合同与订单管理程序

5.9相关资料的管理
5.9.1客户技术指标确认记录及产品检测记录原件由品管班负责管理，保存期限为1年；合同评审记录、合同更改记录、送货单原件由业务班负责管理，保存期限为1年
5.9.2每月初，对上月的合同评审状态及交付状态进行数据统计，并提交到生产管理会议
评审。
6．相关文件
6.1《客户满意度管理程序》FBY-QP-18
5.4.10对于长期客户，在总经理签署基本合同后，对于每次的订单仅由生产管理小组评审交货周期即可。
5.5订单/合同的变更
5.5.1当合同或订单在执行过程中有变更并导致计划需变更时，营业人员应及时与客户沟通。如属于公司提出的变更，应申请客户的同意，并积极解释更改的必要性和对成本、时间的控制措施。
5.5.2经沟通并达成共识后，营业班需对变更计划重新组织评审。评审结束并获得总经理或副总经理批准后当天内通知采购、品质、生产、财务、供应等部门按照决议计划执行。评审结果及变更条款应及时告知客户，并积极与客户达成共识。
5.7付款条件
5.7.1对于“款到发货”的订单/合同，营业员应和财务查核，确保在发货前收到客户的货款或预付款。
5.7.2对于非“款到发货”的订单/合同，在客户验收产品后，由营业员及时回收货款，或按订单/合同约定的付款时间收回货款，并及时交付财务。
5.8营业员应按照《客户满意度管理程序》定期调查客户满意度，客诉和产品的退货按照《客户投述管理程序》执行。
5.4.1评审内容包括：客户的背景资料；涉及产品的价格、数量、规格、付款条件、交货期限等是否符合公司的销售计划和销售政策；涉及的产品的质量及其规定的或预定的用途、产品有关的法律法规、原材料或生产能力等要求公司是否有能力满足等。
5.4.2评审主要目的是明确各方面的风险已可以被公司所接受，评审应形成《合同评审表》或“会议记录”。
1．目的
为使客户在质量、价格、交货期与服务等方面的要求得到识别和满足，公司对客户要求予以评审，确保有能力履行订单要求。
2．适用范围
适用于客户订单的受理、评审、变更及管理过程。
3．权责
3.1业务主管负责基本订单/合同的评审及变更评审，并跟踪订单执行情况。
3.2总经理负责审批特殊合同/订单。
3.3各部门：参与订单评审，确保公司能满足客户要求。
5．订单/合同评审
5.1营业员搜集市场情报，确认目标新客户,并进行拜访与沟通.
5.1.1 营业员在与客户进行拜访与沟通前，应很清楚了解本公司的产品质量、纳期、价格、服务、技术等。
5.2 营业员收到客户需求,应对客户的信息背景及其它情报调查清楚并反映给营业主管.
5.2.1 客户信息包括客户全称,联系人,地址,电话,传真,对账资料,付款方式、客户要求
3.4仓库：负责对仓库成品和材料的库存量进行盘核wk.baidu.com及时反馈。
3.5采购员：提供生产所需物料，确认采购周期。
4．定义
4.1基础合同：与客户签定的包含年度产量、成本、通用技术要求的框架合同。
4.2订单/合同：特指单批销售金额小于或等于10万的订单或合同。
4.3特殊订单/合同：特指单批销售金额大于10万的《合同协议》和大订单,及新客户订单或客户提出特殊要求的订单。
5.4.7对于要求已明确的而本公司又完全有能力满足的订单/合同，可在得到业务班主管同意后签定。
5.4.8特殊订单/合同需由业务主管组织品质、生产及采购、财务等部门进行评审，评审通过并经总经理或副总经理批准后方可正式签订。
5.4.9如评审通过并已订立合同时，业务班需将订单信息列入《订单统计表》进行管理。《订单统计表》包括订单号、客户名称、合同产品种类及要求、签定日期、交货日期、价格、等。
6.2《客户投诉管理程序》FBY-QP-17
6.3《文件管理程序》FBY-QP-01
6.4《记录管理程序》FBY-QP-02
6.5《纠正和预防管理程序》FBY-QP-23
6.6《产品基准价格表》FBY-WI07-01
7．记录及表格
7.1《客户信息管理表》FBY-QR07-001
7.2《合同评审表》FBY-QR07-002
7.3《报价单》FBY-QR07-003
7.4《订单统计表》FBY-QR07-004
7.5《合同更改记录表》FBY-QR07-005
7.6《纳期调整报告书》FBY-QR07-006
7.7《送货单》FBY-QR07-007
7.8《客户要求清单》FBY-QR07-008
8．附件
《合同订单评审管理流程图》
5.6.2营业接到已完成订单的通知后立即安排车辆装货，若发现或预见不能满足交货要求，需及时反馈给生产班及品质班，由业务班组织相关部门采取措施，解决问题，以确保100%完成。
5.6.3营业验收完毕后，业务班负责填写打印“送货单”同“产品检验报告”并发送给客户确认并回传已签收的“送货单”。
5.6.4自动车部件的生产跟进由生管进行跟踪，按客户要求的送货计划准备并交付。
产品要求等。
5.2.2营业员调查客户信息背景后应进行风险评估,如涉及金额大于或等于10万或年订单量大于或等于20万时,营业主管,部长及总经理应参与。
5.3业务主管收到营业员提供的客户信息、背景情报及报价图纸后进行企业状态的评估,评估合格后纳入客户清单,并更新《客户信息管理表》及填写《客户要求清单》
5.4订单/合同的评审和确定
5.4.5如评审不符合时，应退回给报价员，取消、修改或重新准备《报价单》
5.4.6在向客户作出提供产品的承诺之前（如接受合同或订单及接受合同或订单的更改）应确定：
a）产品要求得到规定，包括客户的要求与产品的特殊要求。
b）与以前表述不一致的合同或订单的要求已予解决。
C）组织有能力满足规定的要求。
d）与现行计划不冲突。
5.4.3对订单/合同中有质量、工艺、生产等问题需解决的，业务班应积极与相关部门沟通，以确定能否满足要求，各部门在订单上作签字确认。必要时召集品质、生产、及采购部、财务等部门通过会议形式对合同进行协商评审，评审通过并经总经理或副总经理批准后方可正式签订。
5.4.4报价员依照《产品基准价格表》《客户信息管理表》的规定及根据营业员与客户的约定，由报价员起草签订《报价单》，(内容应包括价格、数量、规格、付款条件、交货期限等),或由客户准备订单。
5.5.3合同变更情况应列入合同清单中进行管理。变更过程应形成记录，可以传真经营业确认的“合同更改记录表”给客户确认后签字盖章回传或由客户提供已签字盖章的变更通知。如引起客诉现象，则按照《客户投述管理程序》执行。
5.5.4计划变更情况应登入月度计划中进行管理。
5.6产品的准备和发货
5.6.1对金型部件，由营业员负责跟进生产进度，如生产安排与原计划有冲突时，应及时以《纳期调整报告书》通知营业员,营业也应与客户及时沟通.