关于逐步推行无纸化办公的实施意见
（征求意见稿）
各系、各部门：
为认真贯彻落实上级有关要求，打造节约型校园，改革传统的办公模式，充分发挥校园网作用，通过办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而逐步实现办公数字化，以降低行政管理成本，提高办公质量和办事效率。经研究，决定在全校逐步推行无纸化办公。现提出如下意见：
一、适用范围
除涉及保密和存档以及确需纸质媒介传递等情况外，以下办公事项原则上均应实行无纸化办公：
1、学院和各系、部门一般文件的发布；
2、上级部门和校外一般来文的传阅；
3、学院和各系、部门会议、活动等的通知发布；
4、各系、部门呈送学院的一般工作总结、计划、报告等；
5、有关文件、文稿的起草、修改、审批等。
二、操作办法
1、除上行文（请示、报告）外，校内文件原则上一般不再以纸质文件下发，只印制少量纸质文本存档，学院和各系、各部门的各类文件（涉密除外）均通过学院校园网站发布。
2、部门之间的文件及信息传递原则上通过网上平台传递。
3、全院性重要的会议通知和周知事项，通过网上办公系统发布到各系、各部门，并可在校园网主页“通知通告”栏发布，通过手机短信提醒；各部门召集的会议、活动等的通知，一般由召集部门自行通过相关网站发布或电话通知；涉及全院或院内其他部门的会议、活动或事项，经审批同意后，可通过校园网主页“通知通告”栏发布，并可通过手机短信提醒。
4、有关文件、文稿的起草、修改、审批等，除特殊原因外，一般通过电子化流程进行。
三、实施步骤
按照上级要求，结合学院实际，计划分三个阶段实施：
第一阶段：宣传发动（9月30日前）
召开专门会议，传达贯彻学院精神。完善程序软件，做好硬件准备。成立工作领导小组，明确专人负责，层层落实责任。
第二阶段：试运行（10月1日——12月31日）
进行专门培训，开始试运行，逐步减少纸质材料。运行期间纸质、网上办公可同时并行。
第三阶段：全面推行无纸化办公（2012年1月开始）
熟练掌握网上办公程序，全面实现无纸化办公。
四、工作要求
1、各系、各部门要加强网络信息平台建设，深刻认识实行无纸化办公对节约办公费用、提高工作效率、建设节约型校园的重要意义，高度重视并积极配合推进无纸化办公工作。
2、实行无纸化办公主要依托校园网络系统进行，网络中心要进一步加强校园网建设的管理、服务和维护工作，确保校园网络安全稳定，特别是学校主页的健康运行。要组织人员对各系、各部门进行培训学习，帮助其尽快熟练掌握网上办公系统的运作。
3、确需纸质文档传输的文件，要规范发文规格和发文程序，明确以学校或职能处室名义制发公文的使用范围，规范文件格式和公文版头，切实提高学院办文质量。
4、党委办公室（院长办公室）要进一步完善文件、文稿的起草、修改、审批、签发以及传递、存档等工作程序，加强督查督办，提高工作效率。
5、各系、各部门应明确专人负责，每个工作日16：00点前查看学校主页“通知通告”和网上信息平台的信息并及时处理有关事项，避免贻误工作。
五、组织领导
为确保工作的顺利开展，学院成立无纸化办公工作领导小组，孙京家任组长，贾军任副组长，各系、各部门主要负责人为成员。领导小组下设办公室，孙雪梅兼任办公室主任，张艳玲、吴士锋、徐庆富、徐红等为成员，切实做好协调、监督、检查等工作。
二○一一年九月一日
