XXX公司
公文管理制度
第一章总则
第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。
第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用
的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。
第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文
收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对
公司所属部门和分 / 子公司的公文处理工作进行指导和督促
检查。
第四条以公司、公司所属部门和分 / 子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。
第二章公文种类
第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。
（一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分 / 子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。
（二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任
免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/ 子公司执行、办理和周知的事项。
（四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神
和交流重要情况。
（五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复
上级的询问用“报告” ；向主管部门、上级请求指示、批准
用“请示”。
（六）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽
工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征
求对某项工作的意见。
（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提
示与会单位共同遵守和执行。
第六条公文按照行文方向分为:
上行文 : 指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、
报告。
平行文 : 指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，主
要是函，也包括纪要。
下行文 : 指上级单位对所属下级单位的发文，如决定、
通知、批复等。
第三章公文格式
第七条公司公文一般由份号、密级和保密期限、紧急
程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、
附件、抄报抄送、印发单位、印发日期、页码等部分组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标
注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。公司涉密公文分为“绝密” “机密”“秘密”三个等级，保密期限：分别为 20 年、 10 年、 5 年。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧
急程度，紧急公文应当分别标注“特急” “加急”。
（四）发文单位标志。公司发文，由公司全称加“文件”二字组成。联合发文时，发文单位标志用联合发文单位名称。部门发文，由公司全称加部门名称加“文件”二字组成。
