，确保文件安全，避免信息泄露。

2. 完整性原则：文件管理过程中，要确保文件的内容完整，不应有遗漏和被篡改的情况。

3. 可追溯原则：文件管理过程中，要确保文件的操作记录完整，方便追溯和审计。

4. 便捷性原则：文件管理过程中，要简化文件的流转和处理过程，提高操作效率。

第三章文件管理体制1. 文件目录管理：建立公司内部的文件目录结构，明确文件的分类、编号和存储位置，确保文件的有序管理。

2· 文件归档管理：定期对文件进行清点、整理和归档，分类标识文件的保存期限，按照规定的时间进行文件销毁。

3. 文件保密管理：对涉密文件进行密级管理，确保文件的机密性，严格限制浏览和传递权限。

4. 文件送审管理：建立文件送审的流程和标准，明确审批权限和程序，及时处理审批结果。

5. 电子文件管理：建立电子文档管理系统，包括文件存储、备份、检索等功能，规范电子文件的管理过程。

第四章文件管理流程1. 文件的申请与登记：凡是需要新建、修改或存档的文件，必须填写文件申请表，并由相关负责人审批后方可进行操作。

2. 文件的编制与审批：文件编制人员按照要求编写文件内容，并送至相关部门审批。

审批人员必须按照规定的权限和程序进行审批。

3. 文件的分发与传递：经过审批的文件，由文件管理员进行分发和传递，确保文件及时送达目标人员。

4. 文件的存档与归档：文件管理员按照规定的分类和编号将文件进行存档，并定期对文件进行清点和整理，为归档做好准备。

5. 文件的借阅与归还：员工需要借阅文件时，必须填写借阅申请，并经过文件管理员的批准后方可借阅。

借阅期限过后，必须按时归还文件。

第五章文件的保密管理1. 文件的密级划分：根据文件的机密程度，将文件划分为绝密、机密、秘密和一般的密级，并进行相应的保密措施。

文件管理制度第一章总则1.1制度目的为规范和优化公司文件管理流程，提高工作效率，确保信息安全，特制订本文件管理制度。

1.2适用范围本制度适用于公司内所有部门、岗位，所有涉及公司业务的文件管理，包括电子文档和纸质文档。

1.3主管部门公司文件管理由行政部门负责监督执行，行政总监为文件管理的主管。

第二章文件的定义和分类2.1文件的定义文件是指公司内部或外部形成的、载有特定信息并加以固定的载体，包括但不限于文字、图纸、照片、电子文档等。

2.2文件的分类按用途和重要性分为普通文件和重要文件；按载体分为电子文件和纸质文件；按形式分为规章制度、合同协议、会议记录等。

第三章文件的起草和审核3.1文件起草文件起草应明确标题、目的、内容、附件等要素，保证语言简明、层次清晰。

3.2文件审核文件起草完成后，应提交相关部门负责人审核。

审核内容包括法律合规性、技术可行性、业务流程等。

第四章文件的编号和归档4.1文件编号所有文件均应进行编号，编号原则应清晰、有序，便于查找和管理。

4.2文件归档文件归档应按照文件类型和保管期限进行分类存储，确保文件易查、易取、易保管。

第五章电子文件管理5.1电子文件存储公司应建立统一的电子文件存储系统，确保文件安全可靠，并定期进行备份。

5.2电子文件权限管理对不同岗位的员工设置不同的电子文件权限，保障文件的安全性和隐私性。

第六章文件的传递和传阅6.1文件的传递文件传递应采用正式的传递渠道，确保文件的及时、准确传递。

6.2文件的传阅文件传阅应有明确的传阅范围和传阅目的，并记录传阅过程，以便追溯。

第七章文件的销毁7.1文件销毁程序公司应建立文件销毁程序，对于过期、失效或不再需要的文件，按规定程序进行销毁。

7.2文件销毁责任明确文件销毁的责任人，并建立相关的文件销毁记录，确保销毁过程合规。

第八章文件管理的监督和评估8.1文件管理的监督行政部门定期对各部门文件管理进行监督检查，发现问题及时纠正。

8.2文件管理的评估建立文件管理绩效评估体系，定期对文件管理工作进行评估，不断优化流程和规范。

第一章：引言一、培训目的为了提高公司员工对文件管理制度的认识，规范公司文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，特制定本培训教材。

二、培训对象公司全体员工，特别是负责文件管理、档案管理、信息管理等相关岗位的员工。

三、培训内容1. 文件管理制度概述2. 文件分类与编号3. 文件收发与登记4. 文件借阅与归还5. 文件保管与销毁6. 文件信息化管理7. 文件安全与保密第二章：文件管理制度概述一、文件管理的重要性文件是公司各项业务活动的载体，是公司知识积累和传承的重要手段。

良好的文件管理制度有助于提高工作效率，保障公司利益，维护公司形象。

二、文件管理制度的构成1. 文件分类与编号制度2. 文件收发与登记制度3. 文件借阅与归还制度4. 文件保管与销毁制度5. 文件信息化管理制度6. 文件安全与保密制度第三章：文件分类与编号一、文件分类1. 按文件性质分类：如行政文件、业务文件、技术文件等。

2. 按文件形式分类：如纸质文件、电子文件等。

3. 按文件重要性分类：如重要文件、一般文件等。

二、文件编号1. 编号规则：采用流水号、分类号、年份等组合编号。

2. 编号方法：由文件管理员负责编号，确保编号的唯一性和连续性。

第四章：文件收发与登记一、文件收发1. 收发流程：接收文件→登记→分发→归档。

2. 收发要求：确保文件完整、及时、准确。

二、文件登记1. 登记内容：文件名称、文号、接收日期、接收人、文件份数等。

2. 登记方法：采用电子或纸质登记簿，确保登记信息的准确性和完整性。

第五章：文件借阅与归还一、文件借阅1. 借阅对象：公司内部员工。

2. 借阅流程：提出借阅申请→审核→借阅→归还。

3. 借阅要求：注明借阅目的、归还日期，确保文件安全。

二、文件归还1. 归还流程：归还文件→验收→登记。

2. 归还要求：确保文件完整、无损坏。

第六章：文件保管与销毁一、文件保管1. 保管地点：根据文件性质和重要性，选择合适的保管地点。

电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强电子文件的管理，提高文件利用率，明确文件的保密性、完整性和可用性，保护文件的安全性，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位及其各级各类组织，负责全面管理本单位产生的电子文件。

第三条本制度的宗旨是：科学规范管理、适应信息化发展、提高运行效率、防范信息泄漏、保护信息安全。

第四条本制度所称电子文件是指因业务需要而形成的，以电子形式记录信息，并具有保存完整性和可追溯性的全部资料。

第五条本制度所称电子文件管理是指协助本单位畅通的行政指令和贯彻的文件管理规范。

第六条本制度所称文件负责人是指在工作中负有直接责任的人员。

第七条本制度所称文件管理者是指被授权对电子文件进行管理的机构。

第八条本制度所称文件管理部门是指根据职责分工对电子文件进行综合管理的部门。

第九条文件管理工作应当坚持依法规范、文明规范、便利高效原则，为实现科学、规范、高效的管理服务。

第二章电子文件的管理第十条文件的类型包括：电子文件、信函、表格、照片、录音、录像等。

第十一条文件管理者按照文件保存期限将文件分为常规文件和临时文件。

第十二条文件管理者应当对文件进行编码，建立文件档案信息数据库。

对文件进行分类、整理和存储。

第十三条文件负责人应当对文件进行审查，保证文件记录内容真实可靠。

第十四条文件管理者应当加强对文件进行安全防护，采取技术措施确保文件的完整性和可用性。

第十五条文件管理者应当定期对文件进行检查，确保文件的安全性和完整性。

第十六条文件管理者应当加强对文件的管理和利用，鼓励创新，提高文件利用率。

第十七条文件管理者应当根据需要对文件进行转载和备份，确保文件安全。

第十八条文件管理者应当建立文件管理制度，规范文件的位置和借阅手续。

第十九条文件管理者应当制定文件管理手册，对文件管理流程进行详细规定。

第二十条文件管理者应当定期举行文件管理培训，对文件管理人员进行教育和培训。

第三章电子文件的保密管理第二十一条文件管理者应当制定电子文件保密制度，严格对文件进行保密。

中国华电集团公司电子文件管理办法(暂行)第一章总则第一条为加强中国华电集团公司(以下简称“集团公司")电子文件的管理,实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化,促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率，依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定，制定本办法.第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统（以下简称“OA系统”）及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据.第二章基本原则第三条电子文件处理应遵循以下原则：(一)最大效用原则。

公司系统文件处理采用电子文件方式。

（二）全程管理原则.对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量.（三）完整性原则。

电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致,无任何缺损.(四)可读性原则。

电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。

(五）安全保密原则.电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国家和集团公司的有关安全保密规定。

第三章职责第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法.系统各单位的总经理工作部（办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。

信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门。

第五条总经理工作部（办公室)职责:(一）制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。

(二)征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见。

(三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。

(四)负责使用人员的权限管理。

第六条信息技术部门的职责：(一）负责系统OA的运行维护，确保网络畅通和OA系统正常运行，做好OA系统安全管理工作，按时备份数据.（二)根据相应审批手续，受理修改电子文件处理流程、系统用户注册、名称变更、撤销等相关申请。

电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度第一章引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理电子文件的归档和档案管理工作，确保电子文件的完整性、安全性和可检索性，提高工作效率和信息管理水平。

本制度适用于本单位所有电子文件的归档和档案管理工作。

第二章定义和术语解释1.电子文件：指以数字形式存储在电子介质上，并可以通过计算机系统或其他电子设备进行查看、编辑、传输和存储的文件。

2.归档：指将电子文件按照一定的规则和流程进行组织、分类、整理和存储，以便于后续的检索和利用。

3.档案：指已经归档并留存下来的电子文件，作为证据或信息的依据，并具有法律效力。

4.档案管理：指对电子档案进行存储、检索、保管、销毁等一系列管理活动。

5.元数据：指描述电子文件属性和信息的一组数据，如文件名称、作者、创建时间等。

第三章电子文件归档管理流程1.创建电子文件将新建的电子文件按照相关规定命名、排序，并添加必要的元数据。

2.文件归档申请提交电子文件归档申请表，包括文件基本信息、归档目的、归档分类等，并附上相关文件。

3.文件归档审批归档管理员根据申请表和相关文件进行审核，并决定是否归档。

4.文件归档通过电子档案管理系统将归档文件按照归档分类进行归档存储，并记录归档信息和存储位置。

5.文件归档通知向申请者发送文件已归档的通知，告知归档编号和存储位置。

第四章电子档案管理1.档案检索根据需要检索档案，通过档案管理系统进行关键词检索、分类检索等方式找到所需档案。

2.档案利用对于需要使用的档案，使用人员可以通过电子档案管理系统进行查阅、复制、打印等操作，但需遵守相关规定。

3.档案保护确保档案的完整性和安全性，采取数据备份、权限管理、防措施等措施，防止档案损坏、丢失或被非法访问。

4.档案销毁对于无需保留的档案，按照规定的销毁期限和流程进行销毁，并记录销毁信息。

第五章附件本文档涉及的附件包括：1.电子文件归档申请表3.归档文件归档规范4.档案查询申请表第六章法律名词及注释1.电子交易法：《中华人民共和国电子交易法》。

电子档案管理办法第一章总则第一条本办法所称电子文件，是指企业在工作过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

本办法所称元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。

第二条电子文件管理应坚持以下原则：（一）统一管理。

对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理，对具有保存价值的电子文件实行集中管理；（二）全程管理。

对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态；（三）规范管理。

执行国家和行业的统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理；（四）便于利用。

发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用；（五）安全保密。

按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

第二章管理机构及职责第三条电子文件管理是对各类电子文件的全过程进行系统、有效管理，其目的是形成和建立电子文件客观凭证体系，促进电子文件共享使用，实现电子文件长期保管。

第四条办公室是公司电子文件的归口管理部门，负责电子文件日常处理，以及电子文件的归档管理，负责涉密电子文件的保密监督管理；第五条信息化管理部门负责为电子文件管理提供信息化支持；相关业务部门负责本部门职责及业务范围有关电子文件日常处理和业务管理工作。

第三章电子文件的形成与办理第六条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用；（二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。

涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。

第七条电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。

（一）文本文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。

电子档案安全管理制度第一章总则第一条为了规范和加强电子档案的管理和安全工作，保障电子档案的完整性、可靠性和安全性，提高电子档案工作效率，保护国家和社会利益，特制定本制度。

第二条本制度适用于单位内所有的电子档案管理活动，包括电子档案的生成、采集、归档、传输、保管、利用、销毁等全部环节。

第三条本制度所称电子档案，是指以电子形式产生的档案，包括电子文件、电子数据库、电子邮件等。

第四条电子档案安全管理的基本原则是依法管理、科学管理、规范管理、安全管理和便利管理的总原则。

第五条电子档案的管理应当遵循保密、安全、快捷和的原则。

第二章电子档案的生成和采集第六条电子档案的生成应当遵循以下原则：1、文件名称应当明确、简洁、表达内容准确。

2、文件的编码规则应当统一明确。

3、文件应当是原始完整符合规范的文件。

第七条电子档案采集要求：1、采集电子档案必须遵循文件保密的原则。

2、采集的文件应当进行备份和加密。

3、采集的文件要定期进行联机备份和离线备份。

第三章电子档案的归档和保管第八条归档的电子档案必须按照规定进行备份和归档，并对备份、归档的电子档案进行定期检查和整理。

第九条电子档案的保管要求：1、电子档案的保管要在防火、防潮、防盗、防震等方面进行有效保护。

2、电子档案的保存设备和环境应当符合国家有关规定。

3、未来电子档案的安全使用，必须实行备案、考核、审批制度。

第四章电子档案的传输和利用第十条电子档案的传输要严格遵守有关的传输规范，对传输过程进行监控和记录。

第十一条利用电子档案必须遵守相关保密规定，未经批准不得对外提供电子档案。

第五章电子档案的销毁第十二条电子档案的销毁必须遵守以下规定：1、电子档案的销毁应当按照一定的程序进行，包括申请销毁、审核销毁以及最后报批。

2、电子档案的销毁必须进行备份和归档，以备不时之需。

3、电子档案的销毁必须进行记录，并严格按照规定时间进行销毁。

第六章电子档案的安全管理第十三条电子档案的安全管理的要求：1、电子档案的安全管理要建立完善的安全管理制度，并严格执行。

公司文件化管理制度第一章总则第一条为了规范公司文件的管理，提高公司文件的利用效率和保密性，强化公司管理工作的规范性和科学性，制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于公司内所有文件的管理工作，包括文件的起草、审批、归档、保管和销毁等工作。

第三条公司文件的管理应遵循法律法规和公司规章制度，保证文件的真实、完整、准确、保密和及时。

第四条公司文件应当分类管理，包括工作文件、财务文件、人事文件、行政文件等不同种类文件。

第五条公司文件管理工作应当遵循合理、便捷、稳健的原则，确保文件的安全和便捷的检索和利用。

第六条公司文件管理工作应当遵循专人专责的原则，明确文件管理的责任人和职责。

第七条公司文件管理工作应当依托信息化技术，建立完善的电子文件管理系统。

第二章文件的起草和审批第八条文件的起草应当符合文件的种类和内容，遵循真实、准确、简洁、明了的原则，起草人应当对文件的内容负责。

第九条文件的审批应当按照公司规章制度和审批流程进行，严格控制审批权限，确保文件的合法性和合规性。

第十条文件的审批应当按照程序进行，明确审批岗位和责任，审批人应当审慎、科学地审查文件内容，避免审批错误。

第十一条重要文件应当经主要领导审批，然后方可生效，一般文件应当经部门负责人审批，按规定流程流转。

第十二条文件的审批流程应当记录清楚，审批意见应当明确，文件的修订和修改应当追溯审批的历史。

第三章文件的归档和保管第十三条文件的归档应当按照公司文件管理规定，将已审批的文件按照分类存档，确保文件的完整性和可追溯性。

第十四条公司文件应当按照责任部门的要求存档，文件柜应当标注清晰，文件应当按照年份、月份、序号等顺序存放。

第十五条文件的保管应当注重安全和保密，必须确保文件不被盗窃、遗失或泄露。

第十六条文件的保管期限应当根据文件的性质和法律法规规定定期清理，过期文件应当及时销毁。

第十七条公司文件的原件和复印件应当严格区分，不得将复印件作为原件使用，更不得外传。

第十八条公司电子文件的管理应当依托信息化技术，建立完善的电子文件管理系统，确保文件的安全和可控。

第一章1.电子文件的概念：国家机关或社会组织、个人在履行其法定职能或处理事务的过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

2.两个基本特征：文件是电子文件的概念基础（功能属性）数字信息（技术属性）3.电子文件的作用：广泛应用于信息传递和社会交往；支持各项业务和管理活动的高效和可持续发展；维护社会组织和个人的合法权益；延续历史，传承文明4.电子文件的三要素：内容，背景，结构5.电子文件的种类：按功能划分为：主文件、支持性、辅助性、工具性按生成方式：原生电子文件、数字化电子文件6.文件生命周期理论：文件从其形成到永久保存或销毁是一个完整的运动过程；这一过程依文件价值形态变化可分为若干个阶段；文件在每一阶段因其特定的效用状态和价值形态，而与价值主体、保管场所和管理形式之间存在一种对应关系。

（全程管理、前端控制的理论基础）7.文件连续体理论：四个坐标轴：文件形成者轴、业务活动轴、价值表现轴、文件保管轴8.电子文件的特点：数字信息的非人工识读性计算机软硬件系统的依赖性信息与特定载体的易分离性信息的易变性信息储存的高密度性多种信息媒体的可集成性信息组织的多维性物理结构和逻辑结构的分离性信息的可操作性9.电子文件的形成特点：电子文件与形成活动的伴生性电子文件之间的有机联系性电子文件种类与状态的多样性内容、结构、背景信息的分散性第二章1.电子文件的管理目标：保证电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性，提高工作效率（过程真实性、内容真实性）（困难：电子文件易改性、技术措施不配套、软硬件依赖性）（《电子文件归档与管理规范》（18894-2002）真实性四项措施：建立电子文件操作者可靠的身份识别和权限控制；设置操作日志；防错漏防调换标志；对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施）2.电子文件的效用：管护信息资产；提高工作效率；保存数字记忆；方便利用共享3.电子文件的管理原则：全程管理原则、前端控制原则、真实性保障原则、可读性保障原则，集成管理、完整性管理原则6.管理模式：双套制和全电子化集中式与分布式（双套制：同一份文件实行纸质版本和电子版本的双套储存管理（双轨双套制：机构在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本；单轨双套：先形成电子文件，电子文件归档时制作相应的纸质拷贝一同保存）全电子化）7.文件中心的类型：现行文件查询服务型、备份型、中转站型、永久保管型、系统服务型8.数字档案馆：概念：运用现代信息技术对电子档案及其他信息资源进行采集、存储、管理，并通过各种平台提供利用的档案信息集成管理体系。

双流县国土资源局电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为适应信息化建设和电子政务建设的需要，规范电子文件归档与管理工作,保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年第6号令），结合我局实际情况，制定本办法.第二条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。

第三条本办法适用于本局范围内的各科(室）、队、所、中心。

第二章电子文件归档与管理体系第四条建立与本单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员联系制度，保证解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

第五条严格的管理制度，采取切实有效的技术措施，在软件中配置电子文件归档接口和相应的档案管理子系统,保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。

第六条电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应当在内容、相关说明及描述上保持一致。

第七条为保证电子文件的安全性,防止因灾难、意外可能带来的数据丢失,对于电子文件正式文本实行双套保存。

具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。

第八条对只有电子签章的电子文件,归档时应当附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用.对电子文件中使用可靠电子签名的数据电文，不需要再度签名确认。

文件资料归类管理制度第一章总则第一条为规范文件资料的归类管理，提高文件资料管理效率和水平，保证文件资料的安全、完整和真实，促进信息共享和传递，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有文件资料的归类管理和利用，包括纸质文件和电子文件。

第三条文件资料的归类管理应坚持分类别管理、责任制、协同管理、可控监管的原则。

第四条文件资料的归类管理应依据文件的不同特性、重要性、紧迫性和保密程度分类管理，建立健全的文件档案管理体系。

第五条文件资料的归类管理工作应与信息化、便利化、规范化相结合，推动文件资料管理工作的现代化。

第六条文件资料的归类管理工作应定期进行评估和检查，及时纠正和完善工作中存在的问题。

第二章文件资料的归类管理第七条文件资料的归类管理应根据文件的内容、形式、目的、流转等特点进行分类。

第八条对于重要、紧急、机密的文件资料，应建立单独的档案管理系统，并设置专人或专门部门进行管理。

第九条对于普通、一般的文件资料，应建立分类管理体系，将文件资料分为行政、经济、科研、人事、财务、档案等类别，分别建立相应的档案管理档案室。

第十条对于电子文件资料，应建立电子档案管理系统，对电子文件进行分类归档，并设置权限和安全控制措施。

第十一条对于纸质文件资料，应建立智能化的文件柜或文件库，对纸质文件进行分类归档，并设置防火、防潮、防盗等安全控制措施。

第十二条文件资料的归类管理应建立完整的档案管理流程，包括档案的建立、归档、查询、借阅、整理和销毁等环节。

第三章文件资料的归类管理流程第十三条文件资料的建立应按照统一的规范和标准，包括文件的编号、标题、日期、签发单位、责任人等要素。

第十四条文件资料的建立应由文件责任人按照文件管理规定按时、按程拟定、签发、分发、登记，确保文件的真实、完整、准确。

第十五条文件资料的归档应按照文件的分类和编号进行归档，同时建立档案目录和档案登记簿。

第十六条文件资料的查询和借阅应按照设置的权限和规定进行，做到方便使用和监管合理。

国家档案局办公室关于印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知档办发〔2017〕3号各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：现将《电子档案管理系统基本功能规定》印发给你们，请结合实际遵照执行。

国家档案局办公室2017年12月15日电子档案管理系统基本功能规定第一章总则第一条为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。

第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。

第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。

系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。

第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。

第二章系统总体要求第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。

第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。

第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。

第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。

第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。

第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。

第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。

第三章档案接收第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。

第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。