律师发送电子邮件的注意事项(强烈推荐)

发送电子邮件的注意事项发送电子邮件已经成为日常工作中最常用的沟通方式之一、然而，由于电子邮件的使用如此广泛，人们往往在写作和发送邮件时忽略了一些重要的细节。

以下是一些关于发送电子邮件的注意事项，以确保您的电子邮件专业，高效地传达您的意图，并避免可能发生的误解或错误。

1.选择合适的主题：主题应准确地概括您的邮件内容，并帮助收件人明确邮件的重要性。

避免使用过于笼统的主题，这样可能会导致邮件被忽略或误解。

2.清晰明确的表达：在写邮件时要尽量简洁明了地表达要点，避免使用过长的句子和复杂的词汇。

使用简洁的段落和分段，以便读者能够更容易理解和回应您的邮件。

3.使用正确的语法和拼写：请务必使用正确的语法和拼写。

任何拼写或语法错误都会给读者留下不专业或粗心的印象。

使用自动拼写检查工具来避免这些错误。

4.尊重收件人的时间：邮件应该尽可能简洁明了，并且仅包括相关的信息。

避免在邮件中使用重复的信息或废话。

如果涉及复杂的问题，请考虑使用附件或其他链接提供详细信息。

5.确认收件人：在发送邮件之前，始终仔细检查收件人的电子邮件地址。

发送给错误的人可能带来不必要的麻烦或失误。

在回复或转发邮件时，还需谨慎检查邮件的收件人列表，确保只发送给相关人员。

6.使用礼貌和正式的语气：电子邮件是一种书面沟通方式，所以请使用正式和礼貌的语气。

避免使用庸俗语言或过于直接的措辞。

如果不确定如何表达自己的观点，请尽量使用客套性和委婉的措辞。

7.注意邮件的格式：电子邮件应该具有适当的格式和结构。

在邮件的顶部包括称呼和个人信息，接着是引言，然后是内容，最后是结束语和签名。

在每段之间使用空行来提高可读性。

8.小心使用抄送和密送：抄送（CC）和密送（BCC）功能可以在邮件中抄送其他人员或隐藏收件人。

但是，请谨慎使用这些功能，并确保只将邮件发送给必要的人员。

过度使用抄送和密送可能会导致不必要的混乱和信息泄露。

9.回复及时：尽量在收到邮件后的24小时内回复。

发送电子邮件时的注意事项发送电子邮件是现代社会中一项常见的沟通方式。

然而，随着电子邮件的普及，很多人在写邮件时却忽略了一些重要的注意事项。

本文将为大家总结一些发送电子邮件时需要注意的事项，希望对大家在日常工作和生活中有所帮助。

一、邮件主题的选择在发送电子邮件时，选择一个恰当的邮件主题是非常重要的。

邮件主题能够在短时间内向收件人传递你的意图，帮助对方更好地理解邮件内容，并能够在繁忙的工作中优先处理。

因此，在选择邮件主题时，应尽量简明扼要地概括邮件内容，并确保主题与邮件内容一致，避免误导或引起歧义。

二、认真仔细地撰写邮件正文邮件正文是表达自己想法和意图的重要途径，所以在撰写邮件正文时需认真仔细，确保用词准确、简洁明了。

通过分段落的形式，将邮件内容分为多个小段落，以提高可读性。

在句子结构上，可以适当运用修饰语、连接词等，使邮件语言更加流畅。

同时，还要注意语法和拼写错误，避免给读者造成困扰。

三、清楚明确地陈述意图在邮件正文中，陈述自己的意图是非常重要的。

无论是询问问题、交代工作还是邀请别人参加活动，都需要在邮件中清晰明确地表达自己的意图。

可以通过用粗体或者其他格式突出关键信息，帮助对方更好地理解你的意图。

同时，如果有相关的支持材料或者参考资料，也可以在邮件中附上链接或者附件，便于对方查看。

四、尊重对方的时间和隐私在撰写邮件时，应尊重对方的时间和隐私。

不要过于冗长，避免在邮件中跑题或者罗嗦。

如果需要讨论复杂问题，可以使用段落或者编号的方式，以清晰明了的方式展示出来。

同时，也要注意不要过于依赖邮件，可以在邮件中询问对方是否有时间进行进一步的讨论，或者要求面谈或电话沟通。

五、及时回复邮件在收到他人发来的邮件时，应尽量及时回复。

尽管有时候不能立即给出详细回复，但在收到邮件后，应尽快回应，告知对方是否收到邮件，是否需要更长时间进行回复。

如果邮件需要进一步讨论或者有争议，也可以使用问答的方式进行邮件的交流，避免造成不必要的误解和纠纷。

接收和发送电子邮件的协议接收和发送电子邮件的协议范本甲方：律师事务所（以下简称“甲方”）地址：电话：邮箱：乙方：客户（以下简称“乙方”）地址：电话：邮箱：鉴于，甲方和乙方通过电子邮件方式进行沟通，以便更好地完成业务交流，为了明确双方权力和义务、规范双方行为、保证双方合法权益，特拟定本协议。

第一条电子邮件内容1.1 甲方和乙方通过电子邮件方式进行沟通，包括但不限于以下内容：（1）委托事项、协商事项、律师意见等；（2）相关资料、证据等；（3）其他需要协商的事项。

1.2 甲方通过电子邮件发送文件时，应注意文件的保密性和完整性。

如果文件在传输过程中出现延迟、遗失、损毁等问题，甲方应及时告知乙方并重新发送文件。

第二条电子邮件的形式2.1 甲方和乙方确认，通过电子邮件方式的交流行为即为书面交流行为，均具有法律效力。

2.2 双方电子邮件的发送地址和接收地址分别如下：甲方发送地址：乙方接收地址：乙方发送地址：甲方接收地址：2.3 双方应妥善保管电子邮件的登陆信息并保管好密码。

第三条电子邮件的权利和义务3.1 甲方的rights（1）作为营业执照合法注册单位，有开展相关业务的权利；（2）有权根据乙方需要提供相应的资料和意见等；（3）有义务保障电子邮件的真实性、及时性、机密性和完整性。

3.2 乙方的rights（1）有权要求甲方提供相关法律服务；（2）有义务与甲方保持积极沟通。

第四条电子邮件的违约责任4.1 甲方的违约责任（1）未按照协议约定发送邮件，造成乙方损失，甲方应负责赔偿；（2）故意泄露乙方资料造成乙方损失，甲方应负全部责任；（3）泄露乙方商业机密信息，甲方不但要承担赔偿责任，而且还应当承担相应的法律责任。

4.2 乙方的违约责任（1）未按照协议约定保持电子邮件机密性，泄露给第三方，应负担全部责任；（2）在电子邮件中发送虚假信息，造成甲方损失，应负赔偿责任；（3）对邮件内容恶意篡改和操作，甲方因此受到损失，应负赔偿责任。

发律师函注意哪些事项
1. 嘿，你可别小瞧了发律师函这事儿啊！就像上战场，得准备得妥妥当当才行。

比如说，你连对方的准确信息都没搞清楚，那不是瞎折腾嘛！你想想，要是寄错地方了，那不就白忙活啦？
2. 注意啦，律师函的内容可不能含糊！这可不是随便写写就完事儿的，得像雕刻一件艺术品一样精心。

要是说得不清不楚，对方能当回事儿吗？就好比射箭，你得瞄得准准的呀！
3. 哎，千万别急着发律师函呀！万一有什么关键证据还没收集齐呢。

这就好像做饭，调料还没放全呢，你就出锅啦，能好吃吗？所以得等一切都准备充分了再行动。

4. 发律师函的时候，语气也得把握好呀！不能太强硬，也不能太软弱，就像走钢丝，得稳稳当当的。

要是太凶了，把人惹毛了咋办？要是太软了，人家不当回事儿又咋办？
5. 你得找个靠谱的律师来写律师函呀！这可不是随便找个人就能干的事儿。

好的律师就像个厉害的将军，能帮你打胜仗。

要是找个不靠谱的，那不就等于自乱阵脚嘛！
6. 发律师函的时机也很重要哇！这可不是想发就发的。

就如同播种，得在合适的时候播下去，才能有好的收获呀。

你总不能在不合适的时候瞎发一通吧！
7. 还有哦，发了律师函之后可别就不管啦！得盯着后续的反应呀。

这就像放了一只风筝，你得拽着线呢，不然风筝飞跑啦咋办。

我觉得发律师函真不是一件简单的事儿呀，每一个环节都得精心对待，可不能马虎！要不然很可能达不到想要的效果，还可能给自己惹来不必要的麻烦呢！。

法律人：完美邮寄法律文书这样操作在执业过程中，律师经常需要自己或者帮助客户寄送法律文书，如通知、异议、申请书、上诉状、证据材料等。

有的法律文书对于是否送达具有法律上的要求，即只有送达了才会产生一定的法律效果。

如依法解除合同时，解除合同通知送达对方时生效。

债权转让时，转让通知送达债务人时生效。

还有时间效力等等。

如何证明已经交邮、交邮的时间、交邮的内容等就成了律师需要证明的问题。

如何使寄送法律文书具备其应有的法律效力，需要切实注意。

以下几点是寄送法律文书时需要注意的：1. 相关法律文书打印至少二份，加盖公章或签字，寄送对方（即需要寄送的对象）一份，交客户一份，自留一份。

很多人往往是打印一份材料，盖章送给了对方或者邮寄给了对方，自己没有保存。

等到需要证明已经给对方发了通知的时候，连发了什么内容的通知都说不清楚，或者虽能说清楚，但是却举不出证据来。

这都是因为自己没有证据意识造成的。

作为律师，应该至少准备三份，一份自留，一份交客户，邮寄给客户要求送达的另一方。

另外，这三份的格式应当是一样的，即平时说的“一式三份”。

实践中有人只是在发给对方的那一份上盖章，自留的、交客户的不盖章。

这对于证据保留是不利的。

我们把法律文书送给对方后，应该有证据证明我们送达了什么材料，而如果客户或律师保存的法律文件形式不完整，在将来证明相关法律事实的时候会被别人提出异议，凭空多出很多不必要的枝节。

2. 快递采用EMS发送。

千万不用其他快递！《邮政法》第五十五条规定，快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文。

也就是说，其他快递公司寄送文件是不合法的。

况且，貌似只有EMS的投递员可以才进入政府机关、法院等，直达办公室，送到收件人手中。

其他快递都是喊人下去或者大门口拿。

所以，尽管其它快递公司速度快、服务好、收费低，你也还是不要轻易让他们寄送文件！在实践中，就有用其他快递邮寄文件信函法院没有认定的案例。

理由是，一般快递公司只有运送物品的业务，在接收方不予承认寄送内容的情况下，寄送方无法证明其装入信封的是文件而非物品。

快递法律文书注意事项说明：1.由于律师投递的法律文书时效性要求高，本文仅限于在投递快件时的注意事项。

2.本文主要目的是介绍律师有关投递法律文书过程中需注意的事项，不涉及当中的法律问题探讨。

一、选择快递公司律师在邮寄法律文书时，应当选择经营快递业务的邮政企业，即EMS（中国邮政速递物流）。

二、详情单填写—填写时应当用力稍重，以便底单上的字迹清晰。

∙A寄件人姓名、电话---邮寄时千万不能忘记。

∙B寄件人单位名称---从前台领取的详情单上已打印了我所名称。

∙C寄件人地址---从前台领取的详情单上已打印了我所地址。

∙D内件分类—应当注明邮件的内件性质。

∙（信函是指以套封形式按照名址递送给特定个人或者单位的缄封的信息载体，不包括书籍、报纸、期刊等。

）∙E内件品名---一定注明清楚。

∙（格式：文件内容+文件名，应尽量写清楚公司名称例如：代表xxx有限公司催告xxxxxx有限公司偿还银行贷款的律师函。

但因为该处留空处有限，在填写时，可以在表述无歧义的前提下简写，这样的填写更为清晰。

例如，上述填写可以简写为：代表XXX公司向贵司催告偿还银行贷款的律师函。

）∙F数量---一般应写原件__X_份。

∙（份数不是填写有多少页）∙G保价栏---一般情形下不硬性要求保价，请律师自行决定。

∙H交寄人签名---邮寄时千万不能忘记，并且该处的签名与寄件人姓名保持一致。

∙I收件人姓名、电话---如果寄往公司，收件人应当是公司+法定代表人。

∙J收件人单位名称∙K收件人地址---应当填写单位或个人地址、邮政编码及相应的城市名。

（在填写地址时，应当优先填写合同约定的邮寄地址，如无合同或者合同中未约定邮寄地址，可填写营业执照上的住所或身份证上的住址）∙L收件人签名--收到邮件时应签名（章）确认并填写具体收到邮件的日期、时间。

若是代他人签收，签名（章）后，还需注明有效证件名称、号码和代收关系。

∙M备注---如需说明情况，应在此栏填写。

三、投递方式1．直接交与律师事务所前台（1）提醒前台工作人员，需要邮局在底单上加盖邮戳和出具邮政资费发票。

发送电子邮件应注意事项1.选择合适的主题：邮件的主题应明确描述邮件的内容，让接收者一目了然。

不要使用太过笼统或模棱两可的主题，这会让接收者感到迷惑，可能会忽略或误解邮件的重要性。

2.用简洁明了的语言：在电子邮件中应尽量使用简单、明了的语言，避免过多的缩写、俚语或行业术语，以确保接收者能准确理解您的意思。

长篇大论的邮件可能会让人失去兴趣，因此要尽量保持简洁。

3.注意语法和拼写错误：在发送邮件前，务必仔细检查邮件中的语法和拼写错误。

错误的语法和拼写会让人觉得您的邮件不专业或不重视，同时也可能产生误解。

使用拼写检查工具可以帮助您发现错误。

4.选择适当的称谓和语气：在写邮件时，请注意使用恰当的称谓和语气。

对陌生人或重要的商业合作伙伴，使用正式的称呼和礼貌用语会更合适；对熟悉的朋友或同事，可以使用更为轻松和亲切的语气。

避免使用过于严肃或不恰当的语气，以免给对方带来不愉快的体验。

5.附加必要的附件：如果邮件中包含必要的附件，确保在发送前将其附加。

确保附件的文件格式正确，并在邮件中提到了附件的存在，以便接收者知道要注意检查邮件的附件。

6.避免使用夸大或不准确的表述：在写邮件时，要尽量避免使用夸大或不准确的表述。

准确地描述事实和情况，以保持邮件的可信度和可靠性。

不要使用过度的修饰或虚假信息，以免给接收者带来误导或困惑。

7.保持礼貌态度：在电子邮件中，要始终保持礼貌和尊重的态度。

使用合适的问候语和结尾语，表达您的感谢和关心。

避免在邮件中使用冲突或攻击性的语言，以免引起不必要的争议或冲突。

9.及时回复和转发：如果您收到重要的邮件，请及时回复或转发。

延迟回复或转发可能会导致对方的不耐烦或误解，特别是在紧急情况下。

10.保持机密性：在撰写邮件时，特别是涉及机密或敏感信息时，要确保采取适当的安全措施。

这可能包括在邮件中使用加密或密码保护的附件。

总之，发送电子邮件是我们日常生活和工作中常用的沟通方式，遵循以上注意事项可以帮助我们更好地传达信息，增强沟通效果，避免产生误解或冲突。

电子邮箱使用指引1.总则1.1为了规范团队成员对工作邮箱的使用，在享受电子邮箱带来便利的同时有效规避使用风险，特制订本指引。

1.2本指引所指工作邮箱系律师事务所分配给团队成员用于以本所律师的名义对外发送电子邮件的电子邮箱。

1.3团队成员通过电子邮件的方式与客户、法官、仲裁员进行沟通，或传递文件的应当适用本指引。

1.4团队成员应当养成随时从工作邮箱查询邮件的习惯。

1.5团队成员应当养成对收取的邮件及时处理的习惯。

2.邮箱的确定2.1团队成员必须使用律师事务所统一配备的工作邮箱作为向客户发送电子邮件的邮箱，未经客户同意且经团队批准，不得使用私人邮箱向客户发送工作邮件。

2.2工作邮箱应当按律师事务所规定的格式设置邮箱签名。

2.3原则上不得利用工作邮箱处理私人事务。

2.4原则上不得利用工作邮箱与客户谈论私人事务。

2.5在利用工作邮箱处理与客户间事务时，应当保持用语的专业性，且符合商务礼仪。

2.6在与客户签订法律服务合同时，应当指定一个团队成员的工作邮箱作为日常沟通的电子邮箱。

与该客户的所有往来信件均应当通过该指定的工作邮箱进行。

不得使用未经指定或客户未确认的电子邮箱向客户发送邮件。

3.收件箱的确定3.1在与客户签订法律服务合同时，原则上应当要求客户指定一个电子邮箱用于通过电子邮件的方式进行约定事务的沟通与联系。

3.2如果在法律服务合同中，客户未指定电子邮箱的，应当事后告知客户及时指定，或在发送邮件前要求客户指定或确定一个收件箱。

3.3如果持有收件人的有效名片，且名片中记载了有效电子邮箱的，在法律服务合同未指定电子邮箱的情况下，可以将该名片中的电子邮件作为收件箱。

3.4如果不能确认收件人的电子邮箱且其有效性的，不得擅自发送电子邮箱，以免泄露当事人的商业秘密或个人隐私。

4.邮件发送4.1发送邮件只能使用依本指引确定的工作邮箱。

4.2发送邮件前，必须检查如下事项：(1)使用的发件箱是否正确;(2)收件人的邮箱是否正确;(3)抄送的收件人是否属于发件人与收件人共同确认的范围;(4)附言是否存在错误;(5)是否正确填加了附件。

（完整版）发送电子邮件的注意事项.doc关于主主要提挈，添加件主是子件和信的主要不同之，在主里用短短的几个字概括出整个件的内容，便于收件人衡件的重急，分理。

1．一定不要空白，是最失礼的。

2．要短，不宜冗，不要outlook 用?才能示完你的。

3.. 最好写上来自** 公司的件，以便方一目了然又便于留存，可以不用注明，因一般的箱会自生成，写了反而累。

4.要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含不清的，如“王先生收”。

也不要用胡乱无内容的主，例如：“嘿！”或是“收着！”5．一封信尽可能只一个主，不在一封信内及多件事情，以便于日后整理6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“ * ! ”等）来突出，引起收件人注意，但适度，特是不要随便就用“ 急”之的字眼。

7．回复方件，当根据回复内容需要更改，不要RE RE 一大串。

8、最最重要的一点，主千万不可出字和不通之，切莫只正文却在出前忘主。

主是人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与候1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度件的开要称呼收件人。

既得礼貌，也明确提醒某收件人，此件是面向他的，要求其出必要的回；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL 。

如果方有，按尊称方，如“x 理”；如果不清楚，按通常的“x 先生”、“ x 小姐”称呼，但要把性先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，高于自己的人也不宜称呼英文名。

称呼全名也是不礼貌的，不要逮都用个“Dear xxx ”，得很熟。

关于格式，称呼是第一行格写。

2． Email 开尾最好要有候最的开写一个“ HI ”，中文的写个”你好”或者“您好”，开候是称呼行空两格写。

尾常的写个Best Regards，中文的写个”祝您利”之的也就可以了，若是尊使用“此致敬礼”。

注意，在非常正式的合完全使用信件准格式，“祝”和“此致” 接上一行尾或行开空两格，而“ 利”和“敬礼” 再行格写。

俗得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，是好的，即便件中有些地方不妥，方也能平静的看待正文1.Email 正文要明扼要，行文通若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

送律师函要注意什么事项送律师函是一种行使法律权益、保护合法权益的一种方式，因此在发送律师函之前需要认真考虑以下几个事项。

首先，发送律师函需要明确主张的法律权益。

在发送律师函之前，需要确定自己的权益损害是否与法律有关，并且可以通过法律手段维护。

如果无法明确主张的法律权益，发送律师函可能会被对方视为无效信函，反而会浪费时间和精力。

其次，选择合适的律师。

律师是发送律师函的主体，他们具有法律专业知识和丰富的经验，可以为发送律师函提供合理的依据和专业的建议。

因此，在选择律师的时候，应该考虑律师的专业背景、经验和声誉等因素，以确保律师能够提供有效的法律支持。

第三，准备充分的证据。

发送律师函需要有充分的证据来支持自己的主张。

这些证据可以是书面证据、口头证言、物证等。

在发送律师函之前，需要搜集和整理相关的证据，并确保它们的可靠性和真实性。

如果证据不足或不可靠，可能会导致对方对律师函的回应有针对性或质疑。

第四，准确描述事件和主张。

在发送律师函时，需要准确、清晰地描述事件的经过和损害的情况，并明确主张的内容和要求。

这样可以避免产生歧义和误解，并为律师的进一步处理提供准确的信息。

第五，注意语言的选择。

律师函作为一种正式的法律文件，应该使用专业、客观的语言撰写。

在律师函中，应该避免情绪化的表达和攻击性的言辞，以免影响律师函的效力和信誉。

同时，律师函的语言应该准确、简明，能够让对方明白自己的权益主张和要求。

第六，注意发送律师函的时间和方式。

在选择发送律师函的时间和方式时，需要考虑对方接收和处理的效率和效果。

如果时间紧迫或事态紧急，可以选择快递、传真等快速到达的方式发送律师函。

同时，还需要留有一定的时间给对方回应律师函的理由和证据。

第七，保留律师函的副本和交流记录。

在发送律师函后，应该保留律师函的副本和所有与对方的交流记录。

这些文件和记录可以作为日后维权和解决纠纷的依据，也可以帮助律师更好地了解和分析案件。

因此，应该妥善保管这些文件和记录，以防意外丢失或损毁。

给外国人邮件发律师函注意事项
1、邮寄应通过邮政EMS：邮政具有较高的权威性。

因此，律师函作为正式的法律文书，也应通过邮政EMS邮寄。

在填写快递单时，应当在寄件内容部分填写清楚寄件内容，否则，无法核实邮寄的内容。

2、无论去函或复函，都应具体、准确：去函的侧重点在于提出的要求事由和询问问题要清楚明白。

复函的侧重点在于对来函所提的问题给予明确、具体的答复。

要坦诚，要直接。

3、用语适当：法律写作就是要清晰、直接、简洁。

所以，还是使用常用的词语、常用的表达法为妙。

只要信函清晰明了就能理解，不要垃圾词语、华丽词藻，不要自己造词，前后用词要一致。

语言要朴素自然，不必故作谦卑和酸涩，忌用命令口气。

4、遵循文法：要保持文法和标点符号的一致性，用类似的格式表达并列的意思。

在总结中，只用一种时态陈述。

将一个句子中的重点文字放在句末。

律师函：受当事人的委托而致送的函件，其效力来源是当事人的委托；就律师的业务归类而言，一般属于非诉讼委托事宜。

律师函内容要表达当事人的真实意思，因此，在最后定稿前，理应得到当事人对内容的认可；主要是用于向对方主张权利，但对方有可能不会按照权利主张来履行义务，因而案件有可能最终走向诉讼。

律师办公室的法律文书传真和电子邮件处理在现代法律实践中，律师办公室的日常工作中，传真和电子邮件已经成为了不可或缺的信息传递方式。

传真和电子邮件的使用有效地提高了效率，加快了信息的交流速度。

然而，律师办公室在处理法律文书时，还是需要仔细处理和管理这些传真和电子邮件。

首先，我们来看一下传真的处理。

律师办公室接收到的法律文书传真，通常是其他律师事务所、法院或其他机构发送的。

在收到传真后，律师办公室应当及时将传真上的内容转化为电子版本，并将其存档于电脑中，便于查阅和备案。

这样做的好处是可以方便地进行全文搜索，快速找到需要的文书，同时也减少了纸质文书的存储空间。

当然，对于一些特殊需要保存原始传真纸稿的情况，律师办公室也需要做好有序的存储和管理，确保文件的完整性和安全性。

针对电子邮件的处理，也是律师办公室必须重视的。

邮件对于律师办公室而言，不仅仅是一种快速传递信息的工具，更是一种重要的沟通方式。

在处理邮件时，律师办公室应当遵守电子邮件的基本礼仪，注意邮件的发送对象、主题和内容的准确无误，并且保持文明用语。

此外，为了提高组织效率，律师办公室可以使用文件夹分类和标签功能，将邮件按照不同的案件、客户或者事务进行分类存储。

随着电子邮件的普及，律师办公室也需要注意电子邮件安全的问题。

保护客户的隐私和保密事务是律师的职责所在，因此办公室需要采取措施确保电子邮件的安全。

这包括设置安全密码、加密邮件内容或者使用安全邮件平台等措施。

在处理律师与客户之间的往来邮件时，律师办公室还需谨慎处理附件和链接，防止可能的病毒或恶意软件的入侵和传播。

除了传真和电子邮件，律师办公室还可以考虑使用其他的技术手段来提高办公效率。

例如，一些律师办公室会使用文书模板和自动化办公软件，这可以大大减少重复工作的时间和资源。

此外，云存储和协作平台也可以帮助律师办公室实现在线文件存储和共享，方便团队成员之间的协作和沟通。

在律师办公室的日常工作中，法律文书的传真和电子邮件处理是一个重要的环节。

律师发送电子邮件的注意事项王荣洲律师律师，特别是非诉律师，每天上班第一件事就是打开电脑收发一下电子邮件；下班前也得看一下有没有需要紧急处理的电子邮件；甚至在平时、下班后、假期都会强迫式的时不时看下手机是否有需要处理的电子邮件。

电子邮件已经成为律师最重要的一种工作沟通工具，人人都在用，不代表人人都会用，那怎样才能用好电子邮件？电子邮件作为一种书面沟通形式，它有语言沟通所无法达到的效果，怎样才能与语言沟通形成有效互补？收发电子邮件到底有哪些注意事项？1.电子邮件沟通的好处喜欢给你发邮件的人一般都是有点城府的，因为电子邮件沟通与言语沟通的差异性，导致通过电子邮件沟通有它的优势。

1.1降低执业风险因为电话沟通或当面沟通的即时性导致很容易出错，从而暴露自己的短板，但通过电子邮件沟通可以字斟句酌，有充分的时间来准备，这样出来的法律意见必然更趋向完美。

实务中常见的情形有：跟客户电话或当面沟通完了，再将相关内容予以完善通过电子邮件的形式予以确认；相关事实与证据在不能当面笔录确认的情形下，让客户将相关事实用电子邮件的形式予以确认等等。

律师和客户的来往电子邮件作为证据予以保存，相比电话沟通或当面沟通的口说无凭，电子邮件沟通无疑能降低律师执业的风险。

1.2提高沟通效率通过电子邮件的方式，你可以把你的法律意见、方案全面的表达出来，可以使其条理更清晰，这样客户更容易看明白，从而避免低效的反复沟通，因此提高沟通的效率。

还有当与客户当面沟通效果不佳时，可以采用迂回的战术，采用电子邮件的形式来沟通。

在客户冷静的情形下，客户更可能客观，全面的听取你的意见，从而提高沟通的效率。

1.3彰显专业水准律师作为专业人士，就得在客户面前要展示你的专业水准，专业就是要让客户感受到你不同于常人的地方，客户已经领略了你的口才，也得让客户见识一下你的书面沟通能力。

电子邮件就是一种书面沟通的形式，要让客户通过电子邮件感受到你的专业，你的条理清晰，你的逻辑严谨，你的论证充分，甚至你发送电子邮件的形式和态度都不同于常人。

纪律一：下列事项不能发电子邮件电子邮件确实方便，但它毕竟是一种公共媒介，每次寄出或接收电子邮件时，信件的副本都会复制到单位或公共服务器上，这样，收信人以外的其他人也有可能会看到你的邮件。

所以，邮件内容要格外谨慎，尤其是处理重大敏感案件时，一般不要通过电子邮件传送以下信息：1. 涉及客户或案件的重大秘密信息。

大数据时代，电子邮件中没有所谓的隐私权。

在将重要商业机密或涉及客户隐私内容，写入邮件时，一定要多想想，万一信息内容泄露可能带来的风险。

2. 涉及敏感的内容及话题。

电子邮件毕竟不是面对面的交流，没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用相辅助，故即使同样的内容，但不同的文字表达方式都可能会让对方产生歧意，或不同的理解，导致无意的伤害或冒犯。

所以，如果写邮件时一定要多考虑收件人的心理感受，避免让对方产生负面情绪。

3. 涉及内容较为复杂的信息。

邮件的主体内容中，最好不要传递复杂信息，比如详细的法律分析报告，不仅对方在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时，形式上也显得不够正式，格式上也不好调整。

故最好将其作为附件发送，并在邮件主体中概述附件的主要内容。

因此在涉及上述内容时，可灵活采取多种措施和方法，例如：1. 面对面沟通，以增加互信和安全，并达成更良好的沟通效果。

2. 辅助其他更有效率的及时通讯工具，如电话、短信，QQ、微信等。

3. 其他技术手段，如新设邮箱，存草稿箱，加密附件等方式。

纪律二：明确邮件发送的目的律师写工作邮件前，一定要明确该邮件的目的是什么，并根据不同的目的调整表达方式，突出主题和要表达的内容，以更有效达到沟通的目的：1. 单向信息传递。

即邮件内容主要在于通知提醒客户，或提供客户所需的重要信息，例如某项重要决定、行为或时间等，而并不需要客户对此积极回应，则邮件内容可更简单明了，一两句话直接说明主题。

例如：A: 确认已收到贵司于何时邮寄的材料文件，特此告知。

B: 关于客户询问的某问题，现已回复；或某案相关文件现已撰写完成，详见附件，请参阅附件。

寄送律师函的注意事项有哪些写好了⼀份律师函应当怎么到达对⽅当事⼈的⼿⾥呢？如何才能体现律师函的的严肃性呢？下⾯是关于律师函的寄送应当注意的相关事项的介绍，包括由谁来寄，怎么寄等。

寄送律师函的注意事项1、由律师来寄律师函由律师来寄，不要客户寄。

为什么?(1)客户付钱了，最好什么事情你律师都给他做了，不要再让他来做，要不然他会觉得付钱不值;(2)律师函以律师的名义来寄送更规范，更能显⽰律师函的严肃性。

律师函在寄送过程中还是有些道道的，这些客户并不明了，所以由律师来寄也更保险。

2、⽤EMS的形式寄为了确保对⽅能及时收到律师函，律师函最好⽤邮局特快专递(EMS)来寄送，不要省那两个钱，⽤什么普通邮件或挂号信来寄送，这样显得不专业、不严肃也不安全。

如果可能最好也不要⽤其他快递公司的快递寄送。

为什么?(1)邮局的特快专递⽐快递公司的快递更安全。

⼀旦对⽅否认收到律师函，你可以让邮局出具对⽅已经签收律师函的证明，邮局出具证明的证据效⼒更强。

(2)有些单位对于邮局的特快专递是签收的，对于快递公司的快递是拒签的，让快递公司的快递员⾃⼰联系收件⼈，这样就很⿇烦，搞不好耽误事。

⽤EMS寄送的时候有⼏点注意事项：(1)就是关于EMS快递详情单的填写。

主要是EMS详情单中内件品名的填写。

在内件品名栏中⼀定要填写详细了，不要简单就写“律师函”三个字，要把事由也写清楚。

(2)开通短信回执。

在寄EMS的时候，顺便开通短息回执业务(⼀般邮局是不会主动开通的)，这样对⽅⼀旦签收了EMS，就会有短信提醒，这都是要作为证据的。

(3)保存好EMS快递详情单，将来作为证据提供。

3、采⽤多种⽅式发送为了确保对⽅收到律师函，可以⽤多种⽅式发送律师函。

⽤邮寄的⽅式来寄送律师函时必须的，还可以辅助⽤邮件、或传真的⽅式发送律师函。

律师函以多种⽅式发送以后，还可以和对⽅电话沟通已经向其发送了律师函，往收到律师函后及时沟通。

代楠律师：律师商务沟通之电子邮件沟通技巧电子邮件作为现代社会交流和沟通的一种新形式，在商务活动中被普遍应用，律师在处理各类诉讼及非诉案件中，电子邮件也是最为重要的沟通方式之一，其应用可以贯穿于整个案件处理过程中，如代理前的商务谈判、重要信息及材料的传递、代理过程中的沟通与交流、结案后的报告等。

电子邮件的优势体现为：1、可有效缩短地域差异，扩大业务范围。

传统律师行业多以见面沟通为主，电子邮件的有效沟通可使律师业务突破地域限制，缩短与客户地域上的距离。

2、可从容精准的使用语言，彰显法律的专业性。

邮件不受时间限制，可充分考虑中心思想，用最简洁最专业的语言表达。

3、在最短的时间内，做最有效的沟通。

对于公司化的客户，有时同样的信息需要向多个部门或领导汇报，电子邮件可以将编辑好的统一内容同时抄送给多个人，从而有效的节约了语言上的重复，更避免了语言传递中的理解偏差。

4、具有连续性与记录性。

对于一些历时耗长的案件，如经历多级审理的案件、执行案件等，完整的邮件沟通可以有效的保持案件的连续性，成为每一步进展的备忘录。

5、可以作为与客户沟通的有效凭证。

这也是律师工作进展的有效记录，结案时可作为入卷总结的一部分，也可有效的避免与客户之间因不必要的误解产生纠纷。

电子邮件的书写与运用也存在许多礼仪及技巧，其中的一些细节如不注意不但不能使沟通事半功倍，反而会被扣分。

律师在具体实务工作中，总结出以下经验，与大家分享：1、从收件人的角度设计邮件内容。

这是着手书写邮件的重要前提，即要知道邮件的受重主体是谁？他想看到的重点是什么？要做到这一点，一是要了解客户的背景及思维方式，二是尽量将法律的晦涩语言转化为客户能够理解的语言。

2、语言简洁，突出重点。

邮件内容切记长篇大论，内容过多将会使收件人失去耐性，所有观点都写上的结果相当于什么都没说，因此，建议邮件正文仅挑要点来写，按我的习惯最多不要超过十行为宜，如需详细论述，可以word文档的形式加在附件中。

律师写邮件的礼仪（三）邮件内容需简明。

简明不等于简单。

事实上，要简明地表达复杂的事情，往往特别困难，也特别考验执笔人的功力。

每个人都有其独特的风格和方法，我觉得以下几点是比较容易掌握的：(1)尽可能不援引法条全名。

原因很简单，法条全名和正文的写法往往是反“说人话”，中国的行政法规和部门规章尤甚。

举个例子，在律师向客户解释关于返程投资问题时，如果这样开头：“根据《国家外汇管理局关于境内居民通过特殊目的公司境外投融资及返程投资外汇管理有关问题的通知》（汇发[2014]37号）……”律师想要表达的要点还没说，邮件已经写了两行。

如果是汇报给外国客户，还得把这么长的标题翻译成英文（为准确起见还保留中文标题），写明该文件的生效日期。

一个导入语，轻轻松松占满四行。

而阅读邮件的除了客户的内部律师外，更多的还是没有法律背景的项目其他成员，四行的导入语可以很轻易地把他们弄得晕头转向。

因此，我的建议是，用邮件和客户沟通时，律师应尽量用通俗的语言精炼法条名称，告知客户，而不必拘泥于原文。

比如，上述所举例子，该法规可以简单表述为“根据国家外汇管理局对于返程投资的新规(简称“37号文”)……”在以下行文中，可以简单以“37号文”指代。

另外，中国关于同一问题的相关法规规章，近似度奇高。

如果在邮件中统统照搬这些文件的全名，完全可以在邮件里大玩“大家来找茬”游戏。

做个测验，《国家外汇管理局关于境内居民通过特殊目的公司境外投融资及返程投资外汇管理有关问题的通知》(汇发[2014]37号文)和《国家外汇管理局关于境内居民通过境外特殊目的公司融资及返程投资外汇管理有关问题的通知》(汇发[2005]75号文)，大家需要多少秒可以找出它们有几处不同呢？而如果精炼法条名，在按上文简单介绍37号文后，可以接着说“外管局先前对返程投资的规定(简称“75号文”)……”，一目了然。

(2)尽可能不援引法条全段。

无论是为了内容的说服力，还是自身的简便，律师会情不自禁地直接援引法条全段。

那些「暴露」律师专业度的电子邮件及文件命名细节01 电子邮件使用注意事项目前，即使微信等多种社交软件让人们可以随时随地沟通，律师在合同起草与审查工作中，仍然会大量使用电子邮件。

而且，很多资深法律人均表示：越是相对高端的、重要的法律事务，越是以电子邮件沟通为主，其他沟通为辅。

特别是在提交正式工作文档（包括合同文本）时，以电子邮件提交仍然是更加规范的做法。

不仅如此，从法律实务的角度，电子邮件还可同时作为有效证据。

因此，作为工作存档的方式，值得律师多加使用。

关于电子邮件方面的使用细节，下列事项值得注意：1.一般而言，律师应使用律师事务所统一后缀的企业邮箱，而不应该是个人邮箱。

2.电脑、手机上均下载并设置好相应的邮件客户端为宜。

例如OUTLOOK、163闪电邮、FOXMAIL邮件客户端等均可使用。

使用邮件客户端有如下好处：（1）可大量保存邮件，数年间的数千封邮件均可以保存。

因此，这个客户端不仅是收发邮件的，很多时候是沟通记录、文件材料存档的作用。

换电脑时，可以一并拷过去，原邮件记录仍保持不动。

（2）便于移动办公。

配合笔记本电脑，有网络时即可自动收取邮件，车上、飞机上、地铁上均随时可打开办公。

随时保存草稿，随时改动，随时再发出。

3.因为律师的工作邮件往往涉及保密，可在邮件签名中增加下列提示：邮件声明：此邮件及附件具有保密性质，受法律保护不得泄露。

如果您意外收到此邮件，不可对此邮件及其附件进行利用、复制或者向他人透露其内容等行为，并请立即通知我们并从您的系统中删除此邮件及附件。

Email Disclaimer:This email and its attachments maybe confidential and are intended solely for the use of the intended recipient.If you are not the intended recipient of this email and its attachment，you must take no action based upon them，nor must you copy or show them to anyone.Please delete them and contact the sender if you believe you have received this email in error.邮件中增加上述提示能产生一定法律效力。

发起律师函后要求重视的邮件全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：邮件标题：关于发起律师函后要求重视的事项亲爱的各位同事们：我希望通过这封邮件，向大家提醒一下在我们公司发起律师函后需要重视的事项。

最近我们公司的法务部门收到了一些不同的纠纷案件，并发出了一些律师函来维护公司的合法权益。

在这个过程中，我们发现有一些问题需要我们在接到律师函后重视和及时处理。

首先，一旦接到律师函，我们需要尽快将其转交给相关部门进行处理。

律师函是对公司权益的一种维护，我们需要在第一时间对其做出反应并展开相应的工作。

不要忽视或拖延处理律师函，以免造成不必要的损失。

其次，在处理律师函时，我们需要尽量准确地了解法律语言和相关法规。

如果有任何问题或疑问，应立即与公司法务部门取得联系，以确保我们的行动符合法律规定，并保护公司的利益。

另外，我们还需要认真对待律师函中提出的要求，并积极配合律师团队进行调查和沟通。

在与律师团队的交流中，我们要保持耐心和诚实，以便更好地解决问题，并避免可能的诉讼风险。

最后，记住在处理律师函的过程中，我们都是代表公司行事的，我们的每一个举动都会影响到公司的声誉和利益。

因此，在处理律师函时，我们需要保持专业和谨慎，不可轻率或擅自做出决定。

希望大家能够重视上述事项，在面对律师函时，保持冷静和理智，并采取正确的处理方式。

通过我们的共同努力，我们可以有效地维护公司的合法权益，保障公司的业务发展。

谢谢大家的合作和理解！祝好！此致敬礼XXX公司法务部门敬上第二篇示例：邮件标题：关于发起律师函后要求重视的事宜尊敬的各位同事，我们公司最近向某方发起了律师函，关于某项合同违约的问题。

这是我们为了维护公司的权益和合法利益所必须采取的法律手段。

在此之后，我们需要提醒大家要特别重视这个事宜，确保我们的权益能够得到有效保障。

接下来的工作将会更加复杂和敏感，我们需要大家配合律师的工作，提供可能用到的相关资料和证据，确保我们的诉讼工作能够有力地进行下去。