知识库体系建设方案培训课件

•纪字[2011]***号 ~集团发的会议纪要（详见模板2：记字文件） •前端[2011]***号 ~前端体系发的文件 •后端[2011]***号 ~后端体系发的文件 •财字[2011]***号 ~财务体系发的文件 •管字[2011]***号 ~运营管理发的文件 •行政[2011]***号 ~行政中心发的文件
5、文件的编写分类 管理制度、管理办法及业务操作流程文件的编写分类：
(详见《标准作业指导书( S.O.P.) 管理规范》)
管理体系之标准制度
下发性公文编写分类（示例） •发字[2011]***号 ~集团名义下发的重要事项、业务指导、通知等文件
•行字[2011]***号 ~集团发的奖罚性文件（运管和人事双签） •任字[2011]***号 ~集团发的任命性文件（详见模板1：任字文件）
人工电脑主题词检索和纸板文件检索，效率很低 员工桌面文件夹管理、共享区文件管理
6、有效性息和无效信息的评估和识别 大部分资料无版本号，信息容易失真
7、公文流传程序需要正规化
签批手续需要明确
8、信息系统普及程度较低
线下操作较多，系统依赖程度不高
标准化体系范围&可能提 供的解决方案
主要包括数据报 表、分析报告等
•所有文件实现按级别发送，同时区分时效性和秘密等级
管理体系之标准制度
流通性文件的编号分类（会办单、签呈及以部门名义发出的报告、报表ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ a)会办单编号规则：
b)签呈编号规则：
c)各部门报告、报表编号规则：
管理体系之标准制度
其他
传递性文件、数据文件实现公司集中管理，分部门编号，集中保存。 非传递性文件作为部门知识库，集中规范编号和管理原则，部门管理，定期存档。
OA上线前所有文件在集中管理造册同时，需建立标准化目录，以便检索。
关于规范标准化体系的 建设方案
问题点
问题示例
1、各种资料无规范性格式和编号体系 会办单、签呈编号随意
2、审批、发送权限范围不清晰
领导邮箱“垃圾邮件”较多，群组功能滥用
3、归档管理部门和方式不明确
无统一归口，没有档案库，业务文件管理分散
目前存在的问题 4、资料调取手段不科学
5、存在信息安全风险（泄密）
主要包括公司及 各部门发文、会 议纪要、请示汇 报、会办单等
主要包括培训资 料、心得体会、
笔记等
ISO9000项目提供的管理方案： 系统解决方案：
ISO文件控制程序 ISO记录控制程序 OA系统/专项知识库软件
管理体系之SOP流 程
ISO9000咨询 过程会按照这 一原则对SOP 部分进行规范
包含但不限于以下内容 1、传递公文采用PDF文件管理 2、业务签章制度 3、行政设置专职发文员，审核文件审批流，设置发文编号，各部门设置部门发文员 4、总裁办归口存档