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商务秘书实务第二版共24页

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商务秘书实务第2版习题答案

商务秘书实务第2版习题答案

《商务秘书实务》第2版习题答案Chapter 1: Introduction to the Secretarial Profession 秘书职业简介Chapter 2: Fundamentals of Business Etiquette 商务礼仪基础Chapter 3: Corporate Secretarial Ethics 秘书职业道德Chapter 4: An Overview of Business Writing 商务英语写作概览Chapter 5: Creating Business Letters in English 商务信函写作Chapter 6: Writing Memos in English 备忘录写作Chapter 7: Telephone Etiquette 电话沟通礼仪Chapter 8: Meeting Organization 组织会议Chapter 9: Presentation Development 开展讲座Chapter 10: Travel and Accommodation Arrangement 旅行和住宿安排Chapter 11: Business Entertaining 商务宴请Chapter 12: Balance Sheet Composition 制作资产负债表Chapter 13: Payroll Sheet Composition 制作员工工资表Chapter 14: Petty Cash Management 小额现金管理Chapter 15: Foundations of Human Resource Management 人力资源管理基础Chapter 16: Public Relations 公共关系基础Chapter 17: Marketing Research and Advertising Campaign 市场调研与广告活动Chapter 18: Writing Resumes in English 英文简历写作Chapter 19: Writing Job-search Cover Letters in English 英文求职信写作。

254388 商务秘书实务 PPT课件[167页]

254388 商务秘书实务 PPT课件[167页]

1
2
3
4
助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。

商务文书写作实务 第2版

商务文书写作实务 第2版

学习指引：知识点

一、会议议程的概念 会议议程是对己确定的会议议题列出的先后顺序。 日程是对会议活动逐日做出的安排，是议程的具体化，也是会议 有条不紊、有序进行的有效保证。 二、会议议程与会议议题的关系 议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，是每 次会议要研究的主题。安排议题前，先要收集和筛选。 议程是对会议议题进行的顺序性安排，是会议议题的具体体现。 两者相辅相依，相互依存。


三、会议议程的确定 确定议程须注意：一是要把同类性质的议题排在一起， 不能把属于不同体系、互不联系的议题列在一起；二 是按轻重缓急程度，重要的、紧急的问题先讨论；三 是把保密性较强的议题放在会议后面，以便让无关的 与会代表退席后再行商讨；四是尊重本单位业已形成 的习惯和传统，外资企业中安排议程的习惯常常与内 地习惯不一样。 安排议题后，要送秘书部门负责同志审核，最后由单 位领导同志审定。需更改或撤销原定议题时，秘书应 无条件服从。
二、会议通知的特点 （一）告知性 （二）指导性 （三）时效性



三、会议通知的种类
如按通知的形式可分为口头通知和书面通知。 按通知的性质可分为预备性通知和正式会议通知. 按会议通知的发布方式，常分为文件式、备忘录式、请柬式和张贴式会议 通知四种。
技能点
一、会议通知的结构和写法 （一）标题 会议通知标题常见的写法有三种形式： （1）只标明文种，即《通知》或《会议通知》，如果 是请柬式会议通知，标题就是《请柬》或《邀请函》 （2）会议名称＋通知，如《关于召开××会议的通知》 （3）单位名称＋会议名称＋通知，如《广州大学关于 召开××会议通知》
任务分析

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会 议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，及时获得有 效信息。会议议程是一个沟通的平台，一个高效的会 议管理工具。制定一份优秀的会议议程，需要对整个 会议有较好的把控。完成此任务，首先要掌握会议的 相关情况，比如明确会议召开的背景、目的、名称、 时间、地点、参会人员、会议主题等一些基本事项； 其次要掌握会议议程的结构写法。

秘书实务第2版-第四章

秘书实务第2版-第四章

文种 主 旨 是否回复
标题写法
请示 报告
请示的主
请示
有时请示的标题写法是加
旨是向上级请 要求上级 上“呈请”、“提请”等字样，
求指示批准， 回复
以
反映情况的内
显示“请示”的特色
容只是作为请
示事项的理由
报告的主
报告
报告不能把标题写成《关
旨是汇报情况 不需要上 于……的请示报告》的形式
级回复
二、文书处理工作中应注意 的事项
第二节 收发传递处理文书
本节点睛
一、《办法》中规定的 收发文处理程序
二、文书处理工作中应 注意的事项
三、现代企业、公司中 的新型文书与载体
“写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。 因此文书的收发传递处理工作必须规范化。
一、《办法》中规定的收发文 处理程序
文书的收发传递处理工作是秘书部门的重 要任务之一，为了使机关各部门能够协调运转， 秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优 质服务，以保证各项工作的顺利进行。
表4-4 通知与函的的异同
文种 共同点
不同点
只限于上级机关对所隶属的下级机
通知
关使用（行政上没有隶属关系，业务上
都有告知性
有领导、指导关系的也可以用通知）， 只作为下行文
函
是在不相隶属的单位之间使用，作
为平行文
2 批复与复函混用
批复只能用于答复下级单位的请示事项，而复函
只能用于答复不相隶属单位的商洽和询问。
袁世凯批准“二十一条”的文 书
敦煌莫高窟出土的文书
一、公务文书的概念和性质
公务文书有广义和狭义两种理解。 广义是指党政机关、企事业单位、社会团 体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公 务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规 范的文书、信函均可以称公文。 狭义是指专指国家机关在行政管理过程中 所形成的具有法定效力和规范体式的文书。

秘书理论与实务第二版 (11)[29页]

秘书理论与实务第二版 (11)[29页]

任务一 收集处理汇总商务信息
四、相关链接 (一) 案 例
二、旅游信息板块 旅游信息板块主要包括以下四方面： （一）涉旅企业：全省各地涉旅企事业单位拥有的旅游信息； （二）涉旅政府部门：与旅游相关的政府部门，包括交通、建设、林业、气象、文化、工商、卫生、 环保、国土、体育、通讯、金融、保险等部门的旅游相关信息； （三）各市州、区市县旅游局； （四）省旅游局各处室、直属各单位、旅游协会。
2．星级饭店基本信息为：名称、地址、地理位置（经纬度、海拔）、邮编、电话、传真、级别、简 介、网址、电子邮箱、企业工商注册号、组织机构代码、法人代表、服务设施、交通信息、周边六要素信 息等；星级饭店的经营数据为：客房出租率、平均房价、客源结构、收入、利润、管理人员情况、员工情 况等。
例
3． 旅行社的基本信息为：名称、地址、地理位置（经纬度、海拔）、邮编、电话、传真、类型、简 介、网址、邮箱、经营线路。旅行社的经营数据为：收入、利润、组接情况、分社、门市情况、管理人员 情况、员工情况等。
4．工农业旅游示范点的基本信息为：名称、地址、地理位置（经纬度、海拔）、邮编、电话、传真、 类型、级别、简介、网址、邮箱、历史文化、主要特色、周边环境、企业工商注册号、组织机构代码、法 人代表、景区内交通、门票、停车场、导游情况、美食、土特产、活动节庆、旅游线路、周边六要素信息 等。工农业旅游示范点的经营数据为：收入、利润、客源结构、管理人员情况、员工情况等。
任务一 收集处理汇总商务信息
一、理论知识 (二) 商务信息的整理
1 信息筛选
2 信息分类的方法
3 信息校核的方法
任务一 收集处理汇总商务信息
一、理论知识 (三) 商务信息汇报与传递
信息汇报的方法与形式 秘书应根据信息的形式、类 型、使用目的及信息接收者的不 同，选择有效的信息汇报方法。

第3章 办公室事务管理 管理秘书实务(第二版) 教学课件

第3章 办公室事务管理 管理秘书实务(第二版) 教学课件

3.1 办公环境管理
1）封闭式办公室的优点： ①比较安全，便于锁门 ②可以保证工作的秘密性 ③易于员工集中注意力，专心致志于细致和专 业的工作 ④保护私人空间，易于保彷隐私 2）封闭式办公室的缺点： ①建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多 并要装修 ②难以监督员工的活动 ③难以进行沟通，员工被分隔开，易于感觉孤 独
管理秘书实务（第二版）
21世纪公共管理系列教材
3.1 办公环境管理
2）开放式布局的优点： ①建筑成本的降低 ②开放式的办公室中，空间利用率，大 于常规的一排排格子式的设计中的可用面 积 ③重新布局的灵活性 ④易于沟通，便于交流 ⑤易受上司的监督 ⑥容易集中化服务及共享办公设备
管理秘书实务（第二版）
管理秘书实务（第二版）
21世纪公共管理系列教材
3.1 办公环境管理
（4）日常维护 ①办公室需要全面打扫的时候，应该通知 管理部门的负责人，告诉他办公室需要彻底 打扫。 ②每天下班离开办公室之前，留一张便条 给清洁工人，要求他们认真打扫室内的死角， 如：积满灰尘的照明灯罩。 ③定期给电话拨盘和电话听筒的两端消毒； 装在书盒里的书必须摆放整齐，没有灰尘。
管理秘书实务（第二版）
21世纪公共管理系列教材
3.1 办公环境管理
④调整好百叶窗，使其保持一致的角度， 还要根据百叶窗调整的情况，注意调节电灯 光线。 ⑤暖气、空调、通风或音响系统等设备 出现异常情况时，必须立即通知有关部门或 管理人员。
管理秘书实务（第二版）
21世纪公共管理系列教材
3.1 办公环境管理
管理秘书实务（第二版）
21世纪公共管理系列教材
3.1 办公环境管理
隐患记录及处理表
序 号 1 时间 地点 发现的隐患 造成隐 隐患的 处理人 采取的 措施 患的原 危害和 因 后果 靠窗一排电 无窗帘 有损眼 行政主 安装窗 脑屏幕耀眼 遮阳 睛 管张强 帘

商务秘书实务第一章 商务秘书概述共24页

商务秘书实务第一章 商务秘书概述共24页

2020/5/17
4
2、秘书的类型
从组织的性质分类 政务秘书 商务秘书 司法秘书 外事秘书 教育秘书
从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
2020/5/17
5
按其责任的大小和能力素质的高低划分
首先是助理文书级也常被称为“见习秘书” （reception）其主要工作内容是负责打字、接待、电 传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约会 等。 其次应是文书级。也常被称为“正式秘书” （secretary）其主要工作内容是负责起草打印文件， 收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授 文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织 材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理 小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密 文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求， 涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。
最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书 科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决 策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群 体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。
2020/5/17
7
二、商务秘书工作
1、商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性
（3）主动创造性工作
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、
辅助决策的调查研究工作等。
9
三、秘书工作的特点
辅助性
综合性
中介性
机要性
潜隐性
2020/5/17
10
秘书面临的新挑战
全球化的视角 科技的飞速发展 管理理念的变化 人力资源的新要求 企业文化的变迁
2020/5/17

商务秘书实务第二章商务礼仪PPT课件

商务秘书实务第二章商务礼仪PPT课件

西装穿着的规矩：“三个三”
第一个三：三色原则 第二个三：三一定律 第三个三：三大禁忌
A.袖子上的商标要拆除 B.穿西装必须打领带
三一定律： 即男人在穿西装的 时候，鞋子、腰带 和公文包应该是一 个颜色，而且应当 首选黑色。
C.袜子与西装要配套
3、男商务秘书着装要领
（1）西装的穿法和礼仪 （2）领带的选择 （3）穿着西装的程序
递送自己的名片一定要用双手呈上名片的字迹要面向对方不要以手指夹着名片给人上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三接待礼仪一接待工作的基本原则1诚恳热情2讲究礼仪3细致周到二接待准备上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三接待礼仪1亲切迎客2热忱待客开门礼仪外开门客先入内开门己先入敬茶礼仪3礼貌送客上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当四电话礼一礼貌1微笑接听2使用礼貌语3礼貌呼应4电话处理5结束礼节上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当二准确何人何时何地何事何因如何做六何上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三高效四处理上司的电话1挡驾2处理上司正在开会外出时的电话上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当电话礼仪1打电话时间适宜内容简练语言规范文明礼貌要秉行尊敬对方的意念上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当电话礼仪1打电话时间适宜内容简练语言规范文明礼貌嘴与话筒之间要保持大约三厘米的距离讲电话时如果发生掉线中断等情况应由打电话方重新拨打并抱歉

秘书实务第六章 差旅安排共24页

秘书实务第六章 差旅安排共24页

第三节 出国商务旅行的礼节
一、乘飞机的礼节
（一）侯机时的礼节
不要和同伴大声谈笑。当座椅不够用时，不要让自 己的行李占据座位。要把食品残余物、包装袋、看 过不要的报纸放进垃圾箱里。
（二）在飞机上的礼节
二、下榻宾馆的礼节
礼节
（一）接待来访的客人
在宾馆接待来访的客人，最好的地方是在大厅或咖
啡厅。
（二）住宿礼节
（三）预支差旅费
有些公司采取预支差旅费制度，秘书事先要写申请 才能预支差旅费。支付差旅费可以采用现金、旅行 支票、信用卡等方式都可以。
（四）准备资料和行装
1.根据商务活动内容选择所需资料 2.办公用品 3.旅行资料 4.个人用品
（五）制定商务旅行计划和日程表 商务旅行 计划示例 1.商务旅行计划
日程表 示例
第二节 出国商务旅行的准备
一、出国手续
当秘书得知上司要出国商务旅行时，除了了解基本 情况、做与国内商务旅行一样的准备工作之外，还 要进行如下准备工作：
（一）办理护照
护照是一个国家的公民出入本国国境和在外旅游或居住 时，由本国发给的，证明该公民身份的合法证件。凡出 国人员均应持有本国政府颁发的护照。
根据上司的要求和工作的需要选择交通工具，可 以采用电话预定、上网预订等方法。 1.预定车票 2.预定飞机票 3.索要报销单据 4.明确接送工具
（二）预定旅馆
给上司预定什么等级的旅馆和房间，首先要根据 公司的规定，然后还要照顾到上司的习惯。
1.预定途径 可以通过旅行社、各旅游网、目的地的商会或当地与我方 有合作关系的公司预定。某些航空公司也有旅馆预订业务。 2.预定方法 告诉旅馆客人姓名、性别、到达和离开的时间，预定房间 的类型、朝向以及其他要求。有时需要提前几个月预订。

新编秘书实务课件-第六章 秘书的日常事务工作(第二版)-PPT文档资料

新编秘书实务课件-第六章 秘书的日常事务工作(第二版)-PPT文档资料

第六章
秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
三、办公室的整理
2．秘书整理办公室的注意事项
（1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左 右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。 （7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要 仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万 无一失。
引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第一节办公环境的管理第二节安排领导日程第三节接打电话与处理邮件第四节印信与保密工作主要内容电子教案模版配色1学习提示一学习目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则掌握正确地接打电话及处理邮件理解印信与保密工作二学习重点了解日常事务工作的内容正确处理日常事务工作三学习难点日常事务工作的灵活处理引入案例李秘书该如何处理此事
（二）学习重点
了解日常事务工作的内容 正确处理日常事务工作
（三）学习难点
日常事务工作的灵活处理
电子教案模版配色（1）
第六章
秘书的日常事务工作
李秘书该如何处理此事？ 立新公司与龙丹制衣厂已经合作了近两年，成交了近几百万的生意，双方的
引入案例
关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。立新公 司总经理来了一封信， 龙丹制衣厂的王总经理看了很生气，随即把秘书李小姐叫 来，把那封信丢过去，说： “给立新公司回封信，以后不和他们做生意了！ ” 李小姐怎么办呢？ 她有四种选择： 1．立即照办。很快打好信，让王总经理签字后发出。 2．进行劝阻，给王总经理讲明其中的利害关系，劝他不要因一时气愤而做出 错误的决定。 3．暂时不办，估计王总经理会改变主意，等待新的指示。 4．打好回信，过两个小时后，再去问王总经理：这样写可以吗？ 这信要不 要发出去？ 问题： 1．秘书李小姐应该采取那种做法？ 2．对这四种做法王总经理会有什么想法和反应？ 3．如何才能做好这类事务性工作呢？

秘书实务第2版-第三章-PPT课件

秘书实务第2版-第三章-PPT课件

一、“办文”、“办会”、 “办事”三者相对独立
办文的核心是文字工作，它的特点就是办 理围绕文字、文件、文书所展开的工作。针对
办文工作，有对秘书人员撰制公文的要求，有
收、发公文的处理程序，有明确的行文规则。
（二）办会
“办会”就是办理有关的组织事务工作。秘
书办会的一个中心任务就是起协调作用。针对
会议特点，秘书还应总结出会议的要素，制定
会议的基本程序，并把会议改革
作为一项重要的研究课题提出来。
（三）办事
一切事务性工作都是“事”。其特点就是
杂
无边无际，无尽无休，无时无刻。面对如此纷
繁庞杂的事务，秘书的关键是摸索出事理，掌
握规律，举一反三，才能尽量办好所有的事。
“办事”的核心是认识事理，认识事理的目的
在
于提高办事悟性，较高的办事悟 性才能使秘书懂事、能办事、把
图3-7 如何提高工作悟性
第四节 秘书工作悟性的案例
本节点睛 案例欣赏
秘书在工作中显示出的悟性越来越
决定着事情的成败。
“办文”、“办会” 、“办事”是对秘书工作 的精 炼概括，三者既相互独立又相互联系。
做好秘书工作必须既讲究原则性又讲究灵活
性。 做好秘书工作讲究悟性。悟性的关键是对工
作事理的透彻理解。
第一节 “办
“办文”、“办会”、
事”三者的交汇关系 第二节 秘书工作的基本原则 第三节 秘书工作的悟性 第四节 秘书工作悟性案例
第一节 “办文”、“办会”、 “办事”三者的交汇关系
本节点睛 一、“办文”、“办会”、 “办事” 三者相对独立 二、“办文”、“办会”、 “办事” 三者相互联系 三、全面掌握“办文”、“办 会” “办事”的原则方法
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2019/11/4
7
按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）
再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工 作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。 如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集 资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的 时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监 督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、 纵向的各种关系，辅助决策。
第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书 科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决 策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群 体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。
2019/11/4
8
二、商务秘书工作
1、商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性
智能化：专业技能、人际关系技能、理 念分析技能
专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升
2019/11/4
13
第二节商务秘书的素质要求与行为规范
商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构 商务秘书的能力素质
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、
辅助决策的调查研究工作等。 10
三、秘书工作的特点
辅助性
综合性
中介性
机要性
潜隐性
2019/11/4
11
秘书面临的新挑战
全球化的视角 科技的飞速发展 管理理念的变化 人力资源的新要求 企业文化的变迁
2019/11/4
12
未来秘书的发展趋势
2019/11/4
21
秘书的见习与入门
新上任的秘书要做好以下准备（1）
第一，全面了解企业的性质和历史，了解公司 的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告 战略以及各种基本的经济数字。
第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任 秘书和其他同事了解请教，以实现知已知彼， 尽快地和上司达成工作上的默契。
16
1、沟通表达能力
三 、
2、办事能力
商
务
秘
3、协助管理能力
书
的 能
4、交际公关能力
力
素 质
5、操作能力
6、应变能力
2019/11/4
口头表达、书面表达
清楚授权范围、知晓办事 渠道、了解办事程序、熟 悉相关业务、掌握相应人 际网络、知道轻重缓急、 懂得变通
调查研究、辅助决策 督查落实 运用公关技巧、懂得礼仪 常识、善于处理冲突、自 我监控力强
2019/11/4
22
新上任的秘书要做好以下准备（2）
第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职 素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作 的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的 工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序 化，最终达到科学化。
第四，加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有 序的控制，以统筹平衡急缓、主次，使一切事务的处 理更为高效化 。
商 人文科学、自然科学、外语、计算机…
务 2、相关知识
秘 政治学、经济学、管理学、法律、心理 书 学、社会学、市场学、人力资源管理、
的 传播学 …
知 3、专业知识
识 秘书学、秘书实务、秘书礼仪、行政管 结 理学、公共关系学、会议学、文书学、
构 档案学、信息学、协调沟通学、信访学、
速记 … 2019/11/4
各种办公设备
适应不同组织、文化和社 会环境、应变突发事17件
1、身体健康
四
体力、精力、脑力
、
健
2、心理健康
康 乐观、开朗、稳健、坚毅、执着、
方 自制、幽默
面
3、交往健康
正常的心态和行为能力
2019/11/4
18
第三节 商务秘书工作入门
秘书的面试技巧（1）
第一，要争取通过面试这一关。面度之 前要仔细了解该公司或企业的性质、规 模、经营的范围、特色等
2019/11/4
14
一、商务秘书的职业道德
爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。
诚实守信，恪尽职守，把握分寸。
积极主动，当好参谋。
遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行 必果。
谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。
实事求是，客观准确。
勤奋好学，开拓创新。
2019/11/4
15
二 、
1、基础知识
商务秘书实务
2019/11/4
1
第一章 商务秘书概述
2019/11/4
2
第一章 商务秘书概述
第一节 第二节
范
第三节
商务秘书与商务秘书工作 商务秘书的素质要求与行为规
商务秘书工作入门
2019/1、商务秘书工作
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1、商务秘书的定义
秘书是上司的近身参谋和助手 是主要从事文牍性、信息性、协调性和 事务工作的人员 是一种广泛的社会职业 是办文、办会和办事的人员
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秘书的面试技巧（3）
第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是 申请的职位相关的材料事先要准备好。
第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间 和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘 书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式 要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手 部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、 耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方， 以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。
其次应是文书级。也常被称为“正式秘书” （secretary）其主要工作内容是负责起草打印文件， 收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授 文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织 材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理 小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密 文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求， 涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。
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2、秘书的类型
从组织的性质分类 政务秘书 商务秘书 司法秘书 外事秘书 教育秘书
从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
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按其责任的大小和能力素质的高低划分
首先是助理文书级也常被称为“见习秘书” （reception）其主要工作内容是负责打字、接待、 电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约 会等。
第五，在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作 所需的各种技能，以适应现在办公技术的不断革新和 对国际化人才的更高要求。
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、 商 务
秘 书 工 作 的 主 要 内 容
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（1）日常事务性工作
环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、 电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、
保密工作、档案工作、信访工作等。
（2）上司指派性工作
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检 查工作、会议工作、差旅准备工作、操 办事务、应对突发事件等。 （3）主动创造性工作
第二，要事先整理自己的思路，确定如 何表达自己的学历、资格、能力、特点 和爱好，所陈述的内容应和简历上的完 全一致
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秘书的面试技巧（2）
第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如 果对方问及“你对原来的上司如何评价？”“如果你未来的上司 是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么 办？”“你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你 会不会感到不适应？”等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答 的技巧，因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质， 所以要深思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你 对问题的认识。