电子文件管理教程 第1章

第六节 电子文件的法律证据效力
• 我国顺应信息时代证据形式的发展趋势，通过法律法规的制定与 更新，为电子文件法律证据地位的确立提供了依据，主要见于 《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国合同法》《中 华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国刑事诉讼法》 《电子公文传输管理办法》等
第四节 电子文件的生命周期
一、文件生命周期理论要点 • 文件生命周期理论的基本内容可以概括为三方面： • 文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程 • 这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段 • 文件在每一阶段因其特定的效用状态和价值形态而与价值主体、
保存场所和管理形式之间存在一种对应关系
• 该理论认为，文件管理是“往复运动于从生成到处置的连续体中 的一个过程”，这种过程打破了原来文件生命周期理论中各阶段 之间截然分开的界限，取而代之以连续保管模型
第五节 电子文件的特点
一、电子文件的技术特点 • 数字信息的非人工识读性 • 计算机软硬件系统的依赖性 • 信息与特定载体之间的易分离性 • 信息的易变性 • 信息存储的高密度性 • 多种信息媒体的可集成性 • 信息组织的多维性 • 物理结构与逻辑结构的分离性 • 信息的可操作性
的理解，也称为“小文件观”，即“ 文件”特指处于业务活动 过程中的记录，归档之后的文件则被称为“档案” • 另一种是广义的理解，也称为“大文件观”，涵盖文件从生成到 最终永久保存或销毁的全过程，其中具有保存价值的文件被称为 “ 档案”，在这种观点中，文件包含档案
第一节 电子文件的概念和作用
二、电子文件的作用 • 关于文件的作用和效力，国家标准《 信息与文献文件管理第１
第四节 电子文件的生命周期
二、电子文件生命周期理论的发展 • 国际档案理事会电子文件委员会１９９７年颁布的《 电子文件
管理指南》提出了电子文件生命周期（the life cycle of electronic record）的概念，把电子文件划分为三个阶段： • 设计阶段（或概念阶段,concept stage）:电子文件系统的设计、 开发和安装阶段 • 形成阶段（creation stage）:每一份电子文件在电子环境中生 成的过程 • 保管阶段（maintenance stage）:对形成后的电子文件进行技术 维护和保管的阶段
新编21世纪档案学系列教材 普通高等教育“十一五”国家级规划教材
电子文件管理教程
（ 第二版） 冯惠玲 刘越男 等著
第一章 电子文件概述
➢ 电子文件的概念 ➢ 电子文件的要素 ➢ 电子文件的种类 ➢ 电子文件的生命周期 ➢ 电子文件的特点 ➢ 电子文件的法律证据效力
第一节 电子文件的概念和作用
一、电子文件的概念 • 电子文件（ electronic records ）是国家机关、社会组织或个人在
• 文件三要素:内容（content）、背景（ context ）和结构 （structure）
• 内容指文件中所包含的表达作者意图的信息 • 内容指文件中所包含的表达作者意图的信息 • 结构是指电子文件的内容组织和存储方式，包括物理结构和逻辑
结构
第三节 电子文件的种类
一、按电子文件的信息存在形式划分 • 文本文件（text） • 数据文件（data） • 图形文件（graphic） • 图像文件（image） • 影像文件（video） • 声音文件（audio） • 程序文件（program） • 多媒体文件（multimedia） • 超文本文件（htpertext）
第三节 电子文件的种类
• 案例 • 我国政务微博快速发展 • 截至2014年11月底，我国政务微博认证账号（ 含新浪微博、腾讯微博
两大平台）达到27.7万个，累计覆盖43.9亿人次，中央国家机关政务 微博认证账号达到219个，累计覆盖2.7亿人次，省级及以下各级单位 政务微博认证账号超过19.4个，累计覆盖20.8亿人次。 • 截至2014年12月，中国政务微博年发布量达到1782.3万余条，同比增 长20.1％ ，转发评论量达2.3亿条，同比增长17.5％ 。在发布量明显 增长的同时，评论转发比、原创微博量方面也有明显提升。 • 政务微博呈现集群化发展特点，形成从中央到地方，覆盖不同级别、 不同职能部门的政务微博矩阵。随着“互联网＋政务”的推进，政务 微博运营已经成为政府日常工作的组成部分，运营水平的高低也成为 政府部门行政能力的“标尺”
第三节 电子文件的种类
四、按电子文件的功能划分 • 按功能，电子文件可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件 • 主文件是指表达作者意图、行使职能的文件 • 支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、
表格处理软件、图形软件、多媒体软件等 • 主文件和支持性、辅助性、工具性文件是互相作用、相辅相成的
第一节 电子文件的概念和作用
二、电子文件的作用 • 为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相
伴随的风险管理提供保护和支持； • 保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未来相关利益方的权
利； • 支持并记录当前与未来的研究活动、进展情况、取得的成绩以及
历史研究活动； • 提供事务活动、个人活动和文化活动的证据； • 建立事务标识、个人标识和文化标识； • 建立机构记忆、个人记忆或集体记忆
第四节 电子文件的生命周期
三、文件连续体理论
• 澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德（Frank Upward）在20 世 纪90年代提出了“文件连续体理论”（theory of records continuum）
• 文件连续体理论构建了一个由四个坐标轴:文件形成者轴、业务 活动轴、价值表现轴和文件保管轴，其组成的坐标体系，用以描 述文件生成、管理、保存中的各种要素及其相互影响
第一节 电子文件的概念和作用
二、电子文件的作用 • 在数字环境中，电子文件的作用会有所强化并以新的方式实现，
主要表现在几下几方面：
• 广泛应用于信息传递和社会交往 • 广泛应用于信息传递和社会交往 • 维护社会组织和个人的合法权益 • 延续历史，传承文明
第一节 电子文件的概念和作用
案例
• “911事件”引发数据灾备关注 • 2001年9月11日，美国纽约世界贸易中心双塔楼在“911”事件中
第一节 电子文件的概念和作用
一、电子文件的概念 • 认识和判断电子文件应注意以下三个要点： • 电子文件是电子化业务及活动的产物 • 电子文件是内容稳定的信息凭证 • 电子文件的信息表现方式是多样化的
第一节 Βιβλιοθήκη Baidu子文件的概念和作用
一、电子文件的概念 • 在我国文件、档案管理领域，对于文件有两种理解：一种是狭义
第三节 电子文件的种类
• 案例 • 英国在线社交媒体档案库 • 英国国家档案馆在线社交媒体档案库已经保存７０００ 多份Ｙ
ｏｕＴｕｂｅ视频和超过６５０００份政府部门发布的Ｔｗｉｔ ｔｅｒ消息，这些归档的社交媒体内容作为官方公共档案被永久 保存。
• 该系统可以通过抓取“ 快照”的形式收集Ｔｗｉｔｔｅｒ消息， 包括很多重大事件的信息，如乔治王子出生、王妃钻石庆典、 ２０１２年伦敦奥运会和２０１３年温布尔登网球公开赛等。在 线社交媒体档案库还保存与社交媒体内容相关的背景信息，包括 发布者和发布时间等，以保障其真实性和便于利用
第三节 电子文件的种类
三、按电子文件的生成系统划分 • 按生成系统，电子文件常见种类有电子公文、数据库文件、电子
邮件、网页文件、计算机辅助设计文件、地理信息系统文件等
第三节 电子文件的种类
案例
• 英国政府网站档案馆
• 英国国家档案馆于2003年9月建立了英国政府网站档案馆（UK Covernment Web Archives,UKGWA），归档所有的英国中央政府 网站，包括中央政府各部门网站、政府机构和非政府部门的公共 机构网站、公共咨询和皇家委员会网站、重要的国家医疗服务体 系网站，以及区域发展机构网站。该档案馆保存了从1996年至 2014年大约3000个网站的大约25亿网页，数据达90TB。该档案馆 具有完善的浏览和检索功能，还设置了跳转功能，如果用户查找 的网站已不存在，而在政府网站档案馆中获得保存，那么用户就 会自动被引入该档案馆。
第五节 电子文件的特点
案例 • 利用庭审记录研究治安规律 • 2012年，美国乔治梅森大学联合英国的两所大学，将伦敦市240
年的罪犯庭审记录输入计算机，然后对这些数据加以挖掘和分析， 研究各种案件的发展趋势、触发原因和社会背景
第五节 电子文件的特点
案例 • 让每件产品产生记忆 • 通用电气公司“工业互联网计划”的一部分是通过传感器监测生
第三节 电子文件的种类
二、按电子文件的生成方式划分 • 按生成方式，电子文件可以分为原生电子文件和数字化电子文件 • 原生电子文件: • 在计算机系统中直接生成的数字信息文件，如在办公自动化（OA）
系统中起草、发布、流转的发文、电子邮件、计算机辅助设计文 件等 • 数字化电子文件: • 将模拟信息的源文件（ 如纸质文件、模拟录音文件、缩 • 微胶片等）经由数字设备转换而成的数字信息文件
部分：通则中归纳了13个方面： • 以有序、高效、负责的方式开展业务活动； • 以一致和公平的方式提供服务； • 支持并记录政策的形成和管理决策的过程； • 保证宏观管理和微观管理的一致性、连贯性和效率； • 方便业务活动在整个机构内的有效开展； • 在受灾的情况下，提供持续运作的可能； • 满足有关档案、审计和监督方面的法律法规的要求；
第三节 电子文件的种类
案例 • 我国档案数字化进展 • 截至2014年，全国3319个国家综合档案馆以卷为保管单位的2.7
亿卷档案已数字化4500多万卷，数字化率为17％ ，以件为保管 单位的2.5亿件档案已数字化5000万件，数字化率为20％ 。 • 截至2014年，青岛市档案馆已经将馆藏3100万页档案全文、95万 张照片23万分钟的音视频档案以及1500万条目录信息转换成数字 图像，形成了丰富的数字档案信息资源，其中开放档案提供在线 利用。
产过程，他们的目标是“让每件产品产生记忆”。产品在出厂前 就被植入传感器，记录它的生产过程，在产品到达顾客手中、进 入服务状态之后，传感器将每时每刻记录产品的运行情况，一旦 出现问题和故障，通用电气公司可以快速整合生产记录、销售记 录、产品运行记录等数据进行分析并采取措施
第五节 电子文件的特点
二、电子文件的形成特点 • 电子文件与形成活动的伴生性 • 电子文件之间的有机联系性 • 电子文件种类与状态的多样性
履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、 办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录 • 电子文件的两个基本特征：
• 电子文件是文件的一种类型，文件是电子文件的概念基础。 • 电子文件是由电子计算机、数码相机、数字传感器等数字设备生成处理
和存储的，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字 文件”（digital records）
倒塌，位于这座大楼中的许多公司，因为其所有业务数据被毁， 无法继续业务活动，只得申请破产。世界著名的摩根斯坦利银行 的总部及其数据也毁于这次事件中，但是该银行采用了数据备份 系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新 安装好硬件系统后，第三天就恢复了营业。这个事件引发了全世 界对于系统和数据灾备的关注。
第一节 电子文件的概念和作用
案例 • 东德大量电子文件无法读取 • 民主德国产生的包括行政文件、农业文件、劳工统计资料、监狱
登记册、人事案卷在内的成千上万份电子文件，在德国统一之后， 由于介质老化、软件不详等诸多原因不能读取，经全力抢救也无 法挽回，造成了民主德国历史的一段空白。
第二节 电子文件的要素
第五节 电子文件的特点
• 案例 • 国家电网公司不同业务系统电子文件类型 • 国家电网公司通过“ 三集五大”的信息化体系来支撑业务。其
中ERP（涵盖人力资源管理、财务管理、物资管理、设备管理、 项目管理）、协同办公、生产管理、营销管理、基建管理、省调 运行、科技项目管理、经法、安监、大规划、电子商务、电力市 场交易等12个业务系统已经接入了电子文件管理平台，截至2014 年末已存储2亿条电子文件数据