公文写作培训讲义资料

性质 法规性 呈报性 请示性 批示性 指导性 商洽性 告知性 告知性 指导性
用
途
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人 民代表大会常务委员会提请审议事项。 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询 问。 适用于向上级机关请求指示、批准。 适用于答复下级机关的请示事项。 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题请求批 准和答复审批事项。 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
部门协同处理或备查。经办部门（公司）依示办妥所请求事项后，应
将签呈交行政人力资源部编定档号，依其类别归档。签报内容不宜为 公众周知者，应指定专人专案签办。
输入文件
主要工作及责任者的描述
部门/子公司将需控股公司审批的事项，由部门/子 公司负责人及相关人员签字后，按规定格式呈报 行政专员对部门/子公司纸质签呈进行登记，如采 用OA则不需经过该节点 行政人力资源部总助提出拟办意见 相关责任部门会签意见 相关高管会审
输出文件
签报正稿
时 限
拟办意见 会签意见 会审意见
0.5个工作日 1个工作日 1个工作日 0.5工作日
行政专员将签报正稿和拟办、会签、会审呈董事长， 董事长秘书 如采用OA则不需经过该节点 签收 由董事长进行审批 审批意见
8反馈
行政人力资源部文档专员向相关人员反馈审批意见
签收表
0.5个工作日
9督办
行政人力资源部总助、董事长秘书督办
督办情况
签报注意事项
《长沙先导投资控股有限公司关于印发<文件处理暂行办 法>、<印章管理暂行办法>的通知》（长先控发[2009]30号 ）
二、公文种类
正式பைடு நூலகம்文 按使 用范 围分
非正式公文 上行文
公文
按行 文关 系分
平行文 下行文
（一）按使用范围分
正式公文
序号 1 2 3 文种 命令（令） 决定 公告 性质 指令性 法规性 决策行 指挥性 告知性 公布性 知照性 批示性 指示性 告知性 告知性 指导性 用 途 适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强 制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及 人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（二）公文的形成条件
• • • • 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 公文形成的目的是行使职权和实施管理 公文是具有法定效力与规范格式的文书 公文是国家机关及其他社会组织处理政务、办理 事务的重要工具
（三）公司文件的作用
1、经营管理的重要工具 公司文件是传达贯彻公司的方针、政策，发布规章 和制度，指导、布置、商洽工作，报告情况，请示、 答复问题的重要工具。是公司各机构进行正常工作 和活动的必要手段。
（一）公文的特点
• 具有法定效力。法律赋予了行政公文的庄严权力。 在某一行政公文的覆盖范围内的任何机关或个人 均须遵照执行，不得违抗。 • 具有规范体式。行政公文具有规范的语体与格式。 它的语言风格与格式都是严格的，任何机关在撰 写公文时，必须遵照它的有关语体格式，不得花 样翻新。 • 是依法行政的工具。它的性质是一种特殊的工具， 是国家机关在公务活动使用的工具，运用此种工 具，对社会进行有效的管理。
（二）常用文种写法
• 通 知
•
• • •
请
报 函
示
告
会议纪要
通知的写法
适用范围：一是批转下级机关的公文；二是转发上级 机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理 和需要有关单位周知或执行的事项；四是人事任免。 特 点：时效性、执行性、知照性、指示性
指示性通知 知照性通知
类
别
颁转性通知，包括发布、转发、批转 任免及聘用通知
案
例：1、总裁办公会议纪要
2、专题会议纪要
（三）公文写作常见的问题
1、文种使用不当 2、格式不规范：公文文头不规范；标题冗长、混乱、残 缺不全；主送机关排列混乱；结构层次序数混乱；附件 不符；主送、抄送单位不正确 3、行文规则混乱：越级行文、多头行文、请示一文多事、 党政不分 4、提法不当 5、 名称表述混乱： 公文中的人名、地名、单位等名称 表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现 时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。
非正式（非法定、准公文）
指社会各行各业共同使用，但又非法定的公文，即：日常公文。 主要是日常使用的、未经正式公文形式印发，不起直接效用的公文，通常称为 “准公文” 。日常公文种类繁多，如：计划、总结、调查报告、会议、电话记录、 合同、协议书、介绍信、证明信、法规、规章（守则、细则、办法）等。
结论：公文=正式（法定）公文+非正式（非法定、准公文）=通用公文——广义公文概念
注：“意见”用于向上级机关提出见解时，为上行文；用于向下级机关提出处理办法时， 为下行文。
三、公文的写法
公文的文风：简、朴、晓、畅
（一）公文通用写法
（二）常用文种写法
（三）常见的问题
（一）公文通用写法
公文的文风：简、朴、晓、畅 1、公文标题的写法
格式：一般含行文机关、事由、文种三部分（可自由组合） 格式如下：行文机关+关于+问题（事项）的+文种
1、标题：会议名称+文种（ 总裁办公会议纪要）、内容+文种 （关于× × × × 问题的会议纪要） 2、导言：应写明会议概况，包括时间、地点、届次、出席和列 席人员、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等 ； 3、正文：是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见 和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下 几种写法：集中概述法（常用于专题会议）、分项叙述法（常用于总 裁办公会议）、发言提要法（适合于座谈会、民主生活会等）
功能：领导和指导、规范和准绳、宣传和教育
2、交流信息的重要载体。公文有一个重要的作用是交 流信息，这也是它的基本功能。交流信息，一方面是 上情下达，一方面是下情上达，另一方面是友邻单位 互通情报。
3、凭证和依据作用。公文具有明显的凭证和依据作用。 上级发布的下行文，是下级开展工作的依据；下级上 报的公文，是上级决策的依据；单位自己制作的公文， 是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。
•
• •
签报办理流程
发文办理流程 收文办理流程
（一）签报办理流程
部门/子公司 行政人力部 相关部门/ 子公司 相关高管 董事长
呈报阶段 会签阶段
呈 报
收 文
Y Y
拟 办
N
会 签
N
会 审
审批阶段
呈 报
审 批
反馈阶段
反 馈
督办阶段
督 办
签报流程节点说明
节点
1呈报 2收文 3拟办 4会签 5会审 6呈报 7审批 签报正稿 拟办意见 会签意见 签报正稿和相 关意见 签报正稿和拟 办、会签、会 审意见 审批意见
案例： 关于印发《长沙先导创业投资有限公司投资决策委员会议事规 则（试行）》的通知
请示的写法
适用范围：请示适用于向上级机关请求指示，批准的事项。 特 点：呈请性、单一性、预先性、期复性
批准性请示：即按法定权限，报请上级批准；
类 别
答复性请示：即请上级对其制订的政令、法规、规章 制度中个别条文作出解释； 裁决性请示：即对一些有争议的事，需要上级裁决所写的请示。
1、 内部签报主要用于公司职能部门、子公司向公司领导请示、 报告工作。内部签报分为请示件和报告件。请示件用于向公司领导请 示工作，需要公司领导批示的事项；报告件用于报告需要公司领导阅 知的事项。“请示”应当一文一事,“报告”中不得夹带请示事项。 2、除领导直接交办的事项外，“请示”、“报告”不得直接送 公司领导本人，而应通过控股公司行政人力资源部按照公文处理程序 呈报。 3、经办人要依示办理，凡与会办部门有关的，应复印分送会办
4
通告
通知
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关 的公文，传达要求下级机关办理和有关单位周知或者执行的 事项，任免人员。
5
6
通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
序号 7 8 9 10 11 12 13
文种 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要
综合性报告（反映全面情况，如公司年度工作报告，一
般包括取得的成绩，存在的问题，下一步打算三部分） 情况性工作报告
类 别
专题性报告
答复性工作报告 报送文件物件的报告
专题性报告的作用：反映某项工作、某个问题、某一件事情、某一情况， 对某项工作做出专题汇报，也用于答复上级机关的询问，须一事一报。

函的写法
适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项。 特点：适用范围非常广，简洁明了 常用语句：专此致函、特此函复等 注意事项：1、与请示的区别；2、写作时的口吻
案
例：关于请及时拨付注册资金的函
会议纪要的写法
适用范围：总裁办公会、重要专题会议 特 点：综合性、指导性、备考性 格式要求：参见公司文件专用格式 写 法：
请示与报告的区别：1、行文目的不同：答复与否的区别；2、呈报时间 不同：事前请示，事后报告；3、内容要求不同：一文一事和一文多事。
报告的写法
适用范围：陈述性上行公文，适用于下级机关向上级 机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。目的是 为上级机关了解情况、做出决策提供依据。 特 点：呈述性、汇报性、告知 性
（四）公司文件的执行标准
《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号） 《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法> 涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函(2001)1号 ） 《湖南省行政机关公文处理办法》
（湘政发（2001）18号）
《长沙市人民政府办公厅关于印发〈长沙市人民政府公 文处理规定（试行）〉的通知》（长政办发〔2002〕28号）
6、时间表述含糊：用时间代名词而不用具体日期、年份 随意省略、年份不使用公元纪年 7、用词不当：词义误用、生造词语、词语使用不当、滥 用模糊词语 8、不符合语法：成分残缺、成分多余、搭配不当、语序 不当 9、 数字使用不统一：数字概念不清楚、数字概念不准 确、数字书写形式不统一
四、公司文件办理流程
文件办理业务讲座
行政人力资源部 2010.5
提

纲
公文概述 公文的种类


公文的写法
公司文件的办理流程

公司文件的办理要求
一、公文概述
公文简称“公务文书”。公文必须反映和处 理“公务”，离开公务活动就不存在公务文书。公 务文书的“公务性”和“法定性”是区别私务（或 私人）文书的本质所在。 在机关工作中，文书、文件和公文这三个概念 的基本含义是一致的，都是指国家机关及其他社会 组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文 件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。
（一）公文通用写法
4、主题词的写法
• 主题词又叫关键词。是公文中代表其内容特征的、最能说明问 题的、起关键作用的词。供制作公文索引和电子计算机检索用。 • 选用主题词的依据：各级政府公文主题词表 • 国务院主题词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类， 有综合经济，工交、能源、邮电等13类。第二层是类别词，即对 主题词的具体分类，如综合经济中的“计划”、“经济管理” ， 表述公文范畴（所属类别）。第三层是类属词，即对类别词的细 化，如经济管理中的“调控”、“制度”，表述公文的主要内容。 • 选用原则和方法是：类别词+类属词+文种，从内容到形式。 • 数量：一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。 • 如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内 容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。
2、主送机关
格式：各部门、子公司；各区县市，市直有关单位 注意事项：除普发性公文外，一份公文只能选择一个主送机 关，不能“多头主送”，尤其是上行公文和特指性公文
3、正文的写法： 一般含引叙、主体、归结三部分
引 叙：行文的缘由、依据 。 主 体：根据引叙部分的 目的，例举材料、事实，申诉观点，叙述事理。 归 结：简要归纳本文意图、要求。结尾语词规范。
（二）按行文关系分
根据文种的行文关系、文件去向，可将公文分为上行文、平行文、
下行文。
1、上行文：下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。 2、平行文：平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。
3、下行文：上级机关对所属下级机关的发文，如命令(令)、决定、
公告、通告、通知、通报、批复等。