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一、商务秘书
(一)商务秘书的定义
所谓商务秘书,是指在各种从事商务活动的组织中,协助投 资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务,负责组 织行政事务处理,并辅助上司做好决策工作和信息工作,担 任上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书
(二)商务秘书的分类
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助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
3.自主独创性工作 自主独创性工作主要是指秘书运用创造性、主动性和积极 灵活的工作态度与方法来帮助上司。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书工作
(三)商务秘书工作的特点 1.辅助性 在商务活动中,秘书的全部活动都必须在上司的授权和监 督之下。 2.中介性 商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他 职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理人员, 起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。 3.综合性 秘书部门是综合办事部门,商务秘书是为上司的各种商业 事务工作服务的,因此商务秘书工作的内容和活动方式必 然涉及商业事务工作的各个方面,内容具体而繁杂,因而具 有鲜明的综合性。 4.机要性 机要性是指秘书工作的机密性和重要性。因为工作需要, 秘书必须了解和掌握这些工作内容,甚至在有些必要的场 合,还要代替上司临时实施管理和展开商务活动。
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书工作
(一)商务活动的基本特点
交易性
各类组织由于各自的需要 而产生交易的愿望,所谓 交易,即买卖商品。
一、商务秘书工作
(二)商务秘书工作内容的分类 商务秘书的工作内容十分繁杂,我们在参考西方有关商务 秘书工作内容分类的基础上,可以将其主要分为以下三种 类型。
1.常规事务性工作 常规事务性工作主要是指秘书在没有上司指示、授意和监 督的情况下进行的常规性工作。
2.指派性工作 指派性工作主要是指上司临时交办的事项,这些工作大多 时间紧、要求高,无惯例可循,综合性强。
3.专业知识
专业知识是指商务秘书的业务知 识和与所在组织归属行业有关的 专业知识。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
二、商务秘书的知识结构
(二)获取知识的渠道 商务秘书处于今天这样一个变化快且情况复杂的时代,善于学习显得比任何时期都重要。不善于学习的人无法成为合 格的秘书。获得知识的渠道有个人自学、组织性学习和培训。
商务秘书实务
21世纪职业教育规划教材
目录
➢第一章 商务秘书概述 ➢第二章 商务秘书礼仪 ➢第三章 办公室日常事务管理 ➢第四章 商务文书运转管理 ➢第五章 会议管理工作 ➢第六章 档案管理与信息工作
第一章 商务秘书概述
第一节 商务秘书与商务秘书工作
“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”,意即“可靠 的职员”。英语中的秘书(secretary)与秘密(secret)有 着密切的联系。国外“秘书”的概念形成于资产阶级工业 革命时期,是工业社会的产物。20世纪中叶以来,随着科技 的迅速发展,秘书工作在工具、技术、内容和管理方式等 方面都发生了深刻的变革。在经济全球化、信息化、一体 化的今天,秘书的培养教育模式正在逐步实现科学化、规 范化、系统化和现代化。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
一、商务秘书的职业道德
(一)商务秘书职业道德 所谓职业道德,是指人们从事的特定的职业范围 内所需遵守的一切行为规范的总和,包括职业责 任、职业情感、职业纪律和职业能力。职业道德 是事业成功的基础,也是人们得到全面发展的重 要条件和机遇。因此,从事特定的职业活动的过 程,同时也是对人们能力和品格训练的过程。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
一、商务秘书的职业道德
(二)职业道德的内容
1.爱岗敬业忠于职守,自觉履行自己的职责 2.诚实守信,恪尽职守,把握分寸 3.积极主动,当好参谋助手
4.遵守纪律,严守秘密,守时守信 5.谦虚谨慎,团结互助,踏实细致 6.实事求是,勤奋好学
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。ຫໍສະໝຸດ 第一节 商务秘书与商务秘书工作
1.个人自学
秘书自学的方式有两种:第 一是读书,第二是实践。
2.组织性学习 和培训
所谓组织性学习,是指在组织中学习新的知识、 理论和价值观,并加以应用。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
三、秘书的能力素质
(一)表达与沟通能力 商务秘书要有极强的表达和沟通能力。《全美秘书协会章程》中规定商务秘书必须做到: (1)像心理学家一样善于观察和理解他人。 (2)像政治家一样有灵敏的头脑。 (3)像外交家一样有潇洒的风度。 (4)有调查各种棘手问题的丰富经验。 (5)有良好的速记能力及文字功底。 (6)熟悉各种商业往来的法律关系。 (7)能熟练地使用各种办公自动化设备。 (8)具备相当的金融和税务知识。 (9)能熟练地对各种文件资料进行整理归类。
![254388 商务秘书实务 PPT课件[167页]](https://img.taocdn.com/s1/m/8ba2a8bda98271fe900ef97b.png)
