关于加强竣工资料归档管理的通知
各项目监理部：
为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范，各项目监理部在整编工程竣工资料过程中，要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266-2010的要求进行整编。在资料整编上要严肃、认真，确保质量，保证上交的工程竣工资料规范、合理，否则，竣工验收资料不合格公司将不予接收，并作为年底考核的内容。
附件：《工程竣工资料整理归档管理办法》
银川夯实工程咨询有限公司
二0一三年一月八日
工程竣工资料整理归档管理办法．
工程档案资料是工程建设的重要组成部分，是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。为进一步加强工程档案资料的归档整理工作，做好工程竣工验收工作，依据《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、《建设工程文件归档整理规范》
(GB50328-2001) 、《建筑工程资料管理规程》（DB64/266-2010）及公司管理手册、程序文件、质量记录等，特制定本办法。
一、工程监理文件的收集整理和归档
1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。分三个阶段：项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。
2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件（包括电子版）均应收集齐全，整理立卷后归档。
3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。
4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整
理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审
资料,并将资料交与指定的资料管理员存放保管。各类监理资料应按资料形成先后顺序或项目完成情况及时收集，并考虑按单位工程、分部工程、分项工程划分。监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”
的要求。
5、由总监指定的项目资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查验收各专业的监理资料,并分类、分专业建立案卷盒,按规定编目、整理,做到存放有序、整齐,如将不同类资料放在同一盒内,应在脊背处标明，以便于跟踪检查。
6、对于已归指定管理资料员保管的监理资料,如本项目监理部人员需要借用,必须办理借用手续,做好借阅登记记录，用后及时归还；其他人员借用,须经总监同意,办理借用手续,资料员负责收回。
7、项目监理部负责所管辖项目工程档案资料的催交、检查验收、整理、移交，并对资料的系统性、真实性负责。在被监理项目竣工验收后一个月内，由总监理工程师负责, 将监理资料整理、装订成册分别移交业主及公司工程部归档，并办理移交签收手续。监理资料在移交给公司工程部前必须由总监理工程师审核并签字。
向公司归档及归档时间应符合下列要求：
（1）、已向建设单位移交监理文件，并已办理移交手续，有双方签字盖章档案交接单（见附件四和附件五）。
（2）、监理文件向公司移交时限及要求：工程项目通过竣工验收后的30天内向公司工程部办理完结监理文件移交手续（见附件四和附件五）。
二、监理文件资料归档的质量要求
1、归档的资料应为原件，应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。．
2、资料必须完整、真实准确、系统，与工程实际相符合，并做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、装订整齐、签字手续齐全完备。
3、材料的载体和书写应符合耐久性要求，应采用耐久性强的书写材料，不能使用热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水或纯蓝墨水书写。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4大小
（不够A4纸大小的纸张要粘贴在空白A4纸上，（297mm*210mm）。
成册的除外）
5、工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，并应附相应的文字说明，并做到内容准确。
三、监理文件资料的组卷要求
1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机
联系，便于档案的保管和利用。
2、归档的监理材料应按年度、工程项目种类（民用、市政等）分类组卷。并以案卷形式移交，同时要保证案卷封面、卷内目录、卷内备考表等项目的填写齐全、准确。
3、在对监理材料进行组卷时要以监理合同为依据。一项监理合同可能包含多个单项工程。各个单项工程共用部分按合同项统一组卷，其他部分按单项工程组卷。当一个工程项目的档案材料过厚时（每卷的厚度一般不宜超过40mm，如建设单位有特殊要求时，应按照其特殊要求进行组卷），可组成两卷或若干卷。卷内文件材料的排列要遵循工程项目文件材料形成的规律。
、同一案卷内不能有重份文件，不同载体的文件要分别组卷。4．5、卷内文件材料要编写页码，页码的编写要符合以下标准：（1）、卷内文件材料凡有书写内容的页面均应编写页号，空白页不编写页号。所编页号采用打号机打印，用阿拉伯数字从1起自然流水开始依次编写。
（2）、单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、反面在左下角编写页号。
（3）、漏编页号时，可在漏编页前页号的后面加“-”及所漏页号来表示（如第6页漏编，则在第5页标：“5-6”，同时在卷内备考表中注明“6为漏页”或“5-6页为一页”）。页号编重时，在重页的各页号后面用括号编顺序小号（如第5、第6两页都编成第5页时，则编为5（1）、5（2）页，并在备考表中注明“第
5页共两页”）。无论编重页号或是漏编页号，备考表中除有上述说明外，还要说明本卷总共实有页数。
6、每卷档案要附卷内目录，卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，不编写页号，每卷目录与本卷内容相符，用打印机打印。
7、卷内备考表要注明卷内文件的总页数，各类文件的页数（照片的张数）、立卷人、审核人以及立卷人（或审核人）对案卷组卷情况填写的说明或审查。说明主要是对卷内文件复印情况、页码错误情况、文件的更换情况、主要文件缺少情况等的说明。如没有需要说明的事项可不必填写。立卷人、审核人是本案卷立卷责任人，应对本案卷立卷负责（卷内备考表见附件三）。
四、监理文件资料的装订要求
、文件资料装订时，文件材料下口和右口取齐，左口和上口可1．适当切齐，卷内文件材料不得露出卷皮之外。
2、文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。案卷内不应有易锈蚀的装订物。
3、外文应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号、及装订形式。
4、卷皮、卷内表格的规格
案卷封皮、卷内目录、备考表、移交封面、移交清册的尺寸为标准A４幅面纸张。
5、案卷封皮（见附件一）
6、卷内目录（见附件二）
（1）、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
