电算化管理制度
为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常安全运行，根据财政部的有关规定，结合本公司具体情况制定本规定。
一、财务科应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐套文件，根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但已制单或记帐的会计科目不得随意修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。
二、转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的２０天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。
三、任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区要规范填制，自动生成的记帐凭证编号应当连续，凭证作废出现断号时要及时进行整理。
四、录入的记帐凭证必须经过审核人员审核签字后，才能登记帐薄，同一张记帐凭证，制单和审核不能是同一人。
五、每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存现金日报表，出纳人员在表上签字盖章。
六、根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。至少每月核对一次总帐，每季度核对一次明细帐。
七、必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打印间隔时间不得超过一个月，平时可以只打印已满页的帐簿数据，但每年年末必须将全部帐簿数据打印输出。
《会计电算化操作管理制度》
为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全特制定本制度。
一、操作使用人员
操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员。
根据会计电算化工作要求财务部门配备以下操作使用人员
（一）系统管理人员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的保密字。
（二）数据录入员：按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证审核操作。出纳人员，系统维护人员不能担任数据录入人员工作。
（三）数据复核员: 负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入帐数据的完整与正确。
（四）数据管理人员: 负责已审核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据备份工作，负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作，做好软件数据扩资料的安全保密工作。
（五）系统维护人员: 负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行。
二、操作使用人员的操作权限：
（一）系统管理员必须熟悉用友财务软件的特点和本单位会计电算体系与核算方式。会计科目的设置必须符合企业会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合上级主要部门和财政主管部门要求。
（二）数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。
不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以
进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据审核操作，审核人员亦不能进行数据录入操作，审核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，审核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行审核签字操作。
（三）系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和数据库文件结构；不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏程序、数据文件、账册、软盘等。
（四）操作人员应按密码和操作权限操作，对自己的上机注册名与口令要严格保守秘密，不得泄露，必须严格履行岗位职责与操作权限，不能越权、越位操作。未经主管领导同意，不能向他人提供各类会计数据。
（五）备份数据软盘和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。
（六）各岗位操作人员在操作使用计算机过程中，如遇异常情况，要及时联系系统管理员进行解决，不得自行解决和自行处理。
（七）任何人员禁止在财务用计算机上使用、打开来历不明的软件及邮件，对外来的存储介质必须先杀毒后才能使用。禁止在财务用计算机上玩游戏，会计电算化系统的服务器不能直接接入互联网，不具备防范条件的会计电算化系统的终端机不允许接入互联网，以保证计算机数据安全和防止感染计算机病毒。
三、会计凭证的审核与管理：
会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。必须保证入帐前录入计算机的会计凭证准确、可靠，因此应从以下几方面严格把关：
（一）手工记帐凭证的审核：
根据审核后的原始凭证手工编制的记帐凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入人员录入。稽核人员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性；凭证分录和数据的合法性、准确性。如无误再检查凭证科目的平衡关系，最后审查制单人是否签字。
（二）机制凭证的审核
数据录入人员录入凭证数据后，由审核人员对录入的凭证进行审核，确保与手工编制凭证的一致性，审核人员审核无误后在机制凭证上签字。
（三）审核后的凭证必须经有关人员（稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、数据审核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记帐操作。
电算化会计档案管理制度
电算化会计档案管理是公司重要的会计基础工作，要严格按照财政部《会计档案管理办法》及相关要求，对电算化会计档案进行管理。
一、电算化会计档案管理的内容和范围：
电算化会计档案包括存储在磁盘、光盘等介质上的会计数据和计算机打印的书面等形式的会计数据。
会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。
财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统构成说明和财务软件工作日志等，视同会计档案保管。
二、电算化会计档案的日常管理
（一）各核算单位使用计算机打印的书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表，由本单位财务负责人或指定人员负责保管。
（二）会计电算化记账凭证制单完成后应有制单人员的签名或盖章、审核人员签名或盖章、财务负责人签名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员签名或盖章。
（三）现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印的活页账页装订成册，应每天登记并打印，做到日清月结。对每天业务较少、不能满页打印的，也可按旬打印。一般账簿按年打印，遇税务、审计等管理部门检查时，应按其要求，及时打印有关账簿、报表等。
