元数据与电子文件管理

第九章
元数据与电子文件管理
第一节 元数据的概念
一、元数据在档案管理中的应用
在档案管理领域中，元数据其实早已使用多年。传统 的文件处理过程中，档案工作者通过制作索引、文件清单 和其他辅助工具又创建了新的元数据信息，用来帮助用户 快速找到并理解他们要查找的文件，即使文件此时已经被 转移到产生地以外的处所，也依然不会因此而迷失方向。 在电子文件领域，元数据在文件管理中占据了更加重 要的地位。对于电子文件工作者来说，元数据会成为他们 管理电子文件内容、背景和结构的重要工具。
第五节
基于元数据的电子文件管理
一、元数据在电子文件管理系统设计阶段 二、元数据在电子文件形成阶段 三、元数据在电子文件运行阶段 四、元数据在电子文件的维护阶段 五、元数据应用于电子文件管理的意义
本章结束
第三节
元数据的设计与实施
（一）确定元数据元素 1. 名称和标识 2. 定义 3. 类型 4. 编码体系 5. 著录时间 6. 著录方式
四、元数据在电子文件的维护阶段
（一）在电子文件的鉴定与归档环节 （二）在电子文件的整序与保护环节 （三）在电子文件的检索和利用环节 （四）脱机电子文件的管理
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第五节
基于元数据的电子文件管理
五、元数据应用于电子文件管理的意义





元数据应用于电子文件管理能够解决电子文件管理中的 三大难题：即电子文件的长期可用、电子文件的真实性 和电子文件的完整性。 元数据应用于电子文件管理能够改善现有的电子文件管 理模式和方法。 利用元数据管理大大降低了电子文件管理的风险。 元数据的引入将大大改进电子文件的检索和利用效率。 元数据为分布式档案信息的组织提供了整合工具和纽带， 为实现电子文件的分布式管理创造了条件。 元数据能够支持电子文件信息资源的开发。 返回
第二节 元数据的类型与特性
一、元数据的类型




按元数据的实际功能划分，元数据分为: 管理型元数据 描述型元数据 维护型元数据 技术型元数据 利用型元数据 其他
第二节 元数据的类型与特性
二、元数据的特性
（一）元数据的还原性 （二）元数据的结构性 （三）元数据的跟踪性 （四）元数据的系统性
第四节
4.背景类 形成者 日期 保存史 关联 法律依据
元数据元素集
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第四节
元数据元素集
5.期限和条件类 紧急程度 秘密程度 重要程度 利用条件
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第四节
元数据元素集
6.管理类 记录号 元数据管理者 记录格式 附注
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第五节
基于元数据的电子文件管理
第一节 元数据的概念
二、元数据的内涵
1. 2.
3.
第一阶段——引入元数据定义阶段 第二阶段——著录元数据阶段 第三阶段——电子文件管理元数据
第一节 元数据的概念
三、元数据与著录信息的异同
（一）元数据与著录信息的区别 目的不同 方式不同 环境不同 过程不同 手段不同
第一节 元数据的概念
第四节
元数据元素集
二、标准元数据集的特点
（一）纳入电子文件管理系统 （二）可选择性 （三）可扩展性 （四）兼容性
第四节
元数据元素集
三、元数据元素的类型
（一）《国际标准——档案著录规则（总则）》 （二）《档案著录规则》（DA/T18—1999） （三）美国匹兹堡大学项目 （四）SPIRT项目 （五）政府电子文件元数据集
（一）确定元数据元素 （二）明确元数据与文件之间的关系 （三）明确相关元数据之间的联系方式 （四）确定元数据的格式
第三节
元数据的设计与实施
二、元数据的实施
（一）元数据实施的基本原理 元数据实施的基本原理是反映系统理论 的质点原理。即电子文件的凭证价值，取决于 元数据的整体性，如果对于某份电子文件的元 数据整体中某一项元数据缺失，那么该份电子 文件的凭证价值也就丧失。
（二）元数据与著录信息的联系


元数据与传统著录信息的联系体现在其个体的共同性 上，如反映文件内容的题名、反映责任对象的责任者、 反映文件生成时间的日期等，这些个体在元数据中有 它们，在传统的著录信息中也有它们。 尽管元数据在以上这些方面存在区别，但是以上这些 方面并没有穷尽它们的所有性质，除以上这些性质之 外，在某些性质上两者又具共通性；所以，研究元数 据又不能不注意到传统档案著录信息，寻求它们之间 的共性，以实现对传统档案与电子文件在计算机系统 中的集成管理。
第二节 元数据的类型与特性
三、元数据的作用
（一）提供了对电子文件的全面描述 （二）保障电子文件的真实性 （三）保护电子文件的完整性 （四）保证电子文件的可读性 （五）支持电子文件信息的组织和查询 （六）支持电子文件的全程控制 （七）支持电子文件管理流程的集成与优化
第三节
元数据的设计与实施
一、元数据的设计
1.
元数据元素集
标识类 编号 名称
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第四节
2.内容类 题名 主题 说明 语种
元数据元素集
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第四节
3.结构类

元数据元素集


著录层次 稿本 版本 文种 模板 附件 载体 媒体类型 数据格式 存储位置 系统环境 密码 数字签名
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第三节
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元数据的设计与实施
（四）确定元数据的格式 1. MARC格式 2. 关系型数据库格式 3. XML格式 4. HTML格式 5. 文本格式
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第四节
元数据元素集
（五）政府电子文件元数据集 1. 标识类 2. 内容类 3. 结构类 4. 背景类 5. 期限和条件类 6. 管理类
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第四节
第三节
元数据的设计与实施
（二）元数据实施的基本方式 1. 一体式 2. 分体式 3. 混合式
第四节
元数据元素集
一、元数据元素集的内涵
元数据是电子文件管理的重要工具，标准化是 提高电子文件管理质量的重要策略。从已经出台的元 数据标准来看，其主要内容是元数据元素集 （Metadata Element Set），元数据元素集是指需要 捕获的所有元数据元素的集合，简称元数据集。这些 元数据标准对元数据集中各元素的名称、作用、使用 条件、相互关系、编码体系等作出较为详尽的规定。