U8合同管理操作手册
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合同管理操作手册
合同角色
合同管理现主要有三个角色:
1. 合同录入人员:录入合同信息到系统内。
2. 合同审核人员:判断录入的合同是否有效,有效的合同才能被其他模块
参照生单。
3. 合同查询人员:查询合同各种汇总及明细表信息。
合同分类:
目前公司设置了以下三类合同(如有其他分类需求请即时通知)
1. 销售合同
1)普通销售合同:指常规的有数量、单价及金额的销售合同。
2)自制销售合同:指以现金交易的无纸质销售合同。
3)长期协议销售合同:只有价格没有数量的销售合同。可以在一定时段内签一次合同(例如一年),每次要生成订单时都参照它,再输
入数量。
4)普通出口合同:常规的有数量、单价及金额的出口合同。
5)长期协议出口合同:只有价格没有数量的出口合同。
2. 采购合同
1)普通采购合同:指常规的有数量、单价及金额的采购合同。
2)自制采购合同:指以现金交易的无纸质采购合同。
3)长期协议采购合同:只有价格没有数量的采购合同。
3. 施工合同
1)施工采购合同:设为数量总额式合同
2)租赁合同:常用的租赁合同。
三、合同的几个状态
合同共有失效、生效、变更、结案四个状态。
录入的合同全部为失效合同;由审核人确认生效后即为生效合同
(生效合同才能被销售、采购订单参照生单);合同可以变更,变更后也要生效才能往下执行;合同收付款并核销后,表示整个合同已完成,可进行结案处理。
四、合同日常操作流程
1. 新建合同:
点“合同管理”一“日常操作”一“合同工作台”一“增加”,在弹出窗口的“编码”后点“丄”选所需合同类型,然后分别在
“合同概要”、“合同标的”、“付款计划”、“合同条款”、“大记事”、“附件”录入新合同的详细内容(可以扫描纸质合同生成pdf文件,在附件里上传),点“FI”保存即完成合同录入。
重要提示:在点“增加”选所需合同类型后可以点上面菜单上的“参照”两字,进行快速复制或参照旧合同生成新合同,注意在弹出窗口中“参
照方式”为必选项。
目前没有设置合同分组(统计用)、阶段及阶段组(有分期收
付款业务时设置),合同条款分类只设置了“质量约定”和“违约责任”,如各公司有需要请即时通知以便增加。
2. 合同变更:在“合同工作平台”,对已生效未结案的合同,可以按上面
菜单的“变更”按钮进行合同变更,分别对合同概要、标的和条款进行
变更,变更后要按“生效”,此变更才有效。
3. 合同执行:当参照合同生成销售订单和采购订单并审核后,表明此合同
已执行(无阶段合同);直接在发货单和到货单上点
“执行”生成合同执行单(有阶段合同)。
4. 合同结算:在销售、采购管理系统录入发票并审核,表明此合同已结算。
5. 合同收付款:在由出纳管理生成或在应收应付管理系统录入的收付款单
里的表头的“合同号”后点“…”,选择此笔款项的合同号,完成收付
款与相关合同匹配(出纳要知道是哪个合同)
6. 分析查询:查询合同的汇总及明细表、执行汇总及明细表、变
更汇总及明细表、履行跟踪表、收付款分析表等。
五、合同管理与其他模块的联系
1. 与销售管理的联系
销售订单参照“合同”生单,销售发货单参照销售订单生单。
新的销售业务流程:销售合同一一销售订单一一销售发货单一
—销售出库单一一销售发票一一收款。
2. 与采购管理的联系
采购订单参照“合同”生单,采购到货单参照采购订单生单。
新的采购业务流程:采购合同——采购订单——采购到货单——采购入库单——采
购发票本文可以自由编辑款。
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