第六节会计档案管理
一、会计档案是本行各项业务活动的会计记录和重要史料。
本行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。
二、会计档案在形式上可分为纸制档案和电子档案。
纸制档案是以纸为介质保存的会计档案，电子档案指以磁、光盘、硬盘等电子信息载体为介质保存的会计档案。
原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。
三、会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，电子档案保管应具备防磁条件。
按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。
四、会计档案由生成、编制部门负责整理、立卷、保管，定期移送管辖行库房封存保管。
五、银行会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管。
会计档案保管期限从会计档案形成的次年1月1日算起，如果有必要，可以延长，但不能缩短。
本制度规定的会计档案保管期若与外部或本行其他档案管理办法中规定的保管期不一致时，按从长原则执行。
同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。
同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。
（一）永久保管的会计档案
1. 年度财务会计报告（决算主、附报表）；
2. 资本金、股金及股权明细；
3. 挂失登记及补发凭单收据；
4. 会计档案保管及销毁清册；
5. 开销户记录；
6. 机构变动交接清册；
7. 有权机关查询、止付、冻结及扣划书及相关资料；
8. 账销案存记录；
9. 机构合并、分设、裁撤、资产评估时的资产负债表、损益报表、财产清
单、资本清单和往来账款登记清单，久悬未取转入营业外收入款项的清单；
10. 本行认为应永久保管的其他会计资料。
（二）保管15年的会计档案
1. 会计凭证及附件；
2. 总账及明细核算资料（总账、分户账、单位客户的账户余额积数表、固定资产卡片账、其他辅助账/卡）；
3. 重要单证（含空白重要凭证）和重要印章的领发、保管和缴销记录；
4. 人员及会计档案移交清册（或工作交接登记簿）、会计档案查阅登记簿；
5. 各分行本身及汇总所辖会计报表；
6. 本行在其他行存款的对账单；
7. 已销户的账户资料；
8. 银行认为应保管15年的其他会计资料。
（三）保管5年的会计档案
1. 下级行上报的财务会计报表及决算说明书；
2. 联行往来核算资料；
3. 密押表使用、保管记录；
4. 对账单回执；
5. 已处置固定资产卡片；
6. 事后监督日志；
7. 终止后的各类合作方协议、代收或代付费用合同书；
8. 各类业务登记簿（另有规定的除外）；
9. 银行认为应保管5年的其他会计资料
（四）保管3年的会计档案
1. 日计表
2. 流水账
3. 不定期报表
4. 计算机应用系统运行日志；
5. 会计主管及分管领导工作指引等业务管理记录；
6. 除永久保管、定期保管15年、5年以外的各类登记簿、清单（册）以及本行认为应保管3年的其他会计资料。
五、上述规定之外的会计档案，其保管年限按各业务操作规程执行。
未明确规定的，由各分行自行规定。
六、会计档案的立卷：
（一）日结单据
1. 单据（传票）的整理
（1）日结单据必须逐日整理，日结单据汇总整理必须由网点主管或指定专人负责。
纳入柜员日结的业务单据应由柜员于当日下班前整理完成并交指定人员，指定人员必须审核各柜员的日结单据。
按网点整理的业务单据应由指定人员于次工作日整理完毕。
特殊情况不能按时完成单据整理的，必须经会计主管同意后方可延时。
（2）单据的整理按日结方式统一分为两种类型：
①已纳入新系统单据检查功能的业务，业务单据按日结柜员分别整理；
②外围对接系统，按各外围系统日结，业务单据按网点整理。
（3）已纳入新系统柜员日结的业务单据整理方式
新系统柜员日结包括现金尾箱日结、凭证尾箱日结和业务单据检查。
一个柜员的日结单包括：柜员现金日结汇总表、凭证日结单、柜员单据检查日结单，按此顺序排放，相应的业务单据也按上述三类日结单分别整理。
柜员日结后如果再办理业务，以最后一次日结单据为准。
①柜员现金日结汇总表。
当天领用现金尾箱的柜员，进行现金尾箱日结后，系统打印柜员现金日结汇总表，其后面不附任何单据。
②柜员凭证日结单。
柜员的凭证箱当天发生业务的，凭证日结后，系统打印柜员凭证日结单。
在柜员凭证日结单后面附凭证作废清单和作废的凭证，作废的凭证上要加盖“作废”章。
③柜员单据检查日结单。
业务单据按正常资金类业务、免填单类资金业务、资金冲正业务、非资金业务、表外业务的顺序分类摆放。
同一类业务单据，原则上按柜员流水号从小到大排序。
若系统未打印流水号的，按凭证种类分别排序，或按附件张数不同分别排列。
开户、销户、冻结、解冻等不能装订在当天单据内的非资金业务，其发生笔数应纳入单据检查日结单的数量统计。
柜员进行上述业务单据检查相符后，将单据按相关规定保管，在单据检查日结单上签章。
柜员进行单据检查后，应在单据检查日结单上分类注明附件张数量及合计张数。
（4）外围对接业务系统的单据整理方式
外围系统的凭证，应在相应的外围系统中打印交易流水或其他单据，将加盖经办员私章和业务章/转讫章的业务单据放在交易流水或报告清单（无交易流水和报告清单的单据可直接放入）后面，一并装订在凭证中。
2. 单据（传票）的装订顺序
日结单据应及时装订，并加具封面、封底(见附件14-5)。
（1）机构日结单；
（2）柜员整理的业务单据，按机构日结单上的柜员顺序，分别按序放置；
（3）外围对接系统的业务单据；
（4）其它业务单据及附件。
3. 成册单据（传票）的编号及传票封面的填写
（1）成册单据的编号
日结单据装订成册按册编号，若单据数量较少，可以将若干天（2-3天）的单据合并装订。
成册单据的顺序号从年初第1号开始，年终日为最终号（有几本就有几号）。
如果按类别（如财务凭证）分装的，可按不同类别分别编号。
成册单据的封面和背脊上要写明网点名称，顺序号、填明“××年×月×日”或“××年×月×日至××年×月×日”，如某日有若干本(N)，则在背脊处某日后分别注明：1/N，2/N，…. . ，N/N。
装订人须在规定处盖章(如果由事后监督人员装订的则由事后监督人员盖章)，并在封口处加盖骑缝章。
（2）传票封面的填写
单据整理完毕后，应填写传票封面（见附件14-5）。
在封面上应根据以下业务种类，分别注明业务单据张数、附件张数及汇总张数：
①柜员日结的业务（按柜员用户号的顺序进行填写）
②信贷业务
③其它系统业务等
④其他附件（指不能纳入柜员或外围系统单据的附件）
4. 已装订的单据不得拆开。
如因特殊原因需要取出单据，必须经保管行负责人批准同意。
原件复制后，将复制件和批准件一起订入原处。
会计主管应在复
制件上注明原件缺失原因、取出日期，并会同有关人员盖章证明。
原件一旦收回，应再订入原处，并在复制件上注明原件收回时间。
（二）会计报表装订：
各级机构对需以纸质方式保存的本机构会计报表及所辖机构的汇总会计报表应定期整理装订。
装订时应加封面、封底，在封面上注明网点（管辖行）名称、报表名称、所属日期等，在绳结处或装订处用纸条加封，由装订人员和会计主管在加封处盖章。
本网点或管辖行作为会计档案保管的会计报表，依据会计报表报送规定签章。
签章可统一签署在报表封面。
已装订成册的凭证、账册、报表的会计档案，应及时登记会计档案保管登记簿入库保管。
七、需以电子档案保管的总分类账和明细及各类定期会计制表的归档保管方法待综合业务系统该项功能完善后另行规定。
电子影像档案的扫描采集方式按相关规程执行。
八、会计档案的归档：
（一）会计档案的归档工作要按时完整地做好。
各网点的凭证在完成事后监督后，要在5个工作日内登记入库保管。
需要延迟办理入库的，应经会计主管审批同意。
（二）按月、季、年定期装订的账、表、簿，应分别在次月、次季、次年15日前办理归档手续，登记入库。
特殊情况，经会计主管批准，可以酌情推迟。
（三）会计档案入库时，移交人员与档案管理员要进行清点，并登记招商银行会计档案保管登记簿。
九、会计档案的保管：
各网点应根据工作量情况，配备专（兼）职会计档案管理人员，并设立会计档案库，保管本网点及所辖机构移交的会计档案。
网点向分行移交会计档案时，应将有关的会计档案保管登记簿一并移交。
十、会计档案库房的内部管理按照《招商银行档案管理办法》的规定执行。
十一、档案管理员变更时，移接交双方必须同时在场，在会计主管监交下，清点核对无误后办理移交手续。
十二、会计档案的查阅：
会计档案查阅均须在档案保管所在地或指定地点进行，并由会计主管指派专人在场陪同，防止丢失和泄密。
办理查阅时，应登记会计档案查阅登记簿（见附件14-3）。
公安、检察、法院、税务、海关、纪检、行政监察等执法部门处理案件需要查阅会计档案，必须持县以上（含县）主管部门的正式公文、查询通知书及执行公务证，并经会计主管批准。
查阅人所需要的证据和有关资料，经网点负责人同意后，可以抄录、照相或复制，但不得在会计档案上涂画、拆封会计档案和将原件抽出带走。
查阅档案的介绍信或其他证明材料应由经办员签章，专夹保管（永久保管）。
监管部门按照规定查阅会计档案，按有关规定受理，内部程序按照上述要求办理。
内部查阅会计档案和本行聘请的会计师事务所等中介机构查阅会计档案，经会计主管批准并登记会计档案查阅登记簿后进行查阅。
单位客户因补制凭证等事项通过本行会计人员查阅会计档案应经会计主管批准并登记会计档案查阅登记簿后进行查阅。
上级部门因查账需要查阅档案，应持介绍信、检查通知或有关文件等证明，经会计主管批准并登记会计档案查阅登记簿后进行查阅。
对使用光盘保存会计数据的，下级机构应向上级机构提出书面申请，经主管批准后办理查阅。
十三、会计档案丢失确实无法找回，凡能重制的，应重制；凡留有复印件的，由经办员、复核员、会计主管签章证明，应以复印件代替；凡不能重制或未留有复印件的，应以其他档案资料为依据办理补制，并由经办员、复核员、会计主管签章证明后代替。
重制、补制的会计档案应注明“重制”或“补制”字样。
十四、会计档案的销毁：
销毁定期保管的会计档案应按《招商银行档案管理办法》的规定进行。
销毁时须经本级档案鉴定小组进行存毁鉴定后，造具清册指定专人负责监销；销毁后，应由销毁人员和监销人员在销毁清册上签章证明。
十五、保管期满但有未结清的债权债务或涉及其他未了事项的会计档案不得销毁，应保管至未了事项完结为止。
