文件与资料管理流程

文件与资料控制管理制度一、总则为了加强对公司文件与资料的控制与管理，规范文件与资料的收集、存储、使用和保护，提高管理效率和信息安全性，特制订本制度。

二、文件与资料的定义1. 文件是指公司内部产生或外部收到的书面、电子、影音等载体上记录的各类信息与数据，包括但不限于计划、报告、备忘录、通知、函件、合同、协议、会议纪要等。

2. 资料是指公司内外所有与业务活动有关的各类文字、图片、声音、视频等信息的载体，包括但不限于公司注册文件、商业秘密、经营报告、市场调研报告、竞争对手分析、员工信息等。

三、文件与资料的分类根据不同的内容和用途，文件与资料分为以下几类：1. 机密文件与资料：包括涉及公司商业秘密、竞争优势、员工隐私等敏感信息的文件与资料。

2. 重要文件与资料：包括公司经营计划、战略规划、财务报告等对公司发展具有重要意义的文件与资料。

3. 一般文件与资料：包括员工档案、会议纪要、工作报告等一般性的文件与资料。

四、文件与资料的管理流程1. 收集公司每个部门负责人按照业务需要收集所需的文件与资料，并加密、压缩或打包处理。

2. 转交部门负责人将收集到的文件与资料按照分类整理，并将重要和机密文件与资料转交给公司管理部门负责人。

3. 存储公司管理部门负责人将收到的文件与资料按照分类进行存储，并记录存储的位置和数量。

4. 使用公司内部员工需要使用文件与资料时，需向公司管理部门负责人提出申请，并经过审核后，方可领取使用。

使用完毕后，须及时归还。

5. 传递公司内部员工需要将文件与资料传递给他人时，须经过公司管理部门负责人的批准，并按照相关流程进行传递。

6. 销毁公司管理部门负责人定期对文件与资料进行清理和销毁，保证文件与资料的整洁和安全。

五、文件与资料的保密措施1. 机密文件与资料应采取加密措施，并限制访问权限。

2. 重要文件与资料应采取备份措施，确保数据安全。

3. 一般文件与资料应妥善保管，防止遗失和泄露。

4. 员工离职时，应归还所有文件与资料，并做好相关记录。

文件和资料管理程序（ISO9001：2015）1.0 目的为使本公司质量管理体系所使用的文件和资料满足顾客需要并确保为有效版本，提供质量管理体系有效性及其改善和可追溯性的依据。

2.0 适用范围适用于与本公司质量管理体系相关的文件和资料（包括外来文件和资料）的控制。

3.0 职责3.1 文控中心：负责受控文件的发放、回收、销毁及正本保存。

3.2 各部门3.2.1 负责本部门内受控文件的发放、使用及保存。

3.2.2 负责本部门内部受管制文件的发放、使用及保存。

3.4 质量管理体系文件的制订、修订和废止职责：4.0 定义4.1 受控文件：为保证公司质量管理体系运作而作出的依据文件（包括内/外部文件），受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有蓝色“受控文件”印章，其中文控原件盖有蓝色“文控原件”印章。

4.2 非受控文件：为制定作业文件而制定的参考文件或与产品质量无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。

4.3 外来文件：来自公司外部的文件。

如顾客的产品图纸、检验标准，生产设备附带的技术资料、产品说明书，国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，法律、法规等。

5.0 工作程序5.1 质量管理体系文件的分类5.1.1 一级文件：质量手册；5.1.2 二级文件：程序文件；5.1.3 三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、检验标准、图纸、规定等；5.1.4 四级文件：各种记录、表格。

5.2 文件的编写5.2.1 质量手册文件的封面应有制订人、审核人、批准人的签名和日期。

5.2.2 程序文件首页应有制订人、审核人、批准人的签名和日期，及简要的文件修改记录，并在首页注明该文件的分发部门。

5.2.3 三级文件要有简要的文件修改记录及注明文件分发部门，并有制订人、审核人和批准人的签名和日期。

5.3 文件的编号5.3.1 质量手册：QM015.3.2 程序文件：流水号(01—99)5.3.3 三级文件—5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件： QR — X X X X — X X5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件: QR — X X X X — X X5.4 文件的归档管理5.4.1 质量手册、程序文件、作业指导类文件及记录的正本由文控中心保存。

工程技术部门资料与文件管理规定带流程一、总则1.为规范工程技术部门的资料与文件管理工作，提高工作效率和质量，特制定本管理规定。

2.本管理规定适用于工程技术部门的所有资料和文件的管理工作，包括纸质文件和电子文件。

3.所有人员都应严格遵守本规定，对于违反规定的行为，将依据公司相关规定进行处理。

二、资料与文件分类1.资料分类(1)技术资料：包括设计文件、施工方案、工艺文件等。

(2)项目资料：包括合同文件、并购文件、招投标文件等。

(3)运维资料：包括设备运行记录、维护保养记录、事故处理报告等。

2.文件分类(1)内部文件：仅在工程技术部门内部传阅和使用的文件。

(2)外部文件：需要与其他部门或外部合作单位共享的文件。

三、资料与文件的存储和归档1.纸质文件存储(1)纸质文件应统一编号，并按照资料分类进行归档。

(2)所有纸质文件应存放在专门的文件柜或文件箱中，严禁私自带离工作区域。

(3)纸质文件存档后，应制作档案目录，方便查阅和管理。

2.电子文件存储(1)所有电子文件应存储在专门的文件服务器中，按照资料分类进行归类。

(2)每个电子文件都需设置密码，仅限于授权人员可访问。

(3)定期进行电子文件备份，确保文件安全不丢失。

3.资料和文件的归档(1)根据文件保管期限制定的归档规定，对纸质文件进行归档。

(2)归档后的文件应标注清楚归档时间、保管期限和归档位置。

(3)对于电子文件，也应根据保管期限进行归档，将不再需要的文件进行删除或归档存储。

四、资料与文件的查阅和借阅1.内部查阅(1)内部人员可凭工作需要，在工作时间内查阅本部门的资料和文件。

(2)查阅后应及时归还，并保证资料和文件的完好无损。

(3)对于涉密资料和文件，必须严格控制查阅权限，做好查阅记录。

2.外部借阅(1)外部人员需提出书面申请，说明借阅目的和期限。

(2)经批准后，方可借阅，但不得将资料和文件带离公司办公区域。

(3)借阅期限一般不超过一个月，逾期需重新申请。

文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。

2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。

3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。

5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。

5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。

5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。

5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。

5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。

1.目的爲有效地管理各项文件与资料，以便指导各项活动，特制定本程序。

2.范围凡指导各项活动之内外部文件与资料，均属本程序管理范围。

3.权责内部文件管理权责：3.1.1 系统文件由管理代表拟定，副总经理核准发行；3.1.2 程序文件由各部门制定，经各部门讨论会签，由管理代表审查，副总经理核准发行；3.1.3 工程技术类作业指导书由工程部制定，主管审核发行；3.1.4 表单各部门制定，主管审核发行。

外部文件管理权责：3.2.1 接收：香港营业部、工程部、发货部；3.2.2 转换：工程部。

4.定义内部文件：依据公司内部活动行爲特徵或依据外来文件需要而産生的文件。

外部文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等标准、法规、要求性文件等均爲外来文件，此类文件将规范指导或影响公司行爲活动。

系统文件：阐述系统活动总体政策，公司经营宗旨，并爲此描述总体架构之纲领性文件。

程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管理与实施之责的部门等指导性文件。

指导书：爲实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。

表单：规定用於记录活动内容、状况或结果之文件。

5.作业内容文件与资料管理流程图(见附件一)；各部门因工作而需制定活动文件，或接收外来文件且须进行相应文件转换时，由相应权责部门産生相关文件。

文件应依规定之权责人员进行审查核准，如爲程序文件, 需各部门主管进行讨论、会签，审查、会签、核准之记录应体现在<文件制定、修改、废止申请单>中。

制定部门应将核准文件连同<文件制定、修改、废止申请单>一并交文控中心，由其依据以下规则统一编号：□□- □□- □- □□□- □□文件版本01 ~ 99文件流水序号001 ~999文件类别公司简称: YH 部门代号5.4.1 部门代号：总经理室－GM 工程部－PE 品管部－QC生産部－PR 采购部－PU 仓管部－MC发货部－DC 人力资源部－MR5.4.2 文件类别：系统文件－S 程序文件－P 指导文件－W表单文件－R 外部文件－E5.4.3 版本说明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲01，改版依此爲02、03、04．．．；表单版本直接於编号中予以体现，爲最後两位码，其他文件则单独显示其版号码。

文件和资料管理程序文件和资料管理程序是指一套用于管理和组织文件和资料的计算机程序。

随着科技的不断发展，各行各业的信息化水平也在不断提高，人们面对的文件和数据量也越来越大，传统的纸质管理方式已经无法满足现代社会的需求。

因此，开发一套高效、方便、安全的文件和资料管理程序对于提高办公效率、确保数据安全至关重要。

一、系统架构文件和资料管理程序的系统架构应当考虑到以下几个方面：1. 网络架构：考虑到多用户同时访问的需求，系统应支持客户-服务器架构，通过网络进行数据传输和管理。

2. 数据库架构：系统应建立强大的数据库，用于存储和管理各种文件和资料的元数据。

3. 界面架构：系统应提供友好的用户界面，方便用户浏览、搜索、编辑和管理文件和资料。

二、功能需求1. 文件上传和下载：用户可以通过系统上传文件，并设置相关属性，其他用户可通过搜索和浏览获取文件并下载到本地。

2. 文件版本管理：系统应能够对文件进行版本管理，保存历史版本，用户可随时查看和恢复历史版本。

3. 文件搜索和检索：系统应提供强大的搜索功能，用户可以通过文件名、关键词、作者等属性进行搜索和检索文件。

4. 文件分类和标签：用户可以对文件进行分类和打标签，方便后续的文件管理和检索。

5. 文件访问权限控制：系统应提供权限分级，不同的用户拥有不同的访问权限，确保文件的安全性和私密性。

6. 文件共享和协作：用户可以在系统中方便地共享文件给其他用户，并且可以同时编辑同一份文件，系统能够实时同步各用户的操作。

7. 文件备份和恢复：系统应具备文件备份和恢复功能，确保文件的安全性和可靠性。

8. 数据统计和报表：系统应提供一套完整的数据统计和报表功能，方便用户随时了解文件和资料的使用情况。

三、性能需求1. 响应速度：系统应保证快速响应用户的请求，尤其是在上传、下载和搜索等操作中，用户不应长时间等待。

2. 数据安全：系统应具备强大的数据加密和安全机制，确保文件和资料不被非法获取和篡改。

文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作，保障机构和个人信息安全，提高信息利用效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。

第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。

第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规，严格保守机密，确保信息安全。

第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。

第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员，任何人员不得私自改动文件或篡改资料。

第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。

第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。

第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。

第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范，确保信息的传递和使用顺畅。

第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行，不得擅自改变或违反相关规定。

第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准，确保文件的真实性和合法性。

第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行，确保文件及相关信息的安全。

第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行，不得超越权限和私自使用。

第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性，防止信息泄露和损坏。

第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理，按照相关规定归档和储存，确保信息的完整和安全性。

第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料，防止信息遗失和破坏。

第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行，不得私自销毁或外传。

第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份，确保信息不丢失和泄露。

第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理，确保机构和个人信息的安全。

广州金鹏集团有限公司企业标准Q/JP92.105.002.023文件与资料管理程序2004年12月8日发布 2004年12月8日实施金鹏集团企业管理部发布文件与资料管理程序文件与资料管理程序1.目的为规范公司的工作流程，使公司所有部门都能及时地获得有效的最新文件，提高办事的效率，确保本公司文件与资料能迅速、准确地流通。

2.范围本程序适用于质量管理体系的运行中有关质量活动的文件的控制和管理。

3.权责4定义4.1文件与资料：本程序的文件与资料是指和质量体系相关的文件和资料。

4.2质量手册：质量手册是系统文件的一部分，提纲掣领地说明公司质量系统的规定要项，并勾划出公司质量系统的概况。

4.3程序文件：程序文件是执行质量系统运作的流程步骤，它将国际标准条文的精神与公司的实际作业情况相结合并加以规定。

4.4作业指导书：每一质量程序文件规定的流程步骤均可合理地执行，但必要时，也可视其复杂程度，将某些流程、步骤的细节规定，例如作业指导书、检验规范等。

4.5表单：表单是为了有效地记录程序文件所规定的关键作业，或作业指导书的执行参数，并考虑执行权责的设定，所建立的供使用的明确格式。

4.6外来文件：凡外部所提供的文件资料，如：图面、标准、技术资料等。

5作业内容5.1文件的制订、修改、作废与文件的分发5.1.1文件的制订、修改、作废操作见流程图（一）；当组织结构和产品进行大的调整或质量管理体系版本升级时，各部门文件修改较大，企业管理部将对体系文件重新进行策划，管理者代表审批后，各部门将按批准后的计划进行文件修改不填写《文件修改、制订、作废申请单》。

5.1.2文件的分发、回收操作见流程图（二）；5.1.3质量方针、目标的制订、修改：5.1.3.1公司质量方针、目标的制订见《质量手册》；5.1.3.2各部门将公司的质量目标分解后，填写在《质量目标管理表》上，报管理者代表审查，主管副总裁批准；5.1.3.3当部门质量目标需要修改时，由责任人填写《文件修改、制订、作废申请单》，报管理者代表审查，主管副总裁批准。

4.3机密文件的申请使用管理:文件编号: 制定日期: 修定日期:5.1.2.2体系审核确认后根据文件的涉及单位决定文件必须的会审部门，由体系提请相关部门传阅会审或 会议会审。

1.1.3 内部文件批准：文件必须经相关权责人员批准。

详见4.1职责。

1.1.4 内部文件编号：经批准后的文件交文管。

文管根据《文件撰写架构细则》附录一:【内部管理性文件编号对照表】的规定进行编号，并录入于【文件总览表】。

1.1.5 内部文件分发、借阅：1.1.5.1 重新打印（此时有受控编号）经批准后的文件和【文件制修废审批表】交文管。

文件的生效日期以右上角“受控章”内的日期为准，文件首页及各单页的制修定日期则代表文件初定稿未签核前 的日期。

相关印章详见本程序附录一。

1.1.5.2 生效文件由文管依体系指定的分发部门及份数（各作业场所均能得到相应文件的最新版本）制作副本，分发到相关部门，并在【文件分发回收记录表】签收，相关信息登录于【文件总览表】中。

1.1.5.3 文件补发：当分发份数不够或相关部门提出需求申请时，由文管依管理者代表批准后的需求申请补发文件并签收记录。

1.1.5.4 对外分发文件由负责对外之单位代签。

1.1.5.5 表单不需加盖“受控章”，原件由体系于背面签字，文管将最新版电子档存放于固定区域，并通知 相关使用单位，各部门自行取用自行管理。

1.1.5.6 借阅时于【文件借阅记录表】上登录。

1.1.6 内部文件使用管理：1.1.6.1 文管须每半年在【文件总览表】中整理出【文件最新版次一览表】并分发传达至相关部门。

1.1.6.2 文件应分类存放注意防潮防湿，必须保持文件清晰、易于识别。

1.1.6.3 文件破损、模糊不清时，可持该文件向文管申请换发。

1.1.6.4 经文管发行加盖红色“受控章”之文件均为管制性文件，如须复印须向文管申请，不得自行复印。

1.1.6.5 文件原稿由文管保存，原稿不盖发行章。

1.1.6.6 机密文件管理依相关规定执行。

1.0 目的确立文件管理系统，使文件规范化，保证适当的文件发放至相关的部门和使用者，使质量管理体系得以有效运作。

2.0 合用范围与质量相关的所有内外部文件。

3.0 相关文件无4.0 定义内部文件：质量管理手册、程叙文件、作业指导书、工艺卡、表格等。

外部文件：国家标准及客户发放的所有影响产品质量的文件。

QM：质量管理手册，是质量管理体系的第一级文件，是阐述公司的质量文件，并描述质量管理体系的文件。

CP：程叙文件，是质量管理体系的第二级文件，是描述一个部门或者多个部门需共同配合完成某项工作时应遵循的规则性文件。

WI:作业指导书，是质量管理体系的第三级文件，是描述一项工作或者一个工位由何人在何地方采取何方法以达到何效果的指导性文件。

QP：质量计划，是质量体系的第三级文件，是针对特定的产品，项目或者合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。

DCR:文件更改申请。

5.0 职责5.1 体系部负责人编制 QM，管理者代表审核，总经理批准；5.2 各部门负责人编制 COP，体系部负责人审核，管理者代表批准；5.3 质量计划由品质部/项目负责人编制，副总经理审核，总经理批准；5.4 检验类文件由品质部编制、研发部审核，品质部负责人批准；5.5 生产类作业指导书由研发部编制、生产部审核、研发负责人批准；5.6 部门内部管理类作业指导书由各部门编制，行政部审核，由副总经理批准；5.7 跨部门管理类文件由本部门编制、行政审核，由管理者代表批准；版权所有© 2022XXXX 有限公司，未经许可不得复制，传播5.8 BOM 表是由品质部编制，研发部负责人审核，副总经理批准；5.9 工艺控制流程(QC 工程图)，由品质部编制，研发部审核，品质部负责人批准。

5.10 岗位说明书由各部门编制，行政部负责人审核，直属上级批准；5.11 文件发放/更改体系部负责人审核，管理者代表批准；5.12 各相关部门：负责本部门各种文件的拟定，并监督其切实执行；5.13 文控中心：负责全厂所有受控文件的发放、保管、回收、销毁等工作，使各部门能及时得到有效文件的支持。

文件资料管理流程文件资料管理是一项重要的任务，涉及到文件的创建、存储、检索以及销毁等多个环节。

一个良好的文件资料管理流程可以帮助组织高效地管理和利用文件资料，提高工作效率和信息管理的质量。

下面将介绍一个常见的文件资料管理流程。

一、文件资料创建二、文件资料存储文件的存储是文件资料管理的核心环节，主要包括文件的归档、传输和保管等。

首先，需要将文件进行归档，即按照一定的分类标准和顺序进行存放，例如按照时间、部门、项目等进行分类。

其次，需要确保文件的传输安全，可以使用加密、备份和存储技术来保护文件的机密性和稳定性。

最后，需要明确文件的保管责任人，并建立文件保管制度，确保文件的安全和可靠性。

三、文件资料检索四、文件资料利用文件的利用是文件资料管理的重要目标，主要包括文件的传阅、交流和使用等。

在文件的传阅和交流过程中，需要确保文件的安全和机密性，可以使用加密、权限等措施来保护文件的安全。

同时，还需要确保文件的有效性和可靠性，例如通过文件审批、会签等程序来保证文件的准确性和合法性。

在文件的使用过程中，还需要遵循一定的权限和规范，例如禁止外传、遵守文件保密政策和法律法规等。

五、文件资料销毁文件的销毁是文件资料管理的最后一步，主要包括文件的清理、销毁和备案等。

首先，需要对文件进行清理和整理，即对不再需要的文件进行筛选和处理。

其次，需要选择合适的方式来销毁文件，例如烧毁、碾压、化学处理等。

最后，还需要及时备案文件的销毁情况，并保留相关的证明和记录，以备查阅和审计。

综上所述，文件资料管理流程是一个涉及多个环节和程序的复杂过程，需要组织和个人共同努力来完成。

通过建立一个良好的文件资料管理流程，可以提高工作效率、提升信息管理的质量，促进组织的发展和进步。

文件和档案资料管理制度文件和档案资料管理制度一、制度背景文件和档案管理是企业正常运营和发展重要的组成部分，是保证企业运行有序和规范管理的必要手段。

本制度是为了规范企业文件和档案的管理工作，对于保护企业资料安全、提高企业管理水平等方面有着非常重要的意义。

二、管理原则1. 法律原则：企业文化条例、文件和文件管理办法等国家行政、立法机关制定的法规是本制度指导依据。

2. 好用原则：文件和档案应当方便、实用、快捷，以节约时间和成本。

3. 秩序原则：文件和档案管理需要以秩序为基础沟通和工作，以使文件和档案能够在有序地适当时间内获得适当的使用。

三、管理流程1. 归档：相关资料应当按照类型、年度、工作重要性等等进行分类归档，方便随时查找和管理。

2. 档案整理：对于一些杂乱无章的档案应当进行整理、排序、命名、标签等等处理，以确保档案的管理工作顺利进行。

3. 存储位置：在存储文件和档案时，必须注意保障它的安全性、易取性，积极利用现有资源最大化地保障存储的有效性和可行性。

4. 档案借阅：凡经管理人员同意，具备借阅档案和资料的条件，可以申请借阅档案资料，但必须签订借阅单并规定借阅的用途及期限。

5. 档案阅览：凡具有查阅资料权利的人员，须前往文档室查阅。

6. 档案销毁：对于已无用、过时缺失、严重破损等档案，应及时进行销毁。

四、档案工作人员的职责1. 负责档案的秩序归档及整理工作，做好文件的总判、总合、总印行动。

2. 常年跟踪更新，确保档案资料的完整性。

3. 不断更新、优化档案管理制度，使该制度始终符合企业文化条例、国家法律法规等规章制度的要求，对档案管理工作产生积极的推动和改进作用。

五、制度管理1. 本制度的实施，由公司管理部门负责监督。

2. 针对本制度的违规行为进行处理，严肃处理违反制度的人员，以保证制度的执行与贯彻。

六、收尾1. 本制度自颁布之日起开始实施。

2. 有任何修改和完善需要，请经过于领导同意后，经签署核准后执行。

公司文件管理制度及流程（通用16篇）-规章制度篇1：公司文件管理制度一、总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理第三条公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。

如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

第五条文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。

如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。