集团通用型办公OA系统技术规范书

集团通用型办公OA系统

技术规范

中国移动通信集团吉林有限公司

白山分公司

2013年9月

一、概述

1、总则

为了保证OA信息平台的稳定、安全、先进实用，本规范应遵循以下原则：

（1）先进性：开发商应利用先进技术进行开发。提高功能、使用、维护等方面的先进性。

（2）完整性：本规范规定系统中任何与原始票务数据相关的录入、修改、删除的操作及其结果都在本地保留相应操作记录。

本规范对与OA信息平台相关的开发、功能及概念作了最基本的要求。开发商在软件系统的开发、销售、维护和升级方面应适应市场经济发展的要求．以满足客户多样化的需求。

2、产品要求

为了市场竞争的规范性和公平性，根据《软件开发规范》(GB8567-88、GBT12505-90、GBT12504-90)的规定，对软件开发商及其软件产品做出以下规定：

1、开发商必须是独立法人，有软件开发的经营许可，有相对稳定的技术开发人员，具备对该软件产品的后续服务、升级能力。需提供《企业营业执照》、《软件企业认定书》、《专职人员及管理人员名单》、《专职人员学历证书及复印件》。

2、软件商开发的软件产品必须拥有合法版权，并经国家相关管理部门认可，拥有相应的《著作权证明书》和《软件产品登记证书》。

3、软件必须符合行业规范的要求，并拥有完整的软件所需的文档，包括《软件需求说明书》、《概要设计说明书》、《测试分析报告》、《用户手册》、《操作手册》。

4、开发商要确保提交的文件真实、清晰，不得以任何形式隐瞒、替代、篡改。

二、总体功能要求

1.发文管理

发文管理实现各职能部门内和各部门间发文的办理及监控管理，实现公文发文流程的全程计算机自动化控制，达到公文发文自动化目的。发文处理包括内部文件和对外公文的起草、核稿、会签、审核、签发、校对、登记、打印、下发、归档、查询、统计等步骤的自动化流程处理。每一步均设置发文处理流程台帐，自动搜索待拟稿的文档，以醒目的方式显示提醒。具有发文的查询和统计功能，可查询、统计到某一时期的发文数量，发文类别等指标，形成报表输出显示。并可以利用文档数据中心进行管理。

处理流程基于工作流引擎平台进行定制和设计实现。支持灵活的流程和表单定义、文件的并发多任务处理。对文件流动的状态可以查询、统计和打印输出（有权限控制）。

2.收文管理

收文处理包括外来文件（正式或非正式）的登记、拟办、批办、批示、传阅、分发并可完成归档、排序、查询、统计等步骤的自动化流程处理。可根据需要将扫描好的文档附加到系统或在系统中录入、扫描文件，可以引入任何格式的文档或新建Word、Excel、语音等类型的文档，并与微软Office软件结合并提供在线修改、电子批注、上传、下载、打印等功能。对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制，提供对收文的催办、督办、提醒、反馈，每一步均设置收文处理流程台帐，自动搜索拟办的文档，以醒目的方式显示提醒。利用收文处理的发文查询和统计功能，可查询、统计到某一时期的发文数量，发文类别等指标，形成报表输出显示。并可以利用文档数据中心进行管理。

同发文一样，处理流程基于工作流引擎平台进行定制和设计实现。支持灵活的流程和表单定义、文件的并发多任务处理。对文件流动的状态可以查询、统计和打印输出（有权限控制）。

3.综合办公事务

综合办公事务系统提供对繁杂的办公事务进行综合处理的功能。如：对一些非流程的、可控的点对点日常办公事务进行处理。该系统要求可以引入电子文档，引入的电子文档具有修改痕迹保存、全文批注等功能。

4.个人办公：

可以构建个性化的个人办公环境（电子桌面），如即时消息、待办事宜、通讯录、计划与日志、个人信息管理、电子邮件。

相关功能说明如下：

(1)待办事宜：待办事宜模块集中显示用户当前需要办理的所有事务。使用户进行办公业务处理的入口，已处理完毕的待办事宜将自动从待办事宜列表中消失。

(2)即时消息：可通过手机短信服务发送提醒信息。

(3)通讯录：实现电子名片簿的功能，可以记录联系人的单位、地址、联系电话等常用信息，提供私人通讯录进行登记、管理和查询功能。联系人的信息可以是私有信息，只有信息建立人才能阅读，也可以是公共信息，所有人都可以阅读，可根据需要将通讯录设为共享或者私有，通讯录支持导出功能，导出的格式与Outlook通讯录的文件格式相符。

(4)个人信息管理：提供用户登录密码修改和授权待办功能。

(5)电子邮件：集成第三方邮件系统，能在平台和Internet上灵活传递消息，要求能自由管理邮箱容量的大小，实现smtp和pop3协议，可以同时内收、内发、外收、外发邮件。(6)计划与日志：用户个人的工作计划和安排。

5.任务管理：

对个人承办的任务进行分类，便于查询统计、汇报。领导者可对下属分配工作并进行监督。

6.信息发布平台。

主要功能要求如下：

(1)公共信息摘编与发布：信息摘编由专门的信息摘编录入人员负责发布和管理信息，以供全体职工简单、快捷地查阅和学习有价值的信息。包括最新国家、自治区政策，最新政府发文，办公室文件、通知、公告、简报信息、内部通讯录、政府成员单位文件，领导最新批示，法律法规，档案资料等。

(2)新闻发布管理：

(3)公告信息发布：可以在办公系统上发布、显示的公司和部门公告，支持公告内容的审批后再发布。

7.考勤管理

对上班、下班、及加班进行时间记录，可以方便统计员工的缺席及请假情况。

8.工作流管理：

可以实现复杂流程和表单的完全可视化定制，只需鼠标轻松拖拽、键盘辅助参数配置，就可以方便地把收文、发文管理、请示汇报、车辆申请、用印申请、请假申请等流程和表单定制出来。

对每个流程的签批单都能依据需要进行排版定制，能自由编定表单元素。为达到最方便实用的效果，要求可以使用word来排版签批单格式和样式。

(1) 流程组织

工作流引擎提供对这些服务面向于不同管理事务的协作流程提供完美的解决，是良好的流程组织机制，允许系统管理员将这些流程分级化的进行组织，以避免因流程数量太多而导致的视觉紊乱，通过清晰的树型导航方式让用户能快速定位自己需要启动的流程。

(2) 流程回撤

在流程实例运行过程中，当前步骤经办人在办理完本环节事务后，任务将向下一步骤经办人传递。任务发出后如当前步骤经办人发现办理有误，可在下一步骤经办人未办理之前执行流程回撤功能收回原文进行重新修改。

(3) 流程监控

对每个流程实例的处理情况进行监控，提供形象的图形方式使得系统管理能方便地了解每个业务流程经过那些步骤和人员，当前处于哪个步骤等信息。有足够权限的人员还可对流程进行必要的设置和调整，包括流程强制跳转，流程冻结和删除等功能。

9.系统权限维护类：

对所有系统提供各种权限控制功能，具体的功能有：用户管理、机构管理、岗位管理；权限管理（功能权限控制、数据权限控制、用户审批环节权限控制、用户地址权限控制、用户岗位权限控制、用户传阅权限控制、用户密级的控制等等）。

10.系统数据维护类：

工具主要是对整个OA系统的数据方面进行维护。包括数据的初始化、数据字典（办公自动化系统和档案的数据表要能够在系统管理中进行管理维护）、数据的更新、数据的备份恢复、数据项维护等。