律师发送电子邮件的注意事项
王荣洲律师
律师，特别是非诉律师，每天上班第一件事就是打开电脑收发一下电子邮件；下班前也得看一下有没有需要紧急处理的电子邮件；甚至在平时、下班后、假期都会强迫式的时不时看下手机是否有需要处理的电子邮件。电子邮件已经成为律师最重要的一种工作沟通工具，人人都在用，不代表人人都会用，那怎样才能用好电子邮件？电子邮件作为一种书面沟通形式，它有语言沟通所无法达到的效果，怎样才能与语言沟通形成有效互补？收发电子邮件到底有哪些注意事项？
1.电子邮件沟通的好处
喜欢给你发邮件的人一般都是有点城府的，因为电子邮件沟通与言语沟通的差异性，导致通过电子邮件沟通有它的优势。
1.1降低执业风险
因为电话沟通或当面沟通的即时性导致很容易出错，从而暴露自己的短板，但通过电子邮件沟通可以字斟句酌，有充分的时间来准备，这样出来的法律意见必然更趋向完美。
实务中常见的情形有：跟客户电话或当面沟通完了，再将相关内容予以完善通过电子邮件的形式予以确认；相关事实与证据在不能当面笔录确认的情形下，让客户将相关事实用电子邮件的形式予以确认等等。律师和客户的来往电子邮件作为证据予以保存，相比电话沟通或当面沟通的口说无凭，电子邮件沟通无疑能降低律师执业的风险。
1.2提高沟通效率
通过电子邮件的方式，你可以把你的法律意见、方案全面的表达出来，可以使其条理更清晰，这样客户更容易看明白，从而避免低效的反复沟通，因此提高沟通的效率。还有当与客户当面沟通效果不佳时，可以采用迂回的战术，采用电子邮件的形式来沟通。在客户冷静的情形下，客户更可能客观，全面的听取你的意见，从而提高沟通的效率。
1.3彰显专业水准
律师作为专业人士，就得在客户面前要展示你的专业水准，专业就是要让客户感受到你不同于常人的地方，客户已经领略了你的口才，也得让客户见识一下你的书面沟通能力。电子邮件就是一种书面沟通的形式，要让客户通过电子邮件感受到你的专业，你的条理清晰，你的逻辑严谨，你的论证充分，甚至你发送电子邮件的形式和态度都不同于常人。但这也是一把双刃剑，你得要确保这是你露脸的机会，而不是露屁股的机会。
2.电子邮件的组成部分
一封完整的电子邮件是由诸多部分组成的，一个部分出错，整体印象就会打折扣，甚至带来法律风险，所以每一部分都要做到严谨，规范。
2.1发件人
发件人顾名思义就是发送电子邮件的人。这里主要谈一下律师的邮箱选择问题。很多律所都有自己的企业邮箱，企业邮箱有很多好处，
如：以律所邮箱跟客户联系，可以起到律所品牌推广效应。同时，以整齐划一的律所邮箱对外交流会给人以规模化及专业化的感觉。并且律所统一的邮箱也便于律所管理。
实务中，律师对外交流的邮箱应当是商务邮箱，它不同于私人邮箱，私人邮箱可以根据自己的喜好起各式各样的用户名，但商务邮箱用户名最重要的原则就是简单、易记、严肃。律师邮箱一般可设计为：律师姓名第一个字母的简拼+lawyer+@主机名+域名。如：王荣洲律师的商务邮箱可以设计成：wrzlawyer@主机名.域名。
2.2收件人
收件人是指接收电子邮件，需要对电子邮件内容予以回复或采取行动的人。因为律师跟客户之间的来往电子邮件都是需要保密的，所以事先一定要跟客户确认好到底哪些人需要知道电子邮件的内容并对电子邮件内容作出响应，其他人不得作为收件人。
实务中，收件人一般都是客户派来和律师对接，具体干事的人，如：企业的法务、HR、办公室的人，也有可能是经理，甚至老板。当收件人为多人时，要注意一下礼仪，遵循一定的规则，如：按照部门来排列，同一部门的按职位等级从高到低来排序；或者按照客户与律师对接人员重用性来排序。总之适当的规则有助于提升你的形象！
2.3抄送人
抄送人是指需要知道电子邮件的内容，但无须对电子邮件内容作出回复的人。在抄送方式中，收件人是知道发件人把该邮件抄送给了哪些人的。如果抄送人对电子邮件内容有意见的也可以作出回复，但
抄送人并无回复的义务。
实务中，抄送人一般为客户的经理，甚至老板，虽然他们可能根本不会看，但这种“以资证明”的行为是必不可少的，这样操作能使律师的劳动有形化，让老板知道你律师是在干活的。律师事先也一定要跟客户确认好，律师发送的电子邮件需要抄送给谁。律师不要自作主张确定邮件抄送人，因为收件人，也就是客户具体承办人员可能并不希望律师将电子邮件直接抄送给老板，他可能更愿意亲自向老板汇报，从而彰显自己在老板面前的价值。实务中如果还有其他承办律师，或主管律师的，还需要将电子邮件抄送给他们，因为他们是需要了解此电子邮件内容的人。
2.4密送人
密送人是指发件人想把邮件发送给他∕她，但又不想被收件人和抄送人知道的人。在密送的情形下，只有发件人知道密送人，收件人和抄送人都不知道密送人，但密送人知道收件人和抄送人，但不知道这封电子邮件同时又密送给了谁。如果密送人选择回复全部的时候，收件人和抄送人就会知道密送人的存在。
实务中，律师在给客户发送电子邮件时，不建议使用密送，事先跟客户确认好电子邮件需要发送给谁，抄送给谁即可，完全没有必要将邮件密送给谁。如果你将电子邮件密送给了老板，下面这些接受电子邮件的具体承办人员会怎么看你律师。律师在给客户提供法律服务时，不可参与到客户的办公室政治中去，如果你不想让别人知道电子邮件同时还发送给了谁，不是选择密送，而是根本就不要发送。
2.5邮件的主题
邮件的主题就是邮件的题目，一般都是你发送邮件正文核心思想的提炼。邮件的主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让接受者迅速了解邮件的内容并判断其重要性。你在编写邮件主题时，一定要先回答：你的邮件题目是否简练、易懂？是否反应了邮件正文的主旨？邮件题目的编写是否有利于客户分类归档。
实务中，律师在发送电子邮件时一定要有主题，主题绝不能为空。你要是发送了空主题的电子邮件给客户，客户会怎么评价你？邮件的主题一定要简练，不能把邮件正文内容写在主题中，除非只有简单的一句话。邮件主题的内容要与邮件正文的内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮件时，一般不要直接回复或转发，而是要根据电子邮件内容重新修改主题。邮件的主题一定要便于客户分类归档，如《股权转让协议（某某公司2014.4.10初稿）》。如果邮件很紧急，也可以在主题后加上“请加急处理”、“请三天内予以回复”等这样的内容。
2.6邮件的主文
邮件主文是邮件的核心部分，一般由致送单位、正文、落款组成。
2.6.1致送单位
邮件的致送单位也就是邮件的称呼，表明邮件是发给谁的。致送单位的对象是邮件的收件人，而不是抄送人或密送人。邮件的开头称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向你的，要求其给出必要的回应。
