办公室秘书的职业素养1--3

在与人沟通交往中培养谦虚谨慎、诚实守信、尊重他人、
与人为善的优良品格，这是一个职业秘书必须具备的思想、
道德品质方面的素养。
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办公室秘书的职业道德
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职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行 为规范。各行各业都有自己的职业道德，秘书相 对于其他职业而言，职业道德尤其重要，因为秘 书这个职业最接近领导核心层，知密多，知密早， 知密深。如果一旦道德沦丧，将会给单位带来无 法估量的损失；另外，由于秘书工作的事务性、 从属性、服务性等特点，也决定了办公室秘书必 须具备较高的职业道德素养。
经验，并从自己的失误中汲取教训。
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办公室秘书的能力素质
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秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广
泛性，需要秘书人员具有多种能力，这种综合性的能力要 求是由秘书的职业特征所决定的。当今单位组织由于领导 职能的进一步加强，办公室秘书所担负的工作日趋繁重， 秘书的能力内涵较之以前有显著的扩展与强化。从适应单 位实际工作的需求出发，办公室秘书几种能力是必须要具 备的。
△某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文字表达能力，熟悉 资料分类存档。有专业知识及合资企业工作经验者优先考虑。
△某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在20—28岁，男女不 限。要略懂电脑操作，曾从事管理工作，能讲流利的广州话及普通话，懂英文或日语 （最好是外语学院毕业）。
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办公室秘书的能力素质
阅读概括能力
表达能力
竞争能力
办公设备操作能力
能力素质
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听知能力 创新能力
办事能力
组织策划能力 社交活动能力
包容能力 自制力
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人际沟通能力
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小技法
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秘书的工作责任范围日益扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不
3、了解自己的实力。譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡 眠才能恢复精神等等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度 表。
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办公室秘书的心理素质
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办公室秘书处于单位组织管理系统的中枢，地位的特殊、事务 的繁重，角色的复杂，经常使他们的心理处于高度紧张状态，加之个 人对职业、岗位、角色的认知偏差和社会世俗观点及群体舆论压力等 原因，极易产生一些心理障碍，如果不能及时加以调整，久而久之就 会造成心理失调，如缺乏自信心、失败感、忧虑不安或者自视甚高的 优越感、好出风头、不肯吃苦等等，这些心理障碍不仅会给秘书的工 作和人际交往造成困难，甚至会影响到秘书自身
最近，英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主 考官Shirley Taylor 女士发表了自己的看法。她认为，在 过去的几十年中，秘书的角色变化很快，他们不再是打字 员或是办事员，开始被归入行政管理工作范畴，秘书的工 作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出 差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理 等方面。这种变化使得市场对秘书人才职业技能的需要也 开始发生转变。概括起来，21世纪的秘书人员需要从以下 方面提高自己的职业技能：
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办公室工作实务
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第一章 办公室工作概述
学习目标
❖ 知识点：
1、了解办公室工作的性质、作用和职能 2、 理解办公室工作的原则性与灵活性 3、 认识办公室秘书应具备的职业素养
❖ 能力点：
1、培养办公室秘书的工作悟性 2、完善办公室秘书的能力结构
❖ 素质点：
1、培养并逐步具备组织系统宏观管理眼光 2、培养正确的秘书职业观、事业观
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项目任务
如果你是文秘专业学生，你打算怎样培养自 己的职业素养以适应现代化企业管理对秘书人才 的要求 ？
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任务分析
随着我国市场经济的迅速发展，秘书人员以 惊人的速度增长，秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，是社会活动中重要的不可缺 少的辅助力量。随着我国改革开放特别是加入世 贸组织，对秘书从业人员的要求越来越高，围绕 我国企业转换经营机制，建立现代企业制度，秘 书工作必须适应新的形势，秘书人员也必须努力 提高自身的素质，更好地为完善市场经济体制服 务，这就要求面向二十一世纪的秘书具有较高的 素质。
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告， 对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她 仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训 学校，继续学习，提高自己的素质。
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任务分析
作为文秘专业的在校学生，想要在将来的职场竞争中
谋得一席之地，首先一定要学好专业知识，注重提升专业
素质，利用学校的实训条件以及各种实践机会充分掌握秘
书工作的相关技能，这是适应时代发展、社会需要的必备
条件；不但好学、勤学，还要博学，人们说：“秘书肚，
二是恃势心理 自恃与领导接近，地位特殊，处处流露出一种优越感。 待人接物态度傲慢，对同事颐指气使，有时还利用领导的威望为自己谋 取私利。
三是哗众心理 忽视修养，不甘寂寞，热衷于哗众取宠，将谨言慎行、 严于律己的职业规范置于脑后。
四是自卑心理 对秘书的参谋助手作用缺乏充分理解，把领导与秘书 之间的依存关系曲解为主仆关系，因而在领导跟前低声下气，诚惶诚恐， 办事毫无主见。
△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良 好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验 者优先。
△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐 心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力 以及一定的财务经验。
的身心健康。
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办公室秘书的心理素质
作为办公室秘书应具备的健康和谐的心理素质，主 要是指： ⑴ 树立正确的人生观，价值观，热爱本职工作； ⑵ 建立自我成功期待，拥有恰当的人生抱负水平； ⑶ 善于反省，能自我调节心理压力； ⑷ 自觉抵御各种不良思想观念行为的影响； ⑸ 善于营造和谐、互助的人际关系氛围； ⑹ 做事有百折不回、坚持不懈的勇气和毅力； ⑺ 具有自信、热忱、沉着、乐观饱满的情绪，有幽默感。
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办公室秘书的知识素养
1、基础知识 2、专业知识 3、相关知识
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办公室秘书的知识素养
秘书知识素养
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基础知识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
杂货铺”，就是说秘书人员是通才，是杂家，一定要博学
多才，见多识广，因此要充分利用学校的图书馆、阅览室
以及越来越发达的网络系统广泛涉猎各行各业的知识，以
提升自己的职业素养。更重要的，要学会做人，这是做好
秘书工作的先决条件，其实，学校就是一个小社会，要学
会和各种各样的人相处，多参加校内的各种各样的活动，
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五是逢迎心理 为了和领导融洽相处，便对领导一味迁 就迎合，把为领导服务庸俗化到了拍马溜须、巴结讨好的地 步。
六是偏执心理 自以为是，固执己见，拒绝接受任何批 评，甚至当面顶撞，叫领导下不了台。
七是疏怠心理 误会领导的谦和与热情，自以为和领导 亲密无间，非同一般，因而忘乎所以。
办公室秘书最起码的 知识面
专业知识
1 秘书业务知识
2
行业领域的业务 知识
3
4
5
6
相关知识
1 经济学知识 2 法学知识 3 心理学知识 4 社会学知识 5 行政学知识 6 领导科学
办公室秘书区别于其他专 边缘学科知识的掌握有助于办
业人才的重要标志
公室秘书整体素质的提高
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见得能够做完工作，结果不是事情没有办好，便是错误不断。如何才能 使工作顺利进行呢？有如下建议可供参考：
1、掌握工作的整体概况。若是忽略了这一点，而把目光集中于特 定细节，就会忽略真正重要的部分。唯有对工作有通盘的了解，才能进 行有效率的规划。
2、善于借助他人的力量。这里指的他人，包括后辈、资深同事和 上司等，借助他人的力量运用在工作上。为了便于得到他人的帮助，平 时待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结人缘，那 么办起事来自然方便许多。
⑺ 掌握一些心理保健知识。
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秘书的八种不良心理
办公室秘书应该经常进行自我心理调节，以便更好地适应环境和工 作的需要。秘书必须注意克服八种不良心理：
一是求逸心理 缺乏责任感和奉献精神，贪图安逸，追求舒适，工作 繁重便产生厌倦情绪，怨天尤人。
的好传统。古人讲“日三省乎己”，秘书应该把职业道德标 准作为一面镜子，定期检查自己。所谓“慎独”，就是说即 使在个人独立工作，无人监督的情况下，也要坚持按道德规 范的要求做事，在“隐”和“微”的地方，能够自觉地控制 自己，防微杜渐，加强自我教育、自我磨炼、自我改造和自 我完善，努力使自己成为一个具有较高道德修养的人。
八是居功心理 把份内工作当成可资提高身价的筹码， 或在领导面前居功称劳，希望能换取恩宠奖赏和提拔重用。
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现代秘书职业技能的新要求
21世纪是电子时代、网络时代，瞬息万变的社会充 满着挑战，这都对秘书人员的工作技能提出了新的要求。
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1、多元化才能。现代社会对于秘书人员的要求是全方位的，首先 应懂得两国甚至两国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机 技能，同时还要具备所从事的特定行业的专业技术知识。因此，平时 注意知识的积累和储备就显得非常重要。
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办公室秘书的职业道德
❖爱岗敬业，忠于职守 ❖遵纪守法，严守机密 ❖诚实守信，恪尽职责 ❖埋头奉献，甘当配角 ❖谦虚谨慎，廉洁自律
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“反思”与“慎独”
秘书应该继承前人在道德修养中注重“反思”和“慎独”
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相关知识
行业知识
专业知识
大一学生每天下午到校内各办公室见习
课堂项目情境 模拟实训
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秘书应从实践经验中不断学习，提高自己的知识的素养， 通过与各位有头脑、有经验的领导、客户、同事往来，从他 人的经验中不断提升自己。秘书身处领导的周围，应注意在 工作中向领导取经，学习有益的领导
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第三节 办公室秘书的职业素养
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情景案例
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刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。 她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报 小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有 味地阅读起来：
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办公室秘书的心理调适
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为了有效地工作和正常的生活，办公室秘书要善于 调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态，行之 有效的调适方法是： ⑴ 培养广泛兴趣，丰富业余生活，以陶冶性情，培养乐 观情绪； ⑵ 博览群书，以拓宽视野，开阔胸襟； ⑶ 主动与人交流、沟通，利用各种心理咨询服务，通过 ห้องสมุดไป่ตู้诉、宣泄以调节情绪； ⑷ 正确地评估自己，培养高尚的人格修养； ⑸ 劳逸结合，坚持锻炼身体； ⑹ 学会转移注意力，其中学会克制与忘记很重要，不良 情绪容易得以排解；