学校干部人事档案管理工作制度
第一章总则
第一条为了加强我院干部人事档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》，结合我院实际，特制订本制度。
第二条干部人事档案工作，是党和国家干部工作的重要组成部分，是国家档案工作的组成部分；更是我院重要的人力信息资源之一。为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为学院的建设和发展服务的。学院组织人事部门要认真负责地抓好本制度的组织实施和检查落实工作。
第三条在干部人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保干部人事档案的完整与安全。
第二章档案收集与归档制度
第四条学院组织部干部人事档案管理部门要按照中央组织部关于印发 <<干部人事档案材料收集归档规定>>和，经常收集和补充干部档案材料,了解和掌握形成干部档案材料源的信息，及时全面收集干部档案材料。
第五条对于干部人事档案中缺少的材料要逐份进行登记，并积极收集补充归档，保证干部人事档案内容的完整。建立“收集干部档案材料登记薄”和“缺少干部档案材料登记薄”，并做好登记工作。
第六条收集的材料，逐份进行登记，避免材料遗失、散落，防止漏收或重复收集。
第七条认真审核收集的材料，必须认真鉴别。发现不符合要求的归档材料，及时通知形成材料部门补报或补办手续；凡不属于归档范围的材料，不得擅自归档，应及时退还形成材料的部门。凡属归档的材料，必须是内容真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，写明文号、承办单位、时间和办理完毕的正式文件材料。
第八条贯彻落实中组部、省、市委组织部近年来关于干部档案工作部署和新的要求情况，干部人事档案材料和目录等有关材料采用国际标准A4纸型，档案盒规格按照A4纸型相应调整。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。不符合要求的，一律不得归档，必须退还原形成材料单位重新书写后方可归档。
第九条对审核后符合归档要求的材料，应及时归入干部档案，做到随收随归。
第三章档案整理与装订制度
第十条干部人事档案的整理，必须按照中央组织部1991年重新修定的《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》的要求及2012年<<关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知>>的文件进行。
第十一条凡新参加工作的干部其建立的干部人事档案须在到岗后三个月内整理完毕。
第十二条已整理过的档案，对其新收集的干部人事档案材料要及时装订入卷归档。
第十三条整理必须做到认真鉴别，分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐，使每卷达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第十四条整理时对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料必须进行技术加工。如发现档案材料载体变质或字迹褪色不清楚时，须采用修复、打印、抄写等方法进行留底备注。
第十五条凡属清理出来的需要转（往有关部门保存或处理的材料）、退（回形成单位重新制作；退还本人的材料或证书等）、销毁（无保存价值和重复无用的材料）的材料必须逐份登记造册，并履行一定的审批手续，任何个人不得擅自处理或销毁档案材料。
第十六条整理档案时不得私自涂改、抽取或伪造档案。严禁吸烟，确保档案的安全。
第十七条装订成卷的档案必须做到整齐、整洁。
第四章档案转递制度
第十八条凡因干部调动、职务变动等原因改变了主管单位的，学院组织部应在接到干部任免、调动文件或领导批示后的一星期内将其档案转往新的主管单位保管。
第十九条凡转出的档案必须将全部材料按规定的要求整理装订合格后再转出。任何单位和个人不得以任何借口压档案或不转部分档案材料，违者视情节轻重予以处理。
第二十条转递干部人事档案或档案材料，应严格履行转递手续，应详细填写《干部档案转递通知单》，严密包封后，通过机要交通转递或派专人送取，不准公开邮寄或交本人自带。
第二十一条接收档案的单位对所接收档案检查核对无误后，应在收到档案的十天内将回执退回发档单位。
第二十二条档案转出一个月仍未收到回执时，发档单位应发函催要，收到回执后要将其粘贴在《转递单》存根上备查。
第二十三条严格执行转递制度，对外单位转入的不知干部下落的档案，应及时查清干部下落或退回原转出单位，以免产生新的“无头档案”。
第五章档案保管库房管理制度
第二十四条按照安全保密、便于查找的要求，档案保管要严密科学；干部人事档案库房必须坚固，必须配置“防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温”的设备，配置铁质档案柜。
第二十五条库房内每月检查一次安全保密设施，确保档案安全。库房内要保持清洁、整齐，保持库内适宜温湿度（要求温度在14℃－24℃之间，相对湿度在45－65％之间）。
第二十六条干部人事档案管理部门档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。不得在库房内阅档或办公。
第二十七条档案库房内不准存放易燃易爆物及其它物品，严禁把火源带进库房。
第二十八条非工作人员不得随意进入档案库房。
第二十九条经常注意库房门窗安全，做到随手关门，离去上锁。
第三十条编制好检索工具，合理排放档案，防止漏检和误检。
第三十一条每年对干部人事档案进行一次全面检查、核对、统计，并对检查核对情况进行登记，发现问题及时解决。
第六章档案查阅借阅制度
第三十二条查阅干部人事档案，必须持有查阅单位分管干部人事工作的领导签字及党组织盖章的手续完备的《查阅干部人事档案审批表》，表内各项内容必须如实填写清楚。
第三十三条查阅干部人事档案，必须是两名中共正式党员同时查阅。
第三十四条凡持《证明材料介绍信》或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的一律不予提供查阅。
第三十五条任何人不准查阅、借用本人及亲属的档案或档案材料。
第三十六条干部人事档案管理部门要根据规定，确定是否提供材料。
第三十七条查借阅人应严格遵守保密制度的阅档规定，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。只准利用有关部分的内容，不准翻阅全部档案。阅档时严禁吸烟。
第三十八条查阅或借用干部人事档案时，要爱护档案，严禁图划、抽取、折叠、涂改、撤换档案材料。未经批准，不得摘抄、复制和拍照。经批准，供组织上参考的材料一般不盖章；取证的材料，由档案人员审核后盖章。
第三十九条干部人事档案一般不外借，如因特殊情况必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续限期归还，不得擅自拍照和转借他人。档案借出时间不超过两周，逾期使用者，应办理续借手续。
第四十条非中共党员领导干部确因工作需要，通过干部人事档案了解下属干部情况的，可由干部档案管理部门根据党的保密原则代查有关内容。
第七章档案保密制度
第四十一条牢固树立保密观念，增强保密意识，严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》，确保干部人事档案的绝对安全。
